Plantilla gratis para planilla de horarios: cómo dar seguimiento al progreso del equipo

¿Qué pensarías si te dijera que tu planilla de horarios es algo más que la tarjeta para marcar la entrada y la salida del trabajo que ves en las películas? En realidad, las planillas de horarios modernas pueden resultar muy útiles para dar seguimiento a la cantidad de trabajo que lleva a cabo el equipo, para reducir las posibilidades de que alguien sufra agotamiento y, también, para evaluar el progreso general del grupo.

Además de realizar un seguimiento de las horas trabajadas, las planillas de horarios ayudan a las empresas a cumplir con los objetivos de negocios y a permanecer dentro del presupuesto. Estas tablas de datos también facilitan el éxito de un proyecto y del equipo. Con este artículo, aprenderás a usar una plantilla para planilla de horarios. Además, te contaremos todos los beneficios del seguimiento del tiempo en línea.

Seguimiento del tiempo en línea vs. manual

Tradicionalmente, las planillas de horarios se imprimían al comenzar el día o la semana y se usaban para registrar las horas trabajadas por un miembro del equipo. Si bien es cierto que imprimirlas en papel produce cierta satisfacción, las planillas de horarios impresas presentan muchos inconvenientes: se pueden perder, quedan desactualizadas rápidamente cada vez que algo cambia y no contribuyen a la idea de tener una fuente única de referencia.

Es el motivo por el cual los equipos modernos están migrando a las tecnologías de seguimiento del tiempo en línea. Las planillas de horarios en línea mejoran la flexibilidad y ofrecen la posibilidad de registrar las horas en tiempo real. A diferencia de lo que sucede con las planillas impresas, con el seguimiento del tiempo en línea puedes hacer lo siguiente:

• Compartir las planillas de horarios entre los distintos miembros del equipo

• Ver los cambios en tiempo real

• Editar las planillas de horarios cuando sea necesario

• Crear planillas para proyectos específicos

• Agregarles muchas variables

La integración de las planillas de horarios en línea con los flujos de trabajo cotidianos del equipo puede simplificar el proceso de pago de sueldos y ayudar a controlar otras cosas como la disponibilidad o los gastos del equipo. También puede facilitar la reducción de las horas extra de trabajo y el consecuente agotamiento, comúnmente conocido como burnout. Aunque uses planillas de horarios impresas para registrar las horas, también puedes utilizar Asana para coordinar la gestión de los recursos del equipo.

Tipos de vistas de planillas de horarios

Las planillas de horarios que usas para el equipo probablemente dependan de dos cosas: de la frecuencia con que los miembros del equipo reciban sus pagos y de cualquier ley local o federal vigente. Al alinear las planillas de horarios con los períodos de pago de la empresa, podrás ver el tiempo dividido en bloques bien definidos y hacer coincidir las horas de trabajo con los recibos de sueldo de los miembros del equipo. Además, puedes compartir esas planillas con otros departamentos, según sea necesario.

Entre los tipos más comunes de planillas de horarios se encuentran los siguientes:

• Diarias: Las planillas de horarios diarias son útiles si el equipo tiene cronogramas de trabajo complejos. Aquellos miembros del equipo que registran ingresos y salidas a distintas horas a lo largo del día probablemente necesiten hacer un seguimiento más minucioso de su tiempo. Con las planillas de horarios también pueden registrar tareas diarias específicas como las reuniones internas, el tiempo dedicado al trabajo administrativo y el destinado a los proyectos para clientes. 

• Quincenales: Una planilla de horarios quincenal puede servir para visualizar el rendimiento del equipo en bloques de 80 horas. Si en la empresa los empleados cobran cada quince días, estas planillas de horarios quincenales seguramente serán las más adecuadas (siempre que se ajusten a las leyes locales o federales correspondientes). 

• Mensuales: Las planillas de horarios mensuales también pueden coincidir con los períodos de pago de la empresa. Lo que sí es seguro es que, por lo general, brindan una mejor vista en perspectiva de las horas de trabajo del equipo. Puedes usar estas planillas de horarios para analizar la tasa de utilización y los patrones de trabajo del equipo. 

