Plantilla para comentarios de los clientes

Tomar en cuenta los comentarios de clientes es una de las maneras de conectar con ellos. Sin embargo, si dichos comentarios están repartidos en distintos canales, es muy difícil entenderlos de una manera coherente.

Nuestra plantilla resuelve ese problema al ayudar a tu equipo a centralizar los comentarios en un solo lugar, para que puedas comprender y priorizar lo que los clientes quieren y necesitan más.

¿Qué es una plantilla de comentarios de clientes?

Es un marco prediseñado para ayudar a tu equipo a organizar los comentarios de los clientes, darles seguimiento y tomar medidas al respecto. Con nuestra plantilla, puedes centralizar los comentarios de diferentes canales, como atención al cliente, formularios de encuestas de clientes, emails y redes sociales. Organizar todo en un solo lugar facilita la clasificación de los comentarios por tema, opinión, característica del producto y prioridad. De esta manera, el equipo puede ver el panorama general de lo que quieren los clientes y priorizar las características y los cambios más importantes.

Puedes personalizar nuestra plantilla de comentarios de clientes para que se ajuste a los requisitos específicos de tu equipo. En lugar de comenzar desde cero, usa la plantilla como punto de partida para crear tu flujo de trabajo ideal para los comentarios de los clientes.

Ventajas de una plantilla de comentarios de clientes digital

Los comentarios de los clientes solo son útiles si los tienes en cuenta a la hora de tomar decisiones. Una plantilla digital te permite hacer más que solo registrar comentarios; además te brinda un marco para tomar medidas e incorporar esos comentarios en el proceso de desarrollo de tu producto.

Al realizar un seguimiento de los comentarios de los clientes en una plataforma de gestión del trabajo, puedes lograr todo esto: 

• Obtener una visión general de todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, que incluye cómo el equipo planea tomar medidas con respecto a cada uno. 

• Documentar todos los comentarios de los clientes en un solo lugar y darles seguimiento a medida que el equipo prioriza y aborda diferentes elementos de la lista. 

• Usar etiquetas personalizadas codificadas por colores para realizar un seguimiento de la información clave, como el nivel de prioridad, la opinión del cliente y el tipo de comentarios.

• Configurar automatizaciones para mover sin problemas los comentarios a diferentes secciones de la plantilla a medida que el trabajo avanza. 

• Visualizar la plantilla de diferentes maneras: como una lista estándar, un tablero Kanban, un cronograma o un calendario. 

• Adjuntar documentos y archivos relevantes a las tareas, como capturas de pantalla o archivos de chat de clientes. 

Cómo usar nuestra plantilla de comentarios de clientes

Cuando uses nuestra plantilla y configures tu flujo de trabajo ideal, ten en cuenta estas mejores prácticas: 

• Recopila siempre la misma información. Analizar las tendencias y los temas de los comentarios puede ser muy difícil si no tienes la misma información para cada uno. Usa campos personalizados o un formulario para asegurarte de monitorear la misma información en cada uno de los comentarios.

• Conecta las herramientas para recopilar los comentarios en un solo lugar. No importa si el cliente envía comentarios por email o con un formulario, conecta todo con tu herramienta de gestión de proyectos, como Asana, para recibir toda la información en un mismo lugar.

• Transforma rápidamente tus ideas en acciones concretas. Tus clientes constantemente encuentran errores y sugieren buenas ideas, entonces, ¿por qué no llevarlas a cabo? Transforma los comentarios en tareas asignadas para que el equipo realice.

• Establece tareas según prioridades. Si bien es importante tener en cuenta todos los comentarios, los equipos de producto necesitan identificar qué comentarios se incluirán en el plan de producto. Usa campos personalizados para ayudar al equipo de productos a decidir en qué deben trabajar primero.

Funciones integradas

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

Aplicaciones recomendadas

• ServiceNow. Reduce el trabajo manual de los equipos de TI con la automatización de la creación de tareas en Asana, y brinda visibilidad en ambas plataformas sobre el estado de los trabajos y el contexto, en tiempo real. Los equipos de servicio interno que usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar las consultas de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes en las que hay que trabajar fuera de ServiceNow, como responder a algún pedido de hardware o a alguna consulta sobre su paga. Esta integración facilita la conexión de ServiceNow con acciones y actualizaciones que se producen en Asana.

• Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen. 

• HubSpot. Crea tareas de Asana automáticamente con los flujos de trabajo de HubSpot. Con Workflows de HubSpot, puedes usar toda la información de gestión de la relación con los clientes (CRM) que tienes en HubSpot para crear procesos automatizados. Esta integración te permite transferir trabajos entre los equipos sin ningún inconveniente. Por ejemplo, cuando se cierran acuerdos o tickets en HubSpot.

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