如何重新開始使用 Business 版流程再造

如果沒有損壞，就不要修復，對吧？ 但如果某個東西的運作效率不如預期，有時唯一能讓它變得更好的方法就是把它拆開，然後以不同的方式重新組裝。 這就是 Business 版流程再造背後的概念。 

什麼是 Business 版流程再造 (BPR)？

Business 版流程再造 (BPR) 是對現有核心業務流程的全面檢討，旨在改善利潤、產品品質、成本或速度等輸出。 BPR 是一個極其複雜的流程，需要整個組織的支持、精確的規劃和一個專門的團隊才能向前推進。 視您的 Business 版規模而定，BPR 可能需要幾個月到幾年的時間才能完成。

Business 版流程再造與 Business 版流程改進

這兩種流程改進策略的最終目標相同：變更 Business 版流程，以提升績效。 主要差異在於變更的規模和範圍。 

Business 版流程改善是小規模的變更，旨在改善組織內的特定流程。 如果您的團隊使用持續改進模式，您可能對 Business 版流程改進很熟悉。 

Business 版流程再造是以更大規模變更流程的行為。 BPR 並非著眼於較小的個別步驟，而是評估整個公司，並重新配置整個企業的運作方式。 

讓我們想像一下，汽車代表一個企業，而這輛汽車的油箱漏油。 如果團隊要使用流程改善來修復漏油的油箱，他們會建立一個流程來幫助將舊油箱更換為沒有漏油的新油箱。 Business 版流程再造會檢視油箱，並考慮是否有其他燃料可以代替汽油。 

何時使用 Business 版流程再造

Business 版流程再造是一個龐大且全面的流程。 這可能非常昂貴，而且公司規模越大，流程就越具挑戰性。 請考慮約有 25 名員工的新創公司與 2,000 名員工的公司之間的差異。 大型公司的流程和工作流程會更為成熟，而小型公司則可以更快地進行變更。 若您無法確定投入量是否值得，不妨考慮使用成本效益分析架構，以確定 BPR 是否適合您的公司。 

如果您的團隊經過決策流程，發現唯一的解決方案是進行 BPR 流程，請在團隊的成長過程中及早進行。 啟動 BPR 流程的一個很好的理由是確保您的核心 Business 版業務營運的可擴展性。 BPR 的實施可以為您的公司擴展奠定基礎，而非建立在低效且複雜的流程之上。 

Business 版流程再造的 6 個步驟

Business 版流程再造流程與常規流程改進的步驟大致相同。 兩種操作的目標是一樣的，即確保您的 Business 版能夠改善產出。 不過，BPR 的範疇更大，這可能會影響您的時間軸和方法。 以下是您可以透過六個步驟開始 Business 版流程再造流程的方法。

1. 找出變更的原因

徹底改造您的 Business 版流程的運作方式是一項艱鉅、具有挑戰性且昂貴的任務。 確定您的原因並檢查 BPR 流程是否值得投入時間和投入量非常重要。 最終目標是什麼？ 您希望您的 Business 版透過這個重組流程實現什麼？ 建立清晰且可定義的目標是一個很好的起點。 使用 SMART 目標法等架構，確保您的變革原因具體且可行動。 這也將使後續流程中更容易選擇成功指標。 

您的原因對於整個團隊來說應該非常清楚。 例如，您可能需要重組部分 Business 版，以便為新的研發團隊騰出空間。 您的團隊應該明白，重組的原因是為了給新團隊騰出空間。

在開始重新設計流程之前，請務必使用現有流程設定基準。 這樣，您的 BPR 團隊就能在進行任何重大改進之前，先取得目前 Business 版營運的基準。 分析和衡量您的 Business 版營運基準線，也讓 BPR 團隊有機會檢視目前狀態中可能影響 Business 版流程重新設計的任何瓶頸。

2. 建立 BPR 團隊

Business 版流程再造是一個複雜的過程，應由一個能力出眾且經驗豐富的團隊來處理。 您的 BPR 團隊應由熟悉您的 Business 版功能並瞭解關鍵流程的來龍去脈的人員組成。 Business 版流程再造團隊通常由以下人員組成：

• 資深管理階層

• Business 版關鍵團隊的營運經理

• 再造專家或領導者

• 經驗豐富的專案經理

您的 BPR 團隊將負責管理來自不同專案關係人的許多不同期望，因此您的團隊和專案關係人都能輕鬆分享和存取關鍵資訊非常重要。 為了讓專案關係人管理更輕鬆，請使用協作管理工具來彙整和分享重組流程所需的所有資訊。 

