EarthEnable verlegt mit Asana jährlich 2000 umweltschonende, nachhaltige Böden

In einer Studie der Weltbank aus dem Jahr 2007 stellten Forscher fest, dass durch das Verlegen von Zementböden statt Erdböden die Verbreitung von Parasiten um 78 % und Durchfallerkrankungen um 49 % reduziert werden können und die kognitive Entwicklung bei Kindern deutlich verbessert werden kann. Erdböden sind unhygienisch und damit ein Nährboden für Krankheiten und Moskitos und stellen ein Gesundheitsrisiko für über eine Milliarde Menschen weltweit dar.

Als Gayatri Datar Ruanda im Jahr 2013 zum ersten Mal im Rahmen eines Kurses der Standford Business School zum Thema Design für extreme Erschwinglichkeit besuchte, fiel ihr auf, dass überall wo sie war Erdböden die Norm waren. Nach ihrem Besuch machte es sich Gaya zu ihrer Aufgabe, eine erschwingliche und hygienische Alternative zu entwerfen und so entstand EarthEnable. Gaya und eine Kommilitonin aus Stanford entwickelten eine Lösung, bei der vor Ort verfügbare Materialien und eine Versiegelung auf Pflanzenbasis verwendet wurde, um einen umweltfreundlichen, gesundheitsfördernden und preisgünstigen Bodenbelag zu schaffen. Earth Enable bindet dabei Menschen der jeweiligen Region mit in die Forschung und Entwicklung ein: Es werden neue Bodenbeläge entwickelt und gleichzeitig wird die lokale Wirtschaft gestärkt – Maurern und anderen Bauhandwerkern wird die Chance geboten, sich ein eigenes Unternehmen aufzubauen.

Heute besteht das Team von EarthEnable aus fast 600 Mitarbeitern, von denen 99 % aus Ruanda und Uganda stammen und 100 % ihren Sitz in Ruanda und Uganda haben. Ryan Conlin ist der Personalchef von EarthEnable und arbeitet eng mit dem CEO der Organisation, Gaya, zusammen. Er übernimmt verschiedene Führungsrollen, verwaltet die unternehmensweite Kommunikation und arbeitet mit externen Partnern zusammen.

Die Herausforderungen einer Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen und Abteilungen

Als Ryan dem Team beitrat, gab es mehrere Methoden zur Nachverfolgung des Projektfortschritts, unter anderem E-Mails, Tabellen und einzelne Dokumente. „Es war ein komplettes Durcheinander und sehr verwirrend“, erklärt er. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter des Unternehmens quer über Ruanda und Uganda verteilt sind, so dass die Kommunikation und Zusammenarbeit aufgrund der geographischen Distanz schwierig war. Die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten hatten nicht immer Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigten.

Das Ergebnis waren zahlreiche Herausforderungen für EarthEnable:

• Die Mitarbeiter wussten nicht mehr, wo sie Zeitpläne oder Dokumente finden konnten, wofür sie verantwortlich waren oder wo sie sich auf den neuesten Stand bringen konnten. Dadurch waren sie dementsprechend ineffizient.

• Die Teams waren sich Ihrer Verantwortlichkeiten nicht bewusst, da es keine einheitlichen Arbeitsmethoden gab. Die Führung musste sich der Herausforderung stellen, dafür zu sorgen, dass die gesetzten Ziele erfüllt wurden, Fristen eingehalten und Projekte erfolgreich durchgeführt werden konnten.

• Die Verantwortlichen fühlten sich schlecht organisiert, waren sich jedoch insgeheim sicher, dass es Möglichkeiten zur Verbesserung der Situation geben müsse, die das Unternehmen und auch die Zielgruppe unterstützen.

