Formularios

Los Formularios están disponibles para todos los clientes de los planes Premium, Business y Enterprise. Algunas funciones de los formularios, como las series de opciones y la personalización del encabezado y de los mensajes de confirmación se encuentran disponibles solamente para los usuarios Business y Enterprise.

Con los Formularios de Asana puedes estandarizar la forma en que el trabajo se envía inicialmente a tu equipo, puedes reunir toda la información que necesites y asegurarte de que nada se te pase por alto. Los formularios se pueden usar tanto con equipos internos como externos para recabar y consolidar información, minimizar roces, idas y venidas o malentendidos en el equipo.

Cómo crear un formulario

Los formularios forman parte de cada proyecto de Asana. Cuando alguien llena tu formulario, aparece como una tarea nueva dentro del proyecto con el que está conectado.

Cómo crear formularios

Para crear un formulario:

  1. accede a un proyecto y ve a la pestaña Formularios;
  2. haz clic en Crear un formulario.

Por defecto, tu formulario tendrá el mismo nombre del proyecto con el que está conectado, pero puedes cambiarlo y agregar una descripción para dar instrucciones o información a quienes lo completen.

Los Formularios de Asana vienen, también por defecto, con dos preguntas: una sobre el nombre y otra para conocer el email. Sirven para asegurarse de tener la información de contacto de quienes solicitan el trabajo de tu equipo. Al crear tu formulario puedes optar por eliminar estas preguntas.

Si eliminas la pregunta de email, quien haya enviado el formulario no recibirá el email de confirmación enviado por Asana.

Cómo crear formularios

Desde la ventana para crear un formulario, puedes:

  1. Agregar el nombre
  2. Agregar una dirección de email
  3. Crear otra pregunta

Series de opciones en los formularios

Las series de opciones en los formularios son una función del plan Business.

Las series de opciones de los formularios te permiten crear preguntas de seguimiento vinculadas a respuestas específicas a las preguntas con menú desplegable o de selección múltiple.

Al crear tu formulario, selecciona primero una pregunta con menú desplegable o de selección múltiple de la lista de preguntas.

lógica de series de opciones 1

Desde aquí, puedes crear fácilmente tus series de opciones.

lógica de series de opciones 2

Puedes crear hasta 5 niveles de series de opciones dentro de las mismas series de opciones.

Personalizar un formulario

Cuando el formulario está creado, puedes agregar otras consultas con el menú lateral derecho.

Ajustes de los formularios

ajustes de los formularios

Desde la pestaña Ajustes del formulario puedes:

  1. Elegir una de las respuestas para usarla como título de la tarea.
  2. Designar un responsable predeterminado para cada formulario que se envíe.
  3. Activar y desactivar la opción para copiar todas las respuestas en la descripción de la tarea.
  4. Agregar un mensaje de confirmación personalizado.
  5. Incluir un botón para que quien envíe un formulario pueda enviar fácilmente otro formulario.

La posibilidad de agregar un responsable por defecto es una función del plan Business.

Asignación de campos personalizados

Con la asignación de campos personalizados, puedes conectar las respuestas específicas a las preguntas del formulario con componentes específicos de una tarea en Asana.

asignación de campos personalizados

También puedes crear un nuevo campo personalizado desde la ventana Conectado a.

Asignación de campos de fecha

Si el formulario incluye preguntas relacionadas a fechas, también podrás optar por conectar las respuestas con las fechas de entrega de las tareas.

asignación de campos de fecha

Personalización de los encabezados

La personalización de los encabezados en los formularios es una función del plan Business.

Para agregar una imagen de portada, haz clic en el ícono Agregar imagen de portada ubicado en la parte superior de tu formulario.

encabezado del formulario

Las medidas de la imagen para el encabezado son: 800 x 120 píxeles.

Marca personalizada en los formularios

Los usuarios Enterprise que hayan cargado un logo a Asana a través de la Consola del administrador tendrán la opción de mostrar este logo en sus formularios.

Para agregar una marca personalizada a tu formulario, primero deberás cargar el logo de tu empresa. Puedes hacerlo a través de la pestaña Ajustes de tu Consola del administrador.

Una vez que hayas cargado el logo, navega hasta tu formulario y haz clic en el nombre/descripción del formulario. Desde aquí, haz clic en Mostrar el logo de tu organización en este formulario.

logo de formularios personalizados

Agregar archivos adjuntos a un formulario

También puedes agregar archivos adjuntos a tu formulario para que quienes lo envíen adjunten resúmenes creativos, imágenes, documentos, archivos en PDF y mucho más. Cualquier archivo adjunto que se agregue a un formulario se adjuntará, con el envío del formulario, a la tarea que está creada en tu proyecto.

Para agregar un adjunto, haz clic en el ícono de Adjunto debajo de tu lista de preguntas.

Archivos adjuntos

Archivo adjunto 2

Una vez que hayas agregado tu pregunta puedes:

  1. Cambiar o editar el nombre de la pregunta y agregar una descripción de la pregunta.
  2. Permitir que se agreguen varios archivos adjuntos.
  3. Activar o desactivar el campo obligatorio.

Vista previa de un formulario

Mientras armas el formulario, puedes usar la vista previa, en cualquier momento, para ver qué apariencia tendrá para quienes lo completen.

Vista 1

Desde la vista del formulario dentro de un proyecto:

  1. haz clic en Ver formulario.

Vista 2

Compartir un formulario

Cuando tu formulario esté listo para compartirlo, puedes hacer clic en el botón Copiar enlace y se creará una copia del enlace en el portapapeles. Puedes compartir el enlace tanto con tus compañeros de equipo en Asana como con cualquier persona que no tenga una cuenta de Asana. Ellos también podrán llenar el formulario.

Cómo crear formularios

Una vez que se haya completado el formulario, quien lo haya enviado verá un mensaje de confirmación de que su envío ya se recibió y de que se convertirá en una tarea nueva dentro de tu proyecto.

Quien envíe el formulario, también recibirá un email de confirmación con una copia del formulario enviado.

El formulario debe incluir una pregunta solicitando el email, que deberá completarse para poder enviar el formulario con éxito.

vista 2

Si quien hace el envío está en Asana, puedes agregarlo como seguidor de la tarea. Si no está en Asana y quisieras que también hiciese el seguimiento, también podrías enviarle una invitación para unirse a ti en Asana.

vista 2

Después, puedes agregar colaboradores, priorizar trabajos, cambiar los detalles de la tarea y hacer que el trabajo avance para asegurarte de que la tarea se finalice.

Plantillas de formularios

Las plantillas de proyectos creadas por Asana incluyen formularios.

solicitudes creativas

Cómo crear una plantilla de formulario:

  1. ve a Elegir una plantilla de proyecto; haz clic en Solicitudes creativas;
  2. dirígete a la plantilla del formulario y haz clic en el botón Usar plantilla.

Una vez que veas las plantillas para proyectos, el sitio te llevará a un Formulario de solicitudes creativas con el que capturarás todas las solicitudes creativas de tu equipo y podrás organizarlas.

Vista 2

Después de seleccionar Usar plantilla, podrás cambiarle el nombre y comenzar tu proyecto nuevo con la misma plantilla del formulario.

Duplicar un formulario

Cuando duplicas un proyecto, también tienes la opción de duplicar su formulario. Simplemente marca la casilla Formulario cuando dupliques el proyecto deseado.

duplicar

Los formularios se duplican automáticamente a través de las plantillas creadas por Asana, las plantillas personalizadas y la API.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.