Modelo de plano de marketing para eventos

Evoque a memória do último evento de que você participou. Você provavelmente só participou porque sabia qual era o propósito do evento e quem estaria presente. Talvez você tenha visto clipes promocionais nas mídias sociais ou estudado a programação no site do evento para encontrar os palestrantes de interesse. Com toda essa publicidade, você provavelmente sabia o que esperar e se animou a participar. 

Tudo isso — a promoção que aumenta a conscientização e o entusiasmo, impulsionando a participação do público — não acontece espontaneamente. É o resultado de um plano de marketing dedicado que organiza todas as atividades promocionais do evento, desde o planejamento preliminar até o acompanhamento posterior ao evento. 

Os planos de promoção de eventos são complexos, mas não deveria ser complicado administrá-los. O modelo de plano de marketing de eventos da Asana permite organizar a estratégia de marketing de eventos em um só lugar. Assim, você poderá planejar, promover e produzir um evento inesquecível. 

O que é um plano de marketing para eventos?

Um plano de marketing para eventos é exatamente o que parece: um plano para comercializar e promover um evento. O propósito de um plano de marketing para eventos é chamar a atenção e aumentar a conscientização sobre o evento, visando alcançar e impulsionar a participação do público-alvo. 

O plano de marketing para eventos deve incluir um detalhamento do cronograma promocional, com a descrição de todas as etapas que serão realizadas para comercializar o evento. Isso significa que todas as etapas, desde o planejamento preliminar ao evento (como a criação de uma lista de participantes potenciais) até as iniciativas promocionais mais importantes (como o lançamento do site do evento) e aspectos de marketing menores (como o envio em massa de e-mails), devem ser acompanhadas. Os eventos promocionais de acompanhamento posterior, como a publicação de um resumo do evento nas mídias sociais, também devem ser monitorados. 

Por que é necessário um plano de marketing para eventos?

O marketing de eventos ajuda a divulgar o seu próximo evento e a aumentar a participação do público. Um plano de marketing de eventos permite lançar iniciativas de eventos quando o público-alvo interage naturalmente com as mídias. Em resumo, um plano de marketing de eventos bem elaborado assegura que as promoções do seu evento sejam lançadas no momento e no lugar certos. 

Por vezes, essa tarefa não é fácil, mas o modelo de marketing para eventos pode ajudar a simplificá-la. 

O que é um modelo de plano de marketing para eventos?

Um modelo de plano de marketing é uma estrutura que permite planejar as tarefas de marketing para eventos. O modelo de plano de marketing para eventos da Asana permite que você veja todas as tarefas promocionais que levam ao lançamento do evento, do planejamento à execução. O modelo também ajuda a gerir as tarefas do dia do evento e pós-evento. 

Como o modelo é duplicável, você também pode personalizá-lo para uso em eventos específicos. Por exemplo, digamos que você realize diversos eventos de negócios, como conferências setoriais e lançamentos de produtos. Como cada tipo de evento terá o seu cronograma específico, é possível criar um modelo personalizado para cada um deles. Desta forma, você dispõe de modelos organizados para cada tipo de evento que podem ser usados no planejamento futuro. 

Depois de criar o seu modelo, você poderá compartilhá-lo com as equipes, para que todos os principais interessados possam ver como o plano de marketing de eventos foi organizado e manter-se sincronizados em relação aos acontecimentos e aos prazos. 

O que está incluído no modelo de plano de marketing para eventos da Asana?

O modelo de plano de marketing para eventos pronto para uso inclui seções e tags personalizadas para ajudar no planejamento, na organização e no lançamento das promoções do evento. 

Ao usar a estrutura básica do modelo, você pode detalhar o plano de marketing de eventos para delinear as etapas essenciais do processo de promoção, bem como as tarefas correspondentes, incluindo:

• Tarefas de planejamento, como o desenvolvimento da comunicação, a criação de uma lista de convidados ou o lançamento de uma página de inscrição no evento.