Also machte sich das Führungsteam daran, eine Lösung zu finden, die der Organisation helfen würde, ihre Arbeit besser zu verwalten. Für EarthEnable musste ein geeignetes Tool gefunden werden, das es ihnen ermöglichte, die Arbeit nach Abteilungen zu organisieren, da die Rollen innerhalb der Organisation sehr unterschiedlich sind. Aufgaben und Termine mussten einzelnen Personen zugewiesen werden können, um Verantwortlichkeiten eindeutig zu definieren. Vor allem aber musste das Tool intuitiv sein, damit es von jedem Mitglied des Teams benutzt werden kann, da der Job bei EarthEnable für viele seiner Mitarbeitenden die erste Bürotätigkeit war.

Die Suche nach einer praktischen und intuitiven Lösung

Gaya und die Führungskräfte bei EarthEnable entschieden sich schlussendlich für Asana, da es alle Anforderungen an das allgemeine Projekt- und Zeitplanmanagement erfüllte. Asana verfügte über die notwendigen Funktionalitäten und ist benutzerfreundlich, so dass das gesamte Team es sofort anwenden konnte. Das riesige Ressourcenverzeichnis und der Support, der dem Team von Anfang an zur Verfügung stand, überzeugte EarthEnable dann auf ganzer Linie: Asana ersetzt seitdem Tabellen, Word-Dokumente und E-Mails.

Den Führungskräften war von Anfang an bewusst, dass eine erfolgreiche Einführung nur gelingen konnte, wenn Sie die ersten waren, die das neue Tool verwendeten. Deshalb nutzten sie Asana, um Prioritäten und Teambesprechungen zu organisieren. Daraufhin informierten sie alle weiteren Mitarbeiter darüber, dass die Arbeit fortan über Asana verwaltet werden würde und der Status von Projekten im Tool vermerkt wird. Da sowohl die Führungsebene als auch alle anderen Mitarbeiter Asana verwenden, ist es seitdem einfach, Verantwortlichkeiten zu klären.

Die Mitarbeitenden erkannten schnell den Mehrwert, den Asana bot, weil ihre Aufgabenlisten leicht zugänglich waren und die Kommunikation mit Vorgesetzten verbessert wurde. Dies löste einen positiven Dominoeffekt aus und ermutigte die Mitarbeitenden, das Tool auch für ihre persönlichen Aufgabenlisten zu verwenden. Tatsächlich begannen viele Mitarbeitenden sogar, es für ihre persönlichen To-do-Listen zu verwenden.

Klare Prioritäten bedeuten effizienteres Arbeiten

Die unternehmensweite Einführung von Asana führte bei EarthEnable zu zahlreichen Verbesserungen hinsichtlich ihrer Arbeit. Sowohl das Führungspersonal als auch die Mitarbeiter sind sich ihrer Verantwortlichkeiten bewusst und nutzen Einzelgespräche um sich darüber auszutauschen.Mithilfe von Kommentaren können Beteiligte den Status einer Aufgabe problemlos finden, unabhängig davon in welchem Büro sie tätig sind, welche Position sie innehaben, oder von wo aus sie gerade arbeiten.

Das Team hat auch eine Effizienzsteigerung durch die Nutzung von Asana erlebt, die sich vor allem in der Beantragung von und der Berichterstattung über Zuschüsse widerspiegelt. Indem für jeden Zuschuss eine eigene Aufgabe erstellt wird, erhalten die Mitarbeiter eine Übersicht über Fälligkeitsdaten, Verantwortlichkeiten und Termine für Berichte. Somit sind sie nicht mehr auf ein unpraktisches Dokument angewiesen, um Dutzende Zuschüsse nachzuverfolgen, wodurch es beinahe unmöglich war, den Status eines einzelnen Antrags zu prüfen. Heute organisiert EarthEnable die Anträge über Asana und erhält dadurch leichteren Zugang zu Finanzmitteln und kann den Kontakt mit Geldgebern, die dem Unternehmen mit Rat und Tat beistehen, besser aufrechterhalten. Mit Asana können Mitarbeiter Unterstützern schnell und einfach zeigen, wie ihr Beitrag das Unternehmen konkret unterstützt und welche Ziele durch ihre Hilfe für EarthEnable erreicht wurden und noch erreicht werden sollen. Das Ergebnis: Eine Steigerung der eingehaltenen Fristen und ein reibungsloserer Prozess zur Beschaffung von Fördermitteln.

