Snabbspårning eller krasch: en guide till schemakomprimering

Projektets deadline närmar sig med stormsteg och efter flera analyser inser du att teamet inte kommer att kunna nå projektmålen i den nuvarande takten. Som projektledare kan det vara en stressig situation att hamna i. 

Som tur är finns det några tekniker för att komprimera schemat som du kan använda. I den här artikeln diskuterar vi fast tracking och crashing, och när man ska använda dem för att komprimera projektets tidslinje.

Vad är schemakomprimering?

Schemakomprimering är en projekthanteringsteknik som används för att minska den tid som behövs för att slutföra ett projekt. Den här tidsbesparande strategin används när ett projekt måste slutföras tidigare än väntat eller ligger efter schemat. Det innebär att utvärdera det ursprungliga schemat och arbetsflödet för att identifiera sätt att påskynda uppgifter utan att missa några projektmål. De viktigaste metoderna för att komprimera schemat är parallellt arbete och projektcrashing. 

Vad är parallellt arbete?

Parallellt arbete innebär att ändra projektschemat så att vissa uppgifter överlappar varandra och görs samtidigt, snarare än sekventiellt. Du kan bara parallellisera ett projekt om det inte finns några beroenden mellan de uppgifter som fortfarande behöver slutföras.

För att visualisera det kan du tänka dig ett Gantt-diagram med två uppgifter: den ena är pågående och den andra startar inte förrän den första är slutförd. Med parallellt arbete flyttas den andra uppgiften så att den körs parallellt med den första, så att båda uppgifterna slutförs samtidigt. Det är viktigt att notera att det här bara kan göras om den andra uppgiften inte är beroende av den första. 

Använd tekniken för parallellt arbete när ett projekt riskerar att inte bli slutfört inom deadline. 

Vad är projektcrashing?

Projektcrashing är en teknik för schemakomprimering där man tar in ytterligare resurser för att slutföra två uppgifter samtidigt. Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) definierar crashing-tekniken som ett sätt att förkorta projektschemat till lägsta möjliga kostnad. Den lägsta merkostnaden är hur mycket det skulle kosta att lägga till ytterligare en enhet av en produkt som produceras. Det kan vara svårt att mäta i en bransch som programvaruutveckling, men det kan enkelt spåras i produktionsrelaterade branscher såsom tillverkning. 

Snabbspårning eller kraschande

Att välja mellan snabbt utförande och upptrappning beror på projektets behov och tillgängliga tillgångar. Parallellt arbete är ofta det första man tänker på när tiden är knapp, eftersom det vanligtvis inte kräver extra resurser – bara en omorganisation av aktiviteter som ska ske parallellt. Det ökar dock risken för fel eftersom flera uppgifter hanteras samtidigt. Projektcrashing är å andra sidan resurskrävande och kräver extra händer eller timmar, men det kan vara mer kontrollerat och mindre riskabelt när det gäller uppgiftshantering.

Om grundarbetet i ett byggprojekt till exempel ligger före schemat kan du välja att samkörning genom att påbörja fasen för ramkonstruktion samtidigt i stället för att vänta på att grunden ska vara helt slutförd. Men om själva fasen för ramkonstruktion ligger efter kan du krascha projektet genom att ta in ytterligare personal för att arbeta längre för att uppfylla det ursprungliga schemat. Valet beror på om projektet kan hantera den ökade risken och samordningsbehovet för snabbt utförande eller om det har budgeten för att stödja de extra resurserna för upptrappning.

När ska man använda parallellt arbete eller en projektcrash?

De här teknikerna för att komprimera projektschemat används vanligtvis när ett projekt inte är i fas med deadlinen. Att använda både snabbt utförande och upptrappning samtidigt kan påskynda projektleveransen. 

Även om det bästa sättet att påskynda projektleveransen är att använda båda teknikerna tillsammans, kan du också använda endast en teknik om det behövs. Om du till exempel inte har budget för att anställa fler teammedlemmar kanske det inte är möjligt att använda sig av crashing. Ditt team kan behöva arbeta dubbelt så mycket eller ta in teammedlemmar från andra team för att kunna använda parallellt arbete.

Vilka är fördelarna med parallellt projekthantering?

Snabbt utförande är en strategisk metod med många fördelar, från att strama åt scheman till att förbättra kundrelationer. Lägg till de här viktiga fördelarna med snabbt utförande i din verktygslåda för projektplanering.

Kortare projekttidslinjer

Snabbspårning kan minska projektets totala varaktighet avsevärt. Genom att överlappa uppgifter som ursprungligen var planerade att starta efter varandra kan projektledare minska sina ursprungliga scheman med dagar, veckor eller till och med månader.

