Konferensagenda

Det krävs mycket arbete för att planera och hålla en konferens. Att anordna en konferens är ingen liten bedrift, från att hålla reda på schemainformation – såsom aktiviteters tidslinjer och platser – till att organisera evenemangsleverantörer. 

Det är här en mall för konferensagenda kommer in i bilden. En konferensagendamall är ett återanvändbart ramverk som samlar viktig information om evenemanget och gör det enkelt att planera och organisera kommande konferenser. Dessutom håller en digital konferensagendamall dina leverantörer, talare och teamkollegor informerade om tidslinjen och evenemangsdetaljerna, så att du aldrig behöver oroa dig för att ändringar i sista minuten ska glömmas bort. 

Se till att din konferens inte bara ser otvungen ut – låt planeringen också kännas otvungen. 

Vad är en konferensagenda?

En konferensagenda är en detaljerad översikt över en konferens schema. Konferensagendor är utformade för att ge deltagarna en översikt över vad de kan förvänta sig under konferensen och hjälpa arrangörerna att hålla konferensen i fas. Vanligtvis innehåller dessa agendor information om konferensevenemang, såsom tid, plats och presentatör för varje aktivitet. 

Vad är en mall för en konferensagenda?

En mall för en konferensagenda ger en grundläggande struktur för att hjälpa dig att bygga och organisera ditt konferensschema. När du skapar en konferensagendamall i ett digitalt format kan du inkludera anpassade fält och avsnitt som hjälper dig att samla in viktig konferensinformation, till exempel:

• En översikt över konferensen och dess syfte.

• Konferensplatsens namn och plats.

• Datum för konferensen. 

• Information om konferensen, till exempel starttid, plats och tilldelade talare för specifika sessioner.

• Information om fritidsaktiviteter under konferensen, såsom måltider, raster och nätverksmöjligheter.

Eftersom konferensagendor kan kopieras kan du enkelt göra en kopia av grundmallen och skapa scheman för liknande konferensplaner framöver. 

Vilka är fördelarna med att använda en mall för en konferensagenda?

Statiska konferensagendor – som de som skapats i Microsoft Word eller Excel – är användbara verktyg för att hålla koll på ett konferensschema under evenemangsdagen. Men deras fasta natur innebär att de inte kan ta hänsyn till förändringar i realtid, vilket gör dem svåra att använda för konferensplanering. En digital mall för konferensagenda låter dig däremot planera konferensen och samarbeta med teammedlemmar på ett och samma ställe.

Med en digital mall för konferensagenda kan du: 

• Visa din konferensagenda på ett ställe, inklusive starttider för varje schemalagd aktivitet, rumsnamn eller plats för varje session och sessionens talare eller presentatör. 

• Tilldela talare och evenemangsledare genomförbara uppgifter med slutdatum, så att alla har klarhet och insyn i hur deras roller påverkar konferensens schema. 

• Använd beroenden för att se vilka konferensevenemang som är beroende av varandra och få en avisering när aktiviteten du väntar på är slutförd.

• Dra nytta av olika projektvyer, inklusive tavelvy och listvy, så att alla kan se och hantera schemat på ett sätt som fungerar för dem. 

• Skapa anpassade taggar för att märka konferensevenemang med viktig information, till exempel rumskonfiguration, AV-behov, evenemangsplats och mycket mer. 

• Skapa ett samarbetsnav med integreringar för alla dina favoritappar för Business, såsom Slack och Google Drive. Omvandla meddelanden till genomförbara uppgifter och håll koll på viktiga dokument. 

• Spåra och uppdatera din konferensagenda när du är på språng med Asana-mobilappen. 

• Återanvänd mallen för att skapa kommande konferensagenda-planer, minska förarbetet och se till att varje konferensplan följer samma struktur.

Vilka typer av konferenser kan du planera med Asana?

Mallar för konferensagendor som skapas i Asana är tillräckligt flexibla för att kunna användas för flera typer av konferenser, inklusive: 

• Virtuella konferenser: Skapa en konferensagenda som är strukturerad för virtuella konferenser. Samarbeta enkelt med utspridda team under evenemangsplaneringen och dra nytta av våra integrerade appar som effektiviserar virtuell kommunikation, såsom Zoom. 

• Endagskonferenser: Organisera enkelt en endagskonferens genom att dela upp konferensschemat i avsnitt, till exempel ”morgonföredrag”, ”grupparbeten” och ”eftermiddagsföredrag”.

• Flerdagskonferenser: Förenkla schemat för flerdagskonferenser genom att tilldela slutdatum till varje konferensaktivitet och använda listvy eller kalendervy för att se varje dags schema i detalj. 

• Årliga konferenser: Att planera en årlig konferens kan vara en tung uppgift – ett evenemang som hålls en gång om året involverar vanligtvis många intressenter, leverantörer och tvärfunktionella team. Effektivisera processen genom att samla alla på ett ställe.  

• Presskonferenser: Samordna ditt PR-team kring syftet och planera presskonferenser med en mall som är särskilt utformad för PR-meddelanden. 

Integrerade funktioner och rekommenderade appar för mallen för konferensagenda

Använd din digitala konferensagendamall som en samarbetscentral för ditt team med hjälp av appar och integreringar. Specifika funktioner, såsom olika vyer och anpassade taggar, gör det möjligt att organisera arbetet och ge teamet klarhet. 

Integrerade funktioner

1. Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

2. Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

3. Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

4. Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

1. Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

2. Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

3. Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

4. Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

Vanliga frågor om mallar för konferensagenda