Islamic Relief Canada aumenta o seu impacto em 75% com a Asana

No dia 24 de setembro de 2019, um terremoto de magnitude 5,8 atingiu o Paquistão. Desde 2015, centenas de milhares de rohingyas (muçulmanos apátridos) têm deixado Mianmar na tentativa de escapar da limpeza étnica que vem ocorrendo no país. Na Síria, milhões de pessoas morreram ou fugiram do conflito civil, resultando em uma das maiores crises humanitárias de todos os tempos.

A Islamic Relief Canada (IRC) oferece ajuda quando ocorrem essas crises e incentiva os canadenses a fazer doações para contribuir para as pessoas afetadas. Com mais de duzentos projetos em andamento e mais de três milhões de beneficiários diretos, a IRC trabalha em conjunto com as comunidades para fortalecer a sua resiliência em situações de calamidade e oferece ajuda vital de emergência quando ocorrem desastres. A IRC também proporciona o acesso a serviços básicos como educação, água e saneamento, e saúde.

Como parte de uma organização global que conta com 3.500 funcionários espalhados em 35 países, a IRC atende o Canadá com uma equipe de 50 pessoas. Devido ao seu amplo alcance e ao tamanho reduzido da equipe, todos desempenham diversas funções e operam como uma startup. Yusra Rizwan e Usama Khan são dois membros da equipe de Ontário responsáveis por supervisionar os programas de RH e voluntariado, e finanças, tecnologia e operações, respectivamente. Seu trabalho ajuda a organização a incentivar doadores canadenses e vem contribuindo para aumentar a receita de captação de fundos de US$ 1 milhão para US$ 60 milhões desde 2007.

Esse crescimento gerou mais impacto no trabalho prestado em situações de emergência e de desastres. Entretanto, devido à evolução dos programas e da equipe, a IRC se deparou com diversos desafios, e isso fez com que buscassem uma nova ferramenta para gerir o seu trabalho:

• Requisitos regulamentares e de conformidade: o trabalho financeiro de Usama requer uma série de documentos para todas as transações internacionais, e a equipe não conseguia fornecê-los com as ferramentas existentes.

• Fluxos de trabalho isolados e falta de visibilidade: como dependiam de uma tecnologia que era mais adequada para empresas pequenas, não havia conexão entre os sistemas utilizados. Isso gerou uma visibilidade limitada e fluxos de trabalho isolados, impedindo que alcançassem suas metas ambiciosas com eficiência.

• Pouco envolvimento dos funcionários: de acordo com as últimas pesquisas da IRC, os funcionários estavam insatisfeitos com o compartilhamento de informações e com a comunicação em toda a organização. O fato de não ter uma fonte confiável fez com que os funcionários se sentissem frustrados com o trabalho.

• Processos e prestação de ajuda mais lentos: a capacidade da IRC de distribuir ajuda e suporte foi afetada pela desaceleração do trabalho. Sem formas rápidas de ativar os programas para oferecer ajuda, a organização não conseguia realizar a sua missão tão bem quanto poderia.

Um tema recorrente nas nossas pesquisas de envolvimento dos funcionários era que podíamos melhorar o compartilhamento de informações e a comunicação em toda a organização, então procuramos uma maneira de fazer isso.”

Da aprovação da diretoria à adoção por parte de toda a equipe

Enquanto avaliava as possíveis soluções, a equipe buscava uma ferramenta que melhorasse o compartilhamento de informações e a comunicação, possibilitasse a colaboração entre os departamentos, fornecesse uma série de documentos para as transações financeiras, e acompanhasse o seu crescimento. O CEO da IRC, Zaid Al-Rawni, tinha ouvido falar sobre a Asana e decidiu testá-la com a sua equipe.

A Asana foi implementada gradativamente na organização – foram identificados os primeiros adotantes junto com Yusra e Usama, e convidados a fazer treinamentos com toda a equipe. Eles analisaram os conceitos básicos durante o treinamento e incentivaram os gestores a migrar seus projetos para a Asana, fazendo assim a integração das equipes. Iniciar com os projetos de toda a organização, como pautas de reuniões, e então passar a explorar projetos mais voltados para as equipes permitiu dominar os conceitos básicos rapidamente e implementar fluxos de trabalho mais complexos.

