如何使用方針管理法進行策略規劃

快速備註：我們在下方提供了圖形 PDF 範本，以幫助您將方針管理法視覺化為策略規劃選項。 雖然您可以使用 Asana 遵循此方法，但我們目前沒有此功能或產品內範本。

您還記得小時候有人給您連點遊戲嗎？ 起初，頁面看起來就像頁面上有一片隨機的點。 但當您將這些點連接在一起時，一個更大的圖片就開始形成。 

雖然方針管理法比填色書拼圖稍微複雜，但同樣的哲學也適用。 透過方針管理法，您可以將日常工作與公司更大的策略目標連結起來，以便看到更大的圖景。 以下是方法。

什麼是方針管理法？

Hoshin Kanri 是一種策略規劃工具，Business 版可用於將全公司的目標與個人貢獻者的日常工作連結起來。 在日語中，「方針」一詞被翻譯為「政策」或「方向」。 「kanri」一詞則翻譯為「管理」。 這個詞大致可翻譯為：「我們如何管理我們的方向？」

方針管理的目標是讓公司中的每個人都能同時朝著同一個目標前進。 這是透過稱為方針管理 Catchball 的回饋流程來實現的。 以下介紹其運作方式：

• 策略團隊將策略推至個人貢獻者層級，提供有關策略如何與其日常工作相關聯的資訊和背景。

• 然後，個人貢獻者會實施該策略。

• 最後，個人貢獻者的產出速度會提供回饋給策略團隊，以幫助他們分析和調整策略。

從這個角度來看，方針管理法並非一次性的思維方式，而是一種持續的規劃和改進循環。  

何時使用方針管理法

如果您正在實施全公司的策略，或者您希望團結整個團隊以實現相同的總體目標，Hoshin Kanri 是一個很好的方法。 不過，這確實需要大量時間來規劃和實施。 

如果您正在尋找更簡單的方法來調整策略優先順序，請嘗試從策略計劃開始。 無論您是使用策略計劃還是方針管理 Catchball，請務必始終為您的團隊成員提供成功所需的情境、明晰（度）和連結。

方針管理矩陣

Hoshin Kanri 矩陣 (或 X 矩陣) 是 Hoshin Kanri 規劃流程的可視化呈現方式。 團隊在實施方針管理法時，會使用它來協助追蹤目標和目的之間的相互關聯。 矩陣的目標是確定義誰在進行什麼計劃、策略如何與計劃連結，以及它們如何對應到長期目標。

如何閱讀方針管理矩陣

如果您使用的是方針管理法，也應該使用方針管理矩陣。 Hoshin Kanri 矩陣是一個非常有用的工具，可供個人瞭解其特定工作與長期目標的關係。 當團隊成員沒有明確的目標或瞭解其工作如何與更大的策略目標聯繫起來時，他們可能會不小心將時間和資源花費在不必要的工作上。 相反，將您的工作與目標連結起來，可以幫助您的團隊朝著同一個方向前進。 

儘管方針管理矩陣看起來很複雜，但實際上讀起來卻相當簡單。 圖表將資訊以指南針模式分為五個主要區段：

• 長期策略目標位於南部區段。

• 年度目標位於西部區段。

• 改進計劃位於北方區段。

• 改進目標或KPI位於東部區段。

• 資源位於最東端的區段。

閱讀方針矩陣時，請從底部開始，並順時針進行。 在矩陣的每個角落，您都會看到小圓點，代表每個計劃或目標如何相互連結。 最右側的資源可識別哪個團隊成員負責哪個改進計劃和 KPI。

以下是一個範例。 在上述方針管理矩陣中，我們將從底部的「策略目標」區段開始。 沿著左側的點，我們可以看到「成為全球性公司」的策略目標與「建立針對國際市場的新產品功能」的年度目標相關聯。 追蹤該欄直到左上角，我們可以看到年度目標與「優化客戶成功計劃以滿足客戶需求」和「進行國際市場研究」這兩項改進計劃相關聯。 您可以繼續進行相同的流程，連結 KPI 和資源，並查看所有內容如何配對。

方針管理規劃的 7 個步驟

開始進行方針管理規劃策略時，需要採取 7 個關鍵步驟。 如果您已完成策略計劃，可以跳過第一步到第四步。 以下說明如何開始。

1. 建立您的組織願景

確定組織的關鍵使命、願景和價值觀。 這通常以願景宣言的表單形式完成。 願景宣言應支持團隊的長期目標，並將其與公司的使命宣言連結起來。 

在傳統的策略規劃過程中，明確您的組織願景非常重要，以確保您的長期目標保持一致。 然而，Hoshin Kanri 方法更進一步，透過協助將個人工作對公司長期目標的影響可視化，從而延伸至組織願景。

2. 制定策略目標

策略目標 (有時稱為突破性目標) 是您的組織為實現您在第一步中定義的願景所需要做出的變革。 這些目標表單是您策略的支柱。 您不應該設定太多目標，而是要設定三到四個長期目標，並需要三到五年的時間才能實現。 目標過多會分散團隊的注意力，使達成策略目標更具挑戰性。 確定策略目標後，將其新增至圖表最下方的方針矩陣中。

