Plantilla de ejecución del evento

Imagina el momento justo antes de que comience tu gran evento virtual. El equipo de Ingeniería configuró la transmisión en vivo, los oradores están en la sala verde y tu audiencia ya comenzó a iniciar sesión. Alguien pregunta: “¿Cuándo está programada la sesión de preguntas y respuestas?” y nadie tiene el cronograma exacto frente a ellos. Una plantilla de ejecución del programa (ROS) mantiene a los organizadores de eventos coordinados y proporciona a cada miembro del equipo la información necesaria para ofrecer eventos exitosos de principio a fin.

Una plantilla de ejecución de eventos te ofrece un desglose bien definido, minuto a minuto, del día de tu evento. El formato funciona para conferencias presenciales, eventos híbridos, webinars, podcasts y transmisiones en vivo. Un plan integral de producción de eventos que detalle cada hora de inicio, transición y contingencia ayuda a los equipos a mantenerse sincronizados, mantiene a los oradores seguros y mantiene el compromiso de la audiencia sin requerir que nadie memorice cada parte móvil.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de gestión de eventos?

En Asana, los planificadores de eventos han compartido lo aliviados que se sienten una vez que abren un documento de ejecución del programa en un proyecto compartido.

Los jefes de eventos a menudo deben equilibrar varios cronogramas, las necesidades de los oradores y los requisitos de producción. Sin un cronograma de eventos unificado, incluso los retrasos menores se propagan a lo largo del gran día y causan interrupciones costosas. Un documento de gestión del evento consolida todos los detalles necesarios en un solo lugar, incluidos los horarios de inicio y finalización, los responsables de las tareas, las señales de producción y los próximos pasos. El equipo puede revisar el plan rápidamente, en lugar de tener que buscar en hojas de cálculo desorganizadas o cadenas de emails.

Las plantillas de gestión de eventos son ideales para los planificadores de eventos, productores de seminarios web, organizadores de conferencias y equipos de marketing que gestionan lanzamientos de productos o pódcast en vivo. Los equipos de producción, el personal de eventos y las partes interesadas también se benefician cuando pueden ver el panorama general. Ya sea que el proceso de planificación se lleve a cabo en Google Sheets, Excel o directamente en Asana, una plantilla de ejecución de eventos optimiza tu próximo evento y mantiene a tu equipo conectado.

¿Por qué usar la plantilla ROS de Asana?

La plantilla gratuita de gestión de eventos de Asana va más allá de los horarios de publicación. Funciona como una hoja de ruta en tiempo real para todo el evento. La combinación de una programación precisa y una gestión de proyectos flexible permite a los equipos adaptarse sin caos. Los planificadores reducen la comunicación redundante, alinean a los equipos en todas las ubicaciones y gestionan los cambios a medida que ocurren sin perder de vista los detalles.

Los organizadores de eventos y los equipos de producción usan la plantilla de gestión de eventos de Asana para lo siguiente:

• Coordinar los cronogramas de los eventos en una ubicación central

• Asignar responsabilidades claras para cada tarea y transición

• Dar seguimiento a los cambios en tiempo real para eventos híbridos y virtuales

• Compartir actualizaciones al instante con el personal del evento y las partes interesadas

• Gestionar todo el proceso, desde la planificación hasta el seguimiento posterior al evento

Cómo usar esta plantilla de gestión de eventos

Puedes crear tu propia plantilla de gestión de eventos en Asana siguiendo el marco que se muestra aquí. El diseño de ejemplo incluye secciones para información del evento, cronograma detallado, contenido y oradores, detalles técnicos, proveedores y logística, y planes de contingencia. Las pestañas en la parte superior (Lista, Tablero, Cronograma, Panel, Calendario, flujo de trabajo, Mensajes y Archivos) ofrecen varias formas de ver y gestionar el mismo proyecto, lo que te permite dar seguimiento tanto a los detalles individuales como al plan general.

