Методология PRINCE2: принципы, темы и процессы

PRINCE2 — одна из самых признанных в мире методологий управления проектами, которая применяется более чем в 150 странах и насчитывает более миллиона сертифицированных специалистов. Независимо от того, изучаете ли вы фреймворки управления проектами впервые или оцениваете, подходит ли PRINCE2 вашей организации, в этом руководстве содержится всё, что вам нужно знать: от основных принципов и процессов до вариантов сертификации и сравнения PRINCE2 с Agile.

Что такое PRINCE2?

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments — проекты в контролируемых средах) — это структурированный метод управления проектами, который направляет команды через заранее определенные этапы от инициации до завершения. Этот линейный, основанный на процессах подход делает акцент на организации, элементах управления проектами и чёткой ответственности. Поскольку PRINCE2 включает в себя такие основные принципы, как заблаговременное определение области проекта и бюджета, эта методология является отличным вариантом для команд, ранее не сталкивавшихся с формализованным управлением проектами.

История PRINCE2

Методология PRINCE2 была впервые разработана в 1989 году Центральным агентством по вычислительной технике и телекоммуникациям Великобритании (CCTA) на основе более ранней государственной методологии под названием PROMPT (Методика планирования организации ресурсов проекта).

• 1989 год: запуск PRINCE, изначально ориентированного на управление ИТ-проектами

• 1990-е годы: специалисты признали, что PRINCE можно применять к проектам любого типа, а не только к ИТ-проектам.

• 1996 год: запуск PRINCE2 после переработки, в ходе которой была удалена специфическая ИТ-терминология, что сделало методологию универсальной для всех отраслей.

С момента своего запуска в 1996 году PRINCE2 продолжает развиваться, и последнее обновление PRINCE2 7 обеспечивает актуальность методологии для решения современных задач управления проектами.

Семь принципов PRINCE2

Семь принципов PRINCE2 составляют основу методологии, и все они должны применяться, чтобы проект считался настоящим проектом PRINCE2. Вот что каждый принцип означает для вашей команды.

• Постоянное бизнес-обоснование: у каждого проекта PRINCE2 должна быть веская причина для существования. Ваша команда должна постоянно проверять, сохраняет ли проект свою актуальность на протяжении всего жизненного цикла.

• Обучение на основе опыта: команды проекта должны использовать уроки, извлечённые из предыдущих проектов, и документировать новые уроки по мере их появления. Это помогает вашей организации совершенствоваться с течением времени.

• Чётко определённые роли и обязанности: все участники проекта должны понимать свою роль и то, что от них ожидается. Это обеспечивает понимание того, кто за что отвечает, и предотвращает путаницу.

• Управление по стадиям: проекты PRINCE2 планируются, отслеживаются и контролируются поэтапно. Это дает вашей команде естественные контрольные пункты для оценки прогресса и принятия решений.

• Управление по исключениям: совет проекта устанавливает допустимые отклонения по времени, стоимости, объёму, качеству, рискам и выгодам. Менеджер проекта может работать в этих рамках без постоянного контроля, сообщая о проблемах руководству только в случае превышения допустимых отклонений.

• Ориентация на продукты: PRINCE2 делает акцент на определении и предоставлении продуктов (результатов), отвечающих требованиям к качеству. Это позволяет вашей команде сосредоточиться на ощутимых результатах, а не только на действиях.

• Адаптация к проекту: PRINCE2 следует адаптировать с учётом масштаба, сложности и условий вашего проекта. Это гибкий подход, а не жёсткий набор правил.

Семь аспектов (практик) PRINCE2

В то время как принципы определяют ваш подход к проекту PRINCE2, семь аспектов (называемых «практиками» в 7-м издании PRINCE2) описывают аспекты, которые необходимо постоянно учитывать на протяжении всего проекта. Ниже перечислены семь аспектов, которые ваш менеджер проекта отслеживает по мере продвижения проекта.

1. Бизнес-кейс: в этом документе обосновывается целесообразность проекта и приводится обоснование для продолжения инвестиций. Ваша команда должна обновлять бизнес-кейс на каждом этапе, чтобы подтверждать, что проект остаётся жизнеспособным.

2. Организация: определяет структуру команды проекта, включая такие роли, как совет проекта, менеджер проекта и руководители команд. Чёткая организационная структура гарантирует, что каждый знает, кто принимает решения и кто выполняет работу.