• Tarefas de promoção, como o envio de um comunicado de imprensa ou o lançamento de uma campanha de mídia social.

• Tarefas do dia do evento, como publicar no Instagram à medida que os palestrantes iniciam as palestras. 

• Tarefas posteriores ao evento, como o envio de e-mails de agradecimento ou a publicação do resumo do evento em um blog. 

Também é possível incluir tags personalizadas coloridas para acompanhar as informações de tarefas relacionadas, como:

• O membro da equipe responsável pela tarefa.

• A data de conclusão da tarefa.

• Quaisquer dependências de tarefas, para que você saiba quais tarefas dependem de outras para poder começar.

• Progresso da tarefa: não iniciada, em andamento ou concluída.

• O status de aprovação da tarefa: pronta para revisão, aprovada ou alterações solicitadas.

• Em que fase do plano promocional a tarefa se encontra.

• O orçamento relacionado à tarefa, se aplicável.

Vantagens do modelo de plano de marketing para eventos

Planos de marketing para eventos frequentemente contêm inúmeros aspectos dinâmicos. O modelo de plano de marketing para eventos da Asana facilita a colaboração entre as equipes e a gestão do trabalho em um único lugar para manter as campanhas nos trilhos. 

Estas são algumas das vantagens do modelo de plano de marketing para eventos:

• Organizar num único lugar todo o plano de marketing para o evento, incluindo as tarefas que precedem e que se seguem ao evento. 

• Planejar o cronograma de marketing do evento antes do início dos trabalhos. Alterar com facilidade os prazos se as prioridades do evento mudarem ou se acontecer algo inesperado, como a desistência de um fornecedor ou a necessidade de estender o prazo de um entregável. 

• Criar tarefas e ajustar os intervalos das datas e das dependências para que os trabalhos comecem no tempo certo. 

• Proporcionar feedback implementável sobre os ativos, como arquivos de imagem e documentos, diretamente no modelo de evento. 

• Gerir as aprovações diretamente no modelo para que as datas de conclusão estejam claras, toda a equipe saiba quando o trabalho for aprovado e você possa se certificar de que o feedback será implementado antes de se enviar os materiais de promoção do evento.

• Planejar e gerir as promoções em um único lugar, reunindo os membros das diversas equipes e fornecedores para melhor prestação de contas e visibilidade. 

• Visualizar de forma abrangente a sua agenda de promoções para um melhor controle sobre os lançamentos e os respectivos prazos. 

• Lançar iniciativas no lugar e no momento certos para atrair um público ideal e alcançar as metas de participação. 

• Usar os marcos para acompanhar o progresso e assegurar-se de que as promoções sejam lançadas no tempo certo. 

Recursos e aplicativos integrados que podem ser usados com o modelo para planejamento de marketing de eventos da Asana

Os nossos recursos e aplicativos integrados permitem a comunicação com os membros da equipe, a análise e a aprovação do trabalho e o acompanhamento do progresso do plano, tudo isso sem sair da Asana. 

Recursos integrados

1. Visualização de calendário. É uma forma visualizar o projeto que permite ver todas as atividades passadas e futuras em formato de calendário. Monitore claramente o que está sendo feito e os prazos que se aproximam. Forneça informações sobre a data de conclusão de cada tarefa e a cadência geral dos trabalhos programados do projeto às partes interessadas. Depois, clique na tarefa para ver mais informações, como campos personalizados relacionados, dependências, subtarefas, etc.

2. Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

3. Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Ao definir os marcos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da sua equipe e as partes interessadas do projeto saibam como está o andamento rumo às metas definidas. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar as pequenas vitórias alcançadas no decorrer do trajeto rumo à meta fundamental do projeto. 

4. Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

Aplicativos recomendados

1. Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

2. Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

3. Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor quando conseguem se concentrar no trabalho de design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

Perguntas frequentes