Si bien los equipos, por lo común, eligen las planillas de horarios quincenales o mensuales, también puedes optar por algún otro tipo específico de planilla de horarios que ofrezca más detalles operativos o que facilite el seguimiento personal de las horas a cada uno de los miembros de tu equipo. Antes de implementar cambios en las planillas de horarios del equipo, consulta con los departamentos internos de recursos humanos y legales para no pasar por alto ninguna normativa local o federal.

Cómo usar una plantilla para planilla de horarios

Las planillas de horarios no son difíciles de usar, pero si los empleados no las completan correctamente, los pagos pueden resultar incorrectos y se pueden cometer errores complicados de reparar. Explica el proceso al equipo para evitar correr riesgos o incurrir en equivocaciones.

1. Selecciona una plantilla

El primer paso para dar seguimiento al tiempo consiste en seleccionar una plantilla para planillas de horarios. De este modo, contarás con un cronograma predeterminado como punto de partida. Trabaja con los departamentos internos de recursos humanos y legales para elegir una plantilla que se adecúe al período de pago del equipo. Por ejemplo, podrías alinearla para que el total de horas que se muestre al final de cada planilla de horarios coincida con las horas que cada miembro del equipo cobrará. Si prefieres centrarte en la productividad del equipo o en la facturación a los clientes, puedes personalizar las planillas de horarios para que se adecúen a cada situación particular.

Por ejemplo, las planillas de horarios de un proyecto pueden servir para dar seguimiento a las horas de trabajo de los miembros del equipo vinculadas a las tareas de ese proyecto. También, cada uno puede registrar cuántas horas ha dedicado a los distintos proyectos de clientes a lo largo del día.

Consejo: Si el equipo cuenta con un solo cronograma de trabajo porque al trabajo lo hacen a distancia o es independiente, crea una plantilla para planillas de horarios personalizada con los departamentos internos de recursos humanos y legales. Haz una tabla en la que las columnas indiquen las “horas” y las filas, los “días”. Adapta la tabla para que cumpla con las necesidades individuales de cada integrante del equipo.

2. Agrega detalles sobre el miembro del equipo

Necesitarás una plantilla de planilla de horarios separada para cada miembro del equipo. De modo que es importante que estén bien identificadas. En la parte superior de cada planilla de horarios, crea una sección con los siguientes datos:

• Nombre del miembro del equipo

• Nombre del gerente

• Departamento

• Período de pago

• Tarifa

Con esta información, el equipo estará organizado y contará con una forma estandarizada para dar seguimiento a las planillas de horarios a lo largo del tiempo.

Consejo: El seguimiento del tiempo en línea transforma la organización de las planillas de horarios y la vuelve mucho más sencilla. Con el software para gestión de recursos de Asana puedes integrar una herramienta de seguimiento del tiempo y consultar planillas anteriores siempre que lo necesites, ya sea para compartirlas con otros departamentos, preparar las evaluaciones de desempeño o facturar a los clientes.

3. Incluye categorías personalizadas

Si agregas categorías personalizadas, las plantillas para planillas de horarios pueden ofrecerte un panorama más preciso sobre las horas de trabajo del equipo. A continuación, encontrarás algunas de las categorías que podrías incluir:

• Horas extra

• Horas de vacaciones

• Horas de licencia por enfermedad

Otras categorías que también puedes incluir, dependiendo del tipo de planilla de horarios que uses, son las siguientes:

• Horas por proyecto

• Horas facturables

• Tiempo total dedicado a reuniones

• Horas de viaje

• Tareas administrativas (emails, gestión de tareas, creación de informes semanales, etc.)

Sin las categorías personalizadas, los miembros del equipo tal vez no logren justificar exactamente a qué dedican las horas de trabajo. Probablemente también pierdan la noción estricta de las horas y olviden registrarlas.

Consejo: Si agregas demasiadas categorías, la plantilla de planilla de horarios puede tener un efecto similar y complicar el cómputo preciso de las horas. Para lograr un buen equilibrio, no agregues categorías que se superpongan (por ejemplo, las horas facturables con las horas por cliente), ya que el equipo puede olvidar registrar las horas en ambos lugares.

4. Capacita al equipo para que sepa usar las planillas de horarios

Antes de utilizar las nuevas planillas de horarios, consulta a los departamentos internos de recursos humanos y legales para organizar una sesión de capacitación sobre cómo completarlas correctamente. Durante la sesión, también pueden repasar cualquier otra restricción corporativa que corresponda, como las siguientes:

• Cuándo debe estar completa la planilla de horarios

• Cómo administrar las horas extra

• Qué sucede si una planilla de horarios no se completa a tiempo

A esta capacitación la debería dictar un integrante calificado del equipo, para que pueda hablar con cualquier contacto legal local o federal sobre pagos.

