Palo Alto Networks reduz seus custos operacionais em 40% com a Asana

Destaques

Desafios

• A Palo Alto Networks tinha mais de 5 sistemas de gestão do trabalho para diferentes grupos, o que levava a um gasto excessivo de mais de 40%.

• Processos e sistemas diferentes dificultavam o compartilhamento e o acesso aos dados pelas equipes, retardando a colaboração e impedindo que o trabalho fosse escalado no ritmo do crescimento.

• Em todas as equipes globais, os líderes não conseguiam ver como todo o trabalho, os recursos e as prioridades de negócios se encaixavam, o que dificultava a identificação de riscos e a priorização das iniciativas mais importantes.

Solução

• A liderança implementou uma consolidação de cima para baixo na Asana, reduzindo a complexidade, a redundância e o risco de segurança decorrentes do uso de múltiplas ferramentas. 

• Todo o trabalho é gerido em um só lugar para que as equipes possam padronizar e automatizar o trabalho interdisciplinar complexo em qualquer escala. 

• Um sistema unificado dá aos líderes acesso em tempo real às informações, o que acelera significativamente a tomada de decisões e a mitigação de riscos.

Resultados

• Redução de 40 % nos custos operacionais redundantes

• O tempo de relatório de status diminuiu de horas para minutos

• As equipes de P&D agora cumprem 100% dos prazos estabelecidos

• Tomada de decisões e mitigação de riscos mais inteligentes e rápidas 

• Melhor projeção de recursos para o planejamento estratégico

• Aumento na produtividade e na velocidade de entrega

Ao unificar o trabalho na Asana, toda a nossa empresa pode agir rapidamente para se adaptar ao cenário de cibersegurança em constante mudança. Os dados do trabalho e a colaboração estão em um só lugar, para que as equipes possam acessar as informações por conta própria sem perder tempo com vaivéns.”

Conectando equipes para impulsionar a inovação

A Palo Alto Networks escolheu a Asana por sua flexibilidade, facilidade de adoção e roteiro de produto, vendo a Asana como uma parceira preparada para o futuro que a ajudaria a expandir com dados de trabalho poderosos e capacidades de IA inovadoras. 

Ao centralizar o trabalho na Asana, a empresa desfragmentou a informação e deu às equipes acesso instantâneo às informações. O marketing pode fazer a ligação com as vendas e compartilhar facilmente as próximas atividades e materiais, ajudando a equipe a aproveitar ao máximo cada lead. As equipes de produto e de P&D têm um lugar central para coordenar lançamentos altamente interdisciplinares e agilizar a entrada de trabalhos, para que possam atender às necessidades do cliente e priorizar o trabalho certo para o negócio. Enquanto isso, a TI usa a Asana como um núcleo de referência para planejar a alocação de recursos, coordenar as equipes globais e garantir que a Palo Alto Networks tenha a infraestrutura necessária para ter sucesso.

Implementando a Asana nas equipes

A Palo Alto Networks fez parceria com a equipe de serviços profissionais da Asana para desenvolver uma estratégia de implementação de tecnologia que consolidaria rapidamente a sua organização na Asana com o mínimo de atrito ou interrupção nos negócios. 

A Palo Alto Networks iniciou a implementação com o marketing, migrando centenas de profissionais de marketing para a ferramenta em pouco mais de dois meses. Em seguida, expandiram para outras equipes, incluindo TI, operações, produto e P&D, implementando a Asana para mais de 5.800 usuários em menos de 6 meses. A equipe de serviços profissionais da Asana trabalhou em estreita colaboração com a liderança da Palo Alto Networks para adaptar as recomendações de modo a atender aos requisitos específicos de cada equipe, permitindo maximizar rapidamente o impacto da Asana e alcançar um alto retorno sobre o investimento.

Todos nós colaboramos como uma comunidade, com uma forte parceria entre a Asana e a Palo Alto Networks, para realizar a migração no prazo muito apertado que tínhamos.”

Execução de campanhas globais em larga escala

A equipe de marketing da Palo Alto Networks é responsável por impulsionar a percepção, a demanda e o engajamento do cliente, ajudando a empresa a aumentar a receita. A equipe é grande e multifuncional, com mais de 600 funcionários em diferentes escritórios e locais ao redor do mundo. 

Nessa escala, era difícil para a equipe de marketing coordenar as partes interessadas e executar campanhas globais sem problemas. Agora, a Asana ajuda a equipe a trabalhar de forma eficiente e a manter-se em sintonia com as prioridades de negócios.  

