Plantilla para registro de llamadas

Si pasas gran parte del día al teléfono, sabes todo el tiempo que demanda tomar notas de las llamadas y darles seguimiento. Desde las llamadas para captar clientes potenciales hasta el seguimiento de consultas de ventas y el desarrollo de nuevas relaciones con los clientes, gran parte de las actividades comerciales se realiza por teléfono, por lo que extraviar tus notas (¡o no entender tu propia letra!) puede ser una enorme complicación.

Por suerte, las plantillas para registro de llamadas pueden ser la solución. Estos registros duplicables te ayudan a dar seguimiento a tus llamadas diarias, incluida la información sobre con quién hablaste y cualquier acción pendiente que haya surgido de la conversación, para que nunca más tengas que preocuparte por perder tus notas de las llamadas. 

¿Qué es el registro de llamadas?

Llevar un registro de llamadas es la práctica de registrar los detalles de las llamadas telefónicas entrantes y salientes. Por lo general, los miembros del equipo que realizan una gran cantidad de negocios por teléfono, como los telemarketers o los vendedores, usan el registro de llamadas. Pero cualquier equipo que quiera mantener un registro detallado de las comunicaciones puede beneficiarse de esta práctica. 

Por lo general, se registrará el origen, la fecha, la hora de inicio y finalización y el propósito de la llamada, y cualquier nota o acción pendiente que haya surgido de la conversación. De esa manera, sabrás exactamente de lo que se habló y cuáles son los siguientes pasos.

¿Qué es una plantilla para registro de llamadas?

Una plantilla para registro de llamadas es una versión en plantilla reutilizable que sirve como marco para todo el registro de llamadas. Si bien el contenido de la plantilla cambiará, la estructura permanecerá igual, lo que reducirá el trabajo inicial de tener que crear un registro de llamadas para cada día o cada caso de uso. 

¿Quieres saber cuál es la mejor parte? Crear una plantilla de registro de llamadas editable en una herramienta de gestión de proyectos elimina el riesgo de que extravíes o malinterpretes las notas de tus llamadas. Además, usar un registro de llamadas digital te permite ver el contexto importante, como el propósito de la llamada, los próximos pasos y cualquier otra nota específica de la llamada, de solo un vistazo. Con una plantilla para registro de llamadas, nunca más te preguntarás: “¿Qué fue lo que quise decir cuando escribí eso?”. 

Con una plantilla para registro de llamadas digital, puedes hacer lo siguiente:

• Ver todas las notas de tus llamadas en un solo lugar.

• Llevar un registro de la información del cliente relacionada con las llamadas.

• Dar seguimiento a los resultados de las llamadas, como cuántas llamadas no solicitadas se convierten en clientes.

• Ver cualquier acción pendiente que surja de las llamadas, como qué clientes solicitaron más información o requieren un seguimiento.

• Mejorar tus prácticas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Adjuntar documentos relevantes como Google Docs o Google Sheets a las notas de las llamadas.

• Desarrollar relaciones con los clientes y anticipar sus necesidades al revisar los registros de llamadas para ver qué clientes llaman con frecuencia y por qué.

• Entender mejor el desempeño del equipo y la efectividad de la campaña de marketing al dar seguimiento a detalles de la llamada, como la duración y la tasa de conversión.

Tipos comunes de plantillas para registro de llamadas

Si bien cualquier equipo que busque optimizar y estandarizar sus procesos de registro de llamadas y toma de notas puede beneficiarse de las plantillas para registro de llamadas, existen algunos casos de uso comunes para este tipo de plantillas, entre los que se incluyen:

• Plantilla para registro de llamadas de ventas: registra la información y los resultados relacionados con las llamadas de ventas, incluidos el nombre y la empresa del cliente potencial, el propósito de la llamada y si el cliente potencial requiere un seguimiento. 

• Plantilla para registro de llamadas de clientes: da seguimiento a las llamadas entrantes y salientes de los clientes actuales para supervisar y desarrollar relaciones con los clientes fácilmente.  

• Plantilla para registro de llamadas de atención médica o con pacientes: registra la información del paciente, como el médico del paciente, los síntomas, las indicaciones dadas y si necesita un seguimiento de parte del médico. 

• Plantilla para registro de llamadas diarias o semanales: registra llamadas entrantes y salientes del día o la semana para supervisar las relaciones con los clientes o las ventas. 

• Plantilla para registro de llamadas de atención al cliente o soporte técnico: da seguimiento a la información sobre las llamadas entrantes de soporte técnico o atención al cliente, por ejemplo, quién inició la llamada y cuál es el servicio necesario.

¿Qué debería incluir una plantilla para registro de llamadas?

Para aprovechar al máximo tu plantilla para registro de llamadas, asegúrate de que incluya información importante específica de la llamada y del cliente. Si elaboras tu plantilla con etiquetas para la información del cliente y las acciones pendientes, reducirás el tiempo que te lleva registrar la información más relevante de tus llamadas y podrás dedicarte a tareas más importantes, como realizar una venta.

A continuación, te presentamos algunos detalles que debes incluir en tu plantilla básica para registro de llamadas:

• El nombre de la persona que recibe la llamada.

• La empresa de la persona que recibe la llamada.

• La información de contacto de la persona que recibe la llamada.

• La fecha y hora de la llamada.

• La duración de la llamada.

• El propósito de la llamada.

• Si necesitas dar seguimiento al cliente.

• Un espacio para notas específicas o acciones pendientes que surjan de la llamada.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

Preguntas frecuentes