So integrieren Sie Freelancer in Ihr Projektmanagement!

Philipp Steubel – PortraitPhilipp Steubel
9. Juni 2024
6 Lesezeit (Minuten)
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Nehmen wir an, Sie leiten ein Projekt und stellen fest, dass die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter knapp werden. Sie haben jetzt mehrere Möglichkeiten. Sie könnten die Mitarbeiter mehr Stunden arbeiten lassen, dies würde natürlich die Motivation etwas drücken und sich auch schlecht auf die Effizienz auswirken. Sie könnten auch neue Mitarbeiter einstellen, aber dieser Prozess dauert meist sehr lange - Sie brauchen aber die Unterstützung sofort.

Eine sinnvolle Möglichkeit wäre es hier, auf Freelancer zu setzen. Diese freien Mitarbeiter sind auf ihre Bereiche spezialisiert und können auf selbständiger Basis bei Projekten und Aufträgen mithelfen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über freie Mitarbeiter, welche Tätigkeiten diese ausüben, über welche Plattformen man diese schnell findet und wie man diese am besten in das eigene Projektmanagement integriert.

Was ist ein Freelancer?

Beginnen möchten wir mit der Freelancer Definition. Freelancer ist das englische Wort für freier Mitarbeiter. Hier geht es also nicht darum, in welchem Bereich bzw. in welcher Branche dieser arbeitet, sondern in welchem Arbeitsverhältnis dieser angestellt wird. Freie Mitarbeiter arbeiten nämlich auf selbständiger Basis für einen Auftrag oder Projekt. Man kann diese kurzfristig anheuern bei kleinen Aufträgen und Projektengpässen oder auch langfristig für größere und neue Projekte.

Freelancer vs. Freiberufler?

Freelancer sind nichts anderes als freie Mitarbeiter, welche also auf selbständiger Basis mit Unternehmen zusammenarbeiten. Oftmals wird dieser Begriff jedoch gleichgesetzt mit dem Wort Freiberufler. 

Und ja, man muss hier dazu sagen, dass sich die Begriffe sehr ähneln. Denn auch Freiberufler arbeiten auf selbständiger Basis. Doch während man sich mit dem Wort Freelancer auf das Arbeitsverhältnis bezieht, kommen Freiberufler nur aus spezifischen Berufsgruppen. Dazu zählen:

  • Humanärzte, Zahnärzte und Tierärzte

  • Rechtsanwälte und Notare

  • Ingenieure und Architekten

  • Wirtschaftsprüfer

  • Heilpraktiker

  • Journalisten

  • Übersetzer

Diese Liste ist natürlich nicht vollständig. Die komplette Auflistung, welche berufliche Tätigkeiten zu den Freiberuflern zählen, findet sich im §18 vom Einkommensteuergesetz. Die Berufe sind meist wissenschaftlicher, künstlerischer oder erzieherischer Natur, zudem setzen viele davon einen akademischen Abschluss voraus. Manche davon sind auch dazu verpflichtet, sich bei der jeweiligen berufsständigen Kammer anzumelden. Freiberufler können übrigens auch als Freelancer tätig sein.

Die rechtlichen Grundlagen von Freelancern

Wie auch alle anderen Selbständigen unterliegt die freiberufliche Tätigkeit einer Steuerpflicht. Sie müssen daher genauso wie andere Unternehmen in diesem Bereich eine Einkommenssteuer bezahlen, eine Umsatzsteuer verlangen und eine Gewerbesteuer entrichten.

Zudem sind sie auch dazu verpflichtet, eine Steuererklärung durchzuführen. Für manche Freelancer besteht auch eine Bilanzierungs- bzw. Buchführungspflicht, diese richtet sich nach der Größe und dem Umsatz.

Man kann übrigens auch als Kleinunternehmer arbeiten, in diesem Fall muss man unter einer bestimmten Höchstgrenze verdienen. Der Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass man von der Umsatzsteuerpflicht befreit wird und sich zumindest darum keine Sorgen machen muss.

Wie werden Freelancer bezahlt?

Wie man als Unternehmen den freien Mitarbeiter bezahlt, kann man sich individuell ausmachen und hängt von der Tätigkeit bzw. dem Projekt ab, bei dem der Freelancer mitwirkt. Man erhält entweder ein Honorar auf Basis eines fixierten Stunden- oder Monatssatzes oder man wird pauschal bezahlt. Wie hoch der Stundensatz ist, hängt von der jeweiligen Branche, der Verantwortung im Projekt und der Erfahrung ab. Man sollte allerdings beachten, dass in den meisten Fällen der Stundensatz von einem freien Mitarbeiter höher liegt im Vergleich zu normalen Angestellten, da diese selber die Einkommensteuer von diesem Verdienst bezahlen müssen.