Bättre användning av resurser

Snabbspårning kan leda till en effektivare användning av resurser. När uppgifter överlappar varandra kan team och utrustning användas utan avbrott, vilket kan minska den tid de behövs.

Ökad kundnöjdhet

Att leverera ett projekt snabbare leder ofta till nöjdare kunder. Genom att visa förmågan att uppfylla eller överträffa tidsbegränsningar kan projektledare förbättra kundrelationer och bygga förtroende.

Konkurrensfördel

Att kunna slutföra projekt snabbare kan skilja en organisation från sina konkurrenter. När kunder behöver resultat snabbt kan den här hastigheten vara ett stort säljargument som hjälper dig att få jobbet.

Minskning av potentiella förseningar

Snabbspårning kan vara en förebyggande åtgärd mot potentiella förseningar. Att flytta fram vissa uppgifter skapar en buffert som kan vara till hjälp om oväntade förseningar inträffar senare i projektet.

Potentiella nackdelar med snabbt utförande och upptrappning av projekt

Även om det är vanliga projekthanteringstekniker för att hålla projektets varaktighet inom deadlines bör snabbt utförande och upptrappning av projekt inte vara normen. De här teknikerna kan vara till hjälp i en knipa, men de har några nackdelar.

Ökad risk för utbrändhet i teamet

Den främsta risken med parallellt arbete är att det är mycket mer sannolikt att teamet blir överbelastat. Teammedlemmarna räknar med att ta sig an ett visst antal uppgifter i början av projektet, men när du använder parallellt arbete kan de behöva ta sig an ytterligare och oväntat arbete. Det kan i sin tur öka risken för utbrändhet. 

Ett sätt att förhindra det är att använda ett projekthanteringsverktyg som gör det enkelt att övervaka förloppet och hålla koll på vad teamet har att göra. Med hjälp av en projekthanteringsprogramvara som identifierar teamets arbetsbelastning kan du visualisera vem som är tillgänglig och vem som behöver hjälp med arbetet.

Högre kostnader

Målet med projektcrashing är att ta in ytterligare resurser så att du kan arbeta snabbare och nå din deadline. Det innebär vanligtvis ökade kostnader i form av ytterligare personal för teamet. Även om målet med crashing är att använda minsta möjliga merkostnad är det fortfarande troligt att de extra kostnaderna kan få projektet att överskrida budgeten.

Ett enkelt sätt att förhindra att ett projekt överskrider budgeten är att inkludera budgetuppdateringar i regelbundna statusuppdateringar. Det gör projektledare och andra intressenter medvetna om eventuella budgetbegränsningar när de inträffar.

Lägre kvalitet på arbetet

När flera uppgifter pågår samtidigt kan det bli en utmaning för projektledare att hålla koll på alla projektleveranser. Beroende på vilka resurser du har och teamets arbetskapacitet kan kvaliteten på arbetet slopas bara genom att man rör sig snabbare. 

För att motverka det kan du avsätta några resurser specifikt för kvalitetssäkring. Att lägga till ett extra lager av granskning kan förhindra att ditt team producerar arbete av lägre kvalitet. 

Så här påskyndar eller kraschar du ett projektschema

Om du har ont om tid och behöver komprimera projekttidslinjen kan du följa de här grundläggande stegen. 

1. Identifiera projektets behov

Innan du kan komprimera projekttidslinjen är det viktigt att identifiera hur projektet fortskrider i sitt nuvarande tillstånd. Här är några frågor som du bör besvara som projektledare:

• Hur mycket tid behöver sparas? Att identifiera hur mycket tid som behöver sparas kan hjälpa dig att avgöra hur lite (eller hur mycket) du behöver för att påskynda och förkorta projektets tidslinje. 

• Finns det några uppgifter på den kritiska linjen som inte kan överlappa? Håll uppgifterna på den kritiska linjen i ett spår, men överväg att omplanera andra uppgifter som inte är beroende av den kritiska linjen så att de kan utföras samtidigt.

• Finns det några ytterligare resurser som jag kan använda? Har du några ytterligare resurser tillgängliga enligt din resurshanteringsplan? Det kan innebära extra utrymme i budgeten för att anlita extern support eller extra teammedlemmar som kan hjälpa till. 

Exempel på ett projekt före parallellt arbete:

Ett designteam arbetar med ett projekt för att göra om ett varumärke. I den ursprungliga tidslinjen skulle designerna uppdatera olika tillgångar en efter en så snart de nya varumärkesriktlinjerna hade fastställts. Efter att ha tittat på tidslinjen i projekthanteringsverktyget omplanerar teamet så att flera designers arbetar samtidigt med att uppdatera varumärkets tillgångar, så att projektet tar mindre tid.