3. Качество: в PRINCE2 необходимо создать реестр качества, в котором чётко определены стандарты производства для всех ожидаемых результатов. Это гарантирует, что конечный результат будет соответствовать самым высоким стандартам вашей команды и ожиданиям клиента.

4. Планы: PRINCE2 требует наличия планов на нескольких уровнях: план проекта, планы этапов и планы команд. В этих планах описывается, как, когда и кем будут достигнуты цели, включая область проекта, сроки и бюджет.

5. Риск: каждый проект сопряжён с риском, поскольку мы не можем контролировать всё. Один из аспектов PRINCE2 — это внедрение процесса управления рисками, позволяющего выявить риски, с которыми может столкнуться ваша команда, и устранить любые проблемы.

6. Изменения: в рамках этого аспекта рассматривается, как в проекте решаются проблемы и вносятся изменения. Наличие чёткого процесса управления запросами на изменения помогает вашей команде не сбиваться с пути, сохраняя при этом гибкость.

7. Ход выполнения: в рамках этого аспекта определяются механизмы мониторинга и сравнения фактических достижений с запланированными. Это помогает совету проекта решить, следует ли продолжать, изменять или прекращать проект.

Семь процессов проекта по PRINCE2

Помимо семи принципов PRINCE2, существуют также семь процессов, которые помогают вашей команде на всех этапах — от инициации до завершения проекта.

• Запуск проекта: команда проекта представляет план проекта на основе проектного мандата — приблизительного описания того, что предполагает проект. Это дает общее представление о проекте и четко определяет бизнес-кейс. После одобрения (часто советом проекта) команда проекта составляет более подробный бриф проекта.

• Руководство проектом: используя подход «сверху вниз», совет проекта рассматривает брифы проекта и принимает решение о том, что требуется команде для дальнейшей работы. Это может означать изменение некоторых аспектов брифа проекта с учетом ограничений по ресурсам или времени.

• Инициирование проекта: совет проекта назначает менеджера проекта, который будет руководить проектом и составлять более подробный план проекта. Сюда входят исходные показатели по времени, затратам, качеству, объёму, рискам и выгодам. Проект может официально стартовать, когда совет проекта полностью одобрит план проекта, созданный менеджером.

• Контроль этапа: в ходе этого процесса менеджер проекта создает иерархическую структуру работ, чтобы сделать проект более управляемым. Затем он делегирует эти более мелкие части отдельным участникам команды, чтобы они работали над ними и завершали их.

• Управление передачей продукта: менеджер проекта следит за тем, чтобы проект продвигался без сбоев, а результаты соответствовали качеству, установленному в реестре качества. Затем совет проекта рассматривает ожидаемые результаты и принимает решение о том, одобрить ли работу или запросить какие-либо изменения или дополнительную работу по проекту.

• Управление границами этапов: этот процесс «этап — контрольная точка» предусматривает проведение советом проекта анализа в конце каждого этапа, чтобы принять решение о том, следует ли продолжать проект или от него следует отказаться.

• Завершение проекта: менеджер проекта оформляет всю окончательную документацию, результаты и отчётность до полного завершения жизненного цикла проекта.

Роли в проекте по методу PRINCE2

Одним из основных преимуществ использования методологии PRINCE2 является ясность. Некоторые методологии управления проектами имеют менее строгие правила, но у каждого участника команды, использующего PRINCE2, есть чёткая и определённая роль. Вот некоторые из ключевых ролей, которые вы увидите в проекте PRINCE2.

• Менеджер проекта: основное лицо, ответственное за планирование, выполнение и продвижение проекта.

• Руководитель команды: если ваша команда очень большая, для помощи менеджеру проекта может быть назначен руководитель команды. Руководитель команды контролирует создание элементов и управляет временем и загрузкой каждого участника команды.

• Заказчик: лицо, которое получает конечный результат проекта. Это может быть внешний клиент, подрядчик или внутренняя команда.

• Участники команды: это люди, которые отвечают за создание конечного результата. Поскольку PRINCE2 — это методология, ориентированная на процессы, важно назначить конкретные роли каждому участнику команды.

• Руководящий совет проекта: группа людей, которые принимают решения высокого уровня для вашего проекта. Как правило, совет проекта состоит из руководителей компании, а в некоторых случаях — из конечных клиентов.

Преимущества управления проектами по методу PRINCE2

PRINCE2 — одна из самых популярных методологий управления проектами в мире, и на то есть веские причины. Вот основные преимущества, которые делают её отличным выбором для команд любых размеров.