Auch eine leistungsabhängige Bezahlung ist in vielen Branchen üblich, wie etwa dem Texte verfassen. Hier wird die Bezahlung oft über die Anzahl der geschriebenen Wörter festgelegt.

Wichtig ist hierbei zu wissen, dass Freelancer meist kein festes und regelmäßiges Gehalt erhalten. Denn nicht jede Woche oder jeden Monat arbeitet man gleich viele Stunden, das Gehalt unterliegt hier gewissen Schwankungen. Normale Angestellte bzw. Mitarbeiter hingegen werden für ein fixiertes Stundenausmaß angestellt, somit ist auch hier der Gehalt in den meisten Fällen immer gleich hoch.

In welchen Bereichen gibt es Freelancer?

Freie Mitarbeiter gibt es in fast allen Branchen. Gerade aber in den kreativen Dienstleistungsbranchen, wie etwa Grafik, Webdesign, Bilddesign, Copywriting und Marketing, ist es heutzutage sehr üblich, als Unternehmen auf Freelancer zu vertrauen. Auch bei verschiedenen Programmierungstätigkeiten, Übersetzungen, in der Buchhaltung und im Rechnungswesen gibt es immer mehr freie Mitarbeiter, die auf selbständiger Basis für Unternehmen arbeiten.

Hierbei wird meist eine konkrete Tätigkeit im Rahmen des Unternehmens oder eines Projektes an den Freelancer übertragen. Diese Tätigkeiten erfordern oft ein gewisses Level an Wissen, welcher der freie Mitarbeiter mitbringt. Dies kann etwa die Verbesserung einer Webseite mittels Suchmaschinenoptimierung oder UX, also User-Experience, Design sein. 

Wo findet man Freelancer?

Gerade wenn Sie im Rahmen eines Projektes schnell eine Unterstützung brauchen, können Sie auf Freelancer setzen. Man sollte hier allerdings auch wissen, wo man die freien Mitarbeiter für seine Tätigkeiten findet. In der nachstehenden Liste zeigen wir Ihnen bekannte Freelancer-Plattformen für die verschiedensten Bereiche:

Freelance.de

Die Webseite Freelance zählt zu den bekanntesten Plattformen in Deutschland. Hier finden sich zahlreiche Freelancer für Jobs in den Bereichen IT, Medien, Finanzen oder Management. Mehr über die freien Mitarbeiter finden sich auf deren Profilen, wo sie sich selbst und ihre Kompetenzen beschreiben können. Man kann auf der Plattform Freelancer Jobs als Ausschreibungen erstellen, für die sich die freien Mitarbeiter bewerben können.

Freelancermap.de

Auch bei dieser Webseite findest du verschiedenste Selbständige, vor allem aus der IT-Branche. Im Gegensatz zu Freelance.de sollte man hier beachten, dass keine Vermittlungsgebühren anfallen.

Bloggerjobs.de

Gerade wenn Sie freie Mitarbeiter für das Verfassen und Erstellen von Texten oder Inhalten suchen, sind Sie bei Bloggerjobs richtig angelangt. Auch für Tätigkeiten im Bereich Vlogs oder Podcasts finden Sie hier Unterstützung.

Upwork.com

Kommen wir nun zu einem internationalen Freelancer Portal. Hier zeichnet sich Upwork als eine der beliebtesten Plattformen weltweit aus. Hier findet man Freelancer aus allen verschiedenen Bereichen, dazu zählen kreative Tätigkeiten, wie das Verfassen von Texten oder das Erstellen von Grafiken, und noch viel mehr. Die Bezahlung läuft hierbei über die Plattform selbst, dabei werden Gebühren sowohl von den Unternehmen als auch von den freien Mitarbeitern verlangt. Dafür findet man hier sehr viele Selbständige und die Bezahlung läuft für beide Seiten mit vielen Sicherheiten.

Fiverr.com

Auch Fiverr zählt zu den bekanntesten Plattformen weltweit. Hier bieten die Freelancer Ihre Tätigkeit in Form von Projekten an, bei denen man zwischen verschiedenen Qualitätsstufen unterscheiden kann. Man findet hier sehr professionelle Selbständige, auch die Bezahlung wird sehr gut von der Webseite abgewickelt.

Wie lassen sich Freelancer in Ihr Projekt integrieren?

Nun haben Sie sich dazu entschieden, einen freien Mitarbeiter für Ihr Projekt einzustellen. Hierbei handelt es sich um eine Form von Outsourcing, bei der Sie eine externe Person mithelfen lassen. Damit dies richtig funktioniert, sollten Sie ein paar Dinge berücksichtigen. Darüber möchten wir Sie in den folgenden Absätzen informieren.