Al crear tu versión con estas secciones y vistas, puedes adaptarte al flujo de tu evento específico, ya sea que estés planificando una conferencia en vivo, un taller híbrido o una sesión completamente virtual. Esta guía paso a paso te ayuda a configurar una plantilla para planificación de eventos que consolida toda la información del evento en un solo espacio compartido.

Paso 1: Crea la sección Información del evento

La sección Información del evento sirve como referencia rápida para todo el equipo. Agrega el nombre del evento, el tipo, la fecha y cualquier detalle general, como el público objetivo o la ubicación del evento. Incluye un breve resumen del propósito del evento para que todos entiendan los objetivos desde el principio.

Agrega tareas para contactos clave, como el jefe del evento, el responsable técnico o el coordinador de proveedores. Asigna cada tarea de contacto a la persona adecuada e incluye su número de teléfono o método de comunicación preferido. Mantener esta información visible evita retrasos cuando surgen preguntas urgentes.

Paso 2: Desarrolla un cronograma detallado

El cronograma detallado describe el flujo del evento de principio a fin. Divide el día en segmentos: llegada, comentarios de apertura, sesiones individuales, descansos y comentarios de cierre. Agrega las horas de inicio y finalización de cada una y asigna a la persona o Equipo responsable.

Usa la pestaña Cronograma para ver cómo encaja cada segmento. Ajusta los tiempos arrastrando los segmentos a nuevas posiciones para identificar los conflictos antes de que ocurran. Esta vista también facilita la comunicación de los cambios a todos los involucrados.

Paso 3: Agregar contenido y oradores

En la sección Contenido y oradores, crea una tarea para cada orador, panel o presentación. Incluye el título de la sesión, un esquema y cualquier material de apoyo, como presentaciones de diapositivas o videos. Adjunta los archivos directamente a la tarea para que estén conectados a la sesión correcta.

Asigna la tarea a la persona que entregará el contenido y etiqueta cualquier rol de apoyo, como moderadores o personal técnico. Usa las fechas de entrega para establecer fechas límite para los ensayos, la revisión final del contenido o la carga de segmentos pregrabados.

Paso 4: Documentar los detalles técnicos

La sección de detalles técnicos captura todos los requisitos de equipos, plataformas y configuración. Crea tareas para elementos como pruebas de audio, pruebas de iluminación, configuraciones de transmisión y equipos de respaldo. Asígnalas a los miembros del equipo apropiados para que las responsabilidades queden claras.

Usa la pestaña Calendario para programar ensayos técnicos junto con las tareas del evento principal. Esto evita superposiciones con los ensayos de contenido y las entregas de los proveedores. Para eventos virtuales e híbridos, esta sección es fundamental para evitar problemas técnicos de última hora.

Paso 5: Organizar a los proveedores y la logística

Las tareas de proveedores y logística incluyen catering, señalización, transporte y seguridad. Crea una tarea para cada proveedor, incluida la información de contacto, los horarios de llegada y las notas de configuración. Asigna el punto de contacto del proveedor para facilitar la comunicación.

Cambia a la vista de tablero para dar seguimiento al progreso del proveedor desde que se confirma hasta que finaliza. Mover las tareas entre las columnas te permite visualizar rápidamente quién está listo, quién está en el sitio y quién aún debe entregar.

Paso 6: Preparar planes de contingencia

La sección Planes de contingencia es tu red de seguridad. Agrega una tarea para cada posible interrupción, como cancelaciones de oradores o fallas técnicas, y documenta el plan de respaldo. Asigna un responsable claro a cada contingencia para que el equipo sepa quién tomará medidas.

Mantén esta sección visible durante el evento en la vista de lista. Cuando surjan problemas, puedes actuar de inmediato sin tener que buscar instrucciones.

Paso 7: Usa las pestañas para gestionar el evento en tiempo real

Las pestañas en la parte superior del proyecto te ofrecen varias formas de gestionar el desarrollo del evento. El panel ofrece una vista en vivo del progreso y los cuellos de botella. La pestaña Mensajes mantiene las actualizaciones dentro del proyecto para que sean fáciles de encontrar. La pestaña Archivos almacena todos los activos en un solo lugar, desde contratos hasta presentaciones.

