A L’Oréal é a maior marca de cosméticos e cuidados pessoais do mundo, incorporando marcas famosas como Lancôme, Armani, YSL Beauty e Kiehl’s. Se inovação e pesquisa são o coração da empresa, os novos produtos representam a sua força vital, com mais de 200 lançamentos por ano.

No Reino Unido e na Irlanda, a equipe de planejamento de fornecimento da L’Oréal Luxe, liderada por Nicolò Facchini, chefe de planejamento da L’Oréal Luxe no Reino Unido e na Irlanda, é responsável pela distribuição de produtos e marcas no mercado. Essa equipe gere lançamentos em grande escala de produtos de 16 marcas de luxo e cuida da cadeia de suprimentos associada. A equipe de planejamento de lançamentos fica encarregada da primeira à última etapa de cada lançamento, processo que pode levar até oito meses, começando pelos requisitos de estoque e terminando quando um consumidor satisfeito leva um produto das prateleiras.

A equipe trabalha de perto com diversos departamentos, inclusive as equipes de logística, marketing, financeira e dados. Vários regulamentos e exigências de rotulagem nacionais adicionam uma camada de complexidade, portanto todos têm de trabalhar muito para manter os lançamentos dentro do prazo e do orçamento, certificando-se de que a quantidade certa de produtos seja enviada. Quando um lançamento ocorre dentro do prazo, o produto obtém mais exposição nas lojas, o que aumenta as vendas, enquanto um lançamento atrasado pode gerar perdas financeiras, como, por exemplo, ao adiar anúncios televisivos.

Portanto, é incrível que a equipe consiga gerir o lançamento de até 80 produtos ao mesmo tempo. Cada produto segue um “caminho crucial” até o mercado, que são as etapas operacionais do lançamento. Antigamente, a equipe planejava tudo por meio de planilhas, e com tantos produtos lançados ao mesmo tempo, as coisas ficavam confusas:

• As planilhas exigiam muito trabalho manual. Copiar e colar de uma para a outra era oneroso e consumia muito tempo.

• Surgiam problemas no controle de versões, o que inevitavelmente gerava confusão.

• Os diversos departamentos desenvolveram compartimentalizações, o que afetou negativamente a comunicação. A comunicação “off-line” nem sempre se refletia nas planilhas, reduzindo a visibilidade entre os departamentos.

A transformação digital é um dos principais focos da L'Oréal como um todo. Por isso, a equipe de planejamento de lançamentos da L'Oréal Luxe no Reino Unido e na Irlanda buscou uma plataforma melhor para revitalizar a sua forma de trabalhar. Os produtos precisam chegar às prateleiras dentro do prazo, mas atrasos podem ocorrer devido a expectativas irreais e processos confusos.

A equipe de planejamento de lançamentos queria consolidar a comunicação, encontrar novas formas de ver o progresso e seguir um caminho claro até o lançamento.

Quando penso na Asana, o que me vem à mente é simplificação e capacitação. A Asana ajuda-nos a eliminar as tarefas que não inspiram ninguém. A minha equipe está engajada, motivada e capacitada para analisar um processo e ver como ele pode ser aprimorado. ”

Em busca da melhor ferramenta para o trabalho

A equipe estava atrás de uma plataforma de gestão do trabalho que facilitasse o planejamento dos lançamentos e substituísse as planilhas confusas. Ela queria modelos para replicar facilmente todas as etapas de um projeto passado com o mínimo de esforço possível, para depois modificá-los conforme as necessidades de cada produto. Ela também queria uma ferramenta flexível o suficiente para adaptar-se a estilos de trabalho diferentes em diversos departamentos.

A Asana era fácil de usar para todos os membros da equipe, e eles gostaram do apelo visual da plataforma. Acima de tudo, ela proporcionava a flexibilidade que tanto buscavam. Era fácil mudar de visualização, e a equipe adorou a possibilidade de trabalhar com a visualização de quadro e criar seus próprios cabeçalhos de colunas. E o recurso de Gestão de recursos da Asana permitia que os gestores monitorassem cargas de trabalho e capacidades individuais sem precisar fazer a microgestão da equipe.

Hoje, a Asana é promovida por Chris Lancaster, gestor de projetos da cadeia de suprimentos da L'Oréal Luxe, cujo foco é o aprimoramento de processos na região do Reino Unido e Irlanda. Ele adota uma visão holística de como as ferramentas das suas equipes afetam o trabalho, focando-se principalmente na introdução de formas mais eficientes e digitais de trabalhar. “As planilhas ficam muito difíceis de gerir, principalmente quando há grande número de tarefas diferentes”, diz ele. “Algo que adoramos na Asana é a possibilidade de pesquisar projetos e arquivos atribuídos a um participante específico. Isso é muito útil.”

