Formularios

Los formularios se encuentran disponibles para todos los clientes de Business y Enterprise.

Con los formularios de Asana puedes estandarizar la forma en que el trabajo se envía inicialmente a tu equipo, puedes reunir toda la información que necesites y asegurarte de que nada se te pase por alto. Los formularios se pueden usar tanto con equipos internos como externos para que todos puedan procesar sus propias solicitudes de trabajo, minimizar cualquier roce, idas y venidas o malentendidos en el equipo.

Crear un formulario

Los formularios son parte de cada proyecto de Asana. Cuando alguien llena tu formulario, aparece como una nueva tarea en el proyecto con cual está conectado.

Cómo crear formularios

Para crear un formulario:

  1. Accede a un proyecto y vé a la pestaña Formularios.
  2. Haz clic en Crear un formulario.

Por defecto, tu formulario tendrá el mismo nombre del proyecto con el que está conectado, pero puedes cambiarlo y agregar una descripción para dar instrucciones o información a quienes lo completen. Los formularios de Asana vienen, también por defecto, con dos preguntas: una sobre el nombre y otra para conocer el correo electrónico. Sirven para asegurarse de tener la información de contacto de quienes solicitan el trabajo de tu equipo.

Cómo crear formularios

Personalizar un formulario

Cuando el formulario está creado, puedes agregar otras consultas con el menú lateral derecho.

Si tienes campos personalizados en tu proyecto, aparecerán de forma automática en el menú lateral. A tus formularios, puedes agregarles campos personalizados, por ejemplo, hacer preguntas. Simplemente debes hacer clic en el campo personalizado que aparece en la columna de campos personalizados disponibles. También puedes cambiarle el nombre al campo y plantearlo como pregunta para quienes lo completen. Cuando lo llenen, su respuesta se asociará directamente con los campos personalizados de tu proyecto y cualquier información enviada a través de tu formulario aparecerá en la descripción de la tarea creada.

Personalizar un formulario

Desde el menú lateral puedes:

  1. Agregar campos personalizados nuevos o existentes al formulario.
  2. Agregar una pregunta nueva.
  3. Elegir una de las respuestas para usarla como título de la tarea.
  4. Designar un responsable predefinido para cada formulario que se envíe.

Cómo crear formularios

Puedes agregar una pregunta en una sola línea de texto o texto en un párrafo, números, un menú desplegable o la fecha.

Agregar archivos adjuntos a un formulario

También puedes agregar archivos adjuntos a tu formulario para que quienes los envíen adjunten resúmenes creativos, imágenes, documentos, archivos en PDF y mucho más. Cualquier archivo adjunto que se agregue a un formulario se adjuntará, con el envío del formulario, a la tarea que está creada en tu proyecto.

Archivos adjuntos

Vista previa de un formulario

Mientras armas el formulario, puedes usar la vista previa, en cualquier momento, para ver qué apariencia tendrá para quienes lo completen.

Vista 1

Desde la vista del formulario dentro de un proyecto:

  1. Haz clic en Ver formulario

Vista 2

También se puede reordenar cómo aparecen las preguntas en un formulario.

Vista 2

Para reordenar una pregunta en un formulario, sencillamente arrástrala y suéltala arriba o debajo de las demás.

Compartir un formulario

Cuando tu formulario esté listo para compartirlo, puedes hacer clic en el botón Copiar desde el enlace y se creará una copia del enlace en el portapapeles. Puedes compartir el enlace tanto con tus compañeros de equipo en Asana como con cualquier persona que no tenga una cuenta de Asana. Ellos también podrán llenar el formulario.

Cómo crear formularios

Una vez que se haya completado el formulario, quien lo haya enviado verá un mensaje de confirmación de que su envío ya se recibió y de que se convertirá en una nueva tarea de tu proyecto.

Vista 2

Si quien hace el envío está en Asana, puedes agregarlo como seguidor de la tarea. Si no está en Asana y quisieras que también hiciese el seguimiento, también podrías enviarle una invitación para unirse a ti en Asana.

Vista 2

Después, puedes agregar seguidores, priorizar trabajos, cambiar los detalles de la tarea y hacer que el trabajo avance para asegurarte de que la tarea se finalice.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.