Цели и ключевые результаты (OKR)

Четкие цели — как путеводная звезда: они направляют вашу команду и помогают ей расставлять приоритеты и решать задачи. Но только 26% работников умственного труда чётко понимают, как их работа способствует достижению целей компании, и это проблема. Слишком много команд ставят цели в инструменте, который они не проверяют регулярно, поэтому в конечном итоге они пылятся. Вам нужен фреймворк для постановки целей, который будет находиться в том же месте, где выполняется работа. Тогда вместо того, чтобы ставить цели и забывать о них, вы сможете активно работать над их достижением каждый день. 

Именно здесь в игру вступает шаблон целей и ключевых результатов (OKR). 

Что такое шаблон OKR? 

Шаблон OKR — это руководство для многократного использования, которое помогает команде ставить цели и определять ключевые результаты. Эта методология позволяет команде ставить и отслеживать измеримые цели, следуя простой формуле:  

• Я достигну [цели], которая измеряется [ключевым результатом].

Вместо того чтобы начинать с нуля каждый квартал, можно просто скопировать шаблон и заполнить предопределённые поля для каждой цели и ключевого результата. 

Следование шаблону OKR позволяет стандартизировать процесс постановки целей. Он служит дорожной картой при постановке целей, предлагая каждый раз выполнять одни и те же действия и документировать одну и ту же информацию. И когда все в команде используют одинаковый шаблон, вы гарантируете, что каждый участник команды будет следовать правильным шагам для создания качественных целей.

Преимущества цифрового шаблона OKR

Когда речь идёт о целях, исполнение — это всё. Недостаточно просто поставить цели и забыть о них. Необходимо регулярно отслеживать прогресс и делать его видимым для всей команды. В отличие от статических документов и таблиц Excel, цифровой шаблон OKR упрощает обмен целями и их отслеживание. 

Когда вы создаёте шаблон OKR в инструменте для управления проектами, ваши цели находятся там, где выполняется работа. Они не теряются в инструменте, который вы не проверяете регулярно, а вся команда может видеть их и ссылаться на них ежедневно. Ваши цели напрямую связаны с работой, и каждый может отслеживать прогресс в достижении ключевых результатов в реальном времени. Кроме того, создав один цифровой шаблон OKR, вы можете легко использовать его каждый раз, когда вашей команде нужно ставить новые цели на квартал, полугодие или год. 

Создание цифрового шаблона OKR позволяет: 

• Стандартизировать процесс постановки целей для всей команды или компании.

• Создавать цели команды в том же месте, где ведётся работа, чтобы они не терялись.

• Определить ключевую информацию, которую должен указать каждый участник команды (например, ответственного, хронологию и статус). 

• Делиться своими целями с ключевыми заинтересованными сторонами. 

• Показывать, как вы продвигаетесь к инициативам в режиме реального времени. 

• Легко обновлять цели при изменении сроков или приоритетов. 

• Прикреплять соответствующие документы, такие как Google Таблицы, Google Документы, изображения или видео.

• Быстро создавать новые цели каждый квартал, полгода или год. 

Как создать цифровой шаблон OKR

Как следует из названия, в OKR есть две важные части: цели и ключевые результаты. В шаблоне должно быть место для обоих компонентов: целей более высокого уровня, к которым вы стремитесь, и измеримых ключевых результатов, которые вы будете использовать для отслеживания прогресса. А поскольку у каждой цели может быть несколько ключевых результатов, лучше всего вложить их в шаблон и расположить непосредственно под соответствующей целью. Для этого можно создать разделы для каждой глобальной цели, а затем заполнить каждый раздел отдельными важными этапами КР.

Затем вам понадобится способ быстро увидеть статус каждого ключевого результата и прогресс в его достижении. Лучший способ сделать это — добавить два настраиваемых тега: один для отслеживания статуса (например, по плану, под угрозой или достигнуто), а другой для отслеживания процента завершения. Наконец, добавьте ещё один настраиваемый тег, чтобы указать сроки, в которые вы планируете достичь каждого ключевого результата.

Чтобы дать своей команде дополнительные указания, вы можете открыть каждую задачу шаблона КР и заполнить описание задачи инструкциями. Таким образом, все участники команды будут придерживаться единой структуры при выборе и описании ключевых результатов. 

Интегрированные функции

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы в проекте, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы продвигаетесь к своей цели. Используйте важные этапы как повод отпраздновать маленькие победы на пути к большой цели проекта.

• Нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить согласованность в рамках всей организации.

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система делопроизводства, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, отслеживать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала позволяют участникам команды понять, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы назначать задачи, отслеживать их выполнение и управлять работой, чтобы согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и других приложений.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости пере��лючаться на браузер.

Вопросы и ответы