Plantilla de la matriz de Eisenhower

¿Tienes demasiadas tareas pendientes? Aprende a crear una plantilla de la matriz de Eisenhower en Asana para priorizarlas y ordenarlas según su urgencia e importancia.

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A veces no puedes hacerlo todo, y eso está bien. Para tener éxito, es más importante priorizar que abordar cada una de las actividades en tu lista de tareas pendientes y, si usas las técnicas correctas, puedes centrarte primero en las tareas más críticas, programar otras para más adelante, y delegar y eliminar el resto. ¡Todos salen ganando! Las tareas importantes se completan y tú no terminas agotado en el proceso.

Una plantilla de la matriz de Eisenhower simplifica la gestión del tiempo y puedes usarla todos los días, todas las semanas o cuando sientas que tu lista de tareas pendientes está fuera de control.

[Interfaz de usuario del producto] Proyecto de matriz de Eisenhower con tareas concretas en Asana con vista al estilo de tablero Kanban (Tableros)

¿Qué es una matriz de Eisenhower?

Una matriz de Eisenhower es una herramienta de priorización que te permite organizar tareas por urgencia e importancia. Además, describe acciones específicas que debes seguir en función de dónde se encuentra una tarea dentro de los cuadrantes de la matriz:

  • Urgente e importante: hacer

  • Urgente pero no importante: delegar

  • No urgente pero importante: programar

  • No urgente y no importante: eliminar

Cuando sientas que tu lista de tareas es demasiado para ti, usa la matriz de Eisenhower para saber en qué debes trabajar primero, además de cómo dividir y conquistar todo lo demás.

[ilustración integrada] Los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower (infografía)

¿Qué es una plantilla de la matriz de Eisenhower?

Una plantilla de la matriz de Eisenhower es una guía reutilizable que te permite crear rápidamente esta matriz siempre que necesites priorizar tu lista de tareas. Si necesitas crear una todas las mañanas o al comienzo de cada semana, no hay problema: simplemente copia la plantilla, agrega tus tareas y comienza a priorizar. Si creas la plantilla de antemano, no tendrás que perder el tiempo haciéndolo una y otra vez. En su lugar, puedes completar los espacios en blanco y seguir un flujo de trabajo predefinido para priorizar cada tarea.

Beneficios de una plantilla de la matriz de Eisenhower digital

Se supone que una matriz de Eisenhower simplifica la gestión de tareas, por lo que no debe generar más trabajo para ti. Afortunadamente, si creas una matriz digital, no tendrás que perder el tiempo con hojas de cálculo o copiar manualmente tu lista de tareas cada vez. En su lugar, puedes simplemente agregar las actividades en la matriz, seleccionar su urgencia e importancia, y arrastrarlas y soltarlas en la sección correcta. Además, si las prioridades cambian, puedes actualizar fácilmente la matriz en tiempo real en lugar de volver a copiar todo.

Ventajas de usar una plantilla de la matriz de Eisenhower digital

  • Simplifica la toma de decisiones, ya que sigues un proceso de priorización de tareas predefinido.

  • Agrega rápidamente actividades en tu plantilla en lugar de copiar las tareas pendientes nuevamente.

  • Obtén una fuente única de referencias para cada tarea: las actividades pendientes en la matriz no están duplicadas sino que se almacenan en la lista de tareas y en la matriz al mismo tiempo.

  • Agrega información contextual, documentos, imágenes o videos a cada tarea.

  • Comparte la matriz con las partes interesadas del proyecto para comunicar cómo estás priorizando el trabajo.

  • Define fechas de entrega para las tareas que estás delegando o programando para más adelante.

  • Arrastra y suelta tareas en diferentes secciones de tu matriz.

  • Actualiza fácilmente tu matriz si las prioridades cambian más adelante.

Cómo crear una plantilla de la matriz de Eisenhower digital

En su forma más básica, la plantilla debe tener espacio para incluir esta información sobre cada tarea:

  • Urgencia: urgente o no urgente

  • Importancia: importante o no importante

  • Acción recomendada: hacer, delegar, programar o eliminar

La mejor manera de organizar esto es con dos etiquetas personalizadas: una para la urgencia y otra para la importancia. Así podrás seleccionar y ver rápidamente la urgencia y la importancia de cada tarea. Luego, crea secciones en tu plantilla para cada acción recomendada: hacer, delegar, programar o eliminar. Una vez que selecciones la urgencia y la importancia de cada actividad, puedes arrastrarla y soltarla en la sección correcta.

Funciones integradas

  • Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

  • Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

  • Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto.

Aplicaciones recomendadas

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

  • Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

Cómo usar la plantilla de la matriz de Eisenhower

Una vez que creas tu plantilla, usarla es simple. Lo puedes hacer de la siguiente manera: 

  1. Haz una copia de la plantilla de la matriz de Eisenhower.

  2. Agrega cada tarea en tu lista de tareas pendientes a la plantilla.

  3. Selecciona la urgencia e importancia de cada tarea. Si no estás seguro de cómo distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes, consulta nuestro artículo sobre la matriz de Eisenhower.

  4. Arrastra y suelta cada tarea en la sección correspondiente: hacer, delegar, programar o eliminar.

  5. Actualiza la fecha de entrega y el responsable de cada tarea según la acción que hayas seleccionado.

Preguntas frecuentes

¿De dónde proviene el nombre de la matriz?

La matriz de Eisenhower para la toma de decisiones recibió su nombre del 34.º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. En un discurso de 1954, Eisenhower dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Muchas décadas después, el autor de libros de autoayuda Stephen Covey tomó las palabras del expresidente y las usó para desarrollar la popular herramienta de administración del tiempo que usamos hoy.

¿Necesito esta plantilla?

Si quieres organizar y gestionar tu lista de tareas pendientes de manera eficiente, una plantilla de la matriz de Eisenhower puede ser de gran ayuda, ya que facilita la decisión de cómo abordar cada tarea. No tendrás que preocuparte por qué hacer primero, ya que tendrás un proceso lógico y una hoja de ruta para seguir siempre que tengas una larga lista de tareas y necesites priorizar el trabajo.

¿Con qué frecuencia debo usar la plantilla de la matriz de Eisenhower?

Puedes usarla siempre que necesites priorizar tu lista de tareas pendientes. La frecuencia que elijas dependerá de la frecuencia con la que lleguen nuevas tareas. Por ejemplo, si recibes muchas tareas nuevas cada día, quizá sea útil crear una matriz todas las mañanas. Si la frecuencia es menor, quizá una vez por semana sea mejor.

¿Con quiénes debo compartir mi plantilla de la matriz de Eisenhower?

Si eres gerente, con los miembros de tu equipo para ayudarlos a dividir y conquistar sus tareas. De esa manera, todos pueden seguir el mismo proceso de priorización y tú puedes asegurarte de que el equipo esté trabajando de la manera más eficiente posible. Además, la priorización es una excelente manera de evitar el exceso de trabajo y el agotamiento (burnout) de todos.

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