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C40 combate o aquecimento global com a Asana

Resultados

Simplificou processos complexos

Simplificação de um projeto complexo para planos de ação climática em várias cidades e por vários anos

Padronizou a integração e o desligamento

Simplificação da integração e do desligamento de funcionários, TI e RH

Maior transparência

Melhorou a geração de relatórios para líderes e doadores, além de aumentar a transparência sobre o trabalho entre equipes

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RegiãoGlobal
Tamanho da empresaPequenas empresas
SetorOrganização sem fins lucrativos
Principais fluxos de trabalho
Gestão de programasGestão de projetosIT requests
Principais recursos
template iconModelos
Principais integrações
Logomarca do Google Workspace
Logomarca do Slack

Em 2010, Londres, Madri, Seul, Varsóvia e outras 20 cidades contavam com apenas 100 ônibus elétricos nas ruas. Hoje em dia, elas são o lar de mais de 66 mil ônibus elétricos, o que significa um aumento de 659%. Estes resultados são em parte graças à C40, uma organização que trabalha com quase 100 cidades líderes mundiais para colaborar, compartilhar conhecimentos e promover ações urgentes necessárias neste momento para enfrentar a crise climática e criar um futuro em que todas pessoas de todos os lugares possam prosperar.

Chris Schmalz é gerente de TI da organização e apoia as necessidades tecnológicas de seus 250 funcionários. Uma das equipes que Chris apoia é a medição e planejamento, que coordena e monitora as iniciativas da C40 para cidades em todo o mundo. A equipe de medição e planejamento trabalha com mais de 60 funcionários para atingir os indicadores-chave do desempenho financiados por doadores e levar adiante os projetos de ação climática, tais como o programa de ônibus elétricos.

Com planos de ação climática distribuídos pelo mundo, o trabalho da equipe de medição e planejamento tinha-se espalhado por planilhas e e-mails, criando fragmentação da informação e limitando a capacidade de expansão. Além disso, o trabalho entre fusos horários em 97 cidades foi um desafio para os gerentes, que precisavam supervisionar tudo o que as equipes vinham fazendo. Eles queriam uma ferramenta para acompanhar o progresso das centenas de projetos simultâneos, que fosse atualizada em tempo real e funcionasse como um local central para a equipe acessar as informações.

Por isso pediram ajuda a Chris. Na C40, quando um funcionário pede à TI uma solução para um problema empresarial, Chris oferece soluções previamente analisadas e testadas com base nas necessidades da equipe. Ele fez algumas considerações ao selecionar uma plataforma de gestão de trabalho para os funcionários, que deveria:

  • Ser flexível (e não só para processar números como uma planilha), assim todas as equipes da C40 poderiam usá-la.

  • Poder acionar diferentes fluxos de trabalho para lidar com o grande leque de trabalhos na C40.

  • Gerenciar tarefas e projetos mais amplos.

Quando a equipe de medição e planejamento pediu a Chris uma ferramenta para gerir o trabalho da equipe, ele sugeriu a Asana.

Sucesso com a integração e a educação das equipes

Desde a adesão à Asana, a C40 tem tido sucesso graças ao treinamento abrangente, durante a integração, e à educação contínua. Nos últimos anos, a equipe de serviços corporativos desenvolveu um projeto de integração, liderado pelo RH e em parceria com gerentes de contratação, que apresenta aos recém-contratados os processos funcionais e empresariais, bem como projetos essenciais, para que tenham êxito em suas funções desde o primeiro dia. A equipe de TI também providencia recursos no sistema de helpdesk da empresa, incluindo links para artigos no Guia Asana e treinamento on-line.

O pessoal da equipe de medição e planejamento adotou uma estratégia semelhante ao integrar novos membros à equipe, apresentando a eles os fluxos de trabalho específicos da equipe. E, como cada recém-contratado utiliza a Asana na integração geral com o RH, os funcionários são capazes de dar início a projetos funcionais na plataforma desde o primeiro momento.

Processos claros e consistentes geram resultados no combate às mudanças climáticas

Equipes da C40 usam a Asana para gerir um grande leque de trabalhos. Confira alguns exemplos.

