Processo Stage-Gate: como evitar riscos no projeto

O processo Stage-Gate previne os riscos do projeto ao estabelecer áreas para revisão em cada estágio do ciclo de vida do projeto. É mais comumente usado no desenvolvimento de produtos para garantir que os produtos estejam no seu melhor antes do lançamento. Você criará portas entre as fases do projeto, e cada porta define os critérios que o projeto deve atender para avançar. Esta metodologia ajuda a evitar erros ao longo do ciclo de vida do projeto, aumentando as chances de sucesso. 

O que é o processo Stage-Gate na gestão de projetos?

O processo Stage-Gate, também chamado de processo Phase-Gate, é uma metodologia que melhora os resultados do projeto e evita riscos ao adicionar “portas” ou áreas de revisão em todo o planejamento do projeto. Essa estrutura é mais comumente usada para projetos de desenvolvimento de produtos, mas é útil para qualquer projeto complexo.

O processo divide os projetos em estágios, e os gates entre cada estágio servem como pontos de verificação. Ao usar essa estrutura, você dividirá as tarefas do projeto em estágios com base em marcos importantes. Em seguida, determine os pré-requisitos para cada estágio. Certifique-se de que o seu projeto atenda a esses pré-requisitos antes de passar para o próximo estágio.

A meta do processo Stage-Gate é melhorar a tomada de decisões e os resultados do projeto. Se você não notar os erros no seu projeto logo no início, eles podem se acumular e se tornar mais difíceis de corrigir. Mas, quando você consulta frequentemente o plano do projeto à medida que avança, verá os erros com mais clareza e poderá resolvê-los imediatamente. Ter vários pontos de verificação também proporciona clareza à medida que os membros da equipe trabalham juntos nas tarefas do projeto.

Quando usar o processo Stage-Gate

O processo Stage-Gate é mais comumente usado para melhorar  o processo de desenvolvimento de produtos. Os projetos de desenvolvimento de produtos geralmente são grandes e envolvem equipes interdisciplinares. O processo Stage-Gate simplifica o projeto ao fornecer pontos de verificação para manter todos em sintonia. Você pode usar esse processo ao desenvolver produtos ou ao trabalhar em outras iniciativas complexas, como a reformulação de um site ou uma campanha de marketing.

​​Use o processo Stage-Gate:

• Com uma equipe interdisciplinar

• Com uma grande equipe remota

• Ao trabalhar em um projeto complexo 

Tipos de projetos que se beneficiam do processo Stage-Gate:

• Desenvolvimento de novos produtos.

• Iniciativas em toda a empresa, como uma campanha de marketing ou uma revisão de processos.

Se você estiver trabalhando com uma equipe interdisciplinar, o processo Stage-Gate pode melhorar a colaboração. Os gates ajudam os membros da equipe a confiar uns nos outros e a se sentirem confiantes no seu trabalho, porque sabem que outras equipes abordaram os problemas do projeto. Se você estiver trabalhando à distância, esse processo também pode agilizar a comunicação da equipe e reduzir o número de perguntas e preocupações que você recebe.

As seis fases do processo Stage-Gate

Há seis estágios diferentes no processo Stage-Gate, começando do zero. Cada estágio representa uma área de desenvolvimento. Divida o cronograma do projeto e as tarefas correspondentes nessas etapas para que o plano do projeto tenha uma progressão lógica.

Estágio 0. Descoberta 

O estágio de descoberta é para a idealização do projeto. Reúna pesquisas e organize uma sessão de brainstorming para identificar o que você está tentando realizar.

Estágio 1. Escopo

Quando você tiver uma ideia sólida, passará para a próxima fase de definição do escopo. Defina os requisitos do projeto, identifique as partes interessadas e estabeleça as metas do projeto.

Etapa 2. Caso de negócios 

Em seguida, você criará um caso de negócios para solidificar o plano do projeto e usará pesquisas para justificar as metas do projeto.

Etapa 3. Desenvolvimento

A fase de desenvolvimento é onde as suas ideias ganham vida. É quando a equipe do projeto cria os entregáveis, como um produto, relatório ou campanha.

