Plantilla de planificación de pódcasts

Sucedió: un compañero de equipo olvidó usar esa brillante técnica de edición que querías probar durante la posproducción, una que seguramente haría que tu pódcast se volviera viral. Es frustrante si sucede una vez, pero si tú y tu equipo no saben cómo coordinar el proceso de producción, tu pódcast se verá perjudicado y, en última instancia, la audiencia perderá interés.

Afortunadamente, puedes evitar esto al planificar con anticipación. Cuando presentas un pódcast, generalmente buscas conectarte estratégica y más profundamente con el público o los clientes. Una plantilla de planificación de pódcasts digital centra tu atención en la tarea en cuestión y garantiza que sigas todos los pasos necesarios para lanzar un excelente episodio.

¿Qué es una plantilla de planificación de pódcasts?

Es una herramienta reutilizable que incluye toda la información, los recursos y las tareas que necesitas para planificar adecuadamente tu pódcast. Para producir episodios coherentes y de alta calidad, debes organizarte, y la plantilla de planificación de pódcasts es una forma de hacerlo. Por lo general, estas plantillas se dividen en secciones para tu flujo de trabajo específico.

Hay una variedad de plantillas que puedes crear para el ciclo de vida de producción de pódcasts. Explora algunas:

• Lista de tareas de planificación de pódcasts. Esta plantilla incluye todos los elementos de tu lista de tareas pendientes para cada pódcast. Antes de empezar a trabajar en cada episodio, duplica la plantilla y utilízala para mantenerte al día con los plazos de producción y publicación. Por ejemplo, podrías incluir secciones para la investigación, el contenido del pódcast y la posproducción, cada una con sus propias tareas asociadas.

• Esquema del episodio del pódcast. También puedes crear una plantilla para usar como esquema para cada episodio. En esta versión, es probable que tengas secciones para la introducción, las preguntas de la entrevista y las reflexiones finales.

¿Necesitas una plantilla de planificación de pódcasts?

Si ya tienes un pódcast, es probable que no sea difícil para ti iniciar una conversación. Pero ¿cómo están tus habilidades de organización? La verdad es que, incluso si eres un creador talentoso y minucioso, aún puedes beneficiarte de la estructura de una plantilla de planificación de pódcasts.

Cada aspecto del episodio se debe abordar correctamente y en un orden específico, y varias cosas, como los nombres y los títulos de las personas, deben verificarse exhaustivamente. Creamos plantillas de proyectos personalizadas con entre 18 y 20 tareas por episodio. Comenzamos con una base sólida y, luego, personalizamos la plantilla para el programa específico según sea necesario. Es fundamental para nosotros realizar un seguimiento de cada paso en un solo lugar para no olvidar nada.”

Las ventajas son aún más significativas si creas tu plantilla de planificación de pódcasts en una plataforma digital, como una herramienta de gestión de proyectos. Además de ayudarte a mantener la organización y realizar un seguimiento de las fechas de entrega, la plantilla digital también te permite hacer lo siguiente:

• Recordar los detalles. Los pequeños detalles, como verificar que hayas escrito correctamente el nombre del entrevistado, marcan una gran diferencia. Usar una plantilla evita que pases por alto estos pequeños pero importantes datos.

• Reducir el tiempo de planificación. Cuando creas una plantilla de planificación de pódcasts digital, puedes duplicarla fácilmente en minutos, lo que te permite empezar a trabajar sin demoras.

• Mantener la información en un solo lugar. Centraliza todos los recursos en un solo lugar, así siempre tendrás las referencias disponibles cuando las necesites.

• Compartir los detalles. Comparte fácilmente con el equipo del pódcast y cualquier socio externo, incluidos los anunciantes y los influencers.

• Mantener la coherencia. Los temas y pensamientos al azar y desconectados son difíciles de seguir. Al delinear el proceso de creación de pódcasts y definir exactamente qué decir durante cada episodio, puedes mantenerte en el tema y adoptar una rutina eficaz para la creación de contenido.

