Öka teamengagemanget med en mall för medarbetarundersökningar

Organisatorisk framgång beror till stor del på dina anställdas tillfredsställelse. Ju mer de gillar att arbeta för dig, desto bättre kommer de att prestera och desto mer framgång kommer du att se som företag. Det bästa sättet att ta reda på hur nöjda dina anställda är med organisationen är att fråga dem.

Det kanske låter enkelt, men att genomföra en medarbetarundersökning kan vara en stor utmaning. För att göra det lättare för dig har vi skapat en mall med 29 frågor som du bör ställa i din nästa medarbetarundersökning.

Gå direkt till mallen eller läs hela artikeln för att lära dig hur medarbetarundersökningar hjälper dig att öka teamengagemanget, hantera konflikter och förbättra den övergripande tillfredsställelsen i företaget.

Vad är en medarbetarundersökning?

En medarbetarundersökning genomförs vanligtvis av personalavdelningen en gång per år. Syftet är att ge dina anställda en chans att anonymt och ärligt rapportera hur de känner om din organisation. 

Frågorna handlar vanligtvis om ämnen som anställdas välbefinnande, ersättning och förmåner, teamdynamik och företagskultur. När uppgifterna har samlats in analyserar och utvärderar personalavdelningen eller en opartisk tredje part dem. Baserat på resultaten bör du skapa åtgärdspunkter som tar itu med svagheter eller problem som dina anställda har påpekat i undersökningen.

Medarbetarundersökningar är avgörande för att mäta och hantera saker som arbetstillfredsställelse, anställdas moral och upplevd arbetsmiljö. Du kan också använda medarbetarundersökningar för att utvärdera dina introduktionsprocesser eller som en del av din avslutningsintervju.

Anonymitet i medarbetarundersökningar

Om möjligt bör du sträva efter att hålla allas feedback anonym. När du klargör att undersökningen är anonym är det mer sannolikt att anställda känner sig bekväma med att vara ärliga om hur de verkligen känner. För att säkerställa anonymitet kan du använda en onlineundersökning eller anlita en tredje part för att samla in data. Om du genomför undersökningen internt med penna och papper kan du be dina anställda att inte skriva sina namn på den. 

Se dessutom till att du inte ställer frågor som gör det enkelt att identifiera vilken anställd som fyller i enkäten. Ju mindre din organisation och ditt team är, desto viktigare är det att undvika frågor som är för personliga. Om du till exempel frågar vilken avdelning en person tillhör, undvik att fråga om åldersgrupp och kön så att de inte känner att de kan identifieras. 

anställda som känner att deras anonymitet inte garanteras i en undersökning kan hålla tillbaka med sin ärliga feedback av rädsla för att det ska få konsekvenser.

Pulsundersökning jämfört med anställdsundersökning

Pulsundersökningar är korta undersökningar för anställda som består av 1–15 specifika frågor. Medan anställda vanligtvis slutför undersökningar en gång om året kan pulsundersökningar genomföras kvartalsvis, månadsvis eller till och med veckovis.

Pulsundersökningar är ett utmärkt verktyg när du vill få snabba insikter om dina anställdas arbetstillfredsställelse. Som namnet antyder är dessa frågeformulär ett utmärkt sätt att få en snabb överblick över hur det går för dig mellan mer djupgående utvärderingsundersökningar.

Fördelar med medarbetarundersökningar

Det finns några goda skäl till varför organisationer bör genomföra en medarbetarundersökning:

• Styrka: Att be dina anställda om feedback och input ger dem en känsla av styrka och ägarskap över sina karriärer. Detta gäller dock bara om de vet att de åtgärdspunkter som följer på medarbetarundersökningen tar itu med deras största problem och att din organisation verkligen gör en insats för att förändra saker och ting.

• Engagemang: Medarbetarundersökningar kan hjälpa dig att hantera och förbättra de anställdas engagemang. Eftersom de uppmuntras att ge feedback är det mer sannolikt att de anställda känner sig engagerade. Dessutom får de möjlighet att rapportera hur engagerade de känner sig varje dag.

• Tillväxt: De anställda kan ge dig insikter om svagheter och styrkor som du kanske inte är medveten om. Med hjälp av den här informationen kan du göra förbättringar som ökar de anställdas engagemang och prestationer, vilket i slutändan leder till tillväxt.

• Referenspunkt: Genom att regelbundet genomföra medarbetarundersökningar kommer du så småningom att kunna skapa en referenspunkt för din organisation som du kan använda för att mäta framsteg. 

• Nöjdhet: Anställda som känner sig engagerade och vet att de bidrar till organisationens framgång är mer benägna att känna sig stolta och nöjda med sitt arbete. Det kan direkt påverka din kvarhållningsgrad och i sin tur organisationens övergripande resultat. 

29 exempel på enkätfrågor

Det finns olika typer av medarbetarundersökningar för alla typer av organisationer, avdelningar, team och scenarier. Den typ av undersökning som varje organisation bör genomföra minst en gång om året är en undersökning om anställdas tillfredsställelse.

