Carta explique comment son équipe en pleine croissance est tenue informée grâce à Asana

Carta est une entreprise en pleine croissance et en constante évolution, avec un esprit de start-up. De nouveaux employés sont recrutés au rythme des sorties des nouvelles fonctionnalités, ce qui crée un environnement de travail stimulant et permet d’offrir aux clients un produit qu’ils adorent. Cependant, en raison de ces changements constants, il peut être difficile pour les employés de suivre tout ce qui se passe au sein de l’entreprise.

Jina Kim, qui travaille actuellement dans le domaine de la conformité, a évolué chez Carta, un agent de transfert enregistré à la Securities and Exchange Commission américaine, qui aide les sociétés publiques et privées à émettre et à gérer des titres. À ses débuts dans l’entreprise dont elle a été l’une des premières employées, Jina a eu l’occasion de monter plusieurs équipes. Son rôle actuel l’oblige à travailler de façon très interfonctionnelle. De nombreuses équipes de Carta ont en effet des répercussions sur la conformité ou sont affectées par la conformité.

Avec le changement comme seule constante et un nombre toujours croissant d’employés, il est crucial que Jina et son équipe maintiennent la transparence, afin que personne ne soit perdu face aux changements de produit ou de procédure.

Cette transparence est aussi la clé de la mentalité « rester serviable » de Carta. Il est en effet plus facile pour les membres de l’équipe de s’entraider et d’aider leurs clients quand ils sont toujours sur la même longueur d’onde.

###Quand la croissance est constante, les processus sont essentiels Quiconque a déjà travaillé dans une entreprise en pleine croissance peut comprendre les difficultés encourues. Ravis de cette croissance, mais soucieux de rester flexibles, Jina et l’équipe de Carta se sont vite rendu compte qu’ils avaient besoin d’un processus—et d’un outil—pour étendre efficacement leurs activités.

« La vue d’ensemble est que nous sommes une entreprise en pleine croissance, explique Jina. Nous avons 300 employés et nous recrutons, mais nous avons conservé cette mentalité de start-up. »

Pour Carta, conserver une mentalité de start-up implique de maintenir une coordination aussi harmonieuse que pour une petite équipe soudée. Ce n’est pas chose facile : au fur et à mesure que la taille de l’entreprise augmente, le risque de manquer une information importante ou de perdre la trace de ce sur quoi travaillent les autres équipes augmente également. Il est d’autant plus important d’éviter cela pour garantir la conformité des nouvelles fonctionnalités du produit.

« Il y a tant de choses qui changent constamment. La communication est vraiment cruciale, confirme Jina. Si, par exemple, l’équipe d’assistance arrive un matin et qu’elle se rend compte que quelque chose a changé dans le produit du jour au lendemain, il faut qu’elle puisse en savoir plus. »

Pour suivre le rythme des changements, Jina et son équipe s’appuient sur Asana pour suivre qui travaille sur quoi, coordonner le travail entre les unités d’affaires et, plus important encore, comprendre quelles fonctionnalités du produit sont mises sur le marché et à quel moment.

Les équipes de Carta utilisent également Asana pour créer et exécuter des processus de routine qui permettent que tout le monde sache à quoi s’attendre et dispose des informations nécessaires pour faire son travail efficacement.

###Voir la vue d’ensemble et la partager En plus de se tenir au courant des changements apportés aux produits, il est essentiel que tout le monde chez Carta comprenne bien ce qui suit dans la stratégie produit. Pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, la société tient des réunions hebdomadaires « Show and Tell » (Montrer et Expliquer) pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux employés, partager les actualités de l’entreprise et présenter les nouvelles fonctionnalités des produits.

Bien qu’il soit coûteux de réunir les 300 employés pendant deux heures par semaine, le Show and Tell est un moment critique qui permet aux équipes de communiquer les grands changements qui touchent tout le monde au sein de l’entreprise. « Le Show and Tell est essentiel, parce que c’est le meilleur moyen de diffuser les informations, explique Jina. Au Show and Tell, on a le public le plus large possible. »

Lorsque Carta comptait moins d’une centaine d’employés, le programme Show and Tell était plus flexible : les employaient se levaient simplement pour partager ce sur quoi ils travaillaient. Avec trois fois plus de personnes réparties dans six bureaux, il est impératif que la réunion soit bien gérée et efficace. En planifiant et en organisant la réunion sur Asana, tout le monde a une bonne compréhension à l’avance de l’ordre du jour et des objectifs à atteindre.