• Adaptarse en función de tu crecimiento. A medida que tu pódcast crece y se expande, puedes editar la plantilla para que siga el ritmo de tu empresa.

Cómo crear una plantilla de planificación de pódcasts

Cómo crearás tu plantilla de planificación de pódcasts depende de ti, pero, en general, puedes hacerlo en cinco simples pasos:

1. Elige un formato digital, como un software de gestión de proyectos, así será más fácil duplicar y usar la plantilla.

2. Usa la plantilla para registrar cada tarea importante. Ninguna tarea pendiente es insignificante. Al enumerar todo en un solo lugar, puedes asegurarte de que ninguna tarea se pase por alto.

3. Incluye secciones para organizar el trabajo. Es probable que tu pódcast pase por procesos de preproducción, producción y posproducción, por eso, usa secciones y etiquetas para saber claramente en qué etapa se encuentra y mantener a todos alineados.

4. Guarda la plantilla y compártela con todas las partes interesadas. Si trabajas con contratistas, freelancers o socios de agencias en el proceso de producción de pódcasts, todos pueden usar la plantilla como fuente de información.

5. Duplica la plantilla y utilízala para cada nuevo episodio.

Cada vez que encuentres una nueva tarea recurrente, agrégala a la plantilla para no olvidarla en el futuro.”

También puedes crear plantillas para cualquiera de los flujos de trabajo relacionados, por ejemplo, para la investigación del episodio, para el guion o para la estrategia de contenido, o una lista de verificación para comunicarte con posibles patrocinadores.

Qué incluir en tu plantilla de planificación de pódcasts

En la plantilla de planificación de pódcasts debes detallar todo, desde la preproducción hasta la promoción. Incluye secciones para cada una de estas etapas y, luego, desglosa la plantilla aún más con tareas, miembros del equipo asignados y fechas de entrega para seguir avanzando. Aquí hay algunas ideas de tareas para comenzar:

• Tareas de preproducción: haz una lista de todo lo que haces antes de producir un episodio. Por ejemplo, las tareas de preproducción a menudo comienzan con la investigación, la compilación de notas o la firma de formularios de autorización.

• Producción: ¿qué haces cada vez que creas un episodio? Para pódcasts más grandes, esto podría incluir reservar el espacio en el estudio o llevar al invitado desde el hotel hasta el estudio. Para pódcasts más pequeños, las tareas de producción incluirán los pasos que tomas durante la grabación, como activar un bloqueador de ruidos.

• Instrucciones de posproducción: incluye todo lo que tú y el equipo necesitan para administrar adecuadamente los episodios durante la posproducción, por ejemplo, para editarlos o darles el formato específico para compartirlos en Spotify o YouTube.

• Marketing: asegúrate de que las tareas estén alineadas con tu estrategia de marketing tanto para realizar la promoción previa a la producción como para darle un impulso de marketing después de que lo hayas compartido.

• Recursos y referencias: recopila todos los recursos relevantes en un solo lugar. Por ejemplo, una lista de lo que no debes preguntar con temas que no abordarás en tu pódcast.

Las plantillas de Asana son fundamentales para garantizar la coherencia. Sabemos exactamente qué tenemos que hacer para presentar el episodio a tiempo y promocionarlo entre nuestra audiencia.”

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Mensajes. ¿Necesitas compartir información que no se traduce en una tarea concreta? Prueba los mensajes en Asana. La función Mensajes te permite comunicarte dentro de Asana con respecto al trabajo que no está asociado a tareas concretas. Puedes enviar mensajes a cualquier persona, equipo y proyecto, para que todos estén en sintonía. Vincúlalos a tareas, proyectos y objetivos en Asana para que los destinatarios de tus mensajes obtengan contexto y profundicen en los detalles.

• Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

• Canva. Con la integración de Canva para Asana, incorpora fácilmente bellos diseños de Canva para dar vida a tus proyectos de Asana. Usa presentaciones, activos para redes sociales, esquemas, videos y mucho más. La integración con Canva facilita la consolidación de todas las ideas y diseños en un mismo lugar para poder comunicarse y colaborar sin problemas.

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