Whale & Dolphin Conservation trabalha 25% mais rápido graças à Asana

Há décadas, as baleias francas do Atlântico Norte têm sido perseguidas por baleeiros, e agora estão à beira da extinção. Um dos vários programas destinados ao cumprimento das missões da Whale and Dolphin Conservation (WDC) consiste em ajudar essa espécie a se recuperar e a prosperar novamente.

A WDC foi fundada em 1987, no Reino Unido, e é a principal organização de caridade dedicada a proteger as baleias e os golfinhos do mundo todo. Seus quatro objetivos primordiais incluem: acabar com os cativeiros, interromper a caça comercial das baleias, manter os mares saudáveis e evitar a morte de baleias e golfinhos devido a acidentes com equipamentos de pesca.

A organização trabalha visando alcançar esses objetivos, dando aconselhamentos a governos e empresas, realizando campanhas de conscientização, gerindo pesquisas de campo e programas de resgate de animais, financiando projetos de conservação, entre outras atividades. Há urgência nesses esforços intensos para propagar a consciência e a apreciação desses animais. Afinal, as baleias e os golfinhos desempenham um papel fundamental na cura de nossos oceanos e no combate às mudanças climáticas, pois distribuem nutrientes e processam o dióxido de carbono.

Entretanto, para alcançar seus objetivos, a WDC precisava simplificar a forma como trabalhava. Chris Butler-Stroud, diretor executivo da organização composta por 90 pessoas, percebeu que o sistema usado para gerir o trabalho e as informações, baseado em e-mails, estava causando a fragmentação dos departamentos e a ausência generalizada de transparência. Ele notou o seguinte:

• Muitas vezes, as conversas por e-mail excluíam as pessoas que precisavam receber informações fundamentais para realizar o seu trabalho.

• Os trabalhos atribuídos por e-mail não eram visíveis para as outras pessoas e isso não contribuía para promover a responsabilidade.

• Como não havia um consenso entre a equipe sobre o que seria um projeto concluído corretamente e uma maneira clara de acompanhar o trabalho, muitas vezes os projetos ficavam inacabados.

Chris sabia que a WDC tinha condições de aumentar a transparência, eficiência e impacto internos. Suas equipes começaram a procurar por uma ferramenta de gestão do trabalho que pudesse ajudar a levá-las a um nível superior.

As informações contidas em correntes de e-mail se perdiam ou não podiam ser acessadas com facilidade, especialmente se você não estivesse ciente dessas conversas. ”

Uma plataforma para reunir as equipes globais

A WDC precisava de uma solução completa para gerir seus projetos do início ao fim – uma ferramenta que pudesse atribuir tarefas aos proprietários com clareza e transparência. Essa ferramenta deveria comunicar detalhes relevantes dos projetos a todos os envolvidos e também àqueles que participavam dos projetos em um momento posterior. Por fim, precisaria monitorar e medir o tempo para ajudar a WDC a analisar projetos futuros.

Por ter equipes espalhadas em quatro continentes e em diversos fusos horários, a WDC escolheu a Asana por sua capacidade de facilitar a colaboração, a comunicação e a transparência em escala global.

A cultura de aprendizado da WDC facilita a transição

No início, a ideia de migrar para uma nova plataforma de software e reformular todo o processo de trabalho não parecia nada fácil. Para assegurar uma transição tranquila, a WDC desenvolveu um treinamento de “Introdução básica à Asana” para grupos e selecionou entusiastas da Asana de diversas equipes para dar treinamentos individuais. A organização incentivou as equipes a compartilhar suas formas de utilizar a Asana, promovendo assim um ambiente de aprendizado interativo.

Aumento do impacto das doações por meio de ganhos de eficiência

Atualmente, todas as pessoas da WDC administram seus programas na Asana. A equipe de captação de recursos monitora oportunidades de colaboração com seus parceiros corporativos; a equipe de marketing criou um calendário de atividades com publicações em redes sociais e aparições em documentários; e a equipe de comunicação compartilha suas atualizações e excertos relevantes de redes sociais para manter todos a par das notícias mais recentes.

Após estabelecer novos fluxos de trabalho com a Asana, as equipes notaram que a Whale & Dolphin, revista dedicada a seus apoiadores, estava sendo produzida 25% mais rápido. Com a execução mais eficiente e oportuna em todas as áreas, um porcentual inédito das doações estava sendo destinado às necessidades de conservação.

Migrar as pautas de reuniões para a Asana resultou em reuniões mais curtas e com foco nas tomadas de decisões, pois boa parte das pautas era abordada antes de se reunirem pessoalmente. Além disso, ficou mais fácil refletir sobre os sucessos e os desafios dos projetos, e isso contribuiu para criar caminhos mais tranquilos para o que ainda está por vir. Em especial, houve uma melhora significativa nos projetos interdepartamentais, pois os colegas passaram a entrar e sair dos projetos com facilidade, economizando tempo na implementação e eliminando lacunas de conhecimento.

A cultura organizacional passou por sua própria transformação. Agora as equipes compreendem melhor como o seu trabalho está relacionado aos maiores objetivos da WDC, pois é fácil dividir as tarefas na Asana e ver a contribuição específica de cada colega de equipe. Todos se sentem fortemente alinhados com a missão da organização e têm orgulho do seu impacto pessoal.

Agora a produção das revistas dedicadas aos nossos apoiadores é totalmente gerida por meio da Asana, e isso ajuda os colegas a dar a sua opinião e manter o foco nos prazos. O tempo gasto no processo diminuiu em 25%. ”

Um ano agitado em busca de oceanos melhores

Este ano, a WDC continuará focando em seus quatro objetivos primordiais, e buscará concomitantemente aprimorar a sua pesquisa centrada nos cetáceos para protegê-los ainda mais e promover a compreensão pública. Além disso, a organização está se dedicando a um exercício de mapeamento global que visa criar áreas marinhas protegidas, dando às baleias francas do Atlântico Norte e também às suas primas ameaçadas de extinção a oportunidade de se recuperar do que aconteceu no passado.

Passamos a ser mais eficientes. Como resultado, uma quantia maior das doações de nossos apoiadores pode ser empregada nas necessidades de conservação. Mais baleias e golfinhos sobreviverão e prosperarão graças à Asana. ”