Etapa 4. Teste e validação

Para o desenvolvimento de produtos, teste o seu produto para garantir que ele atenda às metas do projeto e aos padrões do setor. Para projetos que não incluem um produto, use esta etapa para aprimorar os seus entregáveis. Procure áreas que possam ser aprimoradas antes de encerrar. 

Etapa 5. Lançamento

A última etapa envolve o lançamento do seu produto ou o envio de entregas aos principais interessados.

Entre essas etapas, você terá portas. Os gates ajudam a progredir em cada fase do projeto, confirmando a viabilidade e a precisão da fase anterior.

Cinco portas do processo Stage-Gate

Os gates do processo Stage-Gate dependem do que foi realizado na fase anterior. Por exemplo, o estágio zero é a descoberta, portanto, o primeiro gate analisará a qualidade da ideia do projeto. Dessa forma, você não seguirá em frente com uma ideia inviável.

Porta 1. Qualidade da ideia

Revise a qualidade e a viabilidade da ideia do seu projeto.

Porta 2. Revisão da execução

Certifique-se de que as metas e os requisitos do projeto sejam realistas para a ideia que você tem em mente.

Portão 3. Justificativa de negócios

Avalie se o seu caso de negócios é lógico e verifique a eficiência do plano de ação correspondente.

Porta 4. Revisão do plano de ação

Determine se você concluiu tudo no seu plano de ação corretamente.

Porta 5. Verificação pré-lançamento

Revise a qualidade e a precisão dos seus entregáveis antes de iniciar o processo de lançamento.

As três tarefas em cada fase

Para cada fase, você terá três tarefas:

1. Definir os requisitos para o que o projeto precisa para avançar. 

2. Definir os critérios para medir o sucesso do projeto. 

3. Encerrar cada fase criando resultados possíveis. 

Use as seguintes perguntas para orientar o processo:

Quais requisitos o projeto precisa para avançar?

• Entregáveis

• Marcos

Quais critérios podemos usar para medir o sucesso do projeto?

• Adequação estratégica

• Produto e vantagem competitiva

• Atratividade do mercado

• Viabilidade técnica

• Competências essenciais

• Risco e recompensa financeiros

Quais são os possíveis resultados do portão?

• Ir: o projeto é viável o suficiente para ser realizado.

• Cancelar: o projeto não é viável.

• Em espera: o projeto está em pausa, mas pode prosseguir sob certas condições.

• Reciclar: o projeto precisa de mais ajustes para avançar.

Embora estes sejam os critérios e fases padrão para o processo Stage-Gate, você pode personalizá-los de acordo com o seu plano de projeto. Por exemplo, se você estiver criando uma campanha de lançamento de produto, os seus critérios podem mudar para critérios digitais em vez de medições focadas no produto.

Modelo de processo Stage-Gate

Veja a seguir um exemplo do processo Stage-Gate, com cada estágio e cada gate devidamente identificados. O projeto deve passar por cada gate antes de avançar para a próxima fase do projeto.

Use o modelo abaixo para preencher o processo para a sua próxima inovação de produto ou estratégia de marketing.

Vantagens de usar o processo Stage-Gate

O processo Stage-Gate pode aumentar a eficiência do lançamento de projetos ou produtos, garantindo que os resultados finais atendam às expectativas. 

Outros benefícios do processo Stage-Gate incluem:

• Risco reduzido: verificar o projeto em cada gate reduz o risco do projeto porque você pode identificar problemas rapidamente e resolvê-los à medida que surgem.

• Melhor desempenho da equipe: os membros da equipe podem fazer o seu melhor trabalho quando sabem que o projeto está livre de erros e no caminho certo para o sucesso.

• Melhores resultados do projeto: você entregará resultados de alto nível ao revisar minuciosamente o seu projeto.

• Colaboração simplificada da equipe: os membros da equipe podem trabalhar juntos com facilidade quando têm clareza sobre o progresso do projeto.