Plantilla para plan de marketing de eventos

Piensa en el último evento al que asististe. Seguramente no hayas asistido al evento sin saber de qué se trataba o quiénes eran los oradores. Probablemente también hayas visto videos promocionales en las redes sociales o hayas buscado en la agenda en el sitio web del evento a los oradores de tu interés. Gracias a toda esa información, probablemente tenías una idea bastante clara de qué esperar y estabas emocionado de asistir.

Pero todo eso, es decir, la promoción que genera conciencia, motiva a las personas y promueve la asistencia, no sucede mágicamente. Es el resultado de un plan de marketing de eventos dedicado, que traza todas las actividades promocionales de un evento, desde la planificación previa hasta el seguimiento posterior al mismo.

Los planes de promoción de eventos son complejos, pero gestionarlos no tiene por qué ser complicado. La plantilla para plan de marketing de eventos de Asana te permite organizar tu estrategia de marketing de eventos en un solo lugar, para que puedas planificar, promocionar y producir un evento inolvidable.

¿Qué es un plan de marketing de eventos?

Un plan de marketing de eventos es exactamente lo que parece: un plan para comercializar y promocionar un evento. El objetivo es captar la atención y generar mayor conciencia sobre el evento para poder llegar a tu público objetivo y promover una mayor asistencia.

El plan de marketing de tu evento debe incluir una descripción detallada del cronograma promocional, incluidas todas las actividades que se realizarán para promocionar el evento. Esto significa realizar un seguimiento de todo, desde la planificación previa al evento (como crear una lista de asistentes potenciales) hasta las iniciativas promocionales más grandes (como el lanzamiento del sitio web del evento) y las acciones de marketing más pequeñas (como enviar emails masivos para promocionarlo). También es importante realizar un seguimiento de las acciones posteriores al evento, como publicar un resumen del evento en las redes sociales.

¿Por qué se necesita un plan de marketing de eventos?

El marketing de eventos ayuda a correr la voz sobre tu próximo evento y a promover una mayor participación. Un plan de marketing de eventos te ayuda a lanzar iniciativas de eventos cuando tu público objetivo está interactuando naturalmente con los medios. En resumen, un plan de marketing de eventos bien diseñado garantiza que las promociones del evento sean lanzadas en el momento y lugar correctos.

No siempre es sencillo, pero una plantilla de marketing de eventos puede facilitarte mucho el trabajo.

¿Qué es una plantilla para plan de marketing de eventos?

Una plantilla para plan de marketing de eventos es un marco que te permite planificar tus iniciativas de marketing para el evento. Con la plantilla de Asana, puedes ver todas las acciones promocionales pendientes previas al lanzamiento de tu evento, desde la planificación hasta la ejecución. También te ayuda a gestionar las tareas del día del evento y las posteriores al mismo.

Además, dado que nuestra plantilla es duplicable, puedes personalizarla para eventos específicos. Por ejemplo, supongamos que organizas diferentes eventos comerciales, como conferencias de la industria y lanzamientos de productos. Dado que cada tipo de evento tendrá su propio cronograma, puedes crear una plantilla específica para cada tipo de evento. De esta manera, tienes una selección de plantillas para cada tipo de evento que puedes usar para planificar futuros eventos.

Una vez creada la plantilla, puedes compartirla con los demás equipos, para que todas las partes interesadas puedan ver cómo está diseñado el plan de marketing del evento y mantenerse informado sobre lo que se realizará y cuándo.

¿Qué elementos se incluyen en la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana?

Nuestra plantilla para plan de marketing de eventos prediseñada incluye secciones y etiquetas personalizadas para ayudarte a planificar, organizar y lanzar las promociones de tu evento.

Usando la estructura de nuestra plantilla como base, puedes desglosar tu plan de marketing de eventos para describir los pasos más importantes en el proceso de promoción, así como las tareas correspondientes, que incluyen:

• Tareas de planificación, como por ejemplo, redactar el mensaje del evento, crear una lista de invitados o lanzar una página de inicio de inscripciones para el evento.