Processos padronizados levam a uma execução mais rápida das campanhas

• Os gerentes de campanha monitoram todas as iniciativas pelas quais são responsáveis em um único portfólio, que se consolida em uma visão abrangente de todas as campanhas globais para que os líderes possam ver o progresso nas metas e detectar obstáculos rapidamente. 

• Toda campanha requer coordenação entre várias equipes. Em vez de perder tempo com idas e vindas, os gerentes de campanha usam formulários para solicitar facilmente ativos e localização.

• As equipes podem ver todas as suas solicitações em um único lugar e, em seguida, iniciar o trabalho da campanha mais rapidamente com mais de 80 modelos padronizados para diferentes fluxos de trabalho de campanha. Nesses modelos, as regras predefinidas atribuem instantaneamente as datas de conclusão e as funções para que os profissionais de marketing permaneçam comprometidos e em dia.

O marketing é complexo e conta com muitos aspectos dinâmicos. A Asana nos permite ver tudo em um só lugar, para que as equipes globais possam trabalhar juntas com menos atrito e executar programas de marketing em escala.”

A visibilidade melhora o planejamento e o orçamento de marketing

• O planejamento estratégico é consolidado entre as equipes em uma visualização abrangente do portfólio. A liderança tem visibilidade de todas as prioridades, orçamentos e recursos de marketing em um só lugar para facilitar a tomada de decisões. 

• O planejamento trimestral é padronizado em um modelo de projeto usado por todas as equipes. Esses projetos se conectam ao portfólio da liderança para fornecer um panorama geral de todas as prioridades. 

• Os campos personalizados globais padronizam a coleta de dados e a consistência nos relatórios para a liderança. As regras automatizam o acompanhamento do orçamento e do funil projetado, simplificando a projeção de desempenho. 

• Com todos os planos de marketing em um só lugar, a equipe pode facilmente incluir a equipe de vendas e compartilhar as próximas atividades usando uma integração com o Google Agenda. 

O recebimento de trabalhos simplificado ajuda os líderes a planejar as cargas de trabalho

• No futuro, a equipe de marketing regional planeja incorporar a recepção de trabalhos ao seu processo de planejamento. Em vez de fazer solicitações separadas, as equipes podem marcar uma caixa para obter suporte e iniciar automaticamente o trabalho. 

• Todas as ações de acompanhamento e conversas seriam registradas nessa solicitação, para que nenhum contexto se perca e não haja necessidade de trocas de e-mails. 

• Ao registrar as solicitações durante o planejamento, os líderes podem planejar as cargas de trabalho com antecedência e tomar decisões mais precisas sobre os recursos.

Estou sempre perguntando: “Podemos fazer isso na Asana?” A Asana é flexível o suficiente para que possamos criar praticamente qualquer fluxo de trabalho, e ainda há muito mais que poderíamos fazer.”

Entrega de soluções de cibersegurança sempre dentro do prazo

As equipes de produto e de P&D da Palo Alto Networks precisam se mover rapidamente para manter a inovação em ritmo acelerado em toda a sua ampla gama de produtos. Os desafios de cibersegurança estão em constante evolução, portanto a equipe precisa ser ágil e trabalhar rapidamente para superar a inovação dos cibercriminosos e agregar novo valor para os seus clientes.

Este trabalho é muito interdisciplinar e complexo. A Asana ajuda a equipe a agilizar os processos e a obter a visibilidade necessária para avançar rapidamente nas prioridades da empresa.

Informações centralizadas simplificam lançamentos complexos

• As equipes interfuncionais agora têm um ponto central de referência para lançamentos complexos de produtos, o que reduz a confusão e acelera a colaboração.

• Com todo o trabalho na Asana, fica mais fácil para as equipes de produto entregar e monitorar os entregáveis entre funções como TI e Integrações de novos produtos, garantindo que os novos produtos sejam empacotados e entregues corretamente.

• As equipes têm visibilidade sobre as principais prioridades de segurança com um “painel geral do comitê de conceito”, o que as ajuda a equilibrar as prioridades da equipe de produto com as de toda a empresa.

Uma das minhas equipes me disse que, depois de migrar para a Asana, conseguiu entregar 100% dos seus projetos de produto. Eles cumpriram todos os compromissos e entregaram dentro de todos os prazos, o que é bastante impressionante.”

O planejamento otimizado ajuda a equipe de P&D a trabalhar mais rápido

• Os líderes têm uma visão panorâmica de todas as iniciativas de P&D com portfólios e campos personalizados, o que os ajuda a priorizar rapidamente o trabalho e a remover os bloqueios.

