Engenharia da VMware redimensionada para a Tanzu Observability da Wavefront com a Asana

Imagem de destaque do estudo de caso VMware
  • Logotipo VMware
  • Local
    • 200 funcionários descentralizados na equipe da Tanzu Observability by Wavefront
  • Fundado em
    • 2013

Impacto da Asana

  • Estabelecimento de um local central para as informações relacionadas a todos os projetos técnicos e não técnicos da organização.
  • Deixou de ser necessário solicitar atualizações dos projetos e fazer a atualização manual de planilhas.
  • Ganho de visibilidade geral sobre cronogramas, dependências e o progresso de todos os projetos.

Os negócios atuais funcionam com dados, e os aplicativos e serviços de nuvem que dependem deles podem ser enormes. Os desenvolvedores devem ser capazes de monitorar cada aspecto destes sistemas complexos, e a Tanzu Observability by Wavefront os auxilia a fazer isso em enorme escala. Não é de surpreender que as equipes de desenvolvimento de operações na Reddit, Okta e Box estejam entre os seus clientes.

Imagem do produto Wavefront

Fundada em 2013 por Clement Pang e outros dois cofundadores, a Tanzu Observability by Wavefront foi adquirida pela VMware em 2017 e cresceu do trio inicial para uma organização com 200 engenheiros e colegas de equipe multissetoriais em todo o mundo.

Com o crescimento da equipe, Clement percebeu a necessidade de simplificar os processos para promover o alinhamento entre todos e desenvolver roteiros eficazes para o futuro. Embora a gestão das tarefas de engenharia fosse realizada na Jira Cloud, o planejamento e o monitoramento em alto nível dos projetos utilizava planilhas ineficazes. As planilhas são essencialmente estáticas e não podem ser facilmente integradas a projetos ou painéis dinâmicos, o que causa uma série de problemas.

  • Visto que os gerentes de projetos trabalhavam com planilhas e os engenheiros com os tíquetes Jira, os sistemas de monitoramento não estavam interligados, resultando em informação desatualizada e visibilidade limitada entre as equipes.
  • As muitas reuniões e conversas pontuais exigidas para o alinhamento resultavam em lentidão das equipes.
  • Apresentar aos clientes estimativas de datas de entrega era dificultado pela falta de clareza quanto aos roteiros gerais.

Era preciso melhorar a visibilidade e a transparência para que todos soubessem o que fazer, e se os projetos estavam dentro do prazo. Estava na hora de adotar uma maneira completamente nova de gerir o trabalho.

“Precisamos encontrar uma maneira de expandir uma startup de três pessoas até uma empresa com 140 funcionários. Foi esse o papel da Asana.” –Clement Pang, engenheiro chefe, VMware

Encontrando a ferramenta certa para o serviço

A equipe Tanzu Observability precisava de auxílio em três áreas: roteiros para o desenvolvimento de produtos, planejamento para o desenvolvimento de longo prazo e para os lançamentos. A nova plataforma deveria ser facilmente acessível a todos os engenheiros e equipes multissetoriais como marketing, vendas e engenharia de suporte.

Havia outros requisitos:

  • Ter integração com a Jira Cloud e Slack para manter o trabalho de engenharia diário conectado aos planos de alto nível.
  • Um local para registrar as novas ideias sugeridas durante as sessões de debates criativos.
  • Uma visão geral de alto nível dos roteiros de projetos para consulta das datas associadas e dos marcos interconectados.
  • Flexibilidade de personalização para adaptar aos fluxos de trabalho particulares de cada equipe.
  • Atualizações dos projetos em tempo real para que a execução ocorra sem atritos.
  • Um aplicativo móvel para acesso em qualquer lugar.

Para Clement, a Asana cumpre todos estes requisitos, além de contar com uma interface simples, intuitiva e rápida. Em relação ao planejamento de projetos e à reunião de ideias, usar a a Asana parecia ser muito mais rápido do que criar tíquetes Jira, e com menor probabilidade de confusões acidentais, como as que podem ocorrer durante o “copia e cola” de informações no sistema de planilhas que usavam até então.

A integração da Asana com as outras ferramentas da equipe, como Jira Cloud e Slack, permitiu a sincronização automática das atualizações em todas as plataformas e eliminou o desperdício de tempo com atualizações manuais. Foi uma mudança vantajosa que trouxe redução do trabalho de coordenação desnecessário para todos. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os trabalhadores gastam 60% do tempo em pormenores do trabalho, incluindo consulta do estado das coisas, reuniões redundantes e procura por informação. Além disso, as organizações estadunidenses perdem em média 308 horas por ano com trabalho duplicado.

“A Asana é muito rápida. Com muitas pessoas em uma reunião, todas olhando para a tela do Zoom, ninguém quer esperar o carregamento das ferramentas. Quando revisamos o trabalho com a nossa equipe na Asana, isso nunca foi motivo de preocupação.”

Implementação fácil, adoção sem traumas

A Asana representava para a organização uma nova maneira de trabalhar, então Clement simplesmente deixou que as pessoas fizessem as configurações que funcionassem melhor para elas. A plataforma é tão flexível quanto as equipes que a usam. Alguns colegas de equipe usaram quadros Kanban na Asana para os seus planos de projeto, enquanto outros usaram listas; alguns a usaram como um repositório de ideias e outros para gerir os tíquetes Jira por meio da integração. Clement estava feliz por eles trabalharem com a Asana da maneira mais útil para os seus fluxos de trabalho específicos.

