A Fujitra está abordando questões importantes, desde a gestão até o trabalho de campo, como a criação de novos negócios, o aumento do crescimento e da rentabilidade do negócio, a padronização e agilização dos processos e a melhoria do sistema de RH e do ambiente de trabalho. ​A Fujitsu escolheu a Asana como a ferramenta central para este projeto. ​Conversamos com o Sr. Joju Fukuda, vice-presidente executivo, diretor de experiência do cliente e diretor de TI, que lidera a Fujitra, e com outros membros que usam a Asana diariamente, sobre o contexto da implementação e os seus efeitos.

A Fujitsu está trabalhando na transformação digital em toda a empresa para fortalecer a sua competitividade na era digital

A Fujitsu oferece uma ampla gama de serviços no campo da tecnologia da informação e comunicação (TIC), incluindo integração de sistemas, serviços de TI, serviços de rede e dispositivos eletrônicos. ​Nos últimos anos, a empresa também se concentrou no desenvolvimento de serviços em nuvem e tecnologia de inteligência artificial (IA), e tem impulsionado o setor de TIC por meio da sua experiência e tecnologia inovadora.

O projeto de DX da Fujitsu para toda a empresa, “Fujitra”, visa melhorar a eficiência operacional e criar novo valor ao promover a digitalização dentro da empresa. ​Este projeto baseia-se no propósito da empresa de “trazer confiança à sociedade e tornar o mundo mais sustentável por meio da inovação”, a fim de se tornar uma empresa adequada para uma era em rápida mudança. ​Os esforços e as conquistas da Fujitra contribuíram muito para o desenvolvimento de suas próprias soluções e serviços, e a sua missão é resolver questões sociais como uma parceira de DX confiável para os clientes, utilizando a tecnologia digital com base na experiência real.

O Fujitra é liderado pelo CDXO (Diretor de Transformação Digital) e CIO, Sr. Fukuda, que é o líder do projeto, e está promovendo a “participação plena” enquanto assume a liderança com todos os membros da administração. ​Foram designados DXOs (DX Officers) nos principais departamentos, empresas do grupo e países e regiões no exterior. ​Criamos uma comunidade de cerca de 60 DXOs, e a All Fujitsu estabeleceu um sistema que é o melhor de forma geral para o trabalho em equipe.

O Sr. Fukuda, que lidera a Fujitsu, disse: “O papel da Fujitsu é se concentrar em várias possibilidades, como tecnologia, TI, dados, aplicativos para smartphones, SNS interno e otimização de custos por meio da padronização de processos de negócios, e transformar tudo isso em projetos para que o grupo global possa trabalhar em conjunto entre os departamentos para promovê-los.”

Superar as restrições de onde e quando se trabalha para aumentar a produtividade em 40%

A Fujitsu definiu a meta de aumentar a produtividade por funcionário em 40% ao longo de três anos como parte do seu plano de gestão de médio prazo, iniciado em abril de 2023. ​A meta final é aumentar os lucros e os resultados de negócios por meio do aumento da produtividade. ​Para que isso seja possível, é essencial que os funcionários possam dedicar mais tempo e energia ao trabalho estratégico que devem realizar.

Como um caminho para a transformação, estamos implementando a Asana globalmente em todos os departamentos e regiões, fortalecendo a equipe e superando as diferenças de fuso horário. ​Mesmo estando fisicamente distantes, podemos construir uma relação de confiança mais forte do que nunca. ​Acreditamos que ocorrerão diversas mudanças e evoluções em todas as áreas, como o esclarecimento de quem fará o quê e até quando, e a possibilidade de consultar uns aos outros conforme necessário, resultando em um aumento de 40% na produtividade.

Sr. Fukuda

O Sr. Fukuda também abordou a recente disseminação de ferramentas digitais, dizendo: “Na minha vida pessoal, posso facilmente conversar e usar as redes sociais para manter contato com conhecidos que não vejo há anos. ​Em uma era como esta, é provável que muitas pessoas questionem se o uso do e-mail para se comunicar com outras pessoas nos negócios levará a uma produtividade melhor.”

O Sr. Fukuda diz que o motivo pelo qual ele se interessou pela Asana foi que as empresas sediadas no Vale do Silício, na costa oeste dos Estados Unidos, estavam adotando-a uma após a outra.

A Fujitsu, assim como as empresas do Vale do Silício, enfrenta intensa concorrência e alta rotatividade de funcionários, por isso precisamos eliminar os preconceitos pessoais. ​Ouvi dizer que essas empresas estavam adotando a Asana como ferramenta padrão e achei que essa ferramenta era a certa.

Sr. Fukuda

Estruturar o trabalho e transmitir conhecimento. ​A Asana apoia a tomada de decisão baseada em dados

O Sr. Fukuda citou vários benefícios de usar a Asana. ​Um deles é a “estruturação minuciosa”. ​Em vez de começar o trabalho de maneira vaga, é importante primeiro entender o panorama geral e identificar as tarefas que devem ser priorizadas. ​Por exemplo, é preciso entender estruturalmente todas as informações necessárias para o projeto, como as tarefas a serem priorizadas durante o horário de trabalho do dia, a relação entre as tarefas, como o fato de que o próximo processo não pode ser iniciado a menos que o processo anterior seja concluído, e as fases que exigem a ação de outras pessoas.

