Formularios

Los formularios están disponibles para todos los clientes de los planes Premium, Business y Enterprise. Algunas funciones de los formularios, como las series de opciones, la posibilidad de crear varios formularios por proyecto y la personalización del encabezado y de los mensajes de confirmación solamente están disponibles para los usuarios Business y Enterprise.

Los Formularios de Asana te permiten estandarizar la forma en que el trabajo se envía inicialmente a tu equipo, ya que puedes reunir toda la información que necesites y asegurarte de que nada se te pase por alto. Puedes usar los formularios con equipos internos y externos para recopilar y consolidar información, minimizar los roces, idas y venidas o malentendidos en el equipo.

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Cómo crear un formulario

Los formularios son parte de los proyectos de Asana. Cuando se completa un formulario, el envío aparece como una tarea nueva en el proyecto en el que está vinculado.

Cómo crear formularios

Para crear un formulario:

  1. Accede a un proyecto y ve a la pestaña Personalizar
  2. Haz clic en Agregar formulario

Desde allí, podrás crear, editar y compartir formularios. El formulario tendrá el mismo nombre que el proyecto al que está vinculado; sin embargo, puedes cambiarlo y agregar una descripción para proporcionar instrucciones o información a quienes lo completen.

Los Formularios de Asana incluyen dos preguntas predeterminadas: nombre e email. De este modo obtienes la información de contacto de las personas que envían solicitudes de trabajo a tu equipo. Puedes eliminar estos campos cuando creas tu formulario.

Si eliminas la pregunta de email, quien haya enviado el formulario no recibirá el email de confirmación enviado por Asana.

Cómo crear formularios

Desde la ventana para crear un formulario, puedes:

  1. Agregar el nombre
  2. Agregar una dirección de email
  3. Crear otra pregunta

Agregar a quienes completan los formularios como colaboradores

Mantén informadas a las personas que completan los formularios al agregarlas automáticamente como colaboradoras en la tarea creada por el envío del formulario.

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Activa o desactiva la opción en el menú de ajustes del formulario.

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Series de opciones en los formularios

Las series de opciones en los formularios son una función del plan Business.

Las series de opciones de los formularios te permiten crear preguntas de seguimiento vinculadas a respuestas específicas de las preguntas con menú desplegable o de selección múltiple.

Al crear tu formulario, primero elige una pregunta con menú desplegable o de selección múltiple entre las opciones de la lista. Ten en cuenta que en ambos casos, deberás incluir tus propias preguntas específicas.

lógica de series de opciones 1

Aquí, haz clic sobre el ícono de Agregar una serie de opciones que se encuentra a la derecha de la alternativa desplegable elegida.

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Puedes tener hasta cinco niveles de secciones dentro de una sección de un formulario.

Personalizar un formulario

Cuando el formulario está creado, puedes agregar otras consultas con el menú lateral derecho.

Ajustes de los formularios

ajustes de los formularios

Desde la pestaña Ajustes del formulario, puedes hacer lo siguiente:

  1. Seleccionar una de las respuestas para usarla como título de la tarea
  2. Designar un responsable predeterminado para cada formulario enviado
  3. Activar y desactivar la opción para copiar todas las respuestas en la descripción de la tarea
  4. Agregar un mensaje de confirmación personalizado
  5. Incluir un botón para que quien envíe un formulario pueda completar fácilmente otro formulario

La posibilidad de agregar un responsable por defecto es una función del plan Business.

Asignación de campos personalizados

La asignación de campos personalizados te permite conectar las respuestas específicas a las preguntas del formulario directamente con campos personalizados del proyecto.

asignación de campos personalizados

También puedes crear un campo personalizado nuevo desde la ventana Conectado a.

Asignación de campos de fecha

Si el formulario incluye preguntas relacionadas a fechas, también podrás conectar las respuestas con las fechas de entrega de las tareas.

asignación de campos de fecha

Personalización de los encabezados

La personalización de los encabezados en los formularios es una función del plan Business.

Para agregar una imagen de portada, haz clic en el ícono Agregar imagen de portada ubicado en la parte superior de tu formulario.

encabezado del formulario

Las medidas de la imagen para el encabezado son: 800 x 120 píxeles.

Marca personalizada en los formularios

Los usuarios de planes Enterprise que hayan cargado un logo a Asana desde la Consola del administrador tendrán la opción de mostrar dicho logo en sus formularios.

Para agregar una marca personalizada a tu formulario, primero deberás cargar el logo de tu empresa. Puedes hacerlo a través de la pestaña Ajustes de tu Consola del administrador.

Una vez que hayas cargado el logo, ve hasta tu formulario y haz clic en el nombre/descripción del mismo. Luego, haz clic en la opción Mostrar el logo de tu organización en este formulario.

logo de formularios personalizados

Agregar archivos adjuntos a un formulario

También puedes agregar archivos adjuntos a tus formularios para que quienes los envíen adjunten briefs creativos, imágenes, documentos, archivos en PDF y mucho más. Cualquier archivo que se agregue a un formulario se adjuntará a la tarea creada en el proyecto cuando se envíe el formulario.

Para agregar un adjunto, haz clic en el ícono de Adjunto debajo de tu lista de preguntas.

Archivos adjuntos

Archivo adjunto 2

Una vez que hayas agregado tu pregunta puedes:

  1. Cambiar o editar el nombre de la pregunta y agregar una descripción de la pregunta.
  2. Permitir que se agreguen varios archivos adjuntos.
  3. Activar o desactivar el campo obligatorio.

Vista previa de un formulario

Mientras armas el formulario, puedes usar la vista previa, en cualquier momento, para ver qué apariencia tendrá para quienes lo completen.