« Avant, nous n’avions aucun ordre pour les présentations, mais en nous développant, nous avons eu besoin d’en définir un, dit Jina. Aujourd’hui, au fur et à mesure que les produits avancent dans le cycle de développement, les employés peuvent se dire "cette fonctionnalité va avoir un impact sur tout le monde chez Carta". Dans ce cas, ils ajoutent une tâche au projet Show and Tell pour pouvoir présenter la fonctionnalité. »

Il est également crucial de connecter tous les participants du Show and Tell, qui sont répartis entre les six bureaux de Carta. En utilisant le projet Asana, les employés qui donnent des présentations peuvent les coordonner et savoir qui passe après eux, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

D’après Jina, « La transparence est un élément fondamental de notre culture et le Show and Tell la renforce. Si vous avez une question sur une fonctionnalité, vous pouvez la poser pendant la réunion. »

###La transparence ne concerne pas uniquement le produit L’équipe de Carta entretient une culture de transparence en restant constamment au courant grâce au Show and Tell des changements apportés aux produits. Pour les questions qui vont au-delà des changements apportés aux fonctionnalités et à leur fonctionnement, ils organisent l’événement Town Hall (Hôtel de ville).

« Le Town Hall est un événement d’entreprise au cours duquel notre PDG répond aux questions posées au sein de l’entreprise, explique Jina. Les employés ajoutent leurs questions en tant que tâche à un projet sur Asana et les employés sont encouragés à "aimer" les questions pour lesquelles ils veulent obtenir des réponses. Pendant le Town Hall, notre PDG trie les questions par nombre de "j’aime" et il y répond dans cet ordre. »

En utilisant un projet Asana auquel tout le monde a accès, l’équipe de direction s’assure de couvrir ce qui compte le plus pour les employés de Carta tout en suscitant des discussions parmi les membres de l’équipe.

« Nous aimons beaucoup le fait que nous pouvons suivre le Town Hall sur Asana, parce que cela nous permet de voir qui a posé telle ou telle question et qui aime les questions, et aussi de poser des questions de suivi, dit Jina. Cela crée aussi un sentiment d’inclusion. Même si vous êtes nouveau et que vous ne savez rien sur l’entreprise, vous pouvez quand même poser une question et nous répondrons à toutes les questions. »

###Suivi du travail quotidien Afin d’assurer la transparence à un niveau plus granulaire et de maintenir une communication régulière, les membres des équipes opérations, ingénierie et produit assistent quotidiennement à des « réunions du matin » interfonctionnelles pour parler du travail en cours. Ils utilisent Asana pour gérer les ordres du jour des réunions du matin, qui consistent généralement à parler de ce sur quoi ils travaillent cette semaine-là.

« Les réunions du matin sont importantes, parce qu’elles impliquent toutes les parties prenantes. Elles permettent aux équipes d’obtenir du feed-back et de suivre ce sur quoi tout le monde travaille. », explique Jina. Chaque matin, il peut y avoir jusqu’à 10 ou 12 réunions.

Par exemple, Jina assiste à la réunion du matin « Marchés publics », qui traite principalement du produit que Carta propose aux sociétés publiques. Au cours de cette réunion, les membres des équipes opérations, ingénierie et produit passent en revue leurs actualités de la semaine.

« Pour ceux qui, comme moi, ne font pas partie des équipes produit et ingénierie, les réunions du matin sont utiles pour comprendre le contexte. Elles me permettent de mieux faire mon travail. J’ai une meilleure visibilité des risques de conformité potentiels et je peux soit m’impliquer, soit me contenter de suivre, là où j’en ai besoin. »

Grâce à Asana, tout le monde peut voir à la fois les détails granulaires des projets individuels et l’évolution de l’entreprise dans son ensemble.

###Atteindre la croissance par la responsabilisation Qu’il s’agisse de suivre les sprints hebdomadaires ou de demander quelque chose au PDG, Jina et son équipe utilisent Asana pour s’assurer que tout le monde a ce dont il a besoin pour exceller dans son travail.

Jina explique comment cette transparence leur apporte la précision dont ils ont besoin pour faire des recommandations précises et utiles aux clients. « Quand les commerciaux vont vendre notre logiciel à un client, il faut qu’ils puissent dire : "Voilà toutes les fonctionnalités sur lesquelles nous travaillons" et qu’ils puissent être précis. Il ne faut pas qu’ils vendent des fonctionnalités qui ne sont pas en cours de développement.»

En se tenant mutuellement responsables, les employés de Carta ont accompli une chose rare : réaliser une croissance massive tout en continuant à ressentir l’énergie et la rapidité de leurs premiers jours de start-up.