5. Registra el tiempo trabajado

Una vez que tu equipo se haya capacitado y sepa usar las planillas de horarios con efectividad, será su responsabilidad completarlas como corresponda. El registro del tiempo es un paso que debes dejar en manos de los miembros del equipo, porque para ti sería sumamente complicado saber dónde está cada uno y qué está haciendo en todo momento. Mientras los integrantes del equipo registran las horas, tú puedes mostrar buena predisposición para ayudarlos siempre que lo necesiten.

También puedes darles consejos útiles para mejorar su eficiencia en cuanto al registro de las horas. A continuación, compartimos algunas ideas:

• Usa un cronómetro continuo para dar seguimiento a las horas dedicadas a un proyecto.

• Informa el tiempo dedicado desde el principio o marca el progreso del proyecto.

• Registra las horas de entrada y salida al inicio y al terminar cada día.

• Prueba con soluciones para la gestión del tiempo, como el timeboxing o los bloques de tiempo.

Un buen proceso para seguimiento del tiempo permite que los miembros del equipo puedan concentrarse en el trabajo clave a lo largo del día.

Consejo: Cuando el seguimiento del tiempo fluye perfectamente como parte del proceso laboral, se transforma en algo natural. En vez de usar una plantilla estática como planilla de horarios, analiza la posibilidad de poner las tareas en una herramienta en línea para que te resulte más sencillo controlar todo.

6. Calcula el tiempo total

Las plantillas para planillas de horarios simples ofrecen una imagen clara del total de tiempo trabajado; pero aun así, debes calcular el tiempo total sumando el total de horas de cada día laboral. El beneficio de utilizar una planilla de horarios que se alinea con el período de pago de la empresa es que el total de tiempo trabajado que figura en la planilla les mostrará a los miembros del equipo cuánto les pagará la empresa en ese período.

Si calculas el tiempo total de todas las planillas de horarios, podrás evaluar la disponibilidad del equipo y planificar futuros proyectos con información certera. Cuando detectes sectores con horas extra, usa la información para ajustar los cronogramas del equipo según corresponda.

Consejo: La manera más simple de calcular el tiempo total trabajado es hacerlo con un software en línea. En vez de examinar plantillas para planillas de horarios, usa cálculos automáticos y tablas de datos para visualizar las horas de trabajo. De este modo, podrás detectar patrones que probablemente no hubieras visto de otro modo.

Plantillas para planillas de horarios y ejemplos

A continuación, verás un ejemplo de una planilla de horarios quincenal. En este ejemplo, el miembro del equipo tiene varias opciones para completar en cada día de la semana. Entre las opciones se incluyen las siguientes:

• Hora de inicio

• Hora de inicio del almuerzo

• Hora de fin del almuerzo

• Hora de finalización

• Licencia por vacaciones/enfermedad

• Horas regulares

• Horas extra

• Total de horas trabajadas

Esta plantilla para planilla de horarios incluye muchas variables como los descansos para almorzar, las ausencias y las horas extra. Siempre que los miembros del equipo registren las horas correctamente, la plantilla debería revelar un detalle preciso de las horas trabajadas. Antes de enviar la plantilla a RR. HH. verifica que no tenga errores.

Descarga una versión gratis de esta planilla de horarios a continuación. También puedes usarla como guía cuando crees plantillas diarias, semanales o mensuales para el equipo. Antes de usar la plantilla, haz que los departamentos internos de recursos humanos y legales las revisen y modifiquen según sea necesario.

Gestiona los flujos de trabajo y da seguimiento al tiempo en una sola plataforma

Las plantillas para planillas de horarios impresas pueden ser un punto de partida útil para organizar los cronogramas de trabajo del equipo, pero si deseas contar con la flexibilidad suficiente como para corregir errores, dar seguimiento a las horas en tiempo real y supervisar el desempeño del equipo, lo ideal será que apliques el seguimiento del tiempo en línea. Con una plataforma de gestión del trabajo como Asana puedes poner manos a la obra y gestionar lo que quieras, los flujos de trabajo, el tiempo dedicado y mucho más, todo en una sola plataforma.