Como usar o método Hoshin Kanri para o planejamento estratégico

Observação: incluímos abaixo um modelo gráfico em PDF para ajudar a visualizar o método Hoshin Kanri como uma opção de planejamento estratégico. Embora seja possível usar a Asana para seguir esse método, não temos uma funcionalidade ou modelo no produto para isso.

Vocês se lembram de quando eram mais jovens e recebiam uma atividade de conectar os pontos? No início, a página parece um mar de pontos aleatórios. Mas, à medida que você conecta os pontos, uma imagem maior começa a se formar. 

Embora o método Hoshin Kanri seja um pouco mais complexo do que um quebra-cabeça de livro para colorir, a mesma filosofia se aplica. Com o método Hoshin Kanri, você pode conectar os pontos entre o seu trabalho diário e os objetivos estratégicos mais amplos da sua empresa para ver o quadro geral. Veja como.

O que é o Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri é uma ferramenta de planejamento estratégico que as empresas usam para conectar os objetivos de toda a empresa ao trabalho diário dos colaboradores individuais. Em japonês, a palavra “hoshin” significa “política” ou “direção”. A palavra “kanri” significa “gestão”. A frase completa pode ser traduzida como: “Como administramos a nossa direção?”

A meta do Hoshin Kanri é que todos na empresa avancem em direção à mesma meta ao mesmo tempo. Isso acontece por meio de um fluxo de feedback chamado Hoshin Kanri Catchball. Funciona assim:

• A equipe estratégica leva a estratégia até o nível do colaborador individual, fornecendo informações e contexto sobre como a estratégia se conecta ao seu trabalho diário.

• Os colaboradores individuais então põem essa estratégia em prática.

• Por fim, a taxa de produção dos colaboradores individuais é repassada à equipe estratégica para ajudá-la a analisar e ajustar a estratégia.

Dessa forma, o  Hoshin Kanri não é um método de pensamento pontual, mas um ciclo contínuo de planejamento e melhoria.  

Quando usar o método Hoshin Kanri

O Hoshin Kanri é um bom método para implementar uma estratégia em toda a empresa ou para unificar toda a equipe para alcançar o mesmo objetivo geral. No entanto, o planejamento e a implementação exigem muito tempo. 

Se você está procurando uma maneira mais simples de alinhar as suas prioridades estratégicas, experimente começar com um plano estratégico. Mas, quer você esteja usando um plano estratégico ou um Hoshin Kanri Catchball, certifique-se de sempre dar aos membros da sua equipe o contexto, a clareza e a conexão de que precisam para ter sucesso.

A matriz Hoshin Kanri

A matriz Hoshin Kanri (ou matriz X) é uma representação visual do processo de planejamento Hoshin Kanri. As equipes a usam para acompanhar como as metas e os objetivos se conectam uns aos outros ao implementar o método Hoshin Kanri. A meta da matriz é identificar quem está trabalhando em qual iniciativa, como as estratégias se conectam às iniciativas e como elas se relacionam com as metas de longo prazo.

Como interpretar uma matriz Hoshin Kanri

Se você estiver usando a metodologia Hoshin Kanri, também deve usar a matriz Hoshin Kanri. A matriz Hoshin Kanri é uma ferramenta extremamente útil para que os indivíduos entendam como o seu trabalho específico se relaciona com os objetivos de longo prazo. Quando os membros da equipe não têm metas claras ou não entendem como o seu trabalho se relaciona com objetivos estratégicos mais amplos, eles podem acidentalmente gastar tempo e recursos em trabalhos desnecessários. Em vez disso, conectar o seu trabalho às metas pode ajudar a sua equipe a avançar em uma direção. 

Apesar da aparência complexa de uma matriz Hoshin Kanri, ela é bastante simples de ler. O gráfico divide as informações em cinco seções principais em um padrão de bússola:

• Os objetivos estratégicos de longo prazo ficam na seção sul.

• Os objetivos anuais ficam na seção oeste.

• As iniciativas de melhoria ficam na seção norte.

• As metas de melhoria ou KPIs ficam na seção leste.

• Os recursos ficam na seção mais a leste.

Ao ler uma matriz Hoshin Kanri, comece pela parte inferior e prossiga no sentido horário. Em cada canto da matriz, você encontrará pequenos pontos para representar como cada iniciativa ou objetivo se conecta uns aos outros. Os recursos na extrema direita identificam qual membro da equipe é responsável por qual iniciativa de melhoria e KPI.

