Outreach optimiert mit Asana Workflows und erhöht die Sicherheit

Ab und an sollte man sich selbst ein wenig von dem gönnen, was man anderen schenkt. Outreach, eine Plattform für Sales Engagement, hilft ihren Unternehmenskunden bei der Optimierung von Vertriebszyklen und der Bildung äußerst produktiver Teams. Das Outreach-Team erkannte, dass sie selber auch ein bisschen Optimierung gebrauchen könnten, insbesondere für ihre internen Arbeitsabläufe.

Das Unternehmen Outreach mit Hauptsitz in Washington und Niederlassungen in London und Prag hatte einen Punkt erreicht, an dem die internen Arbeitsabläufe aus dem Ruder liefen. Jeder Mitarbeiter benutzte verschiedene Hilfsmittel, von Work-Management-Plattformen über Tabellen bis hin zu Apps für Notizen. Die Teams hatten Mühe, Projekte zu erfassen, Fristen einzuhalten und sich auf gemeinsame Ziele auszurichten. Zudem versuchte die IT-Abteilung, eine Vielzahl von Tools zu verwalten, und musste Sicherheitsrisiken beherrschen und gleichzeitig die Art und Weise der Berechtigungsverwaltung vereinfachen.

IT-Projekt- und Programm-Manager Carley McGee wusste, dass etwas geschehen musste. Carley leitet die wichtigsten IT-Implementierungen des Unternehmens und das Software-Beschaffungsprogramm von Outreach. Ihr siebenköpfiges Team betreut die über 600 Mitarbeiter des Unternehmens, die ihr alle die gleiche Frage stellten: „Was ist das beste Tool zur Verwaltung meiner Arbeit?“

Neben potenziellen Sicherheitsproblemen schufen die fragmentierten Arbeitsabläufe ein Umfeld mit folgenden Schwierigkeiten:

• Für Führungskräfte war es schwierig, einen Gesamtüberblick zu erhalten. Die Teams hatten Schwierigkeiten, Daten über ihre Arbeit zu präsentieren. Zudem gab es kein organisiertes Archiv, welches die Arbeitsvorgänge und Entscheidungen dokumentierte.

• E-Mails konnten leicht übersehen werden, da die Arbeit nicht an einem Ort verwaltet wurde. Projektdetails gingen manchmal im Durcheinander verloren.

• Die Ressourcenverwaltung war von vielen Unklarheiten geprägt. Keiner konnte sich einen Überblick über die bevorstehende Arbeit verschaffen und Kapazitäten planen.

Dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zufolge, geben 64 % der Unternehmen, die Work Management Software verwenden, an, dass ihr Unternehmen auf Effizienz ausgerichtet ist. Diese Angabe steht 27 % der Unternehmen entgegen, die kein System zur Verwaltung ihrer Arbeit haben. Carley wollte sicherstellen, dass Outreach auf der richtigen Seite steht, und beschloss, eine Lösung zu finden, die sich bequem einsetzen lässt und für unabhängige Lernende sicher und benutzerfreundlich ist. Am dringendsten brauchten sie ein Tool, das die Mitarbeiter auch tatsächlich benutzen würden.

Auf der Suche nach Einfachheit, Sicherheit und Flexibilität

Carley benötigte eine Plattform mit leistungsstarken Sicherheitsvorkehrungen, insbesondere unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften wie der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des California Consumer Privacy Act (CCPA). Nach Ausscheiden eines Mitarbeiters musste Outreach in der Lage sein, die Daten sauber an einen Kollegen zu übergeben. Bei der Zusammenarbeit interner Teams mit Dritten musste das Unternehmen die Zugriffsebenen der Mitarbeiter auf einfache Weise steuern können.

Zunächst gingen Carley und ihr Team die Tools durch, die andere Teams bei Outreach abonniert hatten. Die technische Abteilung verwendete eine Projektmanagement-Plattform, die für sie gut funktionierte, und zunächst zog das Team von Carley in Erwägung, sie für eine breitere, teamübergreifende Nutzung zu erweitern. Deren Schnittstelle war jedoch kompliziert, und die Einführung im restlichen Unternehmen hätte die Ressourcen strapaziert. Outreach entschied sich schließlich dafür, das Entwicklerteam auf dem bestehenden Tool zu belassen und für das restliche Unternehmen Asana zu wählen. Der Hauptgrund lag in der Einfachheit von Asana und der hohen Anpassungsfähigkeit an eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Outreach integrierte Asana und Jira, das Tool des Entwicklerteams, sodass sich Teams gegenseitig über ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten und Informationen zwischen den Plattformen austauschen konnten. Dadurch wurden beide Plattformen miteinander verknüpft und keines der beiden Systeme isoliert genutzt.

Mit Asana kann das Outreach-IT-Team jetzt Nutzer-Lizenzen flexibel hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. Zudem kann Outreach es mit Okta, seinem Tool für sicheres Identitätsmanagement, verknüpfen. Marketingfachleute können den Zugriff für Auftragnehmer beschränken, die gerade an ihrer Kampagne arbeiten, und die mehrfachen Sicherheitszertifizierungen von Asana beruhigen das Team, wenn es um den Schutz von vertraulichen Informationen geht.