No entanto, algumas diretrizes para a estruturação de projetos eram necessárias para que todos ficassem alinhados. Por exemplo, as equipes trabalham em sprints. Então, colunas e campos personalizados comuns foram inseridos na Asana para adicionar contexto e informação. As equipes também foram requisitadas a usar a integração entre Asana e Jira Cloud, em vez de inserir manualmente os números dos tíquetes Jira nos projetos e tarefas Asana, o que mantém os planos interligados à execução técnica. Também foram implementados bots com o uso da API, para enviar as alterações dos status de projetos da Jira para a Asana de forma automática.

Em última análise, a adoção da Asana simplificou os processos e reduziu o volume de trabalho de todos.

Como a Asana simplifica o planejamento e o desenvolvimento da Tanzu Observability

Atualmente, a equipe usa a Asana para todas as atividades de planejamento, como lançamentos semanais, versões de produtos ou uma diversão fora do escritório. O trabalho de desenvolvimento é gerido com o Jira e o monitoramento de alto nível de projetos, cronogramas e histórico é feito na Asana, enquanto que a integração mantém ambos sincronizados para apresentar os desenvolvimentos.

Captura de tela de um projeto da VMware na Asana

As integrações Asana são essenciais para manter o trabalho automaticamente conectado. O Slack também está incluído: a integração entre Asana e Slack envia as atualizações dos projetos automaticamente para um canal onde a URL do projeto Asana está fixada, para que os colegas de equipe possam facilmente obter mais informações.

“Muitos dos nossos canais Slack contêm links para quadros na Asana. Em vez de perguntar o que ocorre em um projeto, basta clicar no link e ver por si mesmo.”

A história não se resume à automatização de ações entre plataformas. A equipe da Tanzu Observability usa a Asana para todas as suas metas de produtividade.

Planejamento de desenvolvimento e projetos de longo prazo: com tudo monitorado em um projeto, a equipe toda está sincronizada. É fácil comparar o progresso com o roteiro previsto e saber a qual sprint um projeto pertence.

Transformação de ideias em realidade: as tarefas também podem ser adicionadas a múltiplos projetos, permitindo o monitoramento do trabalho de muitas maneiras diferentes e com menos trocas de contexto. Por exemplo, um projeto Asana pode conter uma lista de ideias para o futuro, com uma tarefa atribuída a cada ideia. As melhores podem ser convertidas em quadros de projeto quando estiverem prontas para ser trabalhadas, enquanto a Asana guarda todo o histórico de anotações e contexto, do início ao fim.

Roteiro de experiência de usuário: enquanto a equipe da Tanzu Observability desenvolve novos recursos e melhorias, a Asana ajuda a monitorar quais atualizações são relacionadas a cada produto, quais são as prioridades e a que área de produto se referem.

Planejamento de lançamento: o monitoramento simplificado e sincronizado permite que todos vejam o que está sendo enviado e quando. Os Portfólios permitem que a equipe veja os cronogramas e dependências de múltiplos projetos simultaneamente.

Gestão de projetos facilitada: a interface de usuário da Asana é de fácil utilização pelos gestores de projeto, no computador ou em dispositivos móveis. Algumas vezes, são os pequenos detalhes que contam. Por exemplo, é possível selecionar e editar diversas tarefas ao mesmo tempo — o que nas planilhas é limitado a uma por vez — e basta um clique para economizar o precioso tempo da equipe. “Muitas das interfaces de usuário não funcionam bem com seleções múltiplas”, disse Clement. “Ações muito simples, como atribuir uma data de conclusão a 15 tarefas, podem ser feitas com a Asana.”

Este conjunto de vantagens causou um impacto muito positivo na equipe de engenharia e nos seus parceiros multissetoriais. A maior visibilidade proporcionada pela Asana melhorou o alinhamento de toda a organização a um único sistema. Agora que todos sabem quem está trabalhando e no quê, o planejamento e as reuniões improvisadas são coisas do passado. E com a descentralização completa da equipe durante a pandemia de COVID-19 em 2020, uma plataforma centralizada de trabalho se tornou ainda mais importante para que todos tivessem uma base sólida.

“Com a Asana, alcançamos a capacidade de alinhar as nossas equipes em um único sistema e de compreender no que todos estão trabalhando. Contamos com um local centralizado onde todas as informações podem ser encontradas, seja para o planejamento de um lançamento, seja para a ideação de um projeto.”

Um futuro de vanguarda

Clement e a sua equipe agora contam com uma plataforma para o planejamento do trabalho, a manutenção do alinhamento e a execução com rapidez. Eles estão livres para focar a inovação, que os ajuda a ficar um passo à frente e a reagir às mudanças das necessidades dos clientes assim que ocorram.

A Tanzu Observability sempre esteve na vanguarda da observação e análise dos aplicativos e da infraestrutura. Com a Asana mantendo-os organizados, a empresa pode se concentrar no desenvolvimento das melhores ferramentas para os melhores desenvolvedores.