PRINCE2 — это широко признанная форма управления проектами

Во всём мире насчитываются миллионы специалистов, применяющих PRINCE2. Метод PRINCE2 признан Институтом управления проектами (PMI) как методология, совместимая со Сводом знаний по управлению проектами (PMBOK®) и сертификацией «Профессионал в области управления проектами» (PMP®).

Существует несколько учебных курсов и различных сертификаций PRINCE2, которые вы можете пройти, чтобы узнать о методе управления проектами PRINCE2. Если вы конкретно хотите стать менеджером проекта, изучение процесса PRINCE2 и получение сертификата могут помочь вам в карьерном росте в долгосрочной перспективе.

PRINCE2 — хорошая методология для начинающих

Если ваша команда никогда раньше не использовала методологию управления проектами, PRINCE2 — отличная отправная точка. Поскольку в ней предусмотрен простой, но чётко определённый процесс, у вашей команды будут чёткие шаги, которым нужно следовать, даже если она никогда раньше не внедряла процесс управления проектами.

PRINCE2 — это также отличный способ обучить участников вашей команды важным навыкам управления проектами, таким как планирование проекта, управление временем и общение. Эти навыки универсальны для всех методологий управления проектами, поэтому ваша команда освоит полезные навыки, которые сможет применять в любом проекте.

Если ваша команда рассматривает возможность использования подхода Agile, PRINCE2 Agile — отличная отправная точка. PRINCE2 Agile опирается на основы, заложенные в стандартном процессе PRINCE2, и применяет их в рамках методологии Agile.

PRINCE2 — чрезвычайно гибкий метод

Если первоначальная методика PRINCE разрабатывалась с учётом потребностей ИТ-отрасли, то PRINCE2 была создана для реализации любых проектов в любых отраслях. Один из основополагающих принципов PRINCE2 заключается в том, что методологию следует использовать как способ управления проектами, а не как набор жёстких правил. Она предназначена для того, чтобы вы могли адаптировать её под нужды своего проекта.

Методология PRINCE2 отлично сочетается с программным обеспечением для управления работой. Ориентированная на процессы структура в сочетании с программным обеспечением позволяет вашей команде легко создавать чёткие задачи с конкретными датами и ответственными лицами. Участники команды, заинтересованные стороны и совет проекта могут быстро подключаться к работе и отслеживать ход выполнения проекта асинхронно.

PRINCE2 и Agile

Один из самых распространённых вопросов, которые задают менеджеры проектов, — это вопрос о том, как PRINCE2 соотносится с методологией Agile. Обе методологии помогают командам успешно реализовывать проекты, но у них разные характеристики, подходящие для разных ситуаций.

Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно выбирать что-то одно. PRINCE2 Agile сочетает в себе управление и структуру PRINCE2 с гибкостью методологий реализации Agile, таких как Scrum и Канбан. Этот гибридный подход дает вашей команде лучшее из обоих миров: четкое управление проектом с адаптивным исполнением.

Сертификаты PRINCE2 Practitioner

Для использования PRINCE2 сертификация не требуется, но её получение может укрепить ваши навыки и карьерные перспективы. Ниже приводятся основные варианты сертификации.

Выбирая курс обучения PRINCE2, убедитесь, что его предлагает аккредитованная организация. Кроме того, убедитесь, что в рамках обучения рассматривается самая последняя версия PRINCE2, например 7-е издание.

Как управлять проектами PRINCE2 с помощью программного обеспечения для управления работой

Если вы подумываете об использовании PRINCE2, программное обеспечение для управления работой поможет вам применить этот подход на практике. С помощью такого инструмента, как Asana, ваша команда сможет чётко распределить роли, создавать шаблоны этапов и с лёгкостью делегировать задачи.

Вот как программное обеспечение для управления работой поддерживает проекты PRINCE2:

• Отслеживание семи тем: контроль бизнес-кейса, качества, рисков и хода работ в одном месте

• Управление границами этапов: настройка контрольных точек этапов с чёткими рабочими процессами подтверждения

• Ведение документации: хранение брифов проектов, планов и отчётов в месте, доступном для всех

• Обеспечение прозрачности доски проекта: предоставление заинтересованным сторонам обновлений о ходе работ в реальном времени без совещаний по статусу

Готовы привнести в свои проекты структуру и ясность? Начните работу с Asana и узнайте, как программное обеспечение для управления работой может помочь вам во внедрении PRINCE2.

Часто задаваемые вопросы о методологии PRINCE2