適用於每位工作專業人士的 16 個商業禮儀提示
摘要
Business 版禮儀是一種行為，團隊成員應遵循這種行為，以維護公司形象並尊重彼此。 雖然 Business 版文化已變得更加隨性，但仍然需要實踐一般禮儀。 本文將說明何謂 Business 版禮儀，以及一些需要熟悉的基本規則。
商業世界中的人們對眼神交流、肢體語言、服裝規定和用餐禮儀等方面有不同的期望。 雖然許多公司已轉向更休閒的文化，但瞭解適當的商業禮儀可以大有裨益。 在本文中，我們將說明何謂商業禮儀，以及一些需要熟悉的基本規則。
什麼是 Business 版禮儀？
Business 版禮儀是一種團隊成員應該遵循的行為，以維護公司形象並尊重彼此。 Business 版禮儀可能因文化而異，但當每個人都理解並遵循一套特定的標準時，就能營造出一種團結感。
Business 版禮儀有時是不言而喻的，但通常情況下，團隊成員會就基本規則達成一致，以便每個人都能展現出一致的形象。 當團隊成員遵循商業禮儀時，就能在工作空間中建立有效的溝通。
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Business 版禮儀的 5 個基礎
商業禮儀的基礎因文化而異，如果您所在的公司文化與您成長的文化不同，那麼理解商業禮儀可能會特別令人生畏。 不過，在您學習公司的特定群體動態和團隊規範時，有一些普遍的常數可以幫助您堅持現狀。
這五種重要的 Business 版禮儀可以幫助您留下良好的第一印象，並對團隊成員表現出尊重。
1. 準時
無論您是參加面試還是每日站立會議，在工作環境中準時出席都表明您尊重每個人的時間表。 如果您過去並不重視守時，請參考一些時間管理技巧，讓自己井井有條，並掌握自己的待辦清單。
準時有其細微差別，有些文化的運作系統是對所有事情都稍微遲到。 但如果您不確定，請準時出現，並在必要時進行調整。
2. 認可您的團隊
無論是休閒還是正式的工作環境，認可他人都是恰當的 Business 版禮儀。 當有人在 Business 版晚宴或會議中走進房間時，請以適當的方式問候他們，無論是握手還是遵循其他文化習俗。
如果您在首頁工作並參加每日 Zoom 會議，則適用相同的規則。 您可能不需要在每次 Business 版會議上都出現在鏡頭前，但發言並花時間認可您的團隊成員，可以讓每個人知道您正在傾聽，並讓其他人感覺到自己被關注。
3. 穿著得體
穿著得體是主觀的，取決於您是在辦公室工作還是在首頁工作。 有些公司每天都在辦公室工作，會希望每個人都穿著 Business 版休閒服裝，因為大部分工作都涉及與專案關係人或客戶面對面交流。 在混合環境中工作的其他公司可能會鼓勵團隊成員穿著休閒服裝，以提高舒適度和生產力。
如果您不確定適當的 Business 版服裝，請向您的經理或主管尋求建議。 如果您剛開始新工作，會感到不確定是很常見的，但不要害怕在第一天之前發送一封簡短的電子郵件，以了解辦公室政策。 或者，回想一下您的面試，並試著記住每個人的穿著，以便您可以相應地穿著。
4. 尊重共用空間
即使您是遠距工作，您可能偶爾會進入辦公室，或與團隊成員共用虛擬空間。 您可能與團隊成員共用的辦公空間包括廚房、浴室、印表機和影印室以及休息室。 您可能會共用的虛擬空間包括 Google 雲端硬碟資料夾和專案管理軟體。
您對待共用空間的方式將反映出您的專業度，因此請務必正確標記事物、保持井然有序，並尊重其他使用這些空間的人。 無論您是實際清理自己，還是遵循公司的線上流程，Business 版禮儀都適用於共用空間。
5. 培養情商
情緒智商是一種辨識、調節和理解自己和他人情緒的能力。 有效的情商技能可以幫助您與團隊成員產生共鳴並克服挑戰。 雖然情商並非商業禮儀的直接規則，但無論發生何種衝突，都將有助於您在工作空間中發揮作用。
例如，假設您的工作進度落後，而您的老闆突然為您增加了一個大型且時間緊迫的專案。 憑藉情商技能，您可以與經理交談，瞭解工作的相對優先順序。 由於您已經落後於工作進度，您可以表達對過度工作的擔憂，並與經理合作，找出解決方案，降低優先順序或委派較不重要的任務。
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Business 版 遠端工作者的禮儀
隨著越來越多的團隊轉型為虛擬團隊，Business 版的定義和實踐也隨之改變。 在面對面的情況下，您可能需要禮貌而堅定的握手和恰當的服裝，但在遠距工作時，您需要瞭解電子郵件、電話和視訊禮儀的基礎知識。
