Asana ajuda a DMEXCO a se tornar o ponto de encontro mais importante para profissionais de marketing digital

Todo ano, profissionais de marketing digital do mundo todo viajam para Colônia, na Alemanha, para participar da Conferência e Exposição de Marketing Digital DMEXCO. Nenhuma outra feira comercial deste setor recebe tantas marcas, agências e líderes de tecnologia – 40.000 visitantes de 98 países, 1.000 expositores e mais de 700 palestrantes participaram do evento em 2019, um número muito elevado de profissionais de marketing digital.

Uma equipe de quase 60 pessoas, incluindo fornecedores externos, é responsável pela realização da Conferência DMEXCO, e representa um subconjunto da organização da Feira Comercial de Colônia. A equipe de TI e de gestão de produto de Peter Knobloch faz parte desse grupo. Eles oferecerem suporte às equipes de marketing, vendas e planejamento de eventos, e também criam e gerenciam ferramentas tecnológicas, como o aplicativo móvel e o sistema de ingressos para a conferência.

Antes de Peter, a equipe usava e-mails como o método principal para planejar projetos. Também eram usadas ferramentas como Slack, HubSpot e Confluence. No entanto, os e-mails não possibilitavam o crescimento por inúmeros motivos:

• O conhecimento se perdia em conversas por e-mail ou fragmentações inacessíveis.

• Levávamos muito tempo para encontrar as informações, o que tornava impossível uma execução oportuna.

• Era difícil saber quais membros da equipe eram responsáveis por quais tarefas, o que fazia com que o progresso em projetos complexos fosse pouco claro.

Após ser apresentada à Asana por Peter, a equipe nunca mais olhou para trás.

Os e-mails não promovem o crescimento. Pode levar um dia inteiro para procurar e-mails com linhas de assunto mal escritas e uma infinidade de comentários para conseguir resolver as tarefas.”

Uma plataforma para gerenciar projetos complexos

Peter percebia que a equipe precisava de uma plataforma de gerenciamento de trabalho para progredir de forma mais rápida. Com 10 anos de experiência em startups, ele já havia usado a Asana em outros cargos, portanto decidiu mostrá-la para a equipe. Ele sabia que esta ferramenta atenderia à complexidade do planejamento da DMEXCO e que possibilitaria aos fornecedores externos colaborar com colegas de equipe internos em um único lugar.

Na minha opinião, não é possível realizar trabalhos em um nível profissional sem ter uma ferramenta de gerenciamento de trabalho.”

Se uma solicitação não está na Asana, significa que não existe

Peter criou equipes na Asana para representar as equipes existentes na organização da DMEXCO, como vendas, marketing e planejamento da conferência, cada equipe com seus próprios projetos.

Depois disso, a equipe de TI de Peter disseminou a Asana por toda a organização com uma abordagem do tipo “aprender por meio da prática”. As solicitações de suporte eram aceitas apenas se fossem criadas por meio de tarefas na Asana e não via e-mail ou Slack. Consequentemente, outras equipes da organização passaram a se sentir confortáveis em usar a Asana e começaram a adotá-la para realizar o próprio trabalho.

A Asana é o sistema mais bem implementado quando o assunto é desempenho. Passamos a ter clareza sobre quem são os responsáveis e quais são os prazos.”

A conferência fica melhor a cada ano, e a equipe, mais eficiente

Atualmente, todos os envolvidos na DMEXCO usam a Asana para planejar a conferência e gerenciar os projetos. A equipe de marketing, por exemplo, elabora parcerias, marketing por e-mail e comunicados para identificar os 20 principais palestrantes convidados da conferência.

A organização inteira da DMEXCO analisa o evento do ano anterior e coleta os principais aprendizados para se aperfeiçoar no futuro, monitorando itens práticos e discussões de ideias gerais na Asana. Isso contribui para melhorar a experiência dos participantes a cada ano. Em resumo, é cada mais fácil planejar a conferência do ano seguinte. Tudo o que precisam fazer é duplicar os projetos Asana do ano anterior, reatribuir as tarefas e adicionar as melhorias.

Além disso, é mais simples fazer a integração dos funcionários, pois os resumos históricos são vistos com facilidade, e há também um sistema claro para gerenciar o desligamento dos funcionários. Acima de tudo, a equipe se tornou mais eficiente no dia a dia graças a informações bem organizadas e responsabilidades claras. Vasculhar e-mails não é mais um pré-requisito para concluir tarefas simples, e poder ver o trabalho finalizado na Asana dá à equipe um sentimento de realização, motivação e satisfação no fim da semana.

O que o futuro reserva para DMEXCO e Asana

A equipe da DMEXCO continua a melhorar seus fluxos de trabalho e sua eficiência, e tem planos para integrar a Asana com suas ferramentas internas.

A finalidade da Asana é promover mais produtividade sem estresse.”