Amel Rechid ist Legal Manager bei Leroy Merlin France. Sie ist verantwortlich für Verträge in Bezug auf Einkäufe und die Lieferkette, die die 144 Filialen versorgt und an 600 Millionen Online-Kunden liefert. „Durch unser Wachstum sind unsere internen Projekte komplexer geworden. Also begannen wir darüber nachzudenken, ein Projektmanagement-Tool zu beschaffen, das unserer Arbeit Struktur verleihen könnte “, erklärte sie. „Wir wussten, dass andere Abteilungen bei Leroy Merlin Asana verwendeten, und beschlossen, es selbst auszuprobieren. Wir haben einen Test-and-Learn-Ansatz gewählt und dachten: ‚Lasst uns einfach alle unsere Projekte einfügen und sehen, wie es funktioniert‘. Es war erstaunlich zu erleben, wie einfach Asana zu bedienen ist und welche Transparenz es für unsere tägliche Arbeit bietet.“

Sicherstellung von Überblick und funktionsübergreifender Zusammenarbeit 

Vor der Einführung von Asana war die Rechtsabteilung auf einfache Tools wie E-Mails und Tabellen angewiesen, was sich negativ auf die Leistung des Teams auswirkte. „Jeder Anwalt aktualisierte 3–4 Tabellen für seine Projekte sowie Tabellen von unseren internen Kunden in den Bereichen Marketing, Lieferkette, IT und Dienstleistungen. Das machte das Projektmanagement zu einem sehr zeitaufwändigen Prozess “, sagte Amel. „Dann kamen die Besprechungsprotokolle, Verträge und unterstützenden Dokumente – es konnte bis zu 3 Stunden dauern, um die benötigten Informationen zu finden.

„Da die Berichterstattung ein manueller Prozess war, war es außerdem wirklich schwierig, eine Gesamtübersicht über unsere Arbeit zu erhalten. Wir hatten keine Automatisierung und keine Visualisierung von Daten, was es schwierig machte, unsere Aktivitäten zu verfolgen und zu messen. Und wir hatten keine Möglichkeit, das Wissen von Angestellten zu nutzen, sobald sie das Unternehmen verlassen hatten.“

Intelligente Zusammenarbeit über Asana

Als zentrale Funktion arbeitet das Rechtsteam mit anderen Business-Abteilungen innerhalb von Leroy Merlin zusammen. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit ist „intelligente Zusammenarbeit“ das Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen Erfolg und Misserfolg für ein Business. Teams sind in der Lage, ihre Aufgaben effektiver zu erledigen, was es einem Unternehmen ermöglicht, seine Ziele schneller zu erreichen, indem es den Umsatz steigert, schwierige Zeiten übersteht und die Kundenbedürfnisse erfüllt.  

„Wir wussten, dass wir, wenn wir einen Weg finden würden, Informationen über unsere Projekte effektiv auszutauschen, davon profitieren könnten, um produktiver zu werden“, sagte Amel. „Asana hat uns geholfen, unsere Arbeitsprozesse zu formalisieren und unseren internen Kunden zu zeigen, welchen Wert die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung hat.“

Laserscharfer Fokus schafft mehr Zeit für strategische Arbeit

Leroy Merlin ging die Implementierung intelligent an. Das Unternehmen entschied sich, seine Arbeitsprozesse zu optimieren, indem es die Integrationen von Asana nutzte, um bestehende Tools zu verknüpfen, darunter Google Suite für Produktivität und Dokumentenverwaltung. Dadurch wurde unnötiger manueller Aufwand eliminiert – der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass Angestellte 58 % ihres Arbeitstages mit „Arbeit rund um die Arbeit“ verschwenden und nur 9 % ihres Arbeitstages mit strategischen Aufgaben verbringen.