Vejamos um exemplo. Na matriz Hoshin Kanri acima, começaríamos na seção inferior “Objetivos estratégicos”. Seguindo os pontos à esquerda, podemos ver que o objetivo estratégico de “Tornar-se uma empresa global” está vinculado ao objetivo anual de “Criar uma nova funcionalidade do produto que se adapte ao mercado internacional”. Seguindo essa coluna até o canto superior esquerdo, podemos ver que o objetivo anual se conecta às duas iniciativas de melhoria de “Otimizar o programa de sucesso do cliente para atender às necessidades do cliente” e “Realizar pesquisa de mercado internacional”. Você pode continuar esse mesmo processo para conectar indicadores-chave de desempenho e recursos e ver como tudo se encaixa.

As sete etapas do planejamento Hoshin Kanri

Há sete etapas principais a serem seguidas ao iniciar uma estratégia de planejamento Hoshin Kanri. Se você já tiver um plano estratégico concluído, pode pular as etapas de um a quatro. Veja como começar.

1. Estabeleça a visão da organização

Identifique a missão, a visão e os valores principais da sua organização. Isso geralmente é feito na forma de uma declaração de visão. Uma declaração de visão deve apoiar as metas de longo prazo da sua equipe e conectá-las à declaração de missão da sua empresa. 

Durante o processo tradicional de planejamento estratégico, é importante esclarecer a visão organizacional para garantir que as metas de longo prazo estejam alinhadas. No entanto, o método Hoshin Kanri vai além, ajudando a visualizar como o trabalho individual afeta as metas de longo prazo da empresa e, por extensão, a visão organizacional.

2. Desenvolva objetivos estratégicos

Os objetivos estratégicos, às vezes chamados de objetivos de avanço, são as mudanças que a sua organização precisa fazer para alcançar a visão que você definiu na primeira etapa. Esses objetivos formam o pilar da sua estratégia. Não é recomendável definir muitos objetivos: procure definir cerca de três ou quatro que sejam de longo prazo e levem de três a cinco anos para serem alcançados. Ter muitos objetivos pode dividir o foco da sua equipe, dificultando o alcance das metas estratégicas. Depois de determinar os objetivos estratégicos, adicione-os à matriz Hoshin Kanri na parte inferior do gráfico.

3. Desenvolva objetivos anuais

Depois de identificar os principais objetivos de avanço que você deseja alcançar, concentre-se em definir as metas anuais que a sua equipe deve atingir. Como um objetivo estratégico leva cerca de três a cinco anos para ser alcançado, dividi-lo em metas menores de curto prazo faz com que a meta maior pareça mais administrável. 

Procure definir de duas a dez metas anuais. Lembre-se de que essas metas devem ser inteligentes, ou seja, específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. Para acompanhar o progresso da sua equipe em direção a essas metas, você também deve decidir sobre uma métrica de sucesso do negócio para usar como indicador-chave de desempenho (KPI) para cada objetivo. Na matriz Hoshin Kanri, esta é a seção do lado esquerdo do gráfico.

4. Divulgue as metas em toda a organização

Antes de começar a executar o trabalho, é necessário dividir as metas anuais em tarefas menores e mais realizáveis. Para isso, segmente os objetivos anuais relativamente amplos em iniciativas práticas e específicas para cada equipe ou departamento. Como resultado, toda a equipe não apenas entenderá a meta geral, ou seja, os objetivos anuais e estratégicos, mas também as metas menores que deverão alcançar para ajudar a empresa a atingir as metas maiores. 

Durante esta etapa, a equipe começará a entender o trabalho necessário para atingir os objetivos anuais. Essas iniciativas de melhoria são a seção superior de uma matriz Hoshin Kanri. A matriz de cada equipe ou membro da equipe pode ser um pouco diferente, pois cada um é responsável por uma parte diferente da iniciativa.

5. Execute os objetivos anuais

Finalmente, chegou a hora da implementação. Devido à maneira como você divide os objetivos anuais em metas menores, equipes diferentes terão estratégias diferentes. Mas, em última análise, todas essas estratégias se unem para garantir que a organização seja capaz de atingir os objetivos anuais. 

A maneira exata de executar as suas iniciativas depende de você. Algumas maneiras de fazer isso são usar estratégias de melhoria contínua, como o modelo DMAIC do Six Sigma, a metodologia Kaizen ou o ciclo PDCA. 