Jedes Unternehmen, das über mehrere Sicherheitszertifizierungen verfügt und zeigt, dass es das Thema Sicherheit ernst nimmt, bedeutet uns sehr viel. ”

Power-User weisen den Weg zur unternehmensweiten Einführung

Outreach begann mit etwas mehr als 100 Asana-Lizenzen, doch innerhalb von ein oder zwei Monaten war die Nutzung sprunghaft angestiegen.

Bei Eintritt neuer Mitarbeiter in das Unternehmen fügt Carley sie über die Okta-Integration in Asana hinzu. Und für diejenigen, die Hilfe beim Einstieg benötigen, erstellt sie ein Einführungsprojekt, das die Asana-Grundlagen anhand einer Vorlage erklärt, damit sie aktiv lernen, wie die Plattform zu nutzen ist. Power-User und Asana-Befürworter – in der Regel Projektleiter aus verschiedenen Teams bei Outreach – haben einen Slack-Kanal, über den sie bewährte Verfahren austauschen und Neueinsteiger anleiten, indem sie Fragen beantworten.

Führungskräfte sind oft schwer davon zu überzeugen, Workflow-Änderungen anzunehmen. Doch zum Zeitpunkt der Implementierung leitete einer der Power-User von Asana die Vertriebsabteilung. In wöchentlichen Besprechungen mit der Geschäftsleitung präsentierte er die Arbeit seines Teams mit Hilfe von Portfolios. Da alle Projekte bereits in Asana erfasst und auf dem neuesten Stand waren, musste er keine zusätzliche Arbeit leisten, um Ergebnisse zu finden oder alles auf den neuesten Stand zu bringen. Sein Einsatz von Asana zeigte, wie einfach es für Führungskräfte war, mehr Einblick zu erlangen, und holte andere Personen im Unternehmen mit ins Boot.

Was Carley an Asana besonders schätzt, ist die integrierte Berichterstattung über die Nutzung und Logins. So kann sie leicht erkennen, ob die Mitarbeiter die Plattform tatsächlich nutzen. Zudem kann sie so die Kosteneffizienz nachverfolgen, während die Zahl der Asana-Plätze von Outreach wächst.

Die teamübergreifende Einführung fühlte sich fast so an, als sei sie über Nacht geschehen. Innerhalb von ein oder zwei Monaten baten die Leute einfach um Zugriff zu Asana. Unsere Arbeitsumgebung wuchs ziemlich schnell. ”

Von der Planung anspruchsvoller Projekte bis hin zu Einzelgesprächen über Ziele

Durch die inbegriffene Flexibilität unterstützt Asana Outreach-Teams bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe:

• Die Marketingabteilung führt Kampagnen durch, arbeitet mit Auftragnehmern zusammen und verwaltet externe Veranstaltungen.

• Der Vertrieb nimmt Anfragen entgegen, verwaltet System-Updates und plant die anstehenden Arbeiten.

• Die Vertriebsleitung verwendet Asana für die Jahresplanung und in Einzelgesprächen zur beruflichen Entwicklung mit Berichten.

• Mehrere Teams verwalten auch OKRs innerhalb des Tools.

Anstatt alles manuell in Tabellen nachzuverfolgen, führt die Personalabteilung neue Mitarbeiter jetzt durch automatisierte Asana-Vorgänge ein. Nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters benachrichtigt das Einstellungsteam die Personalabteilung über ein Projekt mit einer Reihe von Aufgaben, wie beispielsweise den Versand eines Info-Pakets über neue Mitarbeiter. Damit werden alle Prozesse verwaltet, die im Hintergrund bei Neueinstellungen ablaufen. Durch diese Automatisierung hat die Personalabteilung zwei Schritte beseitigt, die zuvor doppelt erfolgt sind.

Neben den Standardfunktionen des Work Management mit Asana, wie Projekte, Aufgaben und Fälligkeitstermine, haben Outreach-Teams einige persönliche Favoriten. Das Analytics-Team verwendet gerne Formulare für eingehende Anfragen und erfasst die erforderlichen Details im Vorfeld, bevor die Warteliste verwaltet wird. Teams sind auch starke Befürworter von Regeln, die sie zur Automatisierung von Schritten und zur Zeitersparnis einsetzen, sowie von Portfolios, in denen Sie den Überblick über Projekte behalten.

Der unternehmensweite Einsatz von Asana schuf eine neue Ebene des Verantwortungsbewusstseins zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Es gibt weniger Hin-und-Her in der Kommunikation, und die Transparenz der Arbeit nahm zu. Im Jahr 2020, in dem alle Outreach-Teams ortsunabhängig arbeiten, ist dies ein großer Vorteil. Auf der IT-Seite verbringen Carey und ihr Team jetzt weniger Zeit mit der Verwaltung von Apps und können Sicherheitsrisiken leichter handhaben.

Reibungsloses IT-Management mit Asana

Heute wird bei Outreach kein Arbeitsschritt mehr übersehen, und die Teams sind dank Erinnerungen über den Beginn von Projekten und über anstehende Fristen in Asana proaktiver. Durch den nahtlosen Workflow kann Outreach seine Kunden jetzt besser bedienen und die Vertriebsabläufe weltweit mit neuer Effizienz weiter optimieren.

Bevor wir ein gutes Projektmanagement-Tool für die IT- und Sicherheitsteams hatten, mussten wir großen Aufwand betreiben, um Updates zu Projekten zu erhalten und zu verstehen, was vor sich ging. Asana hat uns dabei enorm geholfen. ”