Checklista för avslutningsprocess för anställda

Anställda kommer och går – är du förberedd på båda? Vi brukar strukturera våra introduktionsprocesser för att hjälpa nya anställda att komma igång, men vi gör inte alltid detsamma för att avsluta anställningar. Avgång, eller processen att hjälpa anställda att lämna företaget, är lika viktigt som introduktion – men det är något som ofta förbises. När en anställd lämnar företaget påverkar det oundvikligen teamet, arbetsflöden och projekt. Men du kan underlätta övergången och begränsa störningar med en återanvändbar mall för avslut av anställning.

Vad är en avslutningsprocess för anställda?

Avslutningsprocessen för anställda är övergångsprocessen när en anställd lämnar företaget. Att ha en strukturerad avvecklingsprocess hjälper till att fånga upp alla den anställdes ansvarsområden, så att de återstående teammedlemmarna förstår det arbete de behöver samordna och ta på sig under övergången. Det hjälper också dina personalchefer och anställda på personalavdelningen när de avslutar lösa trådar (till exempel att ta emot en uppsägning och returnera företagets tillgångar).

Din upplevelse av avvecklingen av en anställd beror på din företagskultur och specifika organisatoriska behov, men processen bör: 

• Förbereda teamet på att den anställde lämnar företaget.

• Se till att du gör alla nödvändiga meddelanden.

• Hjälpa HR-avdelningen att samla in papper.

• Underlätta kunskapsöverföring för att samla in koncept, processer och pågående arbete före en anställds sista dag.

• Ha steg för att samla in bärbara datorer, ID-kort och eventuellt återstående material som ägs av företaget.

• Inkludera en avslutande intervju för att få feedback och förbättra arbetsupplevelsen för framtida anställda.

Oavsett vad du inkluderar finns det många steg som är involverade i att avsluta en anställds anställning, inklusive viktiga detaljer som är lätta att förbise. Att skapa en mall för en checklista för avslut av anställning hjälper dig att spåra processen och se till att du gör rätt för varje anställd som lämnar företaget. När en befintlig anställd meddelar att hen lämnar företaget är det bara att kopiera checklistemallen och påbörja processen. 

Fördelarna med en digital mall för checklista för avslut av anställning

Ibland är en gammaldags checklista det perfekta sättet att hålla sig organiserad. Men i stället för att skriva ut en eller skriva ut ett sparat dokument som är klumpigt och svårt att uppdatera kan du skapa en digital mall för en checklista för avgångsprocessen. Det håller dig inte bara organiserad under hela processen för att avsluta anställningen, utan det säkerställer också att processen alltid är konsekvent i hela organisationen.

På så sätt missar du inga viktiga steg. Du vet till exempel att du måste skicka information till din sjukförsäkringsgivare som en del av din avvecklingsprocess för anställda. Om du förbiser det här steget kanske den avgående anställde inte kvalificerar sig för utökad sjukvård efter att hen har lämnat företaget – inte det bästa sättet att avsluta anställningen. Om du använder samma checklista för varje anställd (kopierad från din mall) ser du till att du aldrig missar ett steg, stort eller litet, i din avvecklingsprocess.

Skapa en mall för en checklista för avgångar i 6 steg

Skapa din mall för en checklista för avveckling i sex enkla steg:

1. Granska material. Samla allt du behöver för att korrekt avsluta anställningen och granska det. Om du redan har befintliga dokument, processer eller guider för att avsluta anställningar bör du se till att inkludera dem här. 

2. Kontakta andra avdelningar. Den anställdes chef och personalavdelningen kommer vanligtvis att övervaka avvecklingen, men det är viktigt att även ta hänsyn till andra avdelningars behov. Vad behöver IT-avdelningen? Eller ekonomiteamet? Här får du en medvetenhet om viktiga steg som du kanske har förbisett och som gäller för hela företaget, till exempel att underteckna ett sekretessavtal.

3. Skapa avsnitt för att organisera uppgifter i checklistan. De exakta uppgifterna varierar beroende på företagets specifika behov, men inkluderar grundläggande information såsom den anställdes namn och roll, pappersarbete som måste slutföras och åtgärder som måste vidtas (till exempel att schemalägga en avslutande intervju).

4. Anslut relevanta dokument och information. Förutom att samordna processer kan du också använda en programvara för projekthantering för att lägga till dokument direkt i checklistan. Du kan till exempel bifoga formulär som behöver granskas och undertecknas med tilldelade deadliner för att hålla alla i fas. 

5. Spara den på en tillgänglig plats. För att checklistemallen ska öka konsekvensen i hela företaget måste den användas av hela organisationen. När du har skapat din mall för en checklista för avveckling kan du spara den på en plats där alla har åtkomst till den. 

6. Dela den. Dela mallen med alla som kan behöva avsluta anställda, inklusive personalchefer, teamledare och avdelningschefer.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. 

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid.

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en ad hoc-process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och insats det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det viktigaste arbetet.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till uppföljningsbara uppgifter och kommentarer i Asana. Omvandla snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och uppgifter inte försvinner i Slack.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

Vanliga frågor