Quadient ermöglicht eine epische Transformation mit Asana

Mit seinen EPIC-Unternehmenswerten – Empowerment, Passion, Inspiration und Community – hat Quadient einen Weg geschaffen, der es seinen Kunden ermöglicht, ihren Kunden durch bessere Verbindungen bessere Erfahrungen zu bieten. Heute kann das Unternehmen auf eine lange Führungsgeschichte auf Weltklasse-Niveau zurückblicken, die es mit seiner Strategie „Back to Growth“ fortsetzen möchte.

Mit der Zeit kann Wachstum zu überflüssigen Organisationsstrukturen und veralteten Technologien führen, die die Lieferzeiten verlangsamen, betriebliche Ineffizienzen verursachen und zu einer uneinheitlichen Qualität der Ergebnisse führen. Anstatt zu riskieren, Opfer seines Erfolgs zu werden, entschied sich Quadient dafür, ein stabiles Arbeitsumfeld zu schaffen und sich zu wandeln, um seine Agilität zu bewahren. 

Jayati Shah-Thiel war für die Leitung des Übergangs von Quadient Marketing zur agilen Methodik und die Implementierung der für die Transformation erforderlichen Tools verantwortlich. „Quadient hat eine komplexe Unternehmensstruktur“, erklärte Jayati. „Es ist eine Matrixorganisation mit Lösungsgruppen sowie globalen und regionalen Teams. Manchmal konnte es zu Reibungen kommen, weil wir auf unterschiedliche Weise arbeiteten und innerhalb einer ungleichen Struktur berichteten.“ Wie der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, können Menschen, die in diesen komplexen Strukturen arbeiten, bis zu 58 % ihrer Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ verbringen.

Jayati kommentierte das Transformationsprojekt wie folgt: „Wir wollten die Regionen vereinen und Lösungen finden, um die Leistung zu steigern, damit wir auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben. Wir mussten unsere Weltklasse-Teams auf bestimmte Ergebnisse fokussieren, damit sie mit dem Tempo des Unternehmens und den an die Mitarbeitenden gestellten Anforderungen zurechtkommen.“

Technologie ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Transformation

Die agile Transformation von Quadient erforderte, dass alle an einem Strang ziehen. „Wir haben zunächst ein Projektteam zusammengestellt, das Menschen aus verschiedenen Bereichen zusammenbrachte. Außerdem sollten Menschen einbezogen werden, die lange genug dabei sind, um ein tiefgreifendes Verständnis unseres Geschäfts und seiner Funktionsweise mitzubringen“, sagte Jayati. „Gemeinsam mussten wir eine Methodik entwickeln, wie wir Agile auf die richtige Weise für unser Unternehmen implementieren können.“

Die Transformation begann mit einem Anforderungsdokument, das die funktionalen und technischen Anforderungen des Unternehmens darlegte. Schließlich nahm das Team drei Work-Management-Lösung in die engere Auswahl. „Unser Softwareentwicklungsteam verwendet bereits Jira, daher wollten wir prüfen, ob es unsere Anforderungen an ein agiles Unternehmensmodell erfüllen kann“, erklärt Jayati. „Wir hatten auch bereits Erfahrung mit einem anderen Work-Management-Tool und wollten Asana in Aktion sehen.

„Obwohl Asana anfangs ein unbekanntes Unternehmen war, ist das große Alleinstellungsmerkmal von Asana letztendlich die Benutzeroberfläche – sie ist so einfach zu bedienen, dass jeder mit dem Tool herumexperimentieren und es verstehen kann.“

„Asana und Agile ergänzen sich perfekt“

Von Inhalten bis hin zu kreativen Assets, von der Nachfragegenerierung bis hin zu E-Commerce-Portalen, Kampagnen und mehr – fast alle Marketingteams von Quadient auf der ganzen Welt nutzen Asana. „Wir haben uns vorgenommen, unsere Arbeitsmethoden aufeinander abzustimmen, und mit Asana konnten wir unsere agile Transformation erfolgreich umsetzen“, sagte Jayati. 

