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Imagem do cabeçalho da Whale & Dolphin Conservation

Whale & Dolphin Conservation trabalha 25% mais rápido graças à Asana

Resultados

Acelerou a produção

Produção 25% mais rápida de revistas para seus apoiadores

Aumentou as doações

Uma porcentagem maior de doações é destinada às necessidades de conservação

Gestão do tempo eficiente

Capacidade de medir e priorizar o uso do tempo

Logotipo da Whale & Dolphin Conservation
RegiãoGlobal
Tamanho da empresaPequenas empresas
SetorOrganização sem fins lucrativos
Principais fluxos de trabalho
Pautas de reuniõesGestão de programas
Principais recursos
reporting iconGeração de relatórios

Há décadas, as baleias francas do Atlântico Norte têm sido perseguidas por baleeiros, e agora estão à beira da extinção. Um dos vários programas destinados ao cumprimento das missões da Whale and Dolphin Conservation (WDC) consiste em ajudar essa espécie a se recuperar e a prosperar novamente.

A WDC foi fundada em 1987, no Reino Unido, e é a principal organização de caridade dedicada a proteger as baleias e os golfinhos do mundo todo. Seus quatro objetivos primordiais incluem: acabar com os cativeiros, interromper a caça comercial das baleias, manter os mares saudáveis e evitar a morte de baleias e golfinhos devido a acidentes com equipamentos de pesca.

A organização trabalha visando alcançar esses objetivos, dando aconselhamentos a governos e empresas, realizando campanhas de conscientização, gerindo pesquisas de campo e programas de resgate de animais, financiando projetos de conservação, entre outras atividades. Há urgência nesses esforços intensos para propagar a consciência e a apreciação desses animais. Afinal, as baleias e os golfinhos desempenham um papel fundamental na cura de nossos oceanos e no combate às mudanças climáticas, pois distribuem nutrientes e processam o dióxido de carbono.

Fotógrafo da WDC

Entretanto, para alcançar seus objetivos, a WDC precisava simplificar a forma como trabalhava. Chris Butler-Stroud, diretor executivo da organização composta por 90 pessoas, percebeu que o sistema usado para gerir o trabalho e as informações, baseado em e-mails, estava causando a fragmentação dos departamentos e a ausência generalizada de transparência. Ele notou o seguinte:

  • Muitas vezes, as conversas por e-mail excluíam as pessoas que precisavam receber informações fundamentais para realizar o seu trabalho.

  • Os trabalhos atribuídos por e-mail não eram visíveis para as outras pessoas e isso não contribuía para promover a responsabilidade.

  • Como não havia um consenso entre a equipe sobre o que seria um projeto concluído corretamente e uma maneira clara de acompanhar o trabalho, muitas vezes os projetos ficavam inacabados.

Chris sabia que a WDC tinha condições de aumentar a transparência, eficiência e impacto internos. Suas equipes começaram a procurar por uma ferramenta de gestão do trabalho que pudesse ajudar a levá-las a um nível superior.

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As informações contidas em correntes de e-mail se perdiam ou não podiam ser acessadas com facilidade, especialmente se você não estivesse ciente dessas conversas. ”
Chris Butler-Stroud, diretor executivo

Uma plataforma para reunir as equipes globais

A WDC precisava de uma solução completa para gerir seus projetos do início ao fim – uma ferramenta que pudesse atribuir tarefas aos proprietários com clareza e transparência. Essa ferramenta deveria comunicar detalhes relevantes dos projetos a todos os envolvidos e também àqueles que participavam dos projetos em um momento posterior. Por fim, precisaria monitorar e medir o tempo para ajudar a WDC a analisar projetos futuros.

Por ter equipes espalhadas em quatro continentes e em diversos fusos horários, a WDC escolheu a Asana por sua capacidade de facilitar a colaboração, a comunicação e a transparência em escala global.

Limpeza na praia pela WDC

A cultura de aprendizado da WDC facilita a transição

No início, a ideia de migrar para uma nova plataforma de software e reformular todo o processo de trabalho não parecia nada fácil. Para assegurar uma transição tranquila, a WDC desenvolveu um treinamento de “Introdução básica à Asana” para grupos e selecionou entusiastas da Asana de diversas equipes para dar treinamentos individuais. A organização incentivou as equipes a compartilhar suas formas de utilizar a Asana, promovendo assim um ambiente de aprendizado interativo.

Aumento do impacto das doações por meio de ganhos de eficiência

Atualmente, todas as pessoas da WDC administram seus programas na Asana. A equipe de captação de recursos monitora oportunidades de colaboração com seus parceiros corporativos; a equipe de marketing criou um calendário de atividades com publicações em redes sociais e aparições em documentários; e a equipe de comunicação compartilha suas atualizações e excertos relevantes de redes sociais para manter todos a par das notícias mais recentes.

Após estabelecer novos fluxos de trabalho com a Asana, as equipes notaram que a Whale & Dolphin, revista dedicada a seus apoiadores, estava sendo produzida 25% mais rápido. Com a execução mais eficiente e oportuna em todas as áreas, um porcentual inédito das doações estava sendo destinado às necessidades de conservação.

Migrar as pautas de reuniões para a Asana resultou em reuniões mais curtas e com foco nas tomadas de decisões, pois boa parte das pautas era abordada antes de se reunirem pessoalmente. Além disso, ficou mais fácil refletir sobre os sucessos e os desafios dos projetos, e isso contribuiu para criar caminhos mais tranquilos para o que ainda está por vir. Em especial, houve uma melhora significativa nos projetos interdepartamentais, pois os colegas passaram a entrar e sair dos projetos com facilidade, economizando tempo na implementação e eliminando lacunas de conhecimento.

A cultura organizacional passou por sua própria transformação. Agora as equipes compreendem melhor como o seu trabalho está relacionado aos maiores objetivos da WDC, pois é fácil dividir as tarefas na Asana e ver a contribuição específica de cada colega de equipe. Todos se sentem fortemente alinhados com a missão da organização e têm orgulho do seu impacto pessoal.

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Agora a produção das revistas dedicadas aos nossos apoiadores é totalmente gerida por meio da Asana, e isso ajuda os colegas a dar a sua opinião e manter o foco nos prazos. O tempo gasto no processo diminuiu em 25%. ”
Chris Butler-Stroud, diretor executivo
Barco de pesca — WDC

Um ano agitado em busca de oceanos melhores

Este ano, a WDC continuará focando em seus quatro objetivos primordiais, e buscará concomitantemente aprimorar a sua pesquisa centrada nos cetáceos para protegê-los ainda mais e promover a compreensão pública. Além disso, a organização está se dedicando a um exercício de mapeamento global que visa criar áreas marinhas protegidas, dando às baleias francas do Atlântico Norte e também às suas primas ameaçadas de extinção a oportunidade de se recuperar do que aconteceu no passado.

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Passamos a ser mais eficientes. Como resultado, uma quantia maior das doações de nossos apoiadores pode ser empregada nas necessidades de conservação. Mais baleias e golfinhos sobreviverão e prosperarão graças à Asana. ”
Chris Butler-Stroud, diretor executivo

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