Det är ett utmärkt tillfälle att få holistisk feedback från anställda – det vill säga om du ställer rätt frågor. Följande 29 frågor täcker de viktigaste områdena för anställdas tillfredsställelse.

Välbefinnande för anställda

Huruvida dina teamkollegor känner sig nöjda med sitt jobb beror på mer än bara lönen. En sund balans mellan arbete och privatliv är nyckeln till att behålla anställda. För att säkerställa att dina teammedlemmar känner att de kan balansera sitt privatliv och sitt yrkesliv, be dem helt enkelt om feedback.

Här är några frågor som du kan ställa till ditt team för att ta reda på hur de bedömer sitt välbefinnande på jobbet: 

1. Känns ditt arbete meningsfullt och stimulerande?

2. Känner du dig uppskattad av organisationen?

3. Har du en tydlig förståelse för våra strategiska mål och hur du kan bidra till dem?

4. Känner du att ditt arbete påverkar ditt privatliv och välbefinnande?

5. Tycker du att vår organisation gör sitt bästa för att främja de anställdas välbefinnande?

6. Hur skulle du betygsätta din övergripande upplevelse av välbefinnande för anställda?

Du kan se de anställdas välbefinnande som grunden för arbetstillfredsställelse. Några av de andra byggstenarna som får ditt team att känna sig uppskattat är de möjligheter de får när det gäller karriärutveckling.

Karriärutveckling och tillväxtmöjligheter

De möjligheter till professionell utveckling som du erbjuder dina anställda kan ha en stor inverkan på deras övergripande tillfredsställelse. Karriärtillväxt är trots allt det som håller många anställda motiverade att göra sitt bästa. Ställ följande frågor till ditt team för att ta reda på om de uppskattar den karriärutveckling du erbjuder:

7. Hur bekant är du med karriärutvecklingen och tillväxtmöjligheterna i vår organisation?

8. Känner du dig motiverad av ditt arbete och de möjligheter som finns tillgängliga för dig?

9. Har du utnyttjat de möjligheter till karriärutveckling som vi har erbjudit under de senaste 12 månaderna?

10. Vet du vad du måste göra för att avancera i din roll?

11. Känner du att du har de resurser du behöver för att avancera i din karriär?

12. Känner du dig utmanad i din roll?

Det är viktigt att lämna utrymme för kommentarer i din anställdundersökning – särskilt inom det här området. Om dina teammedlemmar har ytterligare frågor om professionell utveckling eller feedback om de tillväxtmöjligheter du erbjuder kan de lämna dem här så att du kan svara och diskutera senare.

Teamdynamik och kommunikation

När människor tillbringar 40 timmar per vecka på ett kontor (virtuellt eller fysiskt) är det viktigt för deras övergripande arbetstillfredsställelse att de kommer överens med sina teamkollegor.

Ta reda på om dina anställda kan lita på sina teammedlemmar och om de känner sig rättvist behandlade genom att ställa följande frågor:

13. Känner du dig uppskattad och välkommen av ditt team?

14. Är det enkelt för dig att samarbeta med dina teamkollegor?

15. Känner du dig stöttad och uppskattad av din chef?

16. Förstår du våra kommunikationskanaler?

17. Tycker du att kommunikationen i teamet är tydlig och effektiv?

Leta efter storskaliga trender kring kommunikation och samarbete i din organisation men också inom varje avdelning. Undersökningen kan till exempel avslöja att ditt marknadsföringsteam kämpar med tvärfunktionell kommunikation. Du kan ta itu med det problemet genom att ställa ytterligare frågor med en riktad pulsundersökning som kan avslöja att ditt marknadsföringsteam inte är säkert på vilka kanaler som ska användas för vilken typ av kommunikation. 

Att skapa eller uppdatera din kommunikationsplan kan lösa problemet och göra tvärfunktionell kommunikation enklare för ditt marknadsföringsteam. 

Arbetsbelastning

Som ledare eller chef är det viktigt att hålla koll på teamets arbetsbelastning för att känna igen tecken på överbelastning. Faktum är att 80 % av kunskapsarbetarna världen över känner sig utarbetade och nära utbrändhet. Det kan leda till mindre engagemang och vara skadligt för organisationens övergripande framgång.

Fråga dina anställda om deras nuvarande arbetsbelastning för att få en uppfattning och se om det finns något du kan förbättra för att minska stressen. Här är några exempel på frågor:

18. Känner du att du har tillräckligt med tid och resurser för att få ditt arbete slutfört i tid?

19. Känner du att arbetet fördelas jämnt mellan dig och dina teamkollegor?

20. Är dina arbetsuppgifter tydligt definierade?

Hitta vid behov sätt att minska eller mer effektivt hantera teamets arbetsbelastning. Kanske är det så enkelt som att införa en programvara för arbetshantering som definierar arbetsflödet och minskar onödigt arbete med tydligt tilldelade uppgifter.

Ersättning och förmåner

Pengar är inte allt, men rättvis ersättning och hälsoförmåner är viktiga. De här faktorerna påverkar hur många anställda som stannar kvar och gör det lättare för dig att locka nya talanger. Säkerhet och ersättning är trots allt de två grundläggande nivåerna i den anställdes behovshierarki.