3. 制定年度目標

確定您希望實現的主要突破性目標後，請專注於設定您希望團隊實現的年度目標。 由於策略目標需要三到五年才能實現，因此將其分解為較小的短期目標，使大目標更易於管理。 

目標是設定 2 到 10 個年度目標。 請記住，這些目標應該是SMART 目標，這意味著它們是具體、可衡量、可實現、切實可行和有時間限制的。 若要追蹤團隊在這些目標上的進度，您還應該決定一個關鍵的 Business 版成功指標，作為每個目標的關鍵績效指標 (KPI)。 在方針管理矩陣中，這是圖表左側的區段。

4. 在整個組織中串聯目標

在開始執行工作之前，您需要將年度目標進一步分解為更小、更可行動的任務。 為此，請將相對廣泛的年度目標分解為每個團隊或部門特有的可行動計劃。 因此，您的整個團隊不僅會瞭解大局目標，即您的年度和策略目標，而且還會瞭解他們為了幫助公司實現更大的目標而努力實現的更小的目標。 

在此步驟中，您的團隊將開始瞭解實現年度目標所需的工作。 這些改進計劃是方針管理矩陣的頂端區段。 由於每個人負責計劃的不同部分，每個團隊或團隊成員的矩陣可能看起來略有不同。

5. 執行年度目標

最後，您已準備好實施了。 由於您將年度目標分解為更小的目標，不同的團隊將有不同的策略。 但最終，所有這些策略都會結合在一起，確保您的組織能夠實現您的年度目標。 

您針對計劃進行執行的具體方式取決於您。 其中一些方法是使用持續改進策略，例如六個標準差DMAIC 模型、改善法或PDCA 循環。 

隨著生產開始，結果開始湧入，回饋將開始從生產現場流向策略團隊。

6. 實施每月審查

目標和策略資訊往往存在於試算表或投影片組等靜態文件中，而團隊的日常工作則在其他地方進行。 若要連結這些點，請從實施每月審查系統開始，以確保每個人都能資訊同步。 查核您的目標和為實現這些目標所做的工作，以確保兩者保持一致。

Hoshin Kanri 方法讓這變得更容易。 一旦您開始在第五步中進行年度工作，生產結果就會開始回流到您的策略領導團隊。 使用這些資訊，從日常工作中退一步，看看您目前如何維持進度。 哪些方面進展順利？ 有哪些地方可以改進？ 

專案管理工具可以讓這個流程更加簡單。 例如， Asana可讓您在團隊儲存和追蹤日常工作的同一處建立和追蹤目標。 您還可以設定自動提醒，提示您每月更新和審查目標。

7. 進行年度審查

當您已完成整整 12 個月的進度後，就可以查看團隊已完成的所有內容了。 您是否實現了目標？ 如果您沒有實現目標，下次可以改變什麼？ 您今年學到了哪些可以在下一個專案週期中實施的內容？ 

確定前一年的經驗教訓後，您可以重新開始這個流程，並為來年設定新的目標。 展望未來，您可以改變策略來解決過去的障礙或痛點，然後重新開始進行方針管理的接力流程。

方針管理法的優點和缺點

與每種策略一樣，方針管理法既有優點也有缺點。 以下是其優點，以及您在實施此策略時應考慮的事項。

方針管理法的優點

• 方針管理矩陣很容易閱讀。 乍看之下，Hoshin Kanri 矩陣看起來很複雜。 但當您掌握了訣竅後，它實際上是一種簡單而有效的方法，可用於管理職責並瞭解計劃如何與更高的公司目標連結。

• 方針管理法清楚地分解了整體策略。 當團隊討論大局策略時，Hoshin Kanri 矩陣是一種簡單的方法，可用於檢視較小的計劃以及它們如何影響更大的公司目標。 

• 瞭解誰負責什麼。 經理可以使用方針管理法矩陣，快速確定誰負責哪些計劃。 這有助於人們對他們負責的目標保持責任感。

方針管理法的缺點

• 方針管理矩陣僅在資訊量最少的情況下才有幫助。 您新增至矩陣的資訊愈多，圖形的可讀性就愈低。 如果您正在建立更複雜的相依性和責任，Hoshin Kanri 矩陣可能不是您團隊的最佳方法。 如果您想更具體地瞭解相依性，請嘗試使用關鍵路徑法 (CPM)。 

• 方針管理法僅將策略縮小到四個層次的特定性。 如果您的團隊想將目標和策略分解為四層以上，Hoshin Kanri 方法將無法發揮作用。 如果您想將專案分解為更多區段，請改為嘗試使用瀑布法。

• 方針管理矩陣是靜態的。 如果策略和職責發生巨大變化，Hoshin Kanri 矩陣就很難改變。 如果您預期專案中會發生更大的變化，最好使用敏捷法。

使用工作管理工具，讓您的方針管理矩陣栩栩如生

雖然方針管理矩陣是一個很好的靜態參考，但擁有即時追蹤目標的工具更好。 使用 Asana 這類的工作管理工具，可以讓您的團隊朝著一個共同的使命前進。 當團隊清楚瞭解他們的工作如何為整個公司做出貢獻時，他們就能夠交付可衡量的成果。