À medida que a produção começa e os resultados começam a chegar, o feedback começará a fluir do chão de fábrica para a equipe estratégica.

6. Implemente revisões mensais

Muitas vezes, as metas e as informações estratégicas ficam estagnadas em documentos como planilhas ou apresentações de slides, enquanto o trabalho diário da sua equipe acontece em outro lugar. Para conectar os pontos, comece implementando um sistema de revisão mensal para garantir que todos estejam em sintonia. Verifique as suas metas e o trabalho que está sendo feito para alcançá-las, para garantir que ambos estejam alinhados.

O método Hoshin Kanri torna isso ainda mais fácil. Depois de começar a fazer o seu trabalho anual no quinto passo, os resultados da produção começarão a fluir de volta para a equipe de liderança estratégica. Usando essas informações, afaste-se do trabalho diário e veja como você está mantendo o progresso no momento. O que está indo bem? O que pode ser melhorado? 

Uma ferramenta de gestão de projetos pode facilitar ainda mais esse processo. Por exemplo, a Asana permite criar e monitorar metas no mesmo lugar em que a equipe armazena e monitora o trabalho diário. Você também pode configurar lembretes automatizados para atualizar e revisar as metas mensalmente.

7. Realize avaliações anuais

Depois de completar 12 meses de progresso, é hora de analisar tudo o que a equipe realizou. Vocês conseguiram atingir as metas? Se não alcançaram as metas, o que poderia ser mudado da próxima vez? Quais lições aprendidas este ano podem ser implementadas no próximo ciclo de projetos? 

Depois de determinar as lições aprendidas no ano anterior, você pode recomeçar o processo e definir novas Metas para o próximo ano. A partir de agora, você pode mudar de tática para lidar com obstáculos ou pontos problemáticos do passado e, em seguida, iniciar o fluxo de catchball do Hoshin Kanri novamente.

Vantagens e desvantagens da metodologia Hoshin Kanri

Como em todas as estratégias, o método Hoshin Kanri tem vantagens e desvantagens. Veja o que ela faz bem e o que você deve considerar ao implementar esta estratégia.

Vantagens da metodologia Hoshin Kanri

• A matriz Hoshin Kanri é fácil de ler. À primeira vista, a matriz Hoshin Kanri parece complexa. Mas, quando você se acostuma, ela se torna uma maneira simples e eficaz de gerir responsabilidades e entender como as iniciativas se conectam aos objetivos mais elevados da empresa.

• O Hoshin Kanri divide claramente uma estratégia geral. Quando as equipes estão discutindo a estratégia geral, a matriz Hoshin Kanri é uma maneira fácil de analisar iniciativas menores e como elas podem afetar as metas maiores da empresa. 

• Saiba quem é responsável pelo quê. Os gestores podem identificar rapidamente quem é responsável por quais iniciativas usando a matriz Hoshin Kanri. Isso ajuda as pessoas a se manterem responsáveis pelas metas pelas quais são responsáveis.

Desvantagens da metodologia Hoshin Kanri

• A matriz Hoshin Kanri só é útil com o mínimo de informações. Quanto mais informações você adicionar à matriz, menos legível o gráfico se torna. Se você estiver construindo dependências e responsabilidades mais complexas, a matriz Hoshin Kanri pode não ser o melhor método para a sua equipe. Se você quiser ser mais específico com as dependências, tente usar o método do caminho crítico (CPM). 

• O Hoshin Kanri apenas restringe a estratégia a quatro camadas de especificidade. Se a sua equipe quiser dividir metas e estratégias em mais de quatro camadas, o método Hoshin Kanri não funcionará. Se quiser dividir um projeto em mais seções, experimente a metodologia em cascata.

• A matriz Hoshin Kanri é estática. Se as estratégias e responsabilidades mudarem drasticamente, será difícil alterar a matriz Hoshin Kanri. Se você prevê que mudanças maiores acontecerão em um projeto, talvez seja melhor usar uma metodologia ágil.

Dê vida à sua matriz Hoshin Kanri com ferramentas de gestão do trabalho

Embora a matriz Hoshin Kanri seja uma boa referência estática, ter uma ferramenta que acompanhe os objetivos em tempo real é ainda melhor. Usar ferramentas de gestão do trabalho como a Asana pode alinhar a sua equipe a uma missão comum. Quando as equipes entendem claramente como o seu trabalho contribui para a empresa como um todo, elas têm o poder de entregar resultados mensuráveis.