Ein pixelgenauer Prozess: So verwalten Sie Kreativanfragen effektiv

Für viele Marketingteams kann sich die Kreativproduktion – der Prozess des Schreibens, Entwerfens und Produzierens aller Landingpages, E-Mails und Videos, die Kunden sehen – wie ein Wirrwarr anfühlen. Anfragen kommen aus allen möglichen Richtungen per E-Mail, Slack oder durch Gespräche im Flur. Wichtige Informationen wie Projektspezifikationen, Zeitpläne und kreative Vorgaben sind oft unvollständig, wenn nicht sogar vollständig fehlen. Und wenn es um die Verwaltung von Feedback und Genehmigungen für kreative Arbeit geht, wird das Bild nur noch unschärfer.

Ohne einen klaren und effizienten Prozess für kreatives Projektmanagement entsteht ein chaotisches Arbeitsumfeld, das Ihr Team ausbremst und es Ihren Textern und Designern erschwert, das zu tun, was sie am besten können: herausragende Arbeit zu leisten, die Ihr Publikum begeistert und anspricht. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, die kreative Produktion über alle Ihre Marketingkampagnen, Veranstaltungen und Produkteinführungen hinweg zu verwalten und zu verfolgen, ohne dass etwas übersehen wird. Hier sind vier Ideen, mit denen Sie Ihren kreativen Produktionsprozess perfekt abstimmen können, damit Ihre Teammitglieder mühelos zusammenarbeiten können.

1. Zentralisieren Sie Ihre Kreativanfragen

Wenn Kreativanfragen aus allen möglichen Richtungen eingehen, wird es schnell schwierig, den Überblick zu behalten. Das liegt daran, dass Sie am Ende viel Zeit damit verbringen, Informationen zu konsolidieren, um eine einzige Informationsquelle zu schaffen, anstatt sich auf die kreative Arbeit selbst zu konzentrieren. Was wäre, wenn Sie jeden Tag mit einem klaren Bild aller Designarbeiten beginnen könnten, die von anderen Teams angefordert werden, und die Arbeit entsprechend nach Priorität, Fälligkeitsdatum und Projektumfang aufteilen könnten?

Sie können dies erreichen, indem Sie Ihren kreativen Produktionsprozess zentralisieren. (Unser Kreativteam verwendet natürlich Asana.) Wenn Sie einen Ort für die Erfassung aller eingehenden Kreativanfragen festlegen, müssen Sie nur noch einen Ort für alle Aufgaben überprüfen, die erledigt werden müssen – anstatt E-Mails, Slack und persönliche Gespräche zu verwenden, um sich über alles im Klaren zu sein.

Asana-Tipp: Richten Sie mit unserer Vorlage schnell ein Projekt für die Verwaltung von Kreativanfragen ein, von der Annahme bis zur Auslieferung.

Durch die Verwaltung all Ihrer Anfragen in einem Asana-Projekt wissen die Beteiligten, wo sie nach kreativen Arbeitsergebnissen suchen müssen: Marketingmanager können kreative Inhalte für ihre digitalen Kampagnen, Veranstaltungen und Blog-Inhalte anfordern. Designer und Texter wissen, wo sie nach neuen Projektaufträgen oder Status-Updates suchen müssen. Und vor allem haben Führungskräfte und Produzenten von Kreativteams einen vollständigen und klaren Überblick über die gesamte Arbeit, die in ihrem Team zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistet wird.

2. Sammeln Sie wichtige Details im Voraus

Um sicherzustellen, dass Ihre Designer und Texter genügend Informationen haben, um mit der kreativen Arbeit zu beginnen, ist es wichtig, ein Briefing zu haben. Solide Kreativ- oder Projekt-Briefings können der beste Freund eines Kreativteams sein, und die Erstellung einer Standardversion hilft allen, während des gesamten Produktionsprozesses auf dem gleichen Stand zu bleiben.

Abhängig von den spezifischen Bedürfnissen des jeweiligen Teams wird das Kreativ-Briefing jedes Teams einige leichte Abweichungen aufweisen. Ein Kreativ-Briefing sollte jedoch mindestens die Marketingziele, die mit der Arbeit erreicht werden sollen, klar definieren, Erwartungen in Bezug auf Umfang und Fristen festlegen und klären, wer die Prüfer und Genehmigenden sind. Darüber hinaus sollte Ihr Kreativ-Briefing alle Designspezifikationen wie Lieferformat, Größe und alle anderen erforderlichen Elemente enthalten. Indem Sie all diese Details im Voraus erfassen, kann Ihr Team früher mit der kreativen Produktion beginnen.

