NTEN capacita entidades sem fins lucrativos com a Asana

Orçamentos apertados, recursos mínimos, tecnologia ultrapassada: essas são só algumas das restrições normalmente associadas com as organizações sem fins lucrativos. Com menor disponibilidade de recursos, é crucial para tais instituições adotar tecnologias para poder ajudar aqueles a quem servem a alcançar suas missões de maneira mais eficaz. NTEN, ela própria uma organização sem fins lucrativos, faz exatamente isso ao capacitar outras instituições não comerciais para usufruir das novas tecnologias.

Como é comum com tantas organizações sem fins lucrativos, a equipe da NTEN é pequena mas poderosa. Sediada em Portland e com diversos funcionários remotos, realiza uma conferência anual e produz inúmeros recursos para os mais de 50.000 membros conhecerem e adotarem as melhores tecnologias. No comando da organização está Amy Sample Ward, diretora executiva da NTEN.

Conforme a organização crescia, a equipe buscava obter mais transparência em relação às responsabilidades, prazos, e sobre como contribuir para um projeto. Com diversas iniciativas sendo desenvolvidas simultaneamente, os passos que acabavam perdidos devido à dispersão das informações frequentemente acarretavam consequências importantes. Por sua posição como líder de tecnologia, a equipe da NTEN sabia que haviam ferramentas que poderiam ajudá-la a trabalhar de maneira mais eficaz, e decidiu liderar pelo exemplo buscando uma ferramenta que lhe permitisse organizar tudo de um único lugar.

A busca por uma ferramenta de colaboração dinâmica

Vários membros da equipe da Amy tentaram no passado diferentes ferramentas de gestão do trabalho, mas decidiram que estava na hora de centralizar tudo numa só plataforma. Para a Amy, as ferramentas de que dispunham não ofereciam os recursos que eles precisavam.

Após avaliar algumas ferramentas, Amy e sua equipe decidiram que a Asana fornecia toda a funcionalidade que precisavam. Ela permite exibir como os diferentes elementos do trabalho se inter-relacionam — as tarefas em vários projetos, as dependências e as datas de conclusão, por exemplo. Ela também lhes permitiu comunicar sobre os trabalhos por meio de comentários, conversas e status de projetos sem necessidade de usar outra ferramenta. Manter a comunicação vinculada ao trabalho ajudou a esclarecer as responsabilidades e a reduzir a dispersão. Por último, permitiu personalizar as configurações de privacidade para os trabalhos confidenciais.

Lembro de que fiquei sabendo do desconto para organizações sem fins lucrativos e pensei, ‘Podemos usufruir de todas estas funcionalidades sem extrapolar o nosso orçamento — e é isso mesmo que vamos fazer’. ”

Para a Amy, que está bem familiarizada com a falta de recursos experimentada por este tipo de organização, o fator decisivo para adotar a Asana foram os programas para organizações sem fins lucrativos. Com um desconto de 50% e acesso ao Programa de Consultores Asana, Amy e sua equipe utilizam agora o plano Asana Business e usam recursos como formulários, Portfólios e Gestão de recursos. Com eles, podem agilizar a entrada dos trabalhos, ver o andamento das diversas iniciativas, e gerir melhor seus preciosos recursos.

Liderando pelo exemplo: implementando a Asana na sua equipe

Com tanta experiência ajudando outras organizações sem fins lucrativos a implantar novas tecnologias, a NTEN empregou uma abordagem metódica para implementar a Asana. Começaram com um piloto de uma equipe e um projeto, e depois expandiram para incluir mais projetos e membros das equipes. O grupo inicial de usuários treinou então os demais colegas de equipe à medida que começaram a colaborar nos projetos e gerir os trabalhos na Asana.

O nosso método de integração fez com que as pessoas se sentissem incluídas, e não forçadas a usar a ferramenta. ”

Com a estrutura e convenções para gerir o trabalho na Asana já estabelecidas, conseguir trazer o restante da organização a bordo foi tarefa fácil. A NTEN usou modelos de projetos para ajudar os novos usuários a compreender de forma imediata as vantagens de usar a Asana. Com a ajuda visual proporcionada pelos modelos, os membros puderam ver como estruturar e gerir o seu trabalho, tornando logo evidente de que maneira a Asana iria facilitar os seus trabalhos diários. Isso ajudou a reduzir o tempo necessário para trazer toda a equipe a bordo.

Usando a Asana para aumentar a visibilidade e a eficiência

Agora a NTEN usa modelos de projeto para planejar cada um de seus cursos semanais, como Alfabetização Digital e Acessibilidade e A Anatomia do Redesenho do Website, para não perderem passos críticos e qualquer pessoa poder entrar para ajudar se um colega de equipe estiver fora do escritório. Isso não apenas reduz o estresse da equipe, mas também ajuda a apresentar conteúdos e recursos ainda melhores em cada curso.

Com a Asana, não mais perdemos tempo tentando lembrar o que precisa ser feito.”

A equipe da NTEN também usa a Asana para planejar a sua conferência anual, NTC, que recebe mais de 2.400 participantes de organizações sem fins lucrativos que a visitam para conhecer novas formas para estimular a mudança através da tecnologia. Ao gerir todas as tarefas da NTC com um projeto principal, a equipe pode ver tudo representado num cronograma e monitorar os marcos para se assegurar de que todas as etapas cruciais são realizadas a tempo. Isso lhe permitiu oferecer uma melhor experiência para seus membros na conferência, como disponibilizar uma cabine para fotos e melhorar a qualidade de suas apresentações Ignite, porque já não é preciso fazer as coisas de última hora e podem focar toda a sua atenção nos detalhes que encantam os participantes.

Por último, a NTEN trabalha para agilizar o seu processo de pedidos de criação para assegurar que sua equipe de design obtém logo de início todas as informações necessárias antes de iniciar o processo de design e produção. Isso permite que a equipe de criação entregue ativos melhores em menos tempo por ter clareza sobre os pedidos e conhecer o status de cada um deles.

Abrindo espaço para o desenvolvimento da equipe e melhores resultados de negócio

Com mais estrutura e visibilidade sobre o trabalho de todos, a NTEN não só melhorou os seus processos como também aperfeiçoou a própria equipe. Esta tem agora mais tempo para o pensamento criativo porque as responsabilidades e os passos seguintes estão claros, e todos sentem que têm as habilidades necessárias para gerenciar com êxito os seus projetos. Além disso, cada membro da equipe pode agora ver como o seu trabalho, por menor que seja, contribui para iniciativas mais abrangentes e para o sucesso da organização.

A Asana ajudou cada membro da equipe a sentir confiança nas próprias capacidades para administrar os seus projetos com êxito do início ao fim. ”

Com a Asana, a NTEN pode oferecer suporte de ponta aos seus membros e à comunidade sem fins lucrativos, ajudando a ficar um passo mais perto de expressar e alcançar a sua missão.