Vista 1

Desde la vista del formulario de un proyecto:

  1. Haz clic en Ver formulario

Vista 2

Compartir un formulario

Los formularios son privados para tu organización de forma predeterminada. Esto se puede modificar en los ajustes del formulario.

compartir-formularios

Controla quién puede acceder al formulario al elegir una de las tres opciones; todos pueden acceder, solo la organización o acceso desactivado.

Cuando tu formulario esté listo para ser compartido, puedes hacer clic en el botón Copiar enlace para que se cree una copia del enlace en el portapapeles. Puedes compartir el enlace tanto con tus compañeros de equipo en Asana como con cualquier persona que no tenga una cuenta de Asana. Ellos también podrán completar el formulario.

Cómo crear formularios

Una vez que se haya completado el formulario, quien lo haya enviado verá un mensaje de confirmación de que el formulario ya se recibió y de que se convertirá en una nueva tarea de tu proyecto.

La persona que envíe el formulario, también recibirá un email de confirmación con una copia del formulario enviado.

El formulario debe incluir una pregunta solicitando el email, que deberá completarse para poder enviar el formulario con éxito.

vista 2

Si quien envía el formulario está en Asana, puedes agregarlo como colaborador de la tarea. Si no está en Asana y quisieras que también hiciese el seguimiento, podrías enviarle una invitación para unirse a tu espacio.

vista 2

Después, puedes agregar colaboradores, priorizar trabajos, cambiar los detalles de la tarea y hacer que el trabajo avance para asegurarte de que la tarea se finalice.

Insertar formularios en sitios web internos o externos

Ahora puedes insertar formularios en cualquier lugar. Esto te permitirá conectar los formularios enviados directamente a tu flujo de trabajo y reducir las tareas diarias.

compartir formulario

Para insertar un formulario, haz clic en Compartir formulario.

copiar código

Haz clic en Copiar código para copiar el código de inserción y pégalo en el sitio web donde quieres compartir el formulario.

Insertar formularios en un sitio web público

Al insertar un formulario en un sitio web público, asegúrate de que los permisos del formulario estén configurados en Todos pueden acceder.

acceso

Para obtener más información sobre los permisos de formularios, consulta el siguiente artículo de la Guía de Asana.

Cómo desactivar la función de inserción de formularios

Los superadministradores con planes Enterprise pueden desactivar esta función para su dominio desde la pestaña ‘Seguridad’ de la Consola del administrador.

pestaña Seguridad de la Consola del administrador

Para desactivar la función de inserción de formularios:

  1. Ve a la Consola del administrador y haz clic en la pestaña Seguridad
  2. Haz clic en la opción Permisos de acceso a los formularios

permisos para la inserción

Desde aquí, puedes activar o desactivar la opción Permitir que los miembros inserten formularios.

Plantillas de formularios

Las plantillas de proyectos creadas por Asana incluyen formularios.

solicitudes creativas

Cómo crear una plantilla de formulario:

  1. Ve a Elegir una plantilla de proyecto y haz clic en Solicitudes creativas
  2. Dirígete a la plantilla del formulario y haz clic en el botón Usar plantilla

Una vez que veas las plantillas de proyectos, el sitio te dirigirá a un formulario de solicitudes creativas con el que podrás capturar y organizar todas las solicitudes creativas de tu equipo.

Vista 2

Después de seleccionar Usar plantilla, podrás cambiarle el nombre y comenzar tu proyecto nuevo con la misma plantilla del formulario.

Varios formularios por proyecto

La posibilidad de crear varios formularios por proyecto es una función del plan Business

Dado que cada proyecto tiene su propio propósito y funcionalidad, es muy importante consolidar diferentes tipos de entradas e información para que los proyectos se implementen de manera efectiva. Es por eso que en Asana ahora es posible crear varios formularios en un mismo proyecto para que puedas admitir diferentes tipos de solicitudes de trabajo dentro de un determinado proyecto. Esta función puede ayudar mucho a los usuarios y equipos a recopilar y procesar diferentes tipos de información valiosa en el mismo lugar, a optimizar los flujos de trabajo y a minimizar los ‘pormenores del trabajo’ que a menudo suelen aumentar la carga de trabajo de los usuarios.

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Duplicar un formulario

La duplicación de formularios puede ayudarte a ahorrar tiempo al iterar tu proceso de ingreso de solicitudes.

duplicar un formulario

Para duplicar un formulario, haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en la esquina superior derecha y selecciona Duplicar formulario.

duplicar formulario 2

Desde allí, puedes cambiar el nombre del formulario y hacer clic en Duplicar formulario.

Una vez que estés en el formulario duplicado, puedes hacer clic en la opción ‘Cambiar’ para activar el enlace del formulario. Desde los ajustes de tu formulario, podrás seleccionar quién puede acceder al formulario.

duplicar formulario 3

duplicar formulario 4

Desde el menú Personalizar, puedes ver todos los formularios del proyecto.

Puedes tener un máximo de 5 formularios en un proyecto.

Cuando duplicas un proyecto, también tienes la opción de duplicar sus formularios. Solo tienes que marcar la casilla Formulario cuando dupliques el proyecto deseado.

duplicar

Los formularios se duplican automáticamente a través de las plantillas creadas por Asana, las plantillas personalizadas y la API.

Duplicar una pregunta en un formulario

Para duplicar una pregunta, haz clic en el ícono +. Desde allí, podrás editar la pregunta duplicada y las series de opciones.

duplicar una pregunta

Cómo informar abuso en un formulario

Para informar abuso en un formulario, haz clic en Informar abuso. El equipo de Seguridad de Asana recibirá una notificación para poder revisar y tomar las medidas correspondientes con respecto al incidente en cuestión.

informar abuso 1

Informar abuso 1

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