Software de quadros Kanban: 11 principais opções

Ver uma lista de tarefas do projeto é uma coisa. Mas visualizar o status de cada tarefa? É aí que a mágica acontece. 

Quanto mais rápido você conseguir ver o status do trabalho, mais tranquilos serão os projetos. O software de quadro Kanban ajuda a fazer exatamente isso, organizando as tarefas em colunas de acordo com o estágio de finalização, como notas adesivas em um quadro físico. Mas, ao contrário de um quadro físico, o software Kanban permite visualizar o trabalho e colaborar com a equipe em um só lugar, de qualquer lugar. 

Com tantas ferramentas de quadro Kanban no mercado, é difícil saber qual escolher. Para ajudar a reduzir a confusão, descrevemos as 11 principais opções neste artigo.

O que é o software de quadro Kanban? 

O software de quadro Kanban é uma ferramenta que ajuda as equipes a planejar e visualizar o trabalho em andamento usando o método Kanban. O quadro Kanban é uma forma visual de planejar tarefas. Imagine um quadro com notas adesivas organizadas em colunas, como “a fazer”, “em andamento” e “feito”. Essa é a metodologia Kanban na sua forma mais básica. O software Kanban permite criar a mesma representação visual do trabalho, mas com muito mais funcionalidade do que as notas adesivas de papel. 

Um quadro de tarefas simples contém: 

• Cartões de tarefas: são as suas notas adesivas virtuais. Eles representam cada tarefa que a equipe precisa concluir, geralmente com informações adicionais, como o prazo da tarefa e quem é o responsável por ela. 

• Colunas: as colunas do quadro Kanban geralmente representam o status de cada tarefa, como “Novas solicitações”, “Em andamento” e “Concluídas”. À medida que as tarefas progridem, elas passam por cada coluna até serem concluídas. 

Por que usar um software de quadro Kanban?

O software de quadro Kanban permite fazer muito mais do que apenas arrastar e soltar tarefas em diferentes estágios. É um centro onde a sua equipe pode planejar, organizar e concluir o trabalho em conjunto, mesmo que não estejam na mesma sala. Com uma ferramenta Kanban, é possível: 

• Manter todas as informações do projeto em um só lugar.

• Criar quadros Kanban e colaborar com a equipe em uma única ferramenta.

• Visualizar o status do trabalho em tempo real.

• Monitorar o progresso do projeto e evitar gargalos antes que eles aconteçam.

• Comunicar-se com os colegas de equipe comentando diretamente em cada tarefa. 

• Mover automaticamente as tarefas para colunas diferentes à medida que os membros da equipe concluem o trabalho.

• Definir prazos e atribuir responsáveis a cada tarefa.

Um software de quadro Kanban é muito mais flexível do que um quadro físico. À medida que as circunstâncias mudam, você pode reatribuir facilmente o trabalho, alterar as datas de conclusão e adicionar mais colunas quando os processos se tornarem mais complexos. 

Como escolher um software de quadro Kanban

O melhor software de quadro Kanban vai além da simples organização de um único projeto. Ele deve ser flexível o suficiente para ser usado em todas as equipes e projetos, de modo que a engenharia possa acompanhar os seus sprints, a TI possa monitorar as solicitações recebidas, o CRM possa planejar o seu calendário e muito mais. Quanto mais casos de uso o software oferecer, maior será o valor que você pode obter da ferramenta. E, quando ele é usado em toda a empresa, você pode usar o software de quadro Kanban para colaborar entre as equipes, não apenas para um projeto específico. 

Principais recursos a considerar

Certifique-se de que o software de quadro Kanban escolhido inclua estas funcionalidades principais, especialmente se você quiser usá-lo amplamente em toda a organização.

• Integrações: procure um software que possa ser conectado às ferramentas que a sua equipe já usa. Isso ajuda a obter mais valor da sua pilha de tecnologia existente, porque você pode centralizar as informações de aplicativos como Slack, Jira e Salesforce em um só lugar. 

• Automatização: arrastar e soltar tarefas em diferentes colunas não funciona em larga escala. As automatizações permitem mover tarefas instantaneamente pelo quadro Kanban à medida que a equipe conclui o trabalho. As melhores ferramentas incluem automatizações personalizadas que você pode adaptar aos seus processos específicos e eliminar o tempo gasto em tarefas repetitivas. 

• Painéis: não perca tempo gerando relatórios de progresso manualmente. Procure uma ferramenta com funcionalidade de geração de relatórios, para que você possa visualizar instantaneamente métricas como itens de trabalho incompletos, tempo de finalização de tarefas e capacidade da equipe. 

• Monitoramento de tempo: saber quanto tempo as tarefas levam para serem concluídas é essencial para equilibrar a carga de trabalho da equipe. O ideal é que o software escolhido permita estimar os requisitos de tempo e medir quanto o trabalho realmente leva.  