„Wir verschwenden keine Zeit mehr damit, Tabellen auszufüllen“, sagte Amel. „Wir müssen nicht einmal über die Berichterstattung nachdenken. Asana ist Zauberei. Jetzt können wir uns einfach auf unsere Projekte konzentrieren, weil wir wissen, dass wir jederzeit jeden Bericht erstellen können und den greifbaren Mehrwert aufzeigen können, den das Rechtsteam für den Prozess schafft.“

Effizienz vereinfacht und beschleunigt den Prozess

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit legt nahe, dass Angestellte in Führungspositionen 5,6 Stunden pro Woche einsparen können, indem sie einfach bestehende Arbeitsprozesse verbessern. Die Rechtsabteilung von Leroy Merlin hat immer mehrere strategische Projekte gleichzeitig in Bearbeitung. Amel ist der Ansicht, dass ihr Team die Effizienz erreicht, die es benötigt, um Projekte zu liefern, dank der in Asana festgelegten Regeln, die bestimmen, wann die Automatisierung den Prozess vereinfachen, unterstützen und beschleunigen kann. 

„Vor zwei Jahren haben wir unseren Marktplatz in Frankreich eingeführt. Über Asana teilten wir die verschiedenen Projektphasen mit den Anwälten, arbeiteten zusammen und verwalteten Aktivitäten in Frankreich, Spanien und Italien, ohne dass die unterschiedlichen Zeitzonen den Fortschritt beeinträchtigten.“

Konsistenz sorgt für Klarheit über die laufende Arbeit

Obwohl funktionsübergreifende Teams ihre eigene Arbeitsweise haben, verbessert Asana die Transparenz von Aufgaben und identifiziert Prioritäten. „Wir nutzen die Portfolioansicht, um die Arbeitsauslastung innerhalb der Rechtsabteilung zu verwalten, da wir für jedes Projekt auf übersichtliche und klare Weise sehen können, was auf dem Spiel steht, welche potenziellen Risiken bestehen und welche wichtigen Details es gibt“, erklärte Amel. „Obwohl jedes Projekt anders ist, sorgt Asana für Einheitlichkeit in der Arbeitsweise des Teams, was uns alle miteinander verbindet.“

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit legt nahe, dass klare, verknüpfte Ziele die Zusammenarbeit mit Beteiligten in anderen Abteilungen erleichtern, da Mitarbeiter eher dazu neigen, Informationen zu teilen, sicherzustellen, dass sie die richtigen Personen erreichen, und wichtige Beteiligte auf dem Laufenden zu halten. 

Amel reflektierte über ihre Erfahrungen mit Asana und sagte: „Asana gibt uns auf visuelle und leicht verständliche Weise einen Überblick über alle Aktivitäten. Das ist wirklich nützlich, wenn es an der Zeit ist, Budgets mit Führungskräften zu besprechen und unserer Zentrale zu zeigen, wie wir die tägliche Arbeit der Anwälte optimieren. Wir können auch sehen, wann unsere Kolleg*innen beschäftigt sind, und wenn es so aussieht, als wäre es zu viel, können wir einen Weg finden, die Arbeitsbelastung innerhalb des Teams neu zu verteilen.“

Ein intelligentes Tool für die Rechtsabteilung

Die regulatorische Landschaft verändert sich ständig, und Leroy Merlin möchte das Wissen und die Fähigkeiten aller seiner juristischen Fachkräfte nutzen, um sich auf alles vorzubereiten, was als Nächstes passiert. Wie der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, sind Unternehmen, in denen die Zusammenarbeit gut funktioniert, besser auf Veränderungen vorbereitet, was zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil führt und ihren langfristigen Umsatz steigert. 

„Wir haben neue Berater bei Leroy Merlin, die seit 1–2 Jahren als Anwälte tätig sind“, sagte Amel. „In Asana haben wir ein Projekt erstellt, um unser kollektives juristisches Wissen zu erfassen und zu teilen. Wenn sich jemand entscheidet, das Unternehmen zu verlassen, behalten wir seine Erfahrung, damit wir weiterhin davon lernen können.“

„Asana ist ein so leistungsstarkes Tool, und da das Parlament weiterhin neue Gesetze verabschiedet, wissen wir, dass wir in der besten Position sind, um mit den Veränderungen Schritt zu halten.“