Gesteigerte Leistung und Effizienz

Die Marketingabläufe von Quadient sind effizient, die Teams arbeiten in Sprints und Ergebnisse werden regelmäßig geliefert. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit können durch die Verbesserung von Prozessen 257 Stunden pro Jahr eingespart werden.

„Als Teil unserer Agile-Methodik schätzen wir den Umfang einer Aufgabe in Form von T-Shirt-Größen ein – klein (S), mittel (M) und groß (L). Innerhalb von Asana haben wir Regeln eingerichtet, um diese Größenordnung bei der Zuweisung der Aufgabengewichtung automatisch zu berücksichtigen“, sagte Jayati. „Formulare sind eine weitere Funktion, die vom gesamten Team geschätzt wird, da sie Anfragen an einem Ort erfasst, sodass diese leichter zu überprüfen sind. Wir verwenden sogar iframes, damit Personen, die keinen Zugriff auf Asana haben, Anfragen senden können.“

Mehr Fokus auf Flexibilität und Zusammenarbeit

Alle Marketingteams haben einen besseren Überblick über alle laufenden Arbeiten. Asana ermöglicht einen natürlichen Kommunikationsfluss auf globaler Ebene, anstatt dass Mitarbeitende einzelne Updates senden müssen, was laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit ein Drittel der Arbeitnehmer ablenken und überfordern kann.

„Die Integration von Asana mit Jira ermöglichte es uns, das Softwareentwicklungsteam und diejenigen, die eng mit ihnen zusammenarbeiten– einschließlich der Web- und Portalteams – einzubinden, da sie weiterhin auf die gleiche Weise wie zuvor zusammenarbeiten können“, sagte Jayati. „Die Oberfläche von Asana enthält auch übersichtliche Dashboards, mit denen auf einfache Weise Berichte erstellen werden können. Im Laufe der Zeit haben wir die Teams dazu ermutigt, die von uns erstellten Standardberichte auf der Grundlage ihres Workflows anzupassen.“

Mehr Zeit für die Strategiearbeit

Zu einer Zeit, in der der Bericht zur Anatomie der Arbeit einen Trend zu weniger Zeitaufwand für die Strategiearbeit zeigt – 9 % im Jahr 2022 im Vergleich zu 14 % im Jahr 2021 – hat Quadient Agile eingesetzt, um die „Arbeit rund um die Arbeit“ zu reduzieren. Meetings sind jetzt dazu da, bestimmte Entscheidungen zu treffen oder bestimmte Ergebnisse zu erzielen.

„Mit Ausnahme unserer jährlichen Anwenderkonferenz spiegeln unsere Projekte unsere täglichen Aufgaben wider; sie sind also wie Kanban-Boards aufgebaut. Das hilft uns, die Arbeitsbelastung zu bewältigen und erfolgreiche Ideen zur Prozessverbesserung team- und regionenübergreifend auszutauschen“, sagte Jayati. „Transparenz ist der Schlüssel zu Agile und Asana hat uns geholfen, etwaige Bedenken im Unternehmen hinsichtlich eines solchen Schrittes zu überwinden. Ohne vollständige Transparenz kann unser Team die Funktionen des Tools nicht vollumfänglich nutzen – wie z. B. die Mehrfachzuordnung, mit der Aufgaben über mehrere Projekt-Boards hinweg verknüpft werden.“

Einheitlichkeit. Stabilität. Effizienz.

Asana hat erfolgreich für Einheitlichkeit im Marketing von Quadient gesorgt und dem Unternehmen ermöglicht, bei der Einführung der Agile-Methodik eine Vorreiterrolle zu übernehmen. Dies hat ein stabiles Arbeitsumfeld geschaffen, das es dem Marketing-Team ermöglicht, die Werte des Unternehmens jeden Tag zu verkörpern. Und bereits jetzt werden vernetzte Funktionen, wie die Web- und Portal-Teams, mit den Vorteilen vertraut gemacht, die sie durch die Einführung neuer, moderner Arbeitsweisen erfahren könnten.

Gemeinsam transformieren Asana und Agile Unternehmen, damit sie ihre Ziele erreichen können.