O Sr. Fukuda diz que a Asana estrutura e visualiza naturalmente o processo de trabalho, permitindo-lhe aumentar a confiança e a produtividade e, ao mesmo tempo, eliminar o desperdício.

A comunicação com a minha secretária, que eu costumava fazer por e-mail e chat, ficou mais simples com a Asana. ​As prioridades das tarefas estão organizadas e o progresso é visível de forma instantânea. ​Ao reduzir as conversas desnecessárias e facilitar o alinhamento das minhas ideias com a minha secretária, posso gerenciar as tarefas sem estresse. ​Melhorar a confiança e maximizar a produtividade entre duas pessoas é, sem dúvida, um bônus.

Além disso, o fato de todos poderem ver o progresso das tarefas também levou a uma maior eficiência para toda a equipe. ​Osamu Yuzuki, gerente do escritório do CIO na sede da Digital System Platform, disse: “As equipes que usam a Asana geralmente percebem que o tempo gasto na organização para o trabalho, como preparar documentos, reportar aos superiores e participar de reuniões, é reduzido em cerca de 30%. ​Acho que isso acontece porque as tarefas dos funcionários são visualizadas e eles podem executá-las adequadamente."

O segundo benefício é a “herança de conhecimento e experiência”. ​Os estilos de trabalho eficientes em departamentos e equipes, especialmente os estilos de trabalho de membros de alto desempenho, estão sendo transformados em bibliotecas e implantados para outros membros. ​A Asana permite compartilhar, copiar e usar maneiras eficientes de realizar um trabalho específico, bem como modelos úteis ao iniciar um trabalho. ​É possível formalizar o conhecimento e a experiência no âmbito organizacional e implementá-los em toda a empresa.

A usabilidade da Asana também tem sido muito bem avaliada. ​Ta Ishibashi, CIO do Escritório da Sede da Plataforma de Sistema Digital, disse: "A Fujitsu tem muitos departamentos, e houve situações em que a transparência dos cronogramas foi reduzida devido a esforços complexos, mas agora estamos usando a Asana para melhorar o gerenciamento de tarefas de cada departamento. ​Um dos aspectos atraentes da Asana é a sua interface e experiência do usuário. ​Ela tem um mecanismo integrado que permite que você se concentre no seu trabalho, e a interface do usuário é leve e divertida, o que facilita o uso para pessoas de todos os níveis.”

A tomada de decisões embasadas em dados também é incentivada. ​O Sr. Fukuda disse: “O mundo de hoje é informado por dados. ​O importante é visualizar as coisas objetivamente a partir da perspectiva dos dados. ​Por exemplo, você pode confirmar de forma lógica e objetiva que a equipe B é mais produtiva do que a equipe A, ou em quais tarefas tem gasto tempo demais recentemente. ​Os dados que são sempre exibidos na Asana facilitam a busca pelo estilo de trabalho ideal para você e a sua organização”, explicou o Sr. Fukuda.

Disseminar os efeitos positivos ao permitir que os funcionários trabalhem do seu próprio jeito

A Fujitsu tem obtido vários benefícios com o uso da Asana, mas a chave para maximizar esses benefícios no futuro é a adoção generalizada da Asana. ​O Sr. Fukuda disse: “Atualmente, milhares de pessoas estão usando a Asana, mas acho que o efeito só será maximizado em toda a organização quando ela chegar a dezenas de milhares de pessoas. ​Só faz sentido se todos a usarem.”

Além disso, acreditamos que um efeito sinérgico pode ser obtido ao melhorar a “qualidade” do uso em paralelo. ​Para transmitir melhor “conhecimento” e “experiência”, é necessário compartilhar excelentes modelos e bibliotecas. Portanto, refinar a forma de usá-los dentro dos departamentos e equipes por meio do uso diário levará à máxima utilização do “conhecimento” e da “experiência”.

Também planejamos fortalecer a nossa colaboração com dados e tecnologias digitais para melhorar ainda mais a eficiência. ​Por exemplo, também vamos explorar abordagens que combinem dados e a tecnologia mais recente, como a IA detectando e apontando problemas no progresso do trabalho e a RPA conectando-se automaticamente ao próximo processo quando uma tarefa for concluída na Asana.

O Sr. Fukuda concluiu dizendo: “Muitas pessoas acham que não 'querem trabalhar'. ​O trabalho é um meio de subsistência, e o ideal é poder realizá-lo de forma eficiente em pouco tempo e com o mínimo de estresse possível. ​E a meta final é poder dedicar energia ao propósito original, ao prazer e à gratificação. ​Eu também acredito que ajudar uns aos outros levará aos benefícios e às alegrias de pertencer a uma empresa. ​Transmitir e propor essa ideia aos clientes levará a negócios, o que é um bom ciclo. ​Queremos criar esses efeitos positivos.”

Poder fazer o trabalho que você quer fazer é o primeiro passo para o bem-estar. ​Na Fujitsu, pretendemos alcançar isso por meio da promoção da Fujitra e, conectando equipes centradas na Asana, pretendemos conduzir a um futuro positivo não apenas para nós, mas também para a sociedade.