Ta reda på vad dina anställda tycker om sin lön och de förmåner du erbjuder med frågor som:

21. Får du rättvis lön för ditt arbete?

22. Är du nöjd med våra pensionsförmåner?

23. Är du nöjd med dina försäkringsförmåner?

24. Känner du att du får tillräckligt med betald ledighet för att vila och ladda om?

Genom att höra direkt från ditt team kan du få en tydligare uppfattning om vad de anställda vill ha och göra interna förändringar som leder till förbättringar. Kommunicera dina insatser på ett öppet sätt för att se till att ditt team känner sig hört och förstått.

Företagskultur

Sist men inte minst bör du fråga hur de anställda ser på arbetsplatskulturen i din organisation. Du kan erbjuda alla gratis förmåner, evenemang eller förmåner – om de inte uppfattas som avsedda måste du göra ändringar.

Fråga dina anställda hur de ser på och känner för företagskulturen, så att du vet om du är på rätt väg:

25. Är du nöjd med vår övergripande företagskultur?

26. Känner du att mångfald och inkludering tas på allvar i v��r organisation?

27. Tror du att alla i vår organisation har lika tillgång till anställnings- och tillväxtmöjligheter?

28. Känner du att vi är öppna för förändring och värdesätter din feedback?

29. Tycker du att vår organisation kommunicerar information i rätt tid och på ett öppet sätt?

Anställda som känner att företaget faktiskt följer sina företagsvärderingar är mer benägna att förbli engagerade, motiverade och inspirerade.

Mall för medarbetarundersökning

Om du vill genomföra anställdundersökningar i större skala kan du använda en tjänst eller ett verktyg som hjälper dig att samla in och analysera data på ett säkert och effektivt sätt. Vissa appar, som Culture Amp, erbjuder enkel datainsamling för stora team eller organisationer. Appen samlar in data anonymt och utvärderar dem automatiskt, så allt du behöver göra är att skapa de punkter som följer på undersökningsprocessen.

Men om du arbetar med ett mindre team eller precis har börjat med medarbetarundersökningar kan en enkel mall hjälpa dig att komma igång.

Ladda ned vår kostnadsfria mall nedan för din nästa anställdundersökning. Den använder en enkel skala som du enkelt kan utvärdera för att granska vad varje anställd tycker om företaget, men den låter dig också mäta hur det går för teamet i stort.

Så här utvärderar du medarbetarundersökningar

Du har samlat in alla data – toppen! Vad ska jag göra?

För att säkerställa att dina anställda känner sig värderade och uppskattade bör du ta dig tid att verkligen smälta och bearbeta feedbackundersökningen. För att förbättra den anställdes upplevelse måste du sammanställa och utvärdera deras övergripande nivå av tillfredsställelse. Så här gör du:

• Säg tack: Skicka ett meddelande till alla som fyllde i frågeformuläret och tacka dem för deras tid. Inkludera nästa steg och en ungefärlig tidslinje i meddelandet, så att dina anställda vet vad som händer härnäst. Ju mer transparent du är med den här processen, desto större är sannolikheten att ditt team kommer att lita på dig.

• Analysera och utvärdera enkätsvaren: Oavsett om du analyserar datan internt eller låter en tredje part hantera den är det nu dags att ta reda på vad dina anställda tycker om organisationen. Upptäck gemensamma drag och leta efter trender inom olika team, avdelningar eller hela organisationen.

• Skapa en handlingsplan: Det här steget är absolut avgörande och hela poängen med att genomföra en undersökning. Samla in dina data och utvärdera vilka styrkor och svagheter du vill ta itu med. Handlingsplanen bör tydligt definiera i vilken ordning och hur du planerar att genomföra förändringarna.

• Dela undersökningsresultaten och din handlingsplan: Öppenhet är nyckeln. Dela de insikter du har fått från undersökningen med organisationen. Se till att du delar resultaten på ett sätt som håller allas individuella svar anonyma. Följ upp varje insikt med vad ni ska göra åt den, så att de anställda vet hur ni planerar att förändra saker och ting.

• Följ upp och upprepa: Håll dina anställda informerade om de åtgärder du kommer att vidta. Detta kommer att säkerställa att de fortsätter att känna sig uppskattade och tas på allvar under hela året tills du genomför din nästa medarbetarundersökning.

Ett bra och enkelt sätt att hålla koll på hur nöjda dina anställda är med din handlingsplan är att skicka pulsenkäter under året.

Lär dig av dina anställda för att förbättra ditt företag

I slutändan spelar det ingen roll om du skickar ut pulsundersökningar, undersökningar om arbetstillfredsställelse eller självutvärderingar. Det viktiga är att du inkluderar de personer som arbetar för dig i din insats för att kontinuerligt förbättra din organisation.

Engagerade anställda är mer motiverade och investerade i ditt företag. För att göra det bör du inte bara samla in feedback, utan också lyssna på den. När du har skickat ut frågorna i din medarbetarundersökning kan du skapa handlingsplaner baserat på deras feedback och kommunicera hur du planerar att implementera förändringar.