La pestaña flujo de trabajo te permite automatizar las actualizaciones repetitivas, como mover las tareas a “Finalizado” después de que finaliza una sesión. Al cambiar entre estas vistas según sea necesario, mantienes el control total del evento desde la preparación hasta el seguimiento posterior.

Funciones de planificación de eventos de Asana

Las funciones de Asana te permiten personalizar una plantilla de ejecución para que coincida con tu flujo de trabajo de planificación de eventos. Las funciones facilitan la visualización del cronograma, la automatización de actualizaciones repetitivas y la conexión de todos los colaboradores desde la planificación hasta el resumen posterior al evento.

Puedes explorar la lista completa de funciones en asana.com/features.

Vista de cronograma

Visualiza todo el programa del evento en un diseño visual que facilita la detección de superposiciones o brechas. Puedes arrastrar el segmento de un orador para ajustar el tiempo sin interrumpir el flujo del día. Un cronograma claro evita conflictos y mejora la coordinación del Equipo.

Campos personalizados

Da seguimiento a detalles adicionales como el tipo de sesión, el nombre del orador o la ubicación. Agrega un campo “En vivo/pregrabado” para resaltar los segmentos que necesitan una configuración técnica especial. Los campos ayudan al equipo a ver la información crucial de un vistazo, lo que reduce las preguntas de último minuto.

Dependencias

Vincula las tareas para que el equipo de producción sepa exactamente qué debe suceder antes de que comience el siguiente segmento. Por ejemplo, “Reorganización del escenario” debe terminar antes de que pueda comenzar “Debate de panel”. Las dependencias crean un flujo lógico que mantiene el evento en movimiento.

Vista de calendario

Usa la vista de Calendario para eventos presenciales o conferencias de varios días. Las sesiones aparecen en un formato diario o semanal, lo que facilita la planificación en torno a la disponibilidad de los oradores o los horarios de los lugares. El diseño visual simplifica la programación de eventos complejos.

Aplicación móvil

Accede a la plantilla de gestión de eventos desde tu teléfono mientras estás en el lugar o detrás del escenario. La aplicación móvil te permite consultar detalles, actualizar asignaciones y comunicarte con los miembros del equipo al instante. Esta flexibilidad permite tomar decisiones rápidas durante el evento.

Integraciones recomendadas

Las integraciones conectan la plantilla para gestión de eventos con las herramientas que ya usas, lo que crea una experiencia de gestión de eventos fluida. Te ayudan a mantener la comunicación, los archivos y los detalles técnicos alineados sin trabajo manual adicional.

Puedes consultar la lista completa de integraciones en el Directorio de aplicaciones de Asana.

Slack

Recibe notificaciones instantáneas cuando cambie la hoja de ejecución. Si el horario del orador principal cambia, la actualización se publica en el canal de Slack del evento para que todos estén informados. La integración con Slack mantiene la comunicación en un solo lugar.

Zoom

Vincula las reuniones o seminarios web de Zoom directamente a los segmentos de tu plan de evento virtual. El equipo de producción puede unirse a las sesiones sin tener que buscar enlaces. Esta integración acorta el tiempo de preparación para los segmentos en línea.

Hojas de cálculo de Google

Sincroniza Asana con las Hojas de cálculo de Google para importar o exportar rápidamente tu documento de ejecución del evento. Los planificadores de eventos pueden trabajar en varias herramientas sin tener que volver a escribir los datos. La integración de las hojas también permite generar informes después del evento.

Dropbox

Almacena archivos de presentación, imágenes o videos en Dropbox y vincúlalos a segmentos específicos en el programa de producción. Las personas adecuadas siempre tendrán acceso a los archivos en el momento correcto. Esta organización evita los retrasos causados por la falta de activos.

Vimeo

Adjunta videos alojados para eventos híbridos, así el equipo podrá reproducirlos al instante si falla una transmisión en vivo. La integración con Vimeo garantiza que siempre tengas una copia de seguridad lista para los momentos clave.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para gestión de eventos