Usar a Asana é compartilhar o conhecimento. Quanto mais recursos eram descobertos e apresentados às diferentes equipes, mais evidente era o valor de usar a ferramenta e maior era a sua adoção.”

Um aspecto crucial que contribuiu para o sucesso da adoção foi a aprovação da diretoria. A equipe sênior foi a primeira a adotar e promover a Asana para os gestores e líderes de toda a organização. Ao incentivar as equipes e dar o exemplo a todos os funcionários, a equipe de liderança acelerou a adoção para toda a IRC. E como todos descobriram como tornar o seu trabalho mais eficiente com a Asana, não demorou para que a integração fosse feita em toda a organização.

Trabalhar com mais eficiência para alcançar as metas

Atualmente, a IRC usa a Asana para gerir todo o seu trabalho – desde a realização de reuniões ao acompanhamento dos objetivos e metas. Com a Asana, tornou-se possível:

• Manter a conformidade com os regulamentos e também um registro de uma série de documentos: ao usar a Asana para gerir processos e informações financeiras, Usama e a sua equipe agora dispõem de uma série de documentos para fins de auditoria. Além disso, foi possível reduzir o desperdício por não usar recibos de papel. Todos sabem qual é o estágio de um pagamento, e os recursos de privacidade da Asana garantem que informações confidenciais estejam em segurança e sejam acessíveis apenas aos que necessitam.

• Manter o envolvimento dos voluntários: administrar os programas de voluntariado com a Asana permite a toda a equipe de Yusra ter visibilidade de suas inúmeras iniciativas. Além disso, foi feita uma padronização dos elementos dos programas, como comunicações entre os voluntários, eventos e recrutamento por meio de tarefas e projetos padronizados.

• Conectar toda a organização: por meio do Boletim da IRC, um projeto ao qual todos os funcionários têm acesso, é feito o compartilhamento de informações úteis e o debate de dúvidas que surgem em toda a organização, como lições aprendidas, hacks de tecnologia e o processo de aprovação da empresa.

• Reduzir o número de reuniões: usar a Asana para gerir as pautas de reuniões economiza tempo, além de oferecer uma referência prática e diminuir a necessidade de reuniões e verificações de acompanhamento.

• Alinhar a missão ao trabalho diário: a IRC acompanha suas metas e indicadores-chave de desempenho na Asana, e com isso todos permanecem na mesma página à medida que a organização cresce e trabalha em mais iniciativas. Suas metas são acompanhadas ao longo do caminho de forma hierárquica – desde a alta direção até as equipes e funcionários – permitindo que todos vejam qual é a conexão entre o seu trabalho e a missão e as metas da organização.

Além de obter eficiência, conformidade e clareza organizacional com a Asana, a IRC mantém uma memória institucional precisa e útil. De transições de colegas de equipe a trabalhos recorrentes como eventos de captação de fundos, a organização sempre dispõe do contexto e das informações necessárias para trabalhar com mais agilidade e confiança.

Foi possível notar os resultados do nosso processo de colaboração simplificado para situações de emergência logo após o terremoto no Paquistão. A Asana desempenhou um papel muito importante ao nos ajudar a comunicar e colaborar 75% mais rápido com as equipes no local, permitindo que atendêssemos ao maior número possível de pessoas.”

Graças a essa forte memória institucional, a IRC pode focar em promover a sua missão de oferecer ajuda vital de emergência. Agora as equipes de marketing, captação de recursos, relações e programas voltados aos doadores podem conectar instantaneamente todos os pontos em seus projetos compartilhados na Asana para responder com mais rapidez ao surgimento de emergências. Após o terremoto recente que atingiu o Paquistão, a IRC testou o seu novo processo na Asana e conseguiu lançar campanhas de conscientização e ajuda 75% mais rápido. Agora os voluntários de Yusra se engajam com mais agilidade, e Usama acompanha as doações destinadas às operações de socorro no exterior.

Incentivar os doadores a ir além

Nos próximos meses, a IRC não se limitará a responder mais rápido às emergências nem e a aumentar o seu impacto geral. Yusra, Usama e a sua equipe estão começando a usar a Asana para gerir o processo de doações. Algumas etapas, como o acompanhamento de doadores, estão sendo automatizadas para que a IRC alcance e incentive ainda mais canadenses para promover ações e ajudar mais pessoas afetadas pelas crises.