Asurion spart mit Asana 37 % Zeit bei der Projektinitiierung

Highlights

Herausforderungen

• Ohne einen zentralisierten Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen fehlte es den Abteilungen an Transparenz und Einheitlichkeit bei Projektanfragen, was zu Verzögerungen und Doppelarbeit führte.

• Die Teams benötigten eine klarere funktionsübergreifende Zusammenarbeit und bessere Möglichkeiten, Arbeitszeiten und Prioritäten zu erfassen, insbesondere in Remote- und Hybridumgebungen.

• Nicht miteinander verknüpfte Tools und eine eingeschränkte Integration mit Microsoft Power Platform erschwerten die Berichterstattung und das Treffen datenbasierter Entscheidungen.

Lösungen

• Asurion hat ein eng integriertes Asana-System eingeführt, das die Erfassung von Anfragen rationalisiert, die Erstellung von Aufgaben automatisiert und die teamübergreifende Arbeit koordiniert.

• Benutzerdefinierte Regeln, Zeiterfassung und Portfolios tragen dazu bei, die Projektabwicklung zu standardisieren und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Berichterstattung zu verbessern.

• Integrationen für Microsoft Power Platform über die Asana API ermöglichen Echtzeit-Performance-Analytik und reduzieren manuelle Arbeit.

Ergebnisse

• Um 37 % schnellere Projektinitialisierung: Die automatisierte Erfassung und Workflow-Orchestrierung von Asana verkürzen die Zeit von der Anfrage bis zum Projektstart und ermöglichen es den Teams, bei Anliegen mit hoher Priorität schnell zu handeln.

• Verbesserte Kapazitätsplanung mit 89 % Teamauslastung: Durch die Erfassung von Zeit und Aufwand in Asana und die Visualisierung der Daten in Power BI konnte Asurion die Teamauslastung deutlich erhöhen und gleichzeitig die Planung und Zuweisung von Ressourcen für verschiedene Vorhaben verbessern.

• Höherer Durchsatz teamübergreifend: Standardisierte Prozesse und gemeinsame Portfolios helfen funktionsübergreifenden Gruppen, mehr Projekte schneller und mit weniger Engpässen abzuschließen.

• Verbesserte Transparenz für Führungskräfte: Power-BI-Dashboards, die auf der Asana-API basieren, zeigen wichtige Leistungskennzahlen an und ermöglichen so fundiertere, datenbasierte Entscheidungen.

• Mehr Transparenz und bessere Abstimmung: Klare Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Updates in Asana fördern eine Kultur der Zusammenarbeit in hybriden Teams.

Die Einführung von Asana war ein echter Gamechanger für unser Unternehmen. Asana hat für Klarheit, Struktur und Konsistenz bei der Verwaltung der Arbeit in unseren vielfältigen, leistungsstarken Teams gesorgt. Das Maß an Transparenz und Effizienz, das wir erreicht haben, hat direkt zu besseren Business-Ergebnissen und einer stärker befähigten Belegschaft beigetragen. ”

Ausgezeichnet mit dem Work Innovation Award, 2025

Asurion wurde für seine kontinuierlichen Innovationen, mit denen das Unternehmen den sich wandelnden Technologiebedürfnissen seiner Kunden gerecht wird, mit dem Tech Visionary Award von Asana ausgezeichnet. Indem Asurion interne Prozesse optimiert und betriebliche Reibungsverluste reduziert, ermöglicht das Unternehmen seinen Teams, schneller und mit mehr Klarheit zu arbeiten. Der zukunftsorientierte Ansatz des Unternehmens bei der Integration von Tools und Systemen ermöglicht nahtlose, skalierbare Kundenerlebnisse. Als Technologie-Führungskraft setzt Asurion den Maßstab dafür, wie operative Exzellenz für Millionen von Nutzern in der Praxis Wirkung zeigen kann.

Asana für die Erfassung von Projekten 

Komplexität in koordiniertes Handeln umwandeln

Asurion stand vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung der Arbeit von 1.100 Angestellten, darunter Teams für Schulungen, Content, Medien und Innovation. Aufgrund der fragmentierten Tools und Prozesse hatten sie Schwierigkeiten, den Überblick über Projekte zu behalten und eine effiziente Ressourcenzuweisung sicherzustellen. Durch das Fehlen eines zentralen Systems war es schwierig, den Fortschritt nachzuverfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Durch die umfassende Integration von Microsoft Power Platform in Asana haben sie ein automatisiertes Ökosystem geschaffen, das die Arbeit von der Erfassung bis zur Fertigstellung optimiert.

Durchgängige Erfassung von Projekten und Standardisierung von Workflows

• Anfragen aus dem gesamten Unternehmen werden über Microsoft Customer Voice eingereicht und in einer Power-App erfasst. Anschließend werden sie automatisch in Asana-Aufgaben umgewandelt.