3. 設定關鍵績效指標以分析績效

此步驟與第一步密切相關，即您確定 Business 版流程再造工作的最終目標。 確定再處理的目標有助於您選擇正確的成功指標。 選擇 KPI。 可協助您衡量流程變更前後的績效，以便確定 BPR 的實際影響。 

例如，如果您的團隊選擇進行 Business 版流程重新設計，目標是減少生產特定產品所需的時間，則團隊衡量的關鍵指標將是開發時間。 請記住，在進行變更之前，為目標設定基準，這是您的團隊衡量成功的方式。

4. 設計未來狀態

在花時間分析核心 Business 版流程並設定目前狀態的基準後，就可以利用這些資訊來發展您的 Business 版營運作的未來狀態了。 回想一下您想要實現的目標，您可以實施哪些策略來實現這些目標？

查看您目前的流程，並思考可以進行哪些變更來實現這些目標。 使用流程圖繪製，在同一處以視覺方式顯示工作流程和流程。 目前狀態的流程圖還可以在決策過程中幫助您，透過它，您可以清楚地確定可以在哪些地方透過自動化或其他形式的重新設計來緩解任何瓶頸。

請務必注意，雖然業務流程再造確實需要徹底改造您的業務營運，但這並不一定意味著您必須擺脫目前營運流程的各個方面。 其中一些核心 Business 版流程仍可能是您工作流程中可行的一部分，但由您的團隊決定如何以及在何處將其實施於您的新未來狀態中。

5. 小規模測試新流程 

確定 Business 版流程重新設計的具體方式後，下一步就是在向整個公司推出之前，先小規模測試該流程。 此測試類似於產品的品質控制測試。 就像您希望最終產品滿足客戶需求一樣，請查看您的 Business 版，看看此業務流程是否滿足您想要實現的目標。 

在小規模上測試流程是一個在安全環境中發生錯誤的機會，而您希望這樣做。 小規模試驗的風險較低，讓您的團隊有機會在更大規模實施流程之前輕鬆進行變更。 試行階段有助於防止意外問題成為已完成的 Business 版營運失敗。

6. 使用變更管理推出新的 Business 版流程重新設計

推出新的 Business 版流程重新設計是一個關鍵步驟，可以決定 BPR 專案的成敗。 使用變更管理策略，有助於減輕您與團隊在實施新 Business 版流程時可能遇到的任何摩擦。 變更管理是讓團隊為組織變革做好準備的流程。 作為人類，我們天生不喜歡變化，因此在此過程中幫助您的團隊非常重要。 在 BPR 流程中，您可以透過明確說明團隊重新設計投入量背後的商業策略，提早開始。 

實施重新設計的流程後，下一步是監控和衡量您在第三步中建立的相同 KPI。 與 Business 版團隊的核心成員保持聯繫，以便掌握新流程的表現，以及團隊成員是否遇到任何問題。 您可以在此處為您的核心 Business 版業務營運實施持續改進的模式。 

Business 版流程再造的實際應用

在實施新解決方案之前， Discovery Inc.的 Digital Studios 內容團隊過去常常使用試算表和電子郵件對話串追蹤影片製作。 影片從未已完成，其他人在驅動器中迷失了方向，而報告也充滿挑戰。 由於資訊分散在不同的工具中，他們很難與跨職能團隊分享資訊。

全球創意營運資深總監 Mike Singer 利用這個機會實施新的流程，以推動其生產流程

在 Asana 出現之前，沒有乾淨、一致的流程，專案也無法在試算表中進行更新。 有時候，這些內容會發生遺漏、失蹤。 我們會聘請承包商進行為期六個月的大型清理專案。”

Discovery Inc. 的 Digital Studios 團隊使用 Asana 來管理其內容製作流程。 這有助於他們將步驟自動化，一次性管理數千部影片的製作，並顯著改善協作。

內容生產流程的徹底重新設計使他們的團隊能夠在 COVID-19 疫情期間快速從在辦公室工作轉變為在家工作，而不會錯過任何節拍。 

藉助新的內容生產工作流程，團隊對其專案狀態有了明晰（度），並能每個月有效率地生產數千支影片。