NTEN capacita entidades sem fins lucrativos a usar tecnologia com a Asana

NTEN
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    • Portland, Oregon
  • Comunidade
    • Apoia uma comunidade com mais de 50.000 membros
  • Conferência anual
    • 2.400+ participantes

Impacto da Asana

  • Lançamento mais rápido de novos cursos educacionais para os seus membros
  • Organiza uma conferência anual de maior impacto para mais de 2400 organizações sem fins lucrativos
  • Produz ativos de design mais rápido com processos de solicitação e produção simplificados

Orçamentos apertados, recursos mínimos, tecnologia ultrapassada: essas são só algumas das restrições normalmente associadas com as organizações sem fins lucrativos. Como menor disponibilidade de recursos, é crucial para tais instituições adotar tecnologias para poder ajudar aqueles a quem servem a alcançar suas missões de maneira mais eficaz. NTEN, ela própria uma organização sem fins lucrativos, faz exatamente isso ao capacitar outras instituições não comerciais para usufruir das novas tecnologias.

Como é comum com tantas organizações sem fins lucrativos, a equipe da NTEN é pequena mas poderosa. Sediada em Portland e com diversos funcionários remotos, realiza uma conferência anual e inúmeros recursos para os mais de 50.000 membros conhecerem e adotarem as melhores tecnologias. No comando da organização está Amy Sample Ward, Diretora Executiva da NTEN.

Conforme a organização crescia, a equipe buscava obter mais transparência em relação às responsabilidades, prazos, e sobre como contribuir para um projeto. Com diversas iniciativas sendo desenvolvidas simultaneamente, os passos que acabavam perdidos devido à dispersão das informações frequentemente acarretavam consequências importantes. Por sua posição como líder de tecnologia, a equipe da NTEN sabia que haviam ferramentas que poderiam ajudá-la a trabalhar de maneira mais eficaz, e decidiu liderar pelo exemplo buscando uma ferramenta que lhe permitisse organizar tudo de um único lugar.

A busca por uma ferramenta de colaboração dinâmica

Vários membros da equipe da Amy tentaram no passado diferentes ferramentas de gerenciamento do trabalho, mas decidiram que estava na hora de centralizar tudo numa só plataforma. Para a Amy, as ferramentas de que dispunham não ofereciam os recursos que eles precisavam.

Após avaliar algumas ferramentas, Amy e sua equipe decidiram que a Asana fornecia toda a funcionalidade que precisavam. Ela permite exibir como os diferentes elementos do trabalho se inter-relacionam—as tarefas em vários projetos, as dependências e as datas de conclusão, por exemplo. Ela também lhes permitiu comunicar sobre os trabalhos por meio de comentários, conversas, e status de projetos sem necessidade de usar outra ferramenta. Manter a comunicação vinculada ao trabalho ajudou a esclarecer as responsabilidades e a reduzir a dispersão. Por último, permitiu personalizar as configurações de privacidade para os trabalhos confidenciais.

“Lembro de que fiquei sabendo do desconto para organizações sem fins lucrativos e pensei 'podemos usufruir de todas estas funcionalidades sem extrapolar o nosso orçamento—e é isso mesmo que vamos fazer '.”

Para a Amy, que está bem familiarizada com a falta de recursos experimentada por este tipo de organização, o fator decisivo para adotar a Asana foram os programas para organizações sem fins lucrativos. Com um desconto de 50% e acesso ao Programa de Conselheiros Asana, Amy e sua equipe utilizam agora o plano Asana Business e usam recursos como formulários, Portfólios e Gestão de recursos. Com eles, podem agilizar a entrada dos trabalhos, ver o andamento das diversas iniciativas, e gerenciar melhor seus preciosos recursos.

Liderando pelo exemplo: implementando a Asana na sua equipe

Com tanta experiência ajudando outras organizações sem fins lucrativos a implantar novas tecnologias, a NTEN empregou uma abordagem metódica para implementar a Asana. Começaram com um piloto de uma equipe e um projeto, e depois expandiram para incluir mais projetos e membros das equipes. O grupo inicial de usuários treinou então os demais colegas de equipe à medida que começaram a colaborar nos projetos e gerenciar os trabalhos na Asana.

“O nosso método de integração fez com que as pessoas se sentissem incluídas, e não forçadas a usar a ferramenta.”

Com a estrutura e convenções para gerenciar o trabalho na Asana já estabelecidas, conseguir trazer o restante da organização a bordo foi tarefa fácil. A NTEN usou modelos de projetos para ajudar os novos usuários a compreender de forma imediata as vantagens de usar a Asana. Com a ajuda visual proporcionada pelos modelos, os membros puderam ver como estruturar e gerenciar o seu trabalho, tornando logo evidente de que maneira a Asana iria facilitar os seus trabalhos diários. Isso ajudou a reduzir o tempo necessário para trazer toda a equipe a bordo.

Usando a Asana para aumentar a visibilidade e a eficiência

Agora a NTEN usa modelos de projeto para planejar cada um de seus cursos semanais, como Alfabetização Digital e Acessibilidade e A Anatomia do Redesenho do Website, para não perderem passos críticos e qualquer pessoa poder entrar para ajudar se um colega de equipe estiver fora do escritório. Isso não apenas reduz o estresse da equipe, mas também ajuda a apresentar conteúdos e recursos ainda melhores em cada curso.

“Com a Asana, não mais perdemos tempo tentando lembrar o que precisa ser feito.”

A equipe da NTEN também usa a Asana para planejar a sua conferência anual, NTC, que recebe mais de 2.400 participantes de organizações sem fins lucrativos que a visitam para conhecer novas formas para estimular a mudança através da tecnologia. Ao gerir todas as tarefas da NTC com um projeto principal, a equipe pode ver tudo representado num cronograma e monitorar os marcos para se assegurar de que todas as etapas cruciais são realizadas a tempo. Isso lhe permitiu oferecer uma melhor experiência para seus membros na conferência, como disponibilizar uma cabine para fotos e melhorar a qualidade de suas apresentações Ignite, porque já não é preciso fazer as coisas de última hora e podem focar toda a sua atenção nos detalhes que encantam os participantes.

Por último, a NTEN trabalha para agilizar o seu processo de pedidos de criação para assegurar que sua equipe de design obtém logo de início todas as informações necessárias antes de iniciar o processo de design e produção. Isso permite que a equipe de criação entregue ativos melhores em menos tempo por ter clareza sobre os pedidos e conhecer o status de cada um deles.

Abrindo espaço para o desenvolvimento da equipe e melhores resultados de negócio

Com mais estrutura e visibilidade sobre o trabalho de todos, a NTEN não só melhorou os seus processos como também aperfeiçoou a própria equipe. Esta tem agora mais tempo para o pensamento criativo porque as responsabilidades e os passos seguintes estão claros, e todos sentem que têm as habilidades necessárias para gerenciar com êxito os seus projetos. Além disso, cada membro da equipe pode agora ver como o seu trabalho, por menor que seja, contribui para iniciativas mais abrangentes e para o sucesso da organização.

“A Asana ajudou cada membro da equipe a sentir confiança nas próprias capacidades para administrar os seus projetos com êxito do início ao fim.”

Com a Asana, a NTEN pode oferecer suporte de ponta aos seus membros e à comunidade sem fins lucrativos, ajudando a ficar um passo mais perto de expressar e alcançar a sua missão.

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

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Missão para a Lua

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!