• Tareas de promoción, como enviar un comunicado de prensa o lanzar una campaña para las redes sociales.

• Tareas del día del evento, como anunciar en Instagram cuando los oradores principales comiencen sus presentaciones. 

• Tareas posteriores al evento, como enviar emails de agradecimiento o publicar un artículo de blog con un resumen del evento. 

Además, puedes crear etiquetas personalizadas codificadas por colores para dar seguimiento a la información relacionada con la tarea, como por ejemplo:

• El miembro del equipo responsable de la tarea

• La fecha de entrega de la tarea

• Las dependencias de tareas, para saber qué tareas están a la espera de otras para empezar el trabajo

• El progreso de la tarea, por ejemplo: sin iniciar, en curso o finalizada

• El estado de aprobación de la tarea, por ejemplo, si está lista para la revisión, aprobada o requiere cambios

• En qué fase del plan de promoción se encuentra la tarea

• El presupuesto relacionado con la tarea, si corresponde

Beneficios de una plantilla para plan de marketing de eventos

Tu plan de marketing de eventos probablemente tenga muchas variables. Con la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana, puedes colaborar fácilmente con varios equipos y gestionar el trabajo en un solo lugar, para mantener las campañas bajo control.

Estas son algunas de las ventajas de usar nuestra plantilla para plan de marketing de eventos:

• Puedes organizar en un solo lugar todo tu plan de marketing de eventos, incluidas las tareas previas y posteriores al evento. 

• Puedes trazar el cronograma de marketing de tu evento antes de comenzar a trabajar. También puedes modificar fácilmente los plazos si cambian las prioridades del evento o si surge algún imprevisto, como si un proveedor abandona el proyecto o si tu equipo necesita más tiempo para finalizar un entregable.

• Puedes crear tareas, ajustar los rangos de fechas y las dependencias para que el trabajo se inicie a tiempo. 

• Puedes proporcionar comentarios concretos sobre activos como documentos y archivos de imágenes, directamente en la plantilla del evento. 

• Te permite gestionar las aprobaciones directamente en la plantilla, de modo que las fechas de entrega sean claras, todo el equipo sepa cuándo se aprueba el trabajo y puedas estar seguro de que se implementarán todos los cambios solicitados antes de que se distribuya y publique el material de promoción del evento.

• Tienes la capacidad de planificar y gestionar las promociones en un solo lugar, reuniendo a miembros de equipos interdisciplinarios y a proveedores en una misma herramienta para una mayor visibilidad y participación. 

• Te permite visualizar tu cronograma de promociones a un alto grado de detalle, para saber claramente qué se lanzará y cuándo.

• Puedes lanzar iniciativas de marketing en el momento y lugar correctos, para atraer al público ideal y promover una mayor participación. 

• Usa los hitos para dar seguimiento al progreso y garantizar que los lanzamientos de las promociones se realicen a tiempo. 

Funciones y aplicaciones integradas para usar con la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana

Nuestras funciones y aplicaciones integradas te permiten comunicarte con los miembros del equipo, revisar y aprobar el trabajo, y hacer un seguimiento del progreso del plan, todo sin salir de Asana.

Funciones integradas

1. Vista de Calendario. La vista de calendario es una vista del proyecto en la que puedes ver todo el trabajo anterior y próximo en un formato de calendario. Haz un seguimiento claro de lo que se está haciendo y de los plazos que se avecinan. Brinda a las partes interesadas información sobre la fecha de entrega individual de cada tarea, así como sobre el ritmo general del proyecto. Además, puedes hacer clic en una tarea para ver más información, como los campos personalizados asociados, las dependencias, las subtareas y más.

2. Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

3. Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

4. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

Aplicaciones recomendadas

1. Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

2. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

3. Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Con la integración de Canva para Asana, incorpora fácilmente bellos diseños de Canva para dar vida a tus proyectos de Asana. Usa presentaciones, activos para redes sociales, esquemas, videos y mucho más. La integración con Canva facilita la consolidación de todas las ideas y diseños en un mismo lugar para poder comunicarse y colaborar sin problemas.

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