Revolução do trabalho de cima para baixo

Para ajudar a equipe a adotar a Asana no começo, Eoin Griffin, ex-gestor de planejamento de lançamentos e suprimentos da L’Oréal Luxe Reino Unido e Irlanda, apresentou a plataforma à gerência executiva como uma nova forma revolucionária de trabalhar, associando-a às prioridades de transformação digital da L'Oréal. Quando os gestores executivos viram os benefícios da Asana, foram aos poucos implementando a plataforma de cima para baixo, a fim de aumentar o engajamento das equipes. Eles também ofereceram treinamentos a todos os usuários para apresentar-lhes a Asana e mostrar as melhores formas de usá-la.

As equipes ficaram aliviadas com a substituição das planilhas antigas. Mesmo após a introdução da plataforma, elas continuam encontrando novas formas de mover os fluxos de trabalho para a Asana e aumentar o seu valor para a organização.

Visualmente, a Asana é muito atraente, direta e intuitiva. Incrivelmente simples, e uma forma completamente diferente de trabalhar. ”

Mais transparência, motivação e receita com a Asana

Hoje, sempre que um novo produto entra no radar da equipe de planejamento de lançamentos, ela duplica um modelo de projeto e mapeia a jornada até o lançamento. A equipe trabalha de trás para frente, partindo da “data de lançamento ao público”, e atribui prazos para os marcos ao longo do caminho, como expositores em pontos de venda, designs para o varejo e alinhamento com os centros de distribuição.

A equipe ficou mais ágil porque o modelo de lançamento ficou mais fácil de personalizar. “As planilhas não permitem mudanças rápidas; portanto, tínhamos menor predisposição a ajustar ou adicionar itens ao modelo de lançamento. Agora, com a Asana, contamos com a clareza de um bom modelo básico e podemos adicionar e remover tarefas com facilidade. Podemos personalizar e alterar as coisas sempre que queremos, o que fazemos agora mais com grande frequência porque a ferramenta o permite.”

A equipe também ficou mais apta a trabalhar de forma multidisciplinar, superando os desafios de comunicação. As atualizações de status na Asana mantêm todos informados do progresso dos lançamentos, sendo um ambiente mais amigável no qual todos podem ver quem está fazendo o quê. As pessoas adicionam a sua foto e detalhes de cargo à Asana, que aparecem junto das tarefas dos projetos, e isso simplifica a comunicação entre os membros da equipe. Magda Talar, uma das quatro planejadoras de lançamentos da L’Oréal Luxe Reino Unido e Irlanda, diz: “No caso de um projeto multidisciplinar, é muito útil saber quem é quem e com quem conversar sobre cada tarefa. Queremos que todo o processo seja sempre muito fluido, e a Asana ajuda a possibilitar isso.”

Além disso, os Portfólios da Asana transformaram a geração de relatórios sobre o negócio. A cada mês, a equipe de planejamento apresenta todos os projetos de um trimestre de vendas ao resto da empresa. Com os Portfólios, é possível mostrar tudo visto de cima, realçar projetos em risco e aprofundar-se em qualquer coisa que tenha saído dos trilhos.

A Asana apoia a missão da equipe de obter uma execução perfeita dos lançamentos. Ao melhorar a comunicação, esclarecer as responsabilidades e aumentar a visibilidade em relação ao progresso dos lançamentos, eles conseguem entregar os produtos dentro do prazo para assegurar os melhores espaços nas lojas varejistas, evitando atrasos onerosos. Eles também aumentaram em mais de 10% a conformidade com o indicador-chave de desempenho *Gate* após implementar a Asana. A equipe passa muito menos tempo solucionando problemas complexos, o que facilita o provisionamento dos lançamentos e permite que as pessoas desenvolvam os projetos paralelamente.

A beleza da eficiência

À medida que a L’Oréal Reino Unido e Irlanda continua a sua saga em busca de produtos inovadores, Chris está descobrindo novas formas de capacitar os seus colegas a trabalhar mais eficientemente. A equipe também quer ver como a Asana pode ser integrada ao Power BI da Microsoft para migrar os painéis de indicadores-chave de desempenho das planilhas para a Asana, bem como para mostrar as previsões dentro da plataforma.

Tudo isso faz parte da revolução digital da L’Oréal.

Antes, tínhamos de levar em conta uma margem de erro significativa, mas passamos de um processo oneroso que podia consumir muito tempo para um processo muito rápido. ”