Gerir projetos de equipe

A equipe de medição e planejamento utiliza a Asana para monitorar os planos e discutir o andamento do seu trabalho de ação climática, de modo que todos fiquem a par das informações. Ela utiliza um projeto diferente para o plano de ação climática de cada cidade e começa com um modelo personalizado que delineia cada etapa. Cada plano consiste em cerca de 50 pacotes de trabalho, tais como a produção de um plano de redução de gases do efeito estufa, a fim de ajudar a cidade a atingir suas metas climáticas. Cada pacote de trabalho, representado por uma tarefa, pode levar vários meses até sua conclusão e envolver dezenas de subtarefas. A liderança da equipe conta com a Asana para facilitar as verificações semanais e conduzir conversas sobre o andamento do trabalho.

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O acompanhamento dos 50 pacotes de trabalho em 97 cidades utilizando a Asana (e os mais de 4.800 fluxos de trabalho) permite à equipe de medição e planejamento decompor o trabalho em etapas viáveis e dá orientações sobre como realizá-lo e com quem firmar parcerias. Também ajuda a equipe a criar relatórios trimestrais de doadores com base no progresso do projeto e no cumprimento dos indicadores-chave do desempenho, proporcionando mais transparência e atualizações para aqueles que financiam esse trabalho.

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A Asana oferece um processo claro e consistente para todas as pessoas acompanharem o projeto e, assim, ficarem a par do seu progresso.”
Chris Schmalz, gerente de TI

Monitorar o orçamento

A definição do orçamento é crucial para as organizações sem fins lucrativos, e a C40 não é exceção. Chris utiliza a Asana para gerir e controlar os orçamentos de software da organização. Utilizando um projeto, os membros da equipe podem solicitar e autorizar compras, reunir faturas e receber aprovação da equipe de aquisições. Campos personalizados no projeto mostram detalhes como o preço e o montante da fatura, permitindo a Chris e outros membros da equipe ver detalhes orçamentais com uma rápida vista d'olhos.

Conectar o trabalho entre ferramentas

A C40 também integra a Asana com as outras ferramentas que usa. Ela transforma as mensagens instantâneas da equipe em tarefas realizáveis com a integração ao Slack. Já com o Velocity e as Planilhas Google, as equipes transformam os indicadores-chave de desempenho e o progresso do projeto em relatórios detalhados para os doadores e os principais participantes. Essas integrações asseguram que o trabalho não seja duplicado e que as informações estejam conectadas entre as diferentes ferramentas da equipe. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, o trabalho duplicado não era algo que apenas a C40 queria corrigir. Na verdade, em escala mundial, os funcionários perdem 236 horas por ano na duplicação de esforços. Ao manter o trabalho simplificado e evitar a duplicação com as integrações da Asana, a C40 poupa muito tempo.

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A capacidade de integrar a Asana com outros aplicativos, como o Velocity (…) elimina o trabalho duplicado e assegura que as informações sejam precisas e estejam acessíveis nas diversas ferramentas.”
Chris Schmalz, gerente de TI

Simplifique, facilite e guarde

A utilização da Asana ajudou a C40 a simplificar fluxos de trabalho interdisciplinares e complexos, gerindo e acompanhando o trabalho num único local. Para a equipe de medição e planejamento, isso permite que as pessoas trabalhem de forma mais independente. Para a equipe de Chris, os complicados fluxos de trabalho (como a integração e o desligamento) estão bem detalhados para que todos saibam o que precisa ser feito e quem está responsável por ele. A organização dá o exemplo usando a Asana desde o primeiro dia e evitando a perda ou esquecimento de trabalhos, com isso ajudando os funcionários a sentirem-se capacitados e favorecendo o alcance das suas metas globais.

Com a maior visibilidade que a Asana proporciona aos projetos em andamento, as equipes da C40 puderam reduzir o número de reuniões, pois conseguem verificar o estado do trabalho em qualquer momento. E, como a Asana se integra com as outras ferramentas que utilizam, a equipe já não perde mais tempo buscando informações. Chris está tranquilo porque sabe que os seus orçamentos de TI são sempre atualizados e que a informação relevante está disponível num só local, poupando tempo e recursos financeiros.

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A Asana me dá uma melhor compreensão dos custos da minha equipe no dia a dia porque as informações estão lá quando preciso delas, sendo muito fácil fazer atualizações se algo mudar.”
Chris Schmalz, gerente de TI

No próximo ano, a C40 tem grandes planos para se tornar uma organização mais integrada e interdisciplinar — desde as ferramentas que utiliza internamente até o trabalho em torno das mudanças climáticas que realiza em todo o mundo. A organização espera melhorar os fluxos de trabalho interdisciplinares e conectar as equipes internas com a Asana, a fim de alcançar resultados climáticos de forma mais rápida e eficiente.

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Possibilite que toda a sua organização realize com a Asana o melhor trabalho possível.

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