2. Justera projektschemat

Baserat på de behov som du identifierade i föregående steg, omkonfigurera ditt projektschema så att det passar din komprimerade tidslinje.

Använd ett Gantt-diagram för att visualisera processen. Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som används för att visa tidslinjen för olika uppgifter i ett projekt. I en rad med uppgifter kan du visa aktiviteterna på den kritiska linjen som behöver slutföras, och i en separat men parallell rad med uppgifter kan du visa alla andra punkter som behöver slutföras. 

Att visualisera projektet är ett enkelt sätt att informera projektets intressenter om ändringar i tidslinjen och även visa vem som gör vad och när.

Innan snabbt utförande:

Efter snabbt utförande:

3. Övervaka prestanda

Nu när projektet är igång är det dags att övervaka prestandan. Om du har lagt till ytterligare teammedlemmar för att komprimera projektets tidslinje ska du se till att de är medvetna om den nuvarande projektomfattningen, schemat och varaktigheten. Övervaka förloppet för att se till att kvaliteten på arbetet fortfarande lever upp till projektteamets standarder. Ta dig tid att regelbundet kontrollera leveranser och uppgifter för att säkerställa att projektet fortfarande lever upp till dina förväntningar.

Förutom att utvärdera arbetets kvalitet bör du också övervaka projektkostnaden. Den vanligaste avvägningen med **crashing**-tekniken är den extra kostnaden. Huvudmålet med att använda crashing-metoden är att använda minsta möjliga budget men ändå nå din deadline. Om du märker att projektkostnaden snabbt ökar bör du skala ner så mycket du kan för att hålla dig inom projektomfattningen.

4. Reflektera och upprepa

Även om ingen planerar för ett komprimerat projekt är det viktigt att hålla koll på vad som gick bra och vad du kan förbättra inför nästa projekt. Att hålla ett utvärderingsmöte efteråt kan hjälpa dig att identifiera sätt att undvika att behöva använda fastspårning eller kraschlandning i ditt nästa projekt. 

Här är några frågor som du kan ställa:

• Vad gick bra under det här projektet?

• Vad gick fel under det här projektet?

• Var det några aspekter av projektet som tog längre tid än väntat?

• Vilken var den största utmaningen under projektet?

Vanliga frågor: Snabbt utförande eller crashing

Är snabbt utförande en bra idé?

Parallellt arbete kan vara en bra idé inom projekthantering, särskilt när tidsbegränsningar kräver en snabbare slutförande. Det innebär dock att man går igenom flera faser eller uppgifter samtidigt, vilket ökar risken för missförstånd och fel, vilket kan leda till mer omarbetning senare. Snabbspårning kan ändå vara fördelaktigt när tidsbesparingen uppväger riskerna.

Vad är ett exempel på snabbt utförande av ett schema?

Ett exempel på att använda parallellt arbete i ett schema kan vara ett projekt för att göra om en webbplats där skapandet av innehåll påbörjas samtidigt som layouten utformas, i stället för att vänta på att designen ska slutföras. Den parallella utvecklingen av uppgifter kan förkorta tidslinjen utan att vänta på att varje uppgift ska slutföras innan nästa påbörjas. I slutändan kommer projektet att vara slutförd tidigare än vad ett sekventiellt schema skulle tillåta.

Vilka är skälen till att ett projekt kraschar?

Projekt-crashing används ofta när ett projekt ligger långt efter schemat eller när det finns ett akut behov av att minska projektets leveranstid. De främsta anledningarna är att man vill nå en fast deadline, undvika påföljder för sen leverans eller ta vara på en möjlighet som kräver ett snabbare slutförande av projektet.

Vad kan jag göra i stället för att använda projektcrashing?

I stället för att använda projektcrashing kan du överväga tekniker som parallellt arbete eller optimering av arbetsflödet i en projekthanteringsprogramvara för att bättre hantera och effektivisera projektuppgifter. Det kan hjälpa dig att identifiera ineffektivitet och förbättringsområden utan de extra kostnader och resurser som krävs för att använda sig av crashing.

Hantera projekttidslinjer med en projekthanteringsplattform

Parallellt arbete och crashing kan hjälpa team att slutföra sina projekt i tid, men oavsett strategi är det viktigt att alla är samordnade när det gäller uppgifter och tidslinje. Det bästa sättet att göra det är med ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Asana hjälper team att arbeta tillsammans i ett gemensamt utrymme så att de omedelbart kan identifiera vad de behöver göra, vad som är en prioritering och när arbetet behöver göras.