Cómo empezar de cero con la reingeniería de procesos de negocios

Si no está roto, para qué arreglarlo, ¿verdad? Sin embargo, si algo no funciona tan eficientemente como podría, a veces, la única forma de mejorarlo es dejar todo atrás y empezar de cero de una manera algo diferente. Ese es el concepto detrás de la reingeniería de procesos de negocios.

¿Qué es la reingeniería de procesos de negocios (BPR)?

La reingeniería de procesos de negocios (BPR, por sus siglas en inglés) consiste en rediseñar completamente los procesos de negocios clave existentes para mejorar los resultados, como las ganancias, la calidad del producto, los costos o la velocidad. Este proceso requiere un verdadero compromiso y la aceptación de todos en la organización, una planificación precisa y un equipo dedicado para avanzar. Según el tamaño de tu empresa, puedes tardar desde unos pocos meses hasta años en completarlo.

Reingeniería de procesos de negocios vs. mejoras de procesos de negocios

Estas dos estrategias de mejora de procesos tienen el mismo objetivo final: realizar cambios en los procesos de negocios con el fin de mejorar el rendimiento. La principal diferencia es el tamaño y la escala de los cambios que se realizan.

Las mejoras de procesos son cambios más pequeños destinados a mejorar un proceso específico dentro de una organización. Si tu equipo utiliza un modelo de mejora continua, probablemente estés familiarizado con las mejoras de procesos de negocios.

La reingeniería de procesos de negocios consiste en modificar los procesos a una escala mucho mayor. En lugar de analizar pasos individuales más pequeños, este modelo evalúa a la empresa completamente y rediseña cómo opera todo el negocio.

Imagina que tu empresa es un automóvil y tiene una fuga en el tanque de gasolina. Con un enfoque de mejora de procesos, para reparar el tanque de gasolina con fugas, el equipo crearía un flujo para cambiar el tanque de gasolina viejo por uno nuevo sin fugas. Con la reingeniería de procesos de negocios, analizaría el tanque de gasolina y consideraría si hay un combustible alternativo para usar en lugar de gasolina.

Cuándo utilizar la reingeniería de procesos de negocios

La reingeniería de procesos de negocios es amplia, abarca todo, puede ser muy costosa y cuanto más grande sea tu empresa, más desafiante se vuelve. Piensa en la diferencia entre una startup de unos 25 empleados y una corporación con 2000. La empresa más grande tendrá procesos y flujos de trabajo mucho más establecidos, mientras que la más pequeña puede hacer cambios más rápidamente. Si tienes problemas para decidir si el esfuerzo vale la pena, puedes usar un marco de análisis de costo-beneficio para determinar si esta técnica es adecuada para tu empresa.

Si tu equipo pasa por el proceso de toma de decisiones y descubre que la única solución es implementar el modelo de BPR, hazlo antes de que empiece a crecer. Una buena razón para iniciar el proceso de BPR es garantizar que podrás expandir tus operaciones de negocios principales. La implementación de BPR puede ayudarte a sentar las bases para que tu empresa se adapte, en lugar de construir sobre procesos ineficientes y complicados.

Los 6 pasos de la reingeniería de procesos de negocios

La reingeniería de procesos de negocios sigue aproximadamente los mismos pasos que las mejoras habituales de procesos. El objetivo de ambas operaciones es el mismo: garantizar que tu empresa mejore los resultados. Sin embargo, el alcance de BPR es mayor y eso puede afectar tu cronograma y tu enfoque. Así es como puedes iniciar el proceso de reingeniería de procesos de negocios en seis pasos.

1. Identifica el motivo del cambio

Rediseñar cómo funciona tu proceso de negocios es una tarea demandante, desafiante y costosa. Es importante identificar el motivo y determinar si vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en el proceso. ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué te gustaría que lograra tu empresa con este proceso de reingeniería? Establecer un objetivo claro y preciso es un buen punto de partida. Utiliza un marco como la metodología de objetivos SMART para asegurarte de que la razón para el cambio sea concreta. Esto también hará que sea más fácil definir una métrica de éxito más adelante en el proceso.

La razón debe ser extremadamente clara para todo tu equipo. Por ejemplo, quizá debas reestructurar parte del negocio para dar lugar a un nuevo equipo de investigación y desarrollo. Tu equipo debe entender que el motivo de la reorganización es este.

Antes de iniciar el proceso de reingeniería, es importante establecer un punto de referencia de tus procesos existentes. Esto permite al equipo de BPR conocer el estado de las operaciones de negocios actuales antes de realizar mejoras drásticas. Analizar y medir el estado actual de tus operaciones de negocios también le brinda al equipo de BPR la oportunidad de detectar cualquier cuello de botella actual que podría incidir en el rediseño del proceso comercial.

2. Conforma el equipo de BPR

La reingeniería de procesos de negocios es compleja y debe abordarla un equipo competente y experimentado. Tu equipo de BPR debe estar compuesto por personas que ya estén familiarizadas con el funcionamiento de la empresa y comprendan los pormenores de los procesos clave. Los equipos de reingeniería de procesos comerciales comúnmente incluyen los siguientes roles:

• Equipo directivo

• Gerentes de operaciones de equipos clave de negocios

• Un experto o líder de reingeniería

• Gerentes de proyectos con experiencia

Tu equipo de BPR será responsable de equilibrar muchas expectativas diferentes de varias partes interesadas, por lo que es importante que tanto el equipo como las partes interesadas puedan compartir la información clave y acceder fácilmente a ella. Para que sea más fácil abordar las necesidades de las partes interesadas, usa una herramienta de gestión del trabajo colaborativa a fin de recopilar y compartir toda la información que necesitas para el proceso de reingeniería.