Kommunikation mit dem internen Team

Bevor der freie Mitarbeiter die Tätigkeit bei Ihnen beginnt, sollten Sie die Beweggründe dahinter mit dem bereits bestehenden Team kommunizieren. Viele Mitarbeiter könnten sich beleidigt fühlen, da sie ja anscheinend selbst nicht produktiv genug sind und deshalb mehr Hilfe benötigt wird. Sie könnten aber auch den Freelancer als billige Hilfe ansehen und diesen nicht wertschätzen und in das Team aufnehmen.

Gerade wenn aber öfter freie Mitarbeiter eingestellt werden bzw. diese für einen längeren Zeitraum dem Team assistieren, sollte das Team dementsprechend darauf vorbereitet werden. Gerade wenn dieser als Fachexperte vorgestellt wird, liegen die Chancen gut, dass das Team die Hilfe gut aufnimmt.

Klare Aufgabenverteilung

Wichtig ist es auch, dass Sie dem freien Mitarbeiter einen klaren Rahmen verschaffen, in dem er agieren kann. Es sollten klare Aufgaben zugewiesen werden, auch eine seriöse Kommunikation ist wichtig. Auch im Rahmen des Projektmanagements gibt es unterschiedliche Methoden, die man einsetzen kann. Ist der Freelancer darüber informiert weiß er, was er zu tun hat und wie die Arbeitsweise bei Ihrem Projekt funktioniert. 

Hier kann es hilfreich sein, wenn Sie Ihr Projektmanagement über ein digitales Tool abwickeln. Mit einem Tool wie Asana kann die Projektzeitplanung, das Ziel, die verschiedenen Aufgaben und die Deadlines abgebildet werden. Zudem ist mit Asana eine reibungslose Kommunikation möglich, sowohl mit dem internen Team als auch mit den freien Mitarbeitern.

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Professionelles Onboarding

Wenn ein freier Mitarbeiter Sie langfristig bei Ihrem Projekt unterstützt ist es wichtig, dass dieser richtig eingeschult wird. Dies können Kennenlern-Meetings mit den wichtigsten Teamkollegen sein, Dokumente über das Corporate Design oder auch das Festlegen einer Ansprechperson für den digitalen Nomaden. Damit kann sich dieser gut in die individuelle Arbeitsweise einfinden und eine bessere Arbeit leisten.

Welche Vorteile hat das Anstellen von Freelancern?

Ein freier Mitarbeiter kann viele Vorteile gegenüber normalen festangestellten Mitarbeitern haben. Auf die wichtigsten Punkte werden wir hier näher eingehen:

  • Weniger Risiko: Freelancer werden meist nur für eine gewisse Zeit angestellt, in welcher auch die Hilfe benötigt wird. Wenn keine Arbeit mehr zu tun ist, wird die Zusammenarbeit beendet oder die Stunden auf ein Minimum reduziert.

  • Mehr Fachwissen: Freie Mitarbeiter konzentrieren sich auf ein Fachgebiet, in dem sie meist über eine hohe Qualifikation verfügen. Wenn dieses Wissen im Unternehmen fehlt, kann man es auf diese Weise schnell erwerben.

  • Mehr Engagement: Freelancer arbeiten als selbständige Unternehmer und leben von ihrer Auftragslage. Deshalb zeigen diese oft mehr Engagement und selbstbestimmtes Arbeiten als Angestellte in Festanstellung

  • Schnelle Akquise: Freie Mitarbeiter finden sich schnell auf den verschiedensten Plattformen. Im Gegensatz zum Einstellungsprozess für fixangestellte Mitarbeiter ist das Recruiting für Freelancer viel schneller.

Auch die freien Mitarbeiter selbst haben einen Vorteil davon, dass diese auf selbständiger Basis arbeiten. So können diese über Arbeitszeit und Arbeitsort mitbestimmen. Viele Freelancer arbeiten als digitale Nomaden, das heißt, sie arbeiten neben dem Reisen. Gerade für jüngere Generationen ist dieses Arbeitskonzept im Sinne von New Work sehr interessant und verlockend.

Abschließend ist also zu sagen, dass es im Projektmanagement oft sehr hilfreich sein kann, freie Mitarbeiter einzustellen. Diese sind schneller angestellt und verfügen über sehr viel Fachwissen. Wenn Sie diese Methode des Outsourcings also noch nie angewendet haben, sollten Sie diese auf jeden Fall einmal in Erwägung ziehen.

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