4 Tipps zur gemeinsamen Nutzung von E-Mail und Asana

Es gibt so viele verschiedene Kommunikationstools, aber wenn es um die Arbeit geht, sind E-Mails in der Regel unvermeidlich. Das ist in Ordnung – wir können Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, indem wir Ihren E-Mail-Workflow in Ihren Asana-Workflow integrieren. Hier sind vier einfache Möglichkeiten, wie Sie das tun können.

Asana-Updates nach Ihren Vorstellungen

Sie müssen sich nicht bei Asana anmelden, um über die Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben. Nutzen Sie stattdessen E-Mail-Benachrichtigungen, um die Arbeit, die Ihnen am wichtigsten ist, im Auge zu behalten. Sie können die Art der E-Mail-Updates und deren Häufigkeit auswählen, die Sie von Asana erhalten, einschließlich: 

• Aktivitäten-Updates: Erhalten Sie eine E-Mail über jede @Erwähnung, neue Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, und Fertigstellungs-Updates für Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind. Wenn Sie regelmäßig über die Arbeit in Asana informiert werden möchten, sind diese Updates genau das Richtige für Sie. 

• Nur Erwähnungen: Wie der Name schon sagt, erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn Sie in einer Aufgabe oder einem Kommentar-Thread @erwähnt werden. Darüber hinaus geben wir Ihnen Bescheid, wenn Sie eine Direktnachricht erhalten oder Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.

• Tägliche Zusammenfassungen: Erhalten Sie einen täglichen Überblick über neue Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, und bevorstehende Fälligkeitsdaten. Sie sehen alle diese Updates in einer E-Mail, sodass Sie nicht mehrere durchsuchen müssen.

• Wöchentliche Berichte: Wenn Sie weniger häufige Updates wünschen, erhalten Sie eine wöchentliche E-Mail mit einem Statusbericht zu Projekten in Ihren Portfolios.

Diese Updates machen es Ihnen leicht, auch unterwegs auf dem Laufenden zu bleiben, besonders an Tagen, an denen Sie nicht so viel Zeit mit der Arbeit in Asana verbringen können. Und denken Sie daran, dass alle Informationen, die wir an Ihren E-Mail-Posteingang senden, auch in Ihrer Asana-Inbox zu finden sind. Erfahren Sie, wie Sie mit der Asana-Inbox die wichtigsten Updates erhalten.

Aufgaben per E-Mail direkt an „Meine Aufgaben“ senden

Es ist leicht, den Überblick über wichtige E-Mails zu verlieren, egal ob es sich um Dateien, Erinnerungen, Projekt-Updates oder etwas anderes handelt. Ohne eine einfache Erinnerung, auf eine E-Mail zurückzukommen, könnten wichtige Aktionspunkte übersehen werden.

Aufgaben sind der beste Weg, um diese Aktionspunkte zu erfassen, damit Sie immer wissen, was bis wann von wem erledigt sein muss. Mit Asana ist es ganz einfach, neue Aufgaben direkt aus Ihrer E-Mail zu erstellen. So geht's: 

• Leiten Sie jede E-Mail an x@mail.asana.com weiter. Dadurch wird eine Aufgabe (die Ihnen zugewiesen ist) in dem Asana-Arbeitsbereich erstellt, der mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist.

• Sie können auch eine neue E-Mail schreiben und sie in eine Aufgabe umwandeln. Ihre Betreffzeile wird zum Aufgabennamen, während der Text der E-Mail zur Aufgabenbeschreibung wird. Senden Sie die E-Mail an x@mail.asana.com, und die Aufgabe wird wie von Zauberhand in „Meine Aufgaben“ angezeigt.

Wenn Ihr Vorgesetzter das nächste Mal eine Anfrage an Ihre E-Mail-Adresse sendet, denken Sie daran, dass es ganz einfach ist, diese in eine Erinnerungsaufgabe in Asana umzuwandeln.

Erledigen Sie Ihre Arbeit direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang

Ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Apps kann Ihre Zeit und Produktivität beeinträchtigen. Wenn Sie bereits in Ihrem E-Mail-Postfach sind, können Sie dort bleiben, um Ihre Arbeit in Asana zu erledigen. Wenn Sie ein Asana-Update in Ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, z. B. wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, können Sie direkt in der E-Mail Maßnahmen ergreifen:

• Die Aufgabe kommentieren: Antworten Sie auf die E-Mail, und Ihre Nachricht wird zu einem Kommentar zur Aufgabe.

• Die Aufgabe einem Teamkollegen zuweisen: Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das Feld An: ein. Die Aufgabe wird dem angegebenen Teamkollegen zugewiesen.

• Einen Teamkollegen als Beteiligten einer Aufgabe hinzufügen: Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das CC-Feld ein. Ihr Teamkollege wird als Beteiligter zur Aufgabe hinzugefügt.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einer Jahresplanung mit vielen funktionsübergreifenden Partnern und schnelllebigen Arbeitsvorgängen. Wenn Sie Ihren Teamkollegen als Beteiligten in CC setzen können, können Sie sich schnell innerhalb Ihrer E-Mail bewegen und die Arbeit auf Kurs halten. 

Verknüpfen Sie Asana mit Ihrer E-Mail-Plattform

Integrationen verbinden die Tools, die Sie bereits verwenden, mit Asana, wodurch der Bedarf an App-Wechseln reduziert wird und Ihre Arbeit weiterhin nach Plan verläuft. Unsere Integrationen mit Gmail und Outlook helfen Ihnen, E-Mails in konkrete Arbeitsvorgänge umzuwandeln, sodass Ihr Posteingang zu einer Erweiterung Ihres Asana-Arbeitsbereichs wird.

Die Gmail- und Outlook-Integrationen geben Ihnen die Flexibilität, Asana tatsächlich in Ihrem Posteingang zu verwenden, anstatt E-Mails an x@mail.asana.com weiterleiten zu müssen. Sie können E-Mail-Threads in Aufgaben umwandeln, die Sie sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen können, und Sie können auch ein Fälligkeitsdatum auswählen.

Durch die Kombination von Regeln mit der Gmail-Integration können Teams automatisch E-Mails von einem Konto versenden lassen. So können Teams vom manuellen Senden einer E-Mail dazu übergehen, Auslöser für den automatischen E-Mail-Versand an die von Ihnen ausgewählten Empfänger festzulegen. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das viele E-Mail-Updates umfasst, sind diese Integrationen ideal, um sicherzustellen, dass die Arbeit weiterhin in Asana erfasst und geteilt wird, ohne zwischen den Plattformen hin- und herwechseln zu müssen. Die Asana Academy bietet separate Kurse an, in denen Sie Best Practices für die Verwendung von Asana mit Gmail und Asana mit Outlook kennenlernen können.

Smarter arbeiten mit Asana und Ihren E-Mails

Diese Funktionen entlasten nicht nur Ihre E-Mails, sondern bringen Ihren Posteingang auch auf die nächste Stufe und stellen sicher, dass jeder Aktionspunkt erfasst wird und nichts übersehen wird. Die Verbindung zwischen Asana und Ihren E-Mails bedeutet einen reibungsloseren Workflow, der es Ihnen ermöglicht, intelligenter und mit mehr Klarheit und Effizienz zu arbeiten.