3. Define indicadores de rendimiento clave para analizar el desempeño

Este paso está estrechamente relacionado con el primero, donde determinaste el objetivo final de tu iniciativa de reingeniería de procesos de negocios. Identificar el objetivo te ayuda a elegir las métricas correctas para el éxito. Además, al elegir un KPI puedes medir el rendimiento antes y después del cambio en el proceso y determinar el impacto real de la reingeniería.

Por ejemplo, si tu equipo decide llevar adelante el rediseño de los procesos de negocios con el objetivo de reducir la cantidad de tiempo que lleva fabricar un determinado producto, la métrica clave sería el tiempo de desarrollo. Recuerda que definir el estado de tus objetivos antes de realizar cambios te permitirá medir el éxito.

4. Diseña cómo serán los procesos

Después de dedicar tiempo a analizar los procesos de negocios clave y definir el estado actual, es el momento de tomar esa información y considerar el estado futuro de tus operaciones de negocios. Piensa en los objetivos que deseabas alcanzar: ¿cuáles son algunas estrategias que puedes implementar para lograrlos?

Explora tus procesos actuales y piensa qué se puede cambiar para lograr esos objetivos. Usa mapas de procesos para visualizar flujos de trabajo y procesos en un solo lugar. Un mapa de procesos del estado actual también puede ser útil durante la toma de decisiones, ya que te permite identificar claramente dónde puedes reducir los cuellos de botella con automatizaciones u otras técnicas de rediseño.

Es importante tener en cuenta que, si bien la reingeniería de procesos de negocios implica el rediseño completo de tus operaciones de negocios, eso no significa necesariamente que debas deshacerte de todos los aspectos del proceso operativo actual. Algunos de esos procesos clave aún podrían integrarse en el flujo de trabajo nuevo, pero dependerá del equipo decidir cómo y dónde implementarlos.

5. Prueba el nuevo proceso poco a poco

Una vez que sepas exactamente cómo será el rediseño de tu proceso de negocios, el siguiente paso es probarlo a pequeña escala antes de implementarlo en toda la empresa. Esto es similar a la prueba de control de calidad de un producto, donde buscas satisfacer las necesidades de los clientes con un producto final. En este caso, debes evaluar si este proceso cumple los objetivos que deseabas lograr en tu empresa.

Probar el proceso a pequeña escala es una oportunidad para cometer errores en un entorno seguro. Y es bueno que ocurran. Una pequeña prueba piloto tiene bajo riesgo y brinda al equipo la oportunidad de realizar cambios fácilmente antes de implementar el proceso a mayor escala. La etapa piloto puede ayudarte a evitar que problemas inesperados se conviertan en fallas de la operación comercial.

6. Usa la gestión de cambios para implementar el nuevo rediseño de procesos de negocios

Implementar el nuevo rediseño del proceso de negocios es un paso fundamental que determina el éxito o el fracaso del proyecto de BPR. Usa una estrategia de gestión de cambios para ayudar a aliviar cualquier fricción con el equipo sobre la implementación de nuevos procesos. La gestión de cambios consiste en preparar al equipo para los cambios en la organización. Como seres humanos, naturalmente somos reacios al cambio, por lo que es importante ayudar al equipo en el camino. En el proceso de BPR, puedes hacerlo desde las primeras etapas, al indicar claramente cuál es la estrategia comercial detrás de los esfuerzos de reingeniería del equipo.

Una vez que implementes el proceso rediseñado, el siguiente paso es controlar y medir los mismos KPI del tercer paso. Mantente en contacto con los miembros principales del equipo de operaciones de negocios para saber cómo se está desenvolviendo el nuevo proceso y si algún miembro del equipo tiene problemas. A partir de ahora, puedes implementar un modelo de mejora continua para tus operaciones comerciales principales.

Reingeniería de procesos de negocios en acción

Antes de implementar una nueva solución, el equipo de contenido de Digital Studios en Discovery Inc. solía realizar un seguimiento de la producción de videos con hojas de cálculo y cadenas de emails. Algunos videos nunca se completaban, otros se perdían en plataformas de almacenamiento y los informes eran un desafío. Les resultaba difícil compartir información con equipos de diferentes departamentos porque estaba dispersa en diferentes herramientas.

El director sénior de Operaciones Creativas Globales, Mike Singer, aprovechó esto como una oportunidad para implementar un nuevo proceso y optimizar la producción.

Antes de Asana, no había un proceso ordenado y sistemático, y los proyectos no se actualizaban en las hojas de cálculo a medida que avanzaban. A veces, hasta desaparecían. Solíamos recurrir a proveedores externos para realizar proyectos de limpieza masivos de seis meses.”

El equipo de Digital Studios en Discovery Inc. implementó Asana para administrar su proceso de producción de contenido. Ahora, puede automatizar pasos y administrar la producción de miles de videos a la vez y ha mejorado significativamente la colaboración.

El rediseño radical del proceso de producción de contenido permitió que el equipo pasara rápidamente de trabajar en la oficina a trabajar desde casa durante la pandemia de COVID-19 sin perder el ritmo.

Con su nuevo flujo de trabajo de producción de contenido, el equipo conoce claramente el estado de sus proyectos y puede producir de manera eficiente miles de videos cada mes.

¿Quieres obtener más información sobre cómo Asana puede ayudarte a rediseñar tus procesos de negocios?