• Diversas opções de visualização: visualizar o trabalho de diferentes maneiras pode ajudar a identificar gargalos e obstáculos antes que eles aconteçam. Escolha uma ferramenta que permita alternar entre diferentes visualizações, para que você possa ver o seu projeto como um quadro Kanban, um calendário, uma lista em formato de planilha ou um diagrama de Gantt. 

• Modelos: em vez de iniciar novos projetos do zero, os modelos permitem iniciar iniciativas com uma estrutura pré-construída. Procure uma ferramenta com uma biblioteca de modelos robusta, além da opção de criar modelos personalizados. 

Perguntas a considerar

Além das funcionalidades, também é importante considerar como o novo software atenderá às necessidades específicas da sua equipe (ou empresa). Aqui estão algumas perguntas a serem feitas antes de tomar a decisão: 

• Este software é fácil de adotar? Se o software de quadro Kanban não for intuitivo, as equipes não o adotarão. Assista a demonstrações do produto ou agende uma sessão com a equipe de vendas para se familiarizar com a interface do usuário do software, incluindo o aplicativo para Web, computador e dispositivos móveis. Certifique-se de que o software tenha um guia de usuário fácil de navegar. O ideal é que as equipes consigam começar a usar a ferramenta por conta própria, sem uma curva de aprendizado acentuada.

• A compra desta ferramenta melhorará os resultados da minha empresa? Certifique-se de que você pode quantificar o potencial retorno sobre o investimento (ROI) do software. Pesquise preços e procure relatórios independentes que quantifiquem a economia de tempo de diferentes ferramentas de gestão de projetos, como este relatório da Nucleus Research. 

• Esta ferramenta é segura? É fundamental garantir que as informações da empresa permaneçam privadas, mesmo quando os funcionários trabalham em diferentes locais e fusos horários. A segurança de dados é um recurso essencial; faça sua pesquisa e certifique-se de que a ferramenta atenda aos padrões de segurança exigidos pela sua equipe de TI. 

• A nossa empresa pode usar este software em diferentes equipes? Um novo software não deve contribuir para a proliferação de aplicativos. Em vez de escolher uma ferramenta que só pode ser usada de forma restrita por uma equipe específica, procure opções que sejam flexíveis o suficiente para cobrir uma ampla gama de casos de uso. Idealmente, o software de colaboração deve simplificar os fluxos de trabalho entre equipes, como planejamento de campanhas e projetos, acompanhamento de solicitações de trabalho ou planejamento estratégico.

Melhor software de quadros Kanban: 11 opções principais

Quer adotar uma nova ferramenta? Confira esta lista para escolher o melhor software para a sua equipe. 

Asana

Uma plataforma pronta para empresas, feita para qualquer caso de uso 

A Asana oferece suporte a uma ampla gama de recursos prontos para uso corporativo, portanto, se você deseja gerir o trabalho em escala, essa é uma das melhores opções. Com funcionalidades como integrações, Automatização e painéis, a sua equipe pode poupar tempo em tarefas repetitivas, além de ver o desempenho do projeto de relance. De acordo com um estudo independente da Nucleus Research, a Asana pode reduzir em até 50 % o tempo necessário para concluir um projeto, reduzir em até 50 % o tempo gasto em reuniões e minimizar em até 90 % os erros de projeto. 

Além da funcionalidade de quadro Kanban, a Asana permite que as equipes alternem entre diferentes visualizações de projeto, como listas de tarefas, visualização de calendário e visualização de cronograma. Isso significa que os funcionários não estão limitados apenas aos quadros Kanban. Em vez disso, eles podem organizar o espaço de trabalho da maneira que melhor atenda às suas necessidades específicas. 

A Asana é ideal para organizações que desejam expandir-se para além do simples planejamento de projetos e gestão de tarefas. É flexível o suficiente para ser implementada em todas as equipes e casos de uso, portanto, em vez de projetos em silos, você pode facilitar a colaboração entre as equipes. 

Trello

Quadros Kanban simples e clássicos

O Trello se concentra especificamente na gestão de projetos Kanban, com quadros coloridos e cartões Kanban que podem ser arrastados e soltos em diferentes colunas. A simplicidade do Trello facilita começar imediatamente. O Trello é excelente para equipes pequenas e projetos de equipe única, mas, se você quiser expandir o seu Business, é provável que o Trello deixe de ser suficiente. 

Monday.com

Uma ferramenta fácil de usar para equipes menores

Com uma interface colorida e envolvente, é fácil para as equipes começarem a usar o Monday.com. É possível criar quadros Kanban com um construtor de arrastar e soltar, além de alternar entre outras visualizações de projeto, como calendários e listas. Mas, embora seja fácil começar a trabalhar em projetos individuais com o Monday.com, você pode encontrar barreiras à medida que expande a colaboração entre equipes. 

