這家行銷公司如何利用 AI 讓工作流程轉型

在這個分秒必爭的世界中，追回失去的時間不僅有幫助，而且具有變革性。

Eye Care Pro (ECP) 是一家專門為驗光服務的網路和行銷公司，透過 Asana 的 AI 工作流程產生器 AI Studio 發現了這一點。 

資深經理 Theresa Welty 和專案管理團隊經理 Amy Wagenaar 表示，這種影響是立竿見影的。 曾經耗費整整一天的重複任務讓位於自動化工作流程，讓他們的 243 名成員團隊得以專注於人類最擅長的事情：策略思維和創造性問題解決。

顛覆性的 AI 應用程式

ECP 為 AI Studio 和整合在 Asana 平台中的 AI 功能找到了多個高價值的應用程式：

1. 在沒有技術專業知識的情況下建立 AI 自動化

在 AI Studio 之前，建立 AI 支援的工作流程會對缺乏技術技能的團隊成員構成挑戰。 「我不擅長設定工作流程。 但一旦 AI Studio 推出，我就可以輸入我想要 AI 完成的內容。」Theresa 表示。

2. 即時專案深入解析

現在，ECP 透過 AI 產生的專案狀態深入解析，優化任務優先順序和工作負荷管理，從而實現更明智的資源分配決策。 Theresa 表示：「AI 在 Asana 中產生的專案集摘要非常寶貴。 「如果我必須深入研究每個專案，聯絡專案經理以獲得更新，或自行建立狀態報告，這將需要數小時。」

3. 智慧對話摘要

對於像 Amy 這樣的專案經理來說，對話摘要功能改變了遊戲規則。

「身為專案經理，意味著不斷地進出專案。 當一個任務有 80 多個評論時，摘要功能可能是我最大的時間節省者。」Amy 表示， 「我可以立即瞭解發生了什麼事，而無需閱讀所有內容。」

4. 自動化任務指派

ECP 實施了一個由 AI 提供支援的工作流程，根據自訂資料欄位自動指派任務，從而消除手動指派流程。

Amy 表示：「任務匯入專案後，它會根據自訂資料欄位自動通知特定人員。 「這確保任務在正確的時間到達正確的團隊成員，而不是坐在迷茫中等待某人採取行動。」

5. 減少重複性工作

團隊利用 AI 將先前的手動任務自動化，減少瓶頸並為策略性工作騰出更多時間。

一個有力的例子是他們的每日結帳系統：「任務會匯入，自動指派給具有自訂任務描述和 Microsoft 表單連結的特定人員，然後在截止日期到來時自動完成。」Amy 表示。

6. 智慧資料欄位協助

ECP 對 Asana 的資料欄位自動填充功能印象特別深刻。 在某個實際案例中，在團隊成員意外刪除欄位後，AI 會建議並恢復缺失的資料。

Amy 表示：「這是一個巨大的勝利，因為我們經常從其他工具匯入客戶端資料。 「當出現問題時，這種 AI 安全網可以節省大量的資料驗證時間。」

7. 找出重複的投入量

團隊的另一個探索領域是 AI Studio 中內建的 AI 驅動工作流程，以識別重疊的工作。

「在一個大型組織中，您並不總是知道誰在做什麼。 團隊並不總是保持一致，而且經常重複投入量。」Theresa 表示。

使用 AI 來識別重複的工作將「透過查看先前如何完成類似的工作，提高效率、效率和品質，同時提供培訓機會，幫助人們更快地完成任務。」

現實世界的影響

對於 ECP 而言，Asana 的 AI 功能改變了日常營運。 非技術團隊成員現在可以建立自己的工作流程，任務會自動傳達給合適的人員，專案經理無需閱讀數十個評論即可快速消化對話。

這些實際的改進每週為團隊節省了數小時的時間，同時減少了工作的挫敗感。

ECP 的成功完全歸功於深思熟慮的自動化應用，其結果來自於確定 AI 可以幫助人們更有效地工作的特定痛點，而不是為了技術而採用技術。