Qué es la gestión de la demanda y por qué es necesaria para el éxito de tu negocio

¿Alguna vez sentiste que las solicitudes de los clientes surgen de la nada? ¿O que no puedes seguir el ritmo de los pedidos? No conocer la demanda de tu producto puede hacerte perder el control, causar estrés innecesario e incluso perjudicar tu negocio si no tienes los recursos para responder a las solicitudes.

Con la gestión de la demanda, puedes usar datos históricos y tendencias actuales para predecir, gestionar y planificar la demanda de los clientes. Esto ayuda a aumentar la satisfacción de los compradores, ya que obtienen lo que quieren incluso antes de tener que pedirlo. En este artículo te mostraremos por qué la gestión de la demanda es tan importante y cómo puedes usarla en tu empresa.

¿Qué es la gestión de la demanda?

La gestión de la demanda se refiere al proceso de administrar las solicitudes de clientes. En otras palabras, la gestión de la demanda se centra en la logística detrás de las solicitudes: qué quieren los clientes y cómo satisfacer esas necesidades. Cuando administras un negocio, planificar la demanda con anticipación te permite analizar la inestabilidad del entorno y detectar posibles cuellos de botella, para poder responder más rápidamente a las solicitudes y mantener la cadena de suministro en movimiento.

En el proceso de fabricación, la gestión de la demanda suele implementarse después de la gestión de la cadena de suministro (gestión de las adquisiciones y los proveedores), pero antes de la gestión de portafolios (creación de proyectos para la ejecución de los planes de gestión). La gestión de la demanda es interdisciplinaria, ya que forja una conexión entre la demanda del consumidor y los equipos de suministro, inventario, marketing y atención al cliente.

Ejemplo de gestión de la demanda

Veamos un ejemplo: supongamos que has notado que, en promedio, la indumentaria femenina rara vez tiene bolsillos funcionales. Los memes al respecto se vuelven virales y la gente se queja constantemente de este tema; sin embargo, esto no significa que haya una demanda de más prendas de mujeres con bolsillos. En este punto, son solo rumores.

Las empresas minoristas pueden usar la gestión de la demanda para analizar la demanda en el mercado de prendas con bolsillos. Pueden recopilar datos para verificar la información y, si confirman que existe una necesidad alta, pueden desarrollar un plan para implementar estos conocimientos en sus negocios. Esto incluye desarrollar una estrategia operativa para crear más prendas de vestir con bolsillos, como trabajar estrechamente con empresas proveedoras, coordinar con el equipo de diseño y transmitir la información a los departamentos de producción.

Por qué es necesaria la gestión de la demanda

¿Por qué es importante entender lo que quieren tus clientes? La gestión de la demanda te muestra cuáles serán las futuras tendencias en el mercado y luego te ayuda a desarrollar un plan para fabricar esos productos. Independientemente de si eres un proveedor de servicios o un fabricante, la gestión de la demanda puede ayudarte a:

• Aumentar la satisfacción del cliente. Asegúrate de que los clientes obtengan lo que realmente quieren (no lo que piensas que quieren).

• Reducir los posibles cuellos de botella. Comunícate con los equipos de adquisiciones para asegurarte de que puedan responder a la demanda proyectada y planificar en consecuencia. 

• Optimizar las operaciones. Las estrategias para la gestión de la demanda pueden ayudarte a optimizar los procesos para satisfacer las necesidades de los clientes de forma sostenible.

• Reducir costos y desperdicios. Al comprender mejor las necesidades de los clientes, podrás ajustar los precios y gestionar el proceso de fabricación de manera más eficiente.

• Aumentar la eficiencia. Durante la planificación de la demanda, puedes identificar brechas que pueden surgir y planificar cómo abordar esos posibles desafíos.

Gestión de la demanda vs. planificación de la demanda

La planificación de la demanda es parte de la gestión de la demanda. Con la planificación de la demanda, incorporas los datos históricos para crear proyecciones y planificar para las demandas futuras. Esto incluye examinar las ventas en períodos específicos o identificar las tendencias de los consumidores.

Gestión de la demanda vs. planificación de la capacidad productiva

La planificación de la capacidad se usa junto con la gestión de la demanda para la coordinación de los recursos comerciales necesarios para satisfacer la demanda proyectada. La gestión de la demanda determina cuáles serán las necesidades del mercado, luego la planificación de la capacidad garantiza que tengas los recursos disponibles para satisfacer esas necesidades.

Gestión de la demanda vs. generación de demanda

La gestión de la demanda analiza la logística detrás de la demanda: qué necesitan los clientes y cómo satisfacer esa necesidad. La generación de demanda, por otro lado, es un término de marketing que describe la práctica de aumentar la demanda de un producto o servicio. La gestión de la demanda puede verse como un proceso reactivo (que responde a la demanda del cliente), mientras que la generación de la demanda puede verse como un proceso proactivo (que genera la demanda del cliente).

Los 7 pasos del proceso de gestión de la demanda

El objetivo de tu proceso de gestión de la demanda es comprender primero el mercado y la cadena de demanda, y luego desarrollar una estrategia operativa para satisfacer las necesidades del mercado actual. Una vez que tengas tu estrategia para la generación de demanda, puedes crear portafolios de proyectos y usar la gestión de portafolios para ejecutar esos proyectos.

Así es como funciona el proceso:

1. Revisa los datos históricos

Analiza los datos de rendimiento anteriores para comprender qué entusiasmaba a los clientes en los últimos meses y años. Observa los éxitos: ¿qué productos superaron tus expectativas y cuáles eran las condiciones en ese momento? Luego revisa lo que no funcionó tan bien y busca oportunidades para mejorar esos productos o servicios, o descártalos por completo.