Asana ermöglicht nicht nur Transparenz für externe Unterstützer, sondern bietet Mitarbeitenden von EarthEnable auch ein tieferes Verständnis der Vorgänge in ihrem Unternehmen. Mithilfe von Boards kann EarthEnable eingehende Anfragen aus dem gesamten Unternehmen in einem einzigen Projekt besser nachverfolgen. Dadurch erhält jeder einen Überblick über den Status einer Anfrage und auch funktionsübergreifende Beteiligte können somit leicht auf den neuesten Stand gebracht werden. Egal, ob es bei einer Anfrage darum geht, eine Maschine zu reparieren oder Vorschläge zur Verbesserung eines unternehmensübergreifenden Systems zu liefern: Mit den klar beschrifteten Spalten zur Kennzeichnung des Status kann jeder auf einfache Weise erfahren, wie es um seine Anfrage steht.

Die Dinge laufen aber nicht nur im gesamten Unternehmen wesentlich reibungsloser, sondern vor allem auch in der Führungsebene: Die Prioritäten von Gaya, Ryan und anderen Führungskräften sind klar definiert und Fragen und Aufgaben von höchster Priorität werden in einem speziellen Projekt namens „Executive“ bearbeitet.

Mit der unternehmensweiten Einführung und der Verwaltung von Arbeitsabläufen in Asana haben Ryan und das gesamte Unternehmen bemerkt, dass die Prozesse reibungsloser und schneller ablaufen und die Zusammenarbeit für alle einfacher ist. Das bedeutet schnellere Hilfe für die Zielgruppe, die EarthEnable unterstützen möchte. Sowohl für das Unternehmen als auch für alle, die einen besseren Boden benötigen, ist das eine absolute Win-win-Situation.

Darüber hinaus wurde bei EarthEnable ein Bewusstsein für das Projektmanagement geschaffen, von dem sowohl das Unternehmen als auch alle Beteiligten profitieren. Da EarthEnable für viele seiner Mitarbeitende die erste Bürotätigkeit ist, schafft Asana einen idealen Einstieg in diese Art von Arbeit. Durch den Einsatz des Tools durchdenken die Mitarbeitenden besser ihre Projekte, setzen Prioritäten in ihren Aufgabenlisten und arbeiten konzentrierter. Die Frage: „Wo soll ich nur anfangen?“ stellt sich niemand mehr.

Ständige Innovationen auf dem Boden der Tatsachen

Die Mission von EarthEnable war von Anfang an, Böden hygienischer zu machen und sie für einen günstigen Preis bereitzustellen. Im Jahr 2019 entwickelten sie eine Methode, in der Materialien aus den Hinterhöfen der Kunden verwendet wurden, statt sie aus dem nächsten Steinbruch zu beziehen. Mit dieser Methode konnten die Preise weiter reduziert werden, um möglichst vielen Einwohnern von Ruanda bessere Böden bereitstellen zu können. Dies hat vor allem auch durch die COVID-19-Pandemie an Bedeutung gewonnen, denn Erdböden können Atemwegserkrankungen verschlimmern.

Eine neue Produktionsmethode bedeutet Umschulungsaufwand. EarthEnable hat eng mit Maurern vor Ort zusammengearbeitet, um ihnen die Verfahren beizubringen, die mit den neuen Materialien einhergehen. Dieser Prozess wurde von Anfang bis Ende (von der Forschungs- und Entwicklungsphase über die Schulung von Maurern bis hin zu neuen Bauverfahren) über Asana abgewickelt. Als Ergebnis konnten sie seit März 2020 über 1200 Böden mit der neuen Methode verlegen.

Ryan, Gaya und das Team setzen sich weiterhin dafür ein, innovativere, überregionale Möglichkeiten zu finden, um bessere Fußböden herzustellen. Dies beginnt mit einem effizienten Unternehmen mit ehrgeizigen Zielen für eine weitere Optimierung der Lieferkette – und des gesamten Prozesses der Umsetzung – in diesem Jahr und darüber hinaus.