A Sony Music quadruplicou a sua capacidade de produção criativa com a Asana

Campanhas de criação da Sony Music
  • Sony Music logo
  • Sede
    • Nova York, NY
  • Número de funcionários
    • Mais de 10.000
  • Número de campanhas promocionais por mês
    • 20

As equipes de marketing e produção criativa da divisão de catálogos Legacy Recordings, da Sony Music, são responsáveis por promover mais de 100 anos de música e manter artistas como Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey, e Michael Jackson em constante rotação. Ao longo dos últimos cinco anos o setor de música passou por uma transição determinante à medida que as gravadoras adotavam com êxito um modelo de negócio baseado em streaming. Para apoiar a mudança de vendas de álbuns para as microtransações, as equipes de marketing e de criação da Legacy Recordings passaram a usar uma estratégia de campanha “sempre ativa”.

Quando Walter Gross, Gerente Sênior de Marketing Digital, se juntou à equipe, não havia um processo padrão para o desenvolvimento de material promocional para os mais de 1000 artistas respaldados pela Legacy Recordings. Com diversas campanhas ocorrendo simultaneamente, isso significava que as solicitações de criação e de redação acabavam perdidas em correntes de e-mail sem fim e conversas de passagem.

Sem um lugar central para monitorar e gerenciar todas as necessidades de criação e redação para as campanhas, a equipe:

  • Perdia prazos críticos porque as solicitações acabavam perdidas ou não apresentavam informações críticas para a realização do trabalho.

  • Não tinha visibilidade sobre o status dos ativos de criação e não podia reportar sobre o processo de produção à equipe executiva.

  • Não podia suportar o número de campanhas e artistas necessário, porque o seu processo de produção estava fora de sintonia com a equipe de marketing.

  • Não era capaz de aproveitar as percepções e aprendizados das campanhas anteriores para melhorar os processos de execução e de produção criativa.

Walter sabia que a equipe precisava centralizar e agilizar o seu processo de produção criativa, para poder executar mais campanhas e manter os artistas da Legacy Recordings na lembrança dos amantes de música, atingindo com isso os objetivos do negócio.

Encontrando a solução adequada

Quando a equipe avaliou a Asana como possível solução, descobriu que ela lhes permitiria conectar e coordenar o calendário de campanhas e os processos de produção criativa. Também oferecia a flexibilidade e capacidade de personalização de que necessitavam para apoiar diferentes equipes de marketing e fluxos de trabalho. Acima de tudo, Walter percebeu que o seu uso era mais intuitivo do que o das outras ferramentas que avaliaram, e sentiu-se confiante de que a equipe adotaria a ferramenta.

“A Asana parecia o produto certo para nós, por estar construída para servir às necessidades de processos de planejamento em rápida atualização.”

Mover fluxos de trabalho críticos e participantes chave para a Asana

De início Walter começou por mover o calendário de boletins informativos de todos os artistas e gravadoras da Legacy Recordings para a Asana. Em seguida a equipe criou um processo padrão para a produção de cada boletim informativo, para que as responsabilidades, dependências e requisitos de criação ficassem claros para todos. Isso eliminou de imediato grande parte do esforço, incerteza e confusão que a equipe sentia ao tentar produzir os boletins informativos através dos e-mails.

“Agora, todas as equipes que produzem conteúdo e ativos para os canais expostos aos fãs, como sites, redes sociais, e e-mails, gerenciam os seus trabalhos através da Asana.”

Em seguida, a equipe criou o calendário de campanhas para as redes sociais na Asana. Uma vez que a equipe administra os canais sociais tanto dos artistas como das gravadoras, agilizar e aumentar a escala da produção criativa dessas campanhas era fundamental para conseguir atingir as suas metas de engajamento.

Música na era do streaming

Agora, com a Asana, toda a produção criativa e aprovações são centralizadas num único projeto que está conectado ao calendário da equipe de campanhas, e com isso estão claras as necessidades de criação e prazos para conclusão. As solicitações são rapidamente ordenadas e processadas, e a equipe pode reportar com precisão o status de todas as atividades de criação para os demais envolvidos e para a equipe executiva.

“Ao tirar todas as solicitações dos e-mails e usar a Asana para colaborar com maior eficiência, pudemos economizar 60 horas todos os meses e agora dedicamos esse tempo à estratégia em vez de fazer a gestão dos elementos individuais.”

Além de assegurar que os processos de criação se desenvolvem dentro dos prazos, a Asana permitiu também à equipe:

  • Escalar o seu processo de produção criativa para criar mais anúncios, vídeos e formatos de mídia para as campanhas de redes sociais e por e-mail.

  • Colaborar com maior eficácia para focar o seu tempo e energia na estratégia e na direção criativa em vez de tentar localizar informações importantes.

  • Lançar mais campanhas e promover mais artistas, para fazer crescer a audiência nas redes sociais e base de dados de e-mails.

Próximo capítulo: promover artistas “fora de ciclo”

Quando artistas como Adele, John Legend, Alicia Keys, e Beyonce estão “fora de ciclo”, ou seja, não têm um novo lançamento de álbum previsto para o futuro próximo, as gravadoras de linha de frente não produzem campanhas de marketing para manter tais artistas e suas músicas na lembrança dos consumidores. Este ano, com a capacidade adicional que ganharam desde a implementação da Asana, a equipe de marketing da Legacy Recordings está assumindo esse trabalho.

“Agora não produzimos apenas 50 chamadas à ação, temos 200 chamadas à ação para os fãs que ouvem um número mais diversificado de artistas.”

A chave para assumir todo esse trabalho adicional? A equipe usará os processos que criou na Asana para executar com sucesso essas campanhas e colaborar com gente da linha de frente como Columbia, Epic, RCA e outros que representam esses artistas.

Retorno sobre o investimento:

  • Tempo de produção de campanhas reduzido em 75% ao padronizar processos e tornar mais claras as responsabilidades.
  • Tempo de incorporação de novos funcionários reduzido em 80% graças a processos de produção padronizados e centralizados.

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

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Missão para a Lua

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

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Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

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Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

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Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

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Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

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Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

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Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

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Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

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Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

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Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

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Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

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Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

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Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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