• Jede Aufgabe wird mithilfe von standardisierten Vorlagen und Workflows, die sich über Abteilungen wie Schulung, Content, Medien und Innovation erstrecken, kategorisiert, zugewiesen und in ein strukturiertes Projekt integriert.

• Diese Automatisierung beschleunigt die Projektinitialisierung, macht manuelle Übergaben überflüssig und gewährleistet eine konsistente Durchführung.

Volle Transparenz in Echtzeit ermöglicht bessere Entscheidungen und eine bessere Abstimmung

• Asana ist eng in Power BI integriert und synchronisiert Projekt- und Aufgabendaten in Echtzeit, um zentralisierte Dashboards zu erstellen, in denen Kapazität, Zeitpläne und Teamleistung nachverfolgt werden.

• ​​Portfolios werden automatisch erstellt und über Power Automate verknüpft, sodass die Arbeit nahtlos von der Erfassung bis zur Ausführung übergeht, ohne dass eine manuelle Einrichtung erforderlich ist oder die Transparenz verloren geht.

• Durch die Zusammenfassung der Arbeit in funktionsübergreifenden Portfolios erhalten Teams einen gemeinsamen Überblick über Fortschritte, Prioritäten und Hindernisse, was eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen ermöglicht.

Asana hat die Arbeitsweise unseres Design-Teams komplett verändert. Wir haben jetzt einen vollständigen Überblick über Prioritäten, Zeitpläne und die Arbeitsbelastung, was uns geholfen hat, schneller und in höherer Qualität zu arbeiten – und das mit weniger Burnout. ”

Asana für die Ressourcenplanung

Optimierung der Teamkapazität durch datengesteuerte Analytik

Die effektive Verwaltung von Ressourcen über mehrere Abteilungen und Projekte hinweg war für Asurion eine große Herausforderung. Ohne einen klaren Überblick über die Teamkapazität und die Workloads hatten sie Schwierigkeiten, Ressourcen effizient zuzuweisen und Burnout zu vermeiden.

Die leistungsstarken Ressourcenmanagement-Funktionen von Asana haben in Kombination mit einer benutzerdefinierten Power BI-Integration die Art und Weise, wie das Unternehmen die Teamkapazität verwaltet, grundlegend verändert. Ohne Teams zu überlasten oder Abstriche bei der Qualität zu machen, können sie schnellere und einheitlichere Ergebnisse liefern und dabei die hohen Standards einhalten, die die Kunden erwarten.

Volle Transparenz in Echtzeit verbessert die Kapazitätsplanung

• Asana verfolgt die Auslastung und das Arbeitspensum des Teams in Echtzeit und bietet Führungskräften so sofortige Analytik darüber, wer verfügbar ist und wo sich die Arbeit konzentriert.

• Benutzerdefinierte Power-BI-Dashboards fassen diese Daten in einer einzigen Ansicht zusammen und ermöglichen so intelligentere und schnellere Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung.

Automatisierung und Analysen unterstützen ein nachhaltiges Workload-Management

• Der Workload-Ausgleich ist automatisiert, was dazu beiträgt, Burnout zu vermeiden und sicherzustellen, dass Projekte mit hoher Priorität die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen.

• Tools für die vorausschauende Planung decken zukünftige Kapazitätslücken auf, sodass Teams proaktiv und nicht reaktiv handeln können.

• Diese neuen, skalierbaren Vorgehensweisen fördern Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz in allen Teams.

Als Verantwortliche für diese Einführung habe ich aus erster Hand erlebt, wie transformativ Asana für unser Unternehmen war. Es war unglaublich bereichernd zu beobachten, wie unsere Teams dieses System angenommen haben, ihre Produktivität gesteigert haben und das Gefühl hatten, mehr Kontrolle über ihre Arbeit zu haben. ”

Fazit

Für eine smartere und vernetzte Zukunft der Arbeit

Mit Blick auf die Zukunft wird Asurion den Einsatz von Asana weiter ausweiten und gleichzeitig die Integration mit der Power Platform von Microsoft vertiefen. Die Vision des Unternehmens konzentriert sich darauf, ein noch stärker vernetztes, intelligentes Ökosystem zu schaffen, damit Teams smarter arbeiten und einen höheren Mehrwert schaffen können. Durch die Kombination von Automatisierung, datengestützter Analytik und optimierter Zusammenarbeit schaffen sie die Grundlage für nachhaltige Innovation und Wachstum.

Dank eines zentralisierten Systems für die Erfassung und Nachverfolgung von Projekten können wir Ressourcen effizienter verwalten und Fristen besser einhalten. Asana hat unsere teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert und es uns ermöglicht, selbst in den hektischsten Umgebungen auf dem Laufenden zu bleiben. ”