Clickup

Preferida por startups com orçamentos apertados

Os quadros Kanban do Clickup são fáceis de construir, com funcionalidade de arrastar e soltar, tags codificadas por cores e outros recursos fáceis de usar. A ferramenta oferece mais do que apenas quadros Kanban, o que significa que você pode visualizar o seu trabalho de diferentes maneiras, como listas e calendários. No entanto, alguns usuários relatam encontrar obstáculos à medida que suas equipes se expandem e o trabalho interdisciplinar se torna uma prioridade.

Businessmap

Quadros Kanban completos para equipes ágeis

O Businessmap permite criar quadros Kanban mais complexos. A ferramenta inclui funcionalidades para vincular diferentes quadros, dividir colunas do quadro em subcolunas e criar modelos de cartões para trabalhos recorrentes. É uma solução robusta para equipes ágeis, mas, se você quiser uma ferramenta com casos de uso adicionais, o Businessmap pode parecer limitado. 

Smartsheet

Uma ferramenta focada em planilhas com funcionalidade Kanban

O Smartsheet é especializado em planilhas. Esta ferramenta oferece mais recursos do que o Microsoft Excel ou o Google Docs, como monitoramento de tempo e recursos de colaboração. Ela também inclui uma visualização em quadro Kanban simples, que permite aos usuários arrastar e soltar cartões em diferentes colunas. Mas é nas planilhas que o Smartsheet realmente se destaca — e, como nem todas as equipes preferem trabalhar em planilhas, esta ferramenta pode não se adaptar bem à sua organização.

Airtable

Planilhas coloridas com opções de quadro Kanban

Como o Smartsheet, o foco principal do Airtable são as planilhas, mas com uma interface de usuário mais colorida. A funcionalidade de filtragem, ordenação e agrupamento do Airtable ajuda os usuários a filtrar dados que, de outra forma, poderiam ser excessivos no formato de quadro Kanban. Embora o software seja personalizável, ele pode parecer limitado à medida que a equipe e os processos se expandem. 

Wrike

Quadros Kanban para equipes voltadas ao cliente

O Wrike oferece a funcionalidade de quadro Kanban, com cartões que você pode organizar em diferentes colunas para visualizar o status do trabalho. As permissões de segurança da ferramenta são fáceis de usar e facilitam o compartilhamento seguro de informações com clientes externos, o que pode ser útil para equipes que priorizam o trabalho com parceiros externos. No entanto, pode ser menos eficaz para gerir projetos entre equipes.

Zoho Sprints

Uma ferramenta visual específica para metodologias ágeis

O Zoho Sprints é excelente para equipes ágeis, com recursos específicos para gestão de projetos Scrum e Kanban. A ferramenta suporta a criação e gestão de épicos ágeis, além de histórias de usuários, limites de trabalho em andamento e gráficos de burndown. Mas, como o Zoho Sprints é tão adaptado à gestão de projetos ágil, ele pode não ser flexível o suficiente para ser usado em diferentes equipes. 

Jira

Feito para desenvolvedores de software

O Jira foi projetado para desenvolvedores de software, com recursos específicos para a metodologia Agile, como épicos, histórias de usuários e sprints. A ferramenta inclui a funcionalidade de quadro Kanban, que permite aos usuários acompanhar os tíquetes em cada estágio do ciclo de vida do sprint, como “backlog”, “em andamento”, “em controle de qualidade” e “concluído”. Mas, embora o Jira funcione bem para equipes técnicas, ele pode não ser flexível o suficiente para ser usado em toda a empresa.

Azure DevOps

Serviços específicos de desenvolvimento para equipes Agile

O Azure DevOps foi feito sob medida para equipes de desenvolvimento de software. Além de um sistema Kanban, o software inclui a funcionalidade de hospedagem e revisão de código do Github, um repositório de pacotes universal e planos de teste para ajudar as equipes a implementar o seu código com sucesso. Esta ferramenta é muito específica, portanto, se você estiver procurando algo para usar em diferentes casos de uso, talvez não seja a melhor opção. 

Visualize o trabalho do seu jeito

Os quadros Kanban são uma ferramenta útil para visualizar o andamento do trabalho. Mas, por si só, não são suficientes para coordenar o trabalho entre equipes e projetos maiores. É por isso que as melhores ferramentas Kanban oferecem mais do que apenas quadros. Um ótimo software de gestão de projetos permite que as equipes organizem o trabalho da maneira que preferirem, seja como quadro Kanban, lista de verificação, calendário ou diagrama de Gantt. Com essa flexibilidade, você pode adaptar o software às necessidades da sua empresa, em vez de alterar os processos para se adequar ao software.