2. Analiza el mercado actual

Revisa las condiciones y tendencias actuales del mercado para comprender qué está sucediendo en estos momentos. Analiza y compara tu ventaja competitiva (o la falta de ella) frente a otros productos y servicios similares en el sector para comprender cuál es tu posición en el mercado. Recopila y analiza datos sobre tus competidores, el mercado global y las tendencias relevantes para poder tomar una decisión informada sobre los próximos pasos.

3. Predice la demanda

Usa los datos recopilados en los pasos anteriores para predecir la demanda futura de tus clientes. Este proceso se denomina previsión de la demanda, y te permite tomar decisiones informadas sobre qué producir, cuándo y para quién. Estas estimaciones luego formarán la base de tus estrategias.

4. Desarrolla estrategias para generar demanda

Usa tus datos y pronósticos para desarrollar una estrategia de generación de demanda y un plan de acción. Puedes organizar una sesión de lluvia de ideas (brainstorming) para determinar las mejores formas de implementar los conocimientos que has recopilado y desarrollar un plan para incorporarlos en las operaciones diarias.

5. Incorpórala al plan de negocios

La gestión de la demanda está destinada a respaldar el proceso de planificación de proyectos y portafolios. Sirve como guía para que puedas priorizar tus iniciativas, ya que te muestra en qué centrarte en tu próximo trabajo. Con la gestión de la demanda, puedes crear iniciativas y determinar los objetivos de producción que luego impactarán a los clientes en tiempo real.

6. Coordina tus iniciativas con la planificación de la cadena de suministro

Una vez que comprendas cuál es la demanda de un producto o servicio, debes desarrollar un plan para satisfacer dicha demanda. En este punto, necesitas trabajar con tu equipo de adquisiciones para determinar si puedes obtener los suministros necesarios para satisfacer la demanda proyectada. Como estás planificando con anticipación, puedes aprovechar esta instancia para identificar posibles obstáculos o cuellos de botella que pueden surgir en tu cadena de suministro y crear soluciones potenciales para prevenir estos obstáculos antes de que se conviertan en un problema más grande.

7. Optimiza tu proceso

Una vez que se haya completado el ciclo de vida de la gestión de la demanda, debes comenzar de nuevo. Esta vez, céntrate en optimizar el proceso. ¿Cómo puedes mejorar el proceso de gestión de demanda para tener el sistema más eficaz para tu negocio? Tu proceso de gestión de la demanda no es estático, debe cambiar y crecer junto con las necesidades de tu negocio.

Las mejores prácticas para la gestión de la demanda

A continuación, te mostramos algunas de las mejores prácticas que puedes implementar para tener un mayor impacto durante el proceso de gestión de la demanda:

• Define quién es tu cliente ideal. Si no sabes quiénes son, no podrás entender qué necesitan ni podrás diseñar productos o servicios para satisfacer esas necesidades.

• Automatiza tus procesos. La automatización te permite dedicar menos tiempo a las tareas repetitivas. Por ejemplo, puedes automatizar el seguimiento de las ventas y los informes de ventas para poder recopilar rápidamente datos sobre las demandas pasadas y actuales.

• Usa sistemas que sean adecuados para la colaboración entre diferentes departamentos. La gestión de la demanda es un proceso extremadamente interdisciplinario. Para que sea efectivo, es necesario contar con sistemas que promuevan activamente este tipo de colaboración. Herramientas como un software de gestión de proyectos pueden ayudarte a coordinar el trabajo entre equipos, organizar tus tareas y procesos de gestión de la demanda y ayudarte a construir el sistema de gestión de portafolios de proyectos ideal.

Los desafíos de la gestión de la demanda

• Oferta vs. demanda. Los problemas de la cadena de suministro pueden dificultar la gestión de la demanda y, en ocasiones, están fuera de tu control. Si creas un plan de gestión de cambios, estarás mejor preparado para abordar los obstáculos que surjan en la cadena de suministro, realizar rápidamente cambios en el proceso y así evitar cualquier impacto negativo.

• La previsión sigue siendo solo una estimación. Aunque es una suposición fundamentada, la previsión sigue siendo un proceso de estimación y, por lo tanto, supone un cierto riesgo. Si las cosas no salen según lo planificado, es posible que surjan costos o problemas adicionales. Para mitigar esos riesgos, intenta planificar varios escenarios posibles e incluye siempre información a tu proceso de previsión.

• Equipos que trabajan de forma aislada.Si no cuentas con las herramientas y sistemas adecuados para una colaboración interdisciplinaria, pasarás mucho tiempo yendo de un equipo a otro para obtener la información que necesitas. Si usas herramientas diseñadas para la colaboración, como un software de gestión de proyectos, podrás mantenerte conectado con todas las partes interesadas durante todo el proceso de gestión de la demanda. 

• Implementación. Necesitas obtener la aceptación del equipo directivo y de tus colegas para que la gestión de la demanda tenga éxito. Una vez que hayas recopilado los datos y desarrollado un plan, necesitarás que tus compañeros lo implementen o no tendrá el impacto esperado. Para asegurarte de que todos estén comprometidos con el proceso, desarrolla planes de proyecto para describir exactamente cómo funciona el sistema de gestión de la demanda y por qué es tan importante. Con esto puedes mostrarle a la gerencia el valor de tu trabajo, para que estén dispuestos a invertir en él antes de que comiences.

Gestiona la demanda de los clientes como un profesional

Las necesidades de los clientes son una parte esencial de la construcción y el mantenimiento de un negocio exitoso. Debido a su gran impacto, abordar esa demanda puede resultar un desafío un tanto intimidante. Pero ten la certeza de que es posible. Con algunos procesos bien organizados y pautas bien pensadas, puedes crear un sistema de gestión de la demanda para desarrollar una conexión más profunda con tus clientes.