Asana AI Studio 如何簡化購買流程

在複雜的企業採購世界中，成功不僅僅取決於買賣。 

這關乎策略導航，即平衡供應商關係、財務管理和組織風險。 對於 Asana 的採購團隊來說，這種複雜性尤其明顯。

Asana 採購營運主管 Jennifer Liu 解釋道：「我們最複雜的協議可能涉及多達 7 個跨職能團隊，並有無數次交接。」

這種複雜性也使採購成為 AI 創新的首要候選者。 Icertis 2025 年的一項調查顯示，90% 的資深採購領導者已經採用或探索 AI 以提高效率。

Asana 的採購團隊意識到這個機會，使用我們的無程式碼產生器 AI Studio 採取了 AI 整合的策略方法。 他們專注於三個關鍵挑戰：

• 有效分流大量任務

• 協助專案關係人快速找到相關資訊

• 從歷史合約和決策記錄中發現深入解析

至關重要的是，團隊並未尋求全面轉型。 相反，他們專注於增強現有的工作流程並消除摩擦點，這種方法既提高了專案關係人的支持度，也提高了採購控制合規性。

這是一個讓許多人生活更輕鬆的機會。”

以下是對每項挑戰和 AI 驅動解決方案的深入探討。

挑戰 1：分類大量任務 

團隊的第一個也是最直接的機會是使用 Asana AI Studio 將任務自動分配給適當的代表。 

「在 2025 會計年度，我們的採購專案中有 1,137 份提交內容，每份內容由三個獨立的組成任務組成，需要指派給跨職能代表。 這相當於每月約 300 個任務。」 

透過從接收表單中剖析區域和部門資訊，AI 現在會自動將任務轉交給採購、財務和法務部門的正確團隊成員。 

這發生在任何手動干預之前，確保更快的處理時間並減少行政開銷。

挑戰 2：有效尋找相關資訊

組織的財務和預算審查人員必須仔細閱讀冗長的 Asana 任務描述，其中包含多個團隊的重要資訊。 有很多事情需要處理。

Liu 表示：「由於涉及許多跨職能團隊，因此接收表單中有很多問題。」 現在，透過 AI 整合，FP&A 等團隊可以獲得摘要，其中僅包含從預算角度來看他們所需的資訊。

結果如何？ 有了 AI Studio，跨職能合作夥伴現在可以快速擷取所需資訊，而無需仔細查閱無關資料。

挑戰 3：剖析可能影響目前工作的歷史決策

團隊最具創新性的工作流程是使用 AI 和 Asana 的應用程式開發介面 (API) 在標題、描述和評論中搜尋相關的歷史任務，即使供應商名稱以不同格式出現。 例如，無論是以「Acme」、「Acme Corp.」或「Acme.com, Inc.」的形式撰寫，都可以識別與「Acme Corporation」相關的內容。 

以下是其運作方式：

原生 Asana 規則產生器中的「指令碼動作」功能能夠使用 JavaScript 呼叫 Asana API。 採購團隊使用 AI 規則和指令碼動作的組合，部署四個規則，依序搜尋相關的歷史任務。

• 步驟 1： AI 產生建議的搜尋詞彙。

• 步驟 2：指令碼動作呼叫 Asana API，在給定專案中的任務名稱、描述和評論中搜尋這些搜尋詞的精確匹配項。 指令碼動作還會在單一評論中組織相符任務的名稱和描述。

• 步驟 3： AI 審查評論，確認匹配項不是誤報，並僅針對看似從同一供應商購買的任務進行簡介。

• 步驟 4：指令碼動作將此 AI 摘要複製到原始任務 (步驟 1–3 在單獨的參考任務中進行)。

智慧型工作持續進行，提供附有相關歷史任務連結的簡潔摘要。 

此工作流程對於法律審查者來說尤其有價值，因為它減少了在合約資料庫中挖掘所花費的時間。 單憑這一點，每個任務可能就能節省 5–10 分鐘。 如果每年乘以 1,000 個任務，這大約可以節省 125 個律師小時。

Asana 採購部門商業顧問 Bianca Lopez 表示：「這使得追蹤最新版本的文件更快、更容易。 「這讓我們與這些『回顧』檢查更加一致。」

總結影響力和優勢

AI Studio 已經為 Asana 的採購團隊帶來了有意義的影響：

• 效率提升。 透過將工作流程中的手動步驟自動化，團隊成員可以專注於更具策略性的任務，而非行政路由和搜尋。 

• 減少摩擦。 自動化分流和有針對性的摘要有助於簡化請求者和審核者的流程，從而提高效率，並使團隊能夠處理更多請求。

• 增強合規性。 歷史任務搜尋功能可幫助採購團隊輕鬆找到相關協議。 Liu 解釋道：「我們能夠確保我們的新合約是根據先前的協議制定的。」

下一步是什麼

Liu 設想 AI 在採購流程中的應用程式將更加複雜，例如使用歷史任務資料預先填充續約採購的資訊，這將減少冗餘資料輸入，並進一步簡化請求者和審查者的流程。

Liu 表示：「我們今天看待 AI 商機的方式是，AI 不是要取代人類的專業知識，而是要擴大我們的能力。」 「我們正在將採購從一個流程密集型職能轉變為一個戰略合作夥伴，它可以更快地行動，更聰明地思考，並為整個組織提供更多價值。」