Asana-Tipp: Sie können Ihren Prozess weiter vereinfachen, indem Sie ein Formular in Asana für Ihr Kreativ-Briefing verwenden. Wenn jemand ein Formular einreicht, wird automatisch eine Aufgabe in Ihrem Projekt für Kreativanfragen erstellt.

3. Kommunizieren Sie Ihren Prozess

Wenn Sie einen kreativen Produktionsprozess etablieren und er nie kommuniziert wird, war er überhaupt ein Prozess? Abgesehen von philosophischen Überlegungen ist die interne Kommunikation darüber, wie Ihr Kreativteam mit Anfragen umgeht, ein wichtiger Aspekt, um den kreativen Produktionsprozess zu optimieren. Denn wenn Ihre Teamkollegen nicht wissen, wo sie Kreativanfragen einreichen sollen oder wie der Prozess des kreativen Projektmanagements funktioniert, werden sie weiterhin ad hoc Methoden wie E-Mails und kurze Anfragen am Schreibtisch verwenden.

Um sicherzustellen, dass die Teammitglieder dem von Ihnen gewählten Prozess folgen, sollten Sie klarstellen, dass Anfragen, die auf anderem Weg eingereicht werden, nicht bearbeitet werden. Es ist auch wichtig, klar zu kommunizieren, welche Informationen – Ziele, Spezifikationen, Beispiele – bei jeder Anfrage erwartet werden.

Asana-Tipp: Laden Sie funktionsübergreifende Teamkollegen zu Ihrem Projekt für Kreativanfragen in Asana ein und posten Sie eine Nachricht, um sie über Ihren Prozess zu informieren.

4. Überprüfungsvorgänge und Genehmigungen optimieren

Sie haben also jede Kreativanfrage priorisiert und zugewiesen, Ihre Designer und Texter arbeiten an allen Ergebnissen, und das ist Ihr Produktionsprozess, richtig? Nicht ganz. Wenn Sie nicht schon mit den ersten Entwürfen ein perfektes Ergebnis erzielen, erfordert die Produktion hochwertiger Inhalte mehrere Feedbackrunden mit allen Beteiligten. Leider ist dies auch der Teil des kreativen Produktionsprozesses, der zu Engpässen führen kann.

Wenn Sie Feedback von mehreren Stakeholdern verwalten, wird die Nachverfolgung, welche Inhalte zur Überprüfung bereit sind oder welche Änderungen eine hohe Priorität haben (im Vergleich zu „nice to have“), schnell zu Kopfschmerzen führen. Glücklicherweise erleichtert Asana den Prozess, indem es die Genehmigungsphase jedes Ergebnisses in Ihrem Projekt für Kreativanfragen mithilfe von benutzerdefinierten Feldern einfach nachverfolgt. Und mit Korrekturhinweisen ist es einfacher als je zuvor, umsetzbares Feedback zu visuellen Inhalten zu erhalten.

Asana-Tipp: Fügen Sie das von Asana erstellte benutzerdefinierte Feld „Genehmigungsstatus“ zu Ihrem Projekt für Kreativanfragen hinzu, damit Stakeholder automatisch eine Benachrichtigung erhalten, wenn etwas zur Genehmigung bereit ist.

Anmerkung der Redaktion: Wir haben einige Verbesserungen an unserer Genehmigungsfunktion vorgenommen, seit wir diesen Beitrag veröffentlicht haben. Im die neuesten Updates.

Anpassen und verbessern

Wenn Sie beginnen, Ihren kreativen Produktionsprozess in Asana zu implementieren, erhalten Sie Feedback darüber, wie er für Ihre Teamkollegen funktioniert, und können ihn bei Bedarf anpassen. Nehmen Sie Anpassungen vor, wenn Sie auf Reibungspunkte stoßen und sich die Bedürfnisse Ihres Teams weiterentwickeln. Und sobald Ihr Prozess an einem guten Ort ist, können Sie ihn für andere Arbeitsanfragen replizieren, wie z. B. Webentwicklung oder Werbegeschenke. Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Kreativanfragen zu bearbeiten? Erfahren Sie, wie Asana dabei helfen kann.