• Para gerir as solicitações de toda a empresa, a equipe usa formulários para padronizar o recebimento em um projeto para fins de priorização. As automatizações atribuem rapidamente as solicitações à pessoa certa, enquanto os modelos para diferentes tipos de ativos ajudam a equipe a agir mais rapidamente.

• Os materiais de P&D exigem atualizações frequentes para acompanhar as mudanças na cibersegurança. Todos os ativos ativos são monitorados em um projeto, e as automatizações integradas programam lembretes de atualização, para que nada fique para trás.

• Graças ao acompanhamento simplificado das metas e às atualizações automatizadas, a equipe pode compartilhar relatórios de status em minutos, quando antes levava 6 horas.

A transparência da gestão de recursos ajuda os líderes a cumprir as metas

• A equipe de P&D trabalha em muitos projetos ao mesmo tempo. A funcionalidade de gestão de recursos da Asana oferece aos líderes visibilidade da capacidade produtiva de toda a equipe, para que possam ajustar as cargas de trabalho em todas as iniciativas, resultando em menos atrasos.

• Com dados de trabalho e relatórios mais precisos, os líderes podem garantir que o trabalho da equipe de P&D seja equilibrado em todo o portfólio e alinhado às prioridades do negócio.

• Essa visibilidade aprimorada também ajuda a equipe a identificar riscos, colocar o trabalho de volta nos trilhos e notificar os participantes com antecedência quando os projetos estão atrasados.

Não tivemos nenhum projeto atrasado desde que usamos a Asana. Conseguimos ajustar proativamente os cronogramas com 3 a 4 semanas de antecedência ou simplesmente fazer as coisas com prazos e entregáveis bem definidos.”

Aumentar a eficiência operacional em toda a empresa global

As equipes de TI e operações da Palo Alto Networks são responsáveis por criar uma infraestrutura de tecnologia que possa acompanhar o crescimento da empresa, bem como definir a estratégia e a execução das principais prioridades da empresa. Esse trabalho é essencial para garantir que a Palo Alto Networks tenha os processos, as plataformas e as pessoas de que precisa para alcançar as metas corporativas. 

Além disso, é altamente interdisciplinar. A Asana ajuda as equipes de TI e operações a estabelecer relações entre as equipes, de modo que toda a empresa esteja preparada para uma colaboração mais centralizada e eficiente. 

A visibilidade ajuda os líderes a tomar melhores decisões quanto à alocação de recursos com mais rapidez

• A equipe de TI recebe solicitações de toda a empresa. Ela está criando um fluxo de trabalho para agilizar esse processo por meio de um formulário da Asana, o que a ajuda a processar as solicitações mais rapidamente. 

• Graças a uma integração personalizada com o Jira, a equipe pode extrair automaticamente os dados das solicitações para a Asana e perder menos tempo alternando entre aplicativos. 

• Ao sintetizar esses dados com portfólios e painéis, os gestores de projetos e os líderes têm as informações necessárias para gerir os recursos e tomar medidas corretivas rapidamente. 

Com a IA, é muito importante ter uma gestão colaborativa do trabalho em uma única plataforma. Alguém pode fazer uma pergunta na Asana e a IA tem as informações necessárias para responder.”

Os dados do trabalho centralizados agilizam a implementação de tecnologias

• A equipe de TI usa projetos da Asana para coordenar a implementação da Asana em toda a empresa, garantindo que cada equipe tenha um espaço dedicado para colaborar com a TI na implementação. 

• As equipes de TI, operações e de diferentes áreas da empresa têm acesso aos mesmos dados de trabalho, independentemente de onde estejam. Isso ajuda as equipes a obterem informações por conta própria e a colaborarem de forma mais eficiente, com menos trocas de mensagens.

Ter a capacidade de ser flexível com a Asana foi fundamental. Há sempre uma linha muito tênue entre a padronização e a personalização, e toda empresa precisa de ambas.”

Conclusão

O compartilhamento de dados e a transparência são essenciais para uma empresa global como a Palo Alto Networks. No futuro, a empresa planeja aproveitar as funcionalidades de IA para aumentar a eficiência na forma como as equipes usam os dados de trabalho. Eles continuam a implementação em mais equipes e estão introduzindo fluxos de trabalho interdisciplinares adicionais para aumentar a eficiência e fornecer as melhores soluções de segurança aos seus clientes.