使用 AI Studio，大規模簡化內容建立流程

內容行銷就像進行接力賽跑，成功與否取決於完美的交接。 撰稿人和編輯者將內容轉交給創意團隊，創意團隊轉交給設計團隊，設計團隊再轉交回編輯者，最後編輯者將內容轉交給社交媒體經理或網頁團隊等管道負責人。 

每一次交接都對於贏得受眾的注意力至關重要，而這正是當今競爭激烈的數位環境中的終極獎勵。 但是，如果您能夠簡化這些交接流程、減少阻礙，並讓團隊更快地邁向終點線，又會如何呢？ 

在 Asana，我們希望透過 AI 的協助，將編輯製作從複雜的接力賽轉變為同步的衝刺，讓交接工作以前所未有的速度和精準度進行。 

以下是我們如何使用 AI Studio (我們的無程式碼工作流程產生器) 來實現這一目標，同時始終確保人員能夠隨時掌握最新情況。

設計完美的編輯助手

在我們著手尋找使用 AI Studio 的方法時，我們希望能夠專注於真正的痛點。 我們實際上並沒有遇到與寫作這項創作活動相關的問題。 延遲和製作壓力的風險更多地集中在「工作附帶事務」上，或者是在大型發佈活動中會發生的大量交接流程上，例如年度報告或發布重大研究結果。 

讓我們以 Asana 工作未來研究部門 The Work Innovation Lab 同事的研究為例。 他們是出色的寫手和研究人員，也是多產的發表者。 這意味著 Asana 的內容行銷團隊每年都會收到多次任務，需要宣傳他們的一項重要研究成果，有時候這項研究成果的核心內容長度超過 20 頁。 

在大多數這類發佈情境中，可能會有三位或更多位不同的撰稿人負責撰寫同一份長篇內容，每位撰稿人都會根據該內容創作衍生內容，例如部落格文章、社交媒體貼文等。 如果沒有進行大量耗時的協調，不同資產之間的關鍵要點、語氣和基調很容易出現差異，從而失去發佈活動應有的協調一致感。 

AI Studio 成為了我們的祕密武器，因為它讓我們能夠建立自訂工作流程，將核心研究轉化為一致且針對特定管道的宣傳內容。 從電子郵件電子報到 Instagram 貼文，這份統一的手冊能確保所有接觸點的品牌一致性。

在實務上，我們的工作流程首先是將原始內容新增至自訂專案中。 在幾分鐘內，AI 就會根據我們的詳細指引，同時為所有所需資產產生量身打造的大綱，其中包括社交媒體輪播廣告等特殊格式。 結果是：人類撰稿者可以立即在結構化的大綱基礎上進行撰寫，而無需猜測優先順序或格式。

調整、測試和微調

使用 AI 時，既有趣又可能令人沮喪的部分在於如何讓它完全按照您想要的方式運作。 這通常需要反覆試驗。 再次借用體育比喻，一支出色的田徑接力團隊需要練習、練習，再多練習一些。 幸好我們沒有期望一開始就能做到完美。

我們最初由 AI 產生的內容大綱需要大量的指導。 我們發現，在提示中提供更具體的指示（就像為我們的 AI 隊友提供更明確的指引一樣），能夠大幅改善結果。 例如，與其要求提供「社群媒體文案」，我們學會了具體說明「強調團隊領導者生產力益處的 LinkedIn 貼文」，以便獲得我們確切需要的內容。 我們還發現，我們的品牌指南是為非人工智慧時代制定的，目前的模型並不一定能理解這些指南，因此需要在長度和明晰度方面進行修改。 

以下是一個基本文案輸出範例，取自一份新的 AI 報告，但沒有我們能夠輸入 AI Studio 中的詳細指引：

以下是經過工作流程後的內容：

• 符合我們需要的格式

• 提供更多可作為基礎的內容，包括標題和圖片文字

• 提供符合 AI 指引的圖說文字

教育和認證的重要性

在開始這個過程時，我們對 AI 工作流程並不太了解，因此奠定良好的基礎非常有幫助。 內容策略主管 Steph Bui 和內容行銷主管 Katie Ryan O'Connor 都在執行此專案的過程中獲得了 AI Studio 認證。 認證可能也適合您，您可以在此處瀏覽 Asana 的所有認證課程。

此認證不僅僅是學習 AI Studio 的技術面向。 其中包括有助於瞭解提示設計基礎知識、工作流程架構，以及如何將 AI 妥善整合到現有內容流程中的內容。 當我們遇到無法避免的障礙，或需要排解意外輸出項的問題時，這個知識庫的價值便顯現出來。

應對一系列新的使用案例

對於忙碌的內容行銷團隊，AI Studio 還能提供哪些幫助？ 嗯，我們很快就對這些新功能著迷了，並開始思考新的使用案例。 

我們下一個編輯助理使用案例是利用工作流程，根據我們的工作創新獎計劃所收到的參賽作品，協助我們為客戶小故事建立大綱。 透過運用客戶自己的深入解析，我們能夠大規模地建立真實反映客戶情況的內容。 

目前，這個工作流程可以從 Asana 表單中接收一份提交內容，並在 1 到 2 分鐘內完成客戶簡介的完整大綱，並準備好交給撰稿人進行進一步的探索、撰寫和修飾。 同樣地，這與全面取代人力工作無關，而是更多地關乎 AI 與人之間的連結。

我們也看到，這種方法的真正價值倍增效應在於其與 Asana 工作管理平台的整合。 與獨立的 AI 工具不同，AI Studio 可以存取您團隊的任務、專案和目標，從而提供背景資訊，使其輸出結果具有極高的相關性。 它可以直接從您現有的工作流程中提取資訊，這意味著您不必不斷重新說明您的品牌調性或策略性目標。

最近，我們發現需要為一系列電子郵件撰寫相當程式化、有條理的內容，這些電子郵件會在特定觸發事件發生後由 Asana 寄送給使用者。 這正是 AI Studio 工作流程的理想用武之地。我們可以為批次中每封電子郵件的目的和內容提供指引，並讓 AI Studio 產生文案，接著由文案撰寫人和管道專家進行修改。

汲取的經驗教訓

隨著 AI 在工作空間中的應用越來越廣泛，內容創作者可能會對由此帶來的變化特別敏感。 這是有道理的，尤其是考慮到生成式 AI 模型現在能夠以驚人的速度和精確度進行研究並按照規範撰寫文案。

在 Asana，我們相信重點在於人類與 AI 的協作。 

現在，我們的撰稿人減少了花費在重複性格式設定上的時間，而將更多時間投入到創意思考和策略決策上——這些是人類在建立內容方面擅長且真正喜歡的部分。 團隊成員之間的交接更加順暢，因為每個人都能從一個一致的基礎開始，並對其進行改進，而不必從零開始。

還記得接力賽的比喻嗎？ 有了 AI Studio，就像是我們多了一位田徑教練，確保每個人都確切知道何時以及如何進行接力。 這場接力賽仍然由我們才華橫溢的團隊來完成，但現在他們可以專注於速度和卓越表現，而不必擔心接力時手忙腳亂。