電子郵件和團隊溝通禮儀
撰寫電子郵件或透過 Slack 或Asana等工具與團隊溝通似乎很簡單，但專業的線上溝通與個人溝通不同。 請考慮以下提示，以獲得適當的電子郵件和線上禮儀。
校對：校對電子郵件是一個不容忽視的經驗法則。 雖然您的電子郵件或專案管理平台可能內建校訂工具，但為了以防萬一，您還是應該在發送電子郵件之前進行檢閱。
保持禮貌和專業：即使您沒有與電子郵件收件人面對面交談，您的語氣也會透過您的文字傳達出來。 在文案中保持禮貌和專業態度非常重要。 例如，您可以使用積極的語句，例如：「我希望您……謝謝您……只是想友善提醒您……請告訴我……期待您的回覆。」
及時回覆：每當其他團隊成員或客戶聯絡您時，他們這樣做都是有原因的。 正確的電子郵件和團隊溝通禮儀意味著及時回覆他人，即使這意味著在您不在辦公室時設定自動回覆。 雖然您不需要在幾分鐘內回覆，但請盡量在一到兩個 Business 版工作日內回覆。
保持簡介：保持電子郵件內容簡介可以快速傳達您的觀點，並為讀者節省時間。 當您將訊息的主要目的隱藏在冗長的電子郵件中時，讀者可能不太會以您希望的方式回覆。
請記住，您的電子郵件或線上內容可能會因為收件者的不同而有所不同。 例如，若您透過 Asana 和 Slack 與其他團隊成員進行溝通，您可以使用更隨性的語氣撰寫，而客戶電子郵件則應更正式。
電話禮儀
Business 版溝通通常透過電話進行。 在與客戶或商業夥伴通話時，請考慮以下方式來維護 Business 版禮儀。
不要在未事先通知的情況下致電：無論是要遵循嚴格的專案時間軸，還是試圖優先處理繁重的工作負荷，Business 版世界中的每個人都有需要遵循的時間表。 當您需要與某人通話時，請先向他們傳送電子郵件以安排通話。 突如其來的電話可能會被視為不禮貌，因為接聽者可能沒有準備好與您交談。
使用合理的語氣和明晰（度）：您的語氣在工作通話中很重要。 在與團隊成員或客戶交談時，您需要保持禮貌的語氣，並注意自己的音量和明晰（度）。 如果您在專業通話中說話太大聲或喃喃自語，接聽者可能無法以您希望的方式接收您的訊息。 語氣和溝通方式也會因文化而異，因此在通話時請牢記文化智慧。
及時傳遞訊息：就像工作電子郵件一樣，及時回覆工作語音信箱非常重要。 您可能會收到團隊成員或客戶的電子郵件，要求安排電話通話。 請盡快回覆這些電子郵件，並說明您最方便通話的時間。
建立專業的語音信箱：為您無法接聽電話時建立專業的語音信箱是恰當的 Business 版禮儀，因為它可以讓人們知道您是誰、您做什麼，以及您無法接聽電話。 然後，他們可以給您留言，說明他們致電的原因。
視訊禮儀
影片是遠距工作者最受歡迎的連結方式之一。 透過這種溝通方式，您可以即時與許多團隊成員交談，這意味著您應該了解一些視訊禮儀的基礎知識。
將自己靜音：團隊成員在視訊通話中面臨的最大問題之一是來自非發言者的背景噪音。 這個問題有一個簡單的解決方法：當您不是發言者時，請將自己靜音。 將自己靜音可確保您的麥克風保持靜音，以便其他人可以充分關注虛擬會議室。
與您的身體互動：在視訊通話時，其他人可以看到您如何與說話者進行非語言互動。 如果您低頭看或在席次上過於放鬆，可能會傳達出您對對話不感興趣的訊息。 坐直、看起來很警覺，並使用非語言溝通來表明您很投入，讓說話者知道您很專注。
不要打斷：在視訊通話中打斷某人可能會特別令人不安。 技術無法總是跟上多個人試圖在視訊通話中交談的步伐，因此打斷可能會導致所有相關人員的故障和困惑。
穿著得體：視訊通話可能只會顯示您腰部以上的衣服，但仍然需要穿著得體。 您的視訊通話服裝應遵循公司的著裝規定。 在鏡頭前時，也請注意您的個人衛生。
在家工作會讓您與團隊成員和客戶面對面互動的機會減少，但別忘了，虛擬互動仍會留下持久的印象。 若有疑問，請以與面對面對話相同的 Business 版禮儀和謹慎態度處理這些互動。
使用 Business 版改善團隊溝通
商業禮儀的目標是展現團結的公司形象，促進團隊成員之間的相互尊重，並改善工作空間中的溝通。 團隊若能有效溝通，就能實現更出色的工作成果。
有效的溝通不會就此止步。 使用軟體可以幫助您的團隊合作，以便在期限前完成並達成目標。 藉助團隊溝通軟體，您可以確保每個人在正確的時間獲得正確的資訊，從而促進團隊成員之間的更好溝通。
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