Como a Carta mantém sua equipe em crescimento atualizada com a Asana

Uma empresa que vem crescendo rapidamente, com a mentalidade de uma start-up, a Carta está sempre evoluindo. Novos funcionários são contratados na mesma velocidade em que novos recursos são lançados, criando um ambiente de trabalho empolgante e um produto amado pelos clientes. Porém, as mudanças constantes podem fazer com que os funcionários tenham dificuldades para acompanhar tudo o que está acontecendo.

Jina Kim, que trabalha atualmente no departamento de conformidade, pôde ver em primeira pão o crescimento acelerado da Carta, uma agência de transferências registrada pela SEC que ajuda empresas públicas e privadas e emitir e gerenciar seus títulos. Em seus anos na empresa, como uma das primeiras funcionárias, Jina teve a oportunidade de criar várias equipes. Sua função atual exige que ela trabalhe de perto com vários departamentos, pois a conformidade afeta e é afetada por muitas equipes na Carta.

Com as mudanças sendo a única constante na empresa e um número crescente de funcionários, é essencial que Jina e sua equipe mantenham a transparência para que ninguém seja pego de surpresa pelas alterações feitas a um produto ou procedimento.

Essa transparência também é essencial para a mentalidade de "estar sempre pronto para ajudar" da Carta, já que é mais fácil para os funcionários ajudarem uns aos outros e aos clientes quando todos estão atualizados.

###Com o crescimento constante, o processo é o segredo Qualquer pessoa que já tenha trabalhado em uma empresa de crescimento rápido entende os problemas que isso causa. Animados pelo crescimento, mas também querendo manter a agilidade, Jina e a equipe da Carta perceberam logo no começo que precisariam de um processo – e de uma ferramenta – para ampliar seus serviços de forma eficiente.

"O panorama geral é de que somos uma empresa em crescimento", explica Jina. "Somos 300 pessoas e continuamos crescendo, mas ainda temos a mentalidade de uma startup."

Na Carta, essa mentalidade de startup significa manter a coordenação perfeita de uma equipe pequena e coesa. Esta não é uma tarefa fácil: com o crescimento da empresa, as chances de uma atualização importante passar despercebida ou de não conseguir acompanhar o que outras equipes estão fazendo também aumenta. Isso é ainda mais importante para garantir que os novos recursos dos produtos estejam em conformidade.

"Existem tantas coisas que estão mudando constantemente e a comunicação é o segredo", disse Jina. "Se, por exemplo, a equipe de suporte chega um dia e percebe que algo mudou no produto de um dia para o outro, eles precisam de uma maneira de ficar sabendo disso."

Para conseguir acompanhar o ritmo das mudanças, Jina e sua equipe usam a Asana para monitorar quem está trabalhando no quê, coordenar o trabalho em todas as unidades comerciais e, o mais importante, entender que recursos do produto estão sendo lançados.

As equipes na Carta também usam a Asana para criar e executar processos de rotina, para que todos saibam o que esperar e tenham as informações de que precisam para fazer seus trabalhos de maneira eficiente.

###Vendo – e compartilhando – o panorama geral Além de se manterem atualizados sobre as alterações de produtos, também é essencial que todos na Carta entendam claramente o próximo passo do roteiro do produto. Para garantir que todos estejam atualizados, a empresa realiza reuniões semanais de "Show and Tell" para dar as boas-vindas a novos funcionários, compartilhar notícias sobre a empresa e apresentar os novos recursos do produto.

Embora seja caro reunir todos os 300 funcionários em uma reunião de duas horas toda semana, essa reunião é um local essencial para as equipes informarem grandes alterações que afetarão a todos na empresa. "As reuniões 'Show and Tell' são importantes porque são a melhor maneira para as informações serem divulgadas", explica Jina. "Você sabe que terá o maior público possível nelas."

Quando a Carta tinha menos de 100 funcionários, a pauta das reuniões "Show and Tell" eram mais livres: as pessoas só levantavam e compartilhavam no que estavam trabalhando. Com três vezes mais funcionários dispersados em seis escritórios, é imprescindível que a reunião seja eficiente e bem conduzida. Ao planejar e organizar a reunião na Asana, todos entendem claramente a pauta e os objetivos da reunião com antecedência.

"Antes, não havia uma ordem, mas conforme crescemos, precisamos de uma maneira de monitorar a ordem das apresentações", conta Jina. "Agora, conforme as pessoas trabalham no ciclo de desenvolvimento de produtos, elas percebem: 'Este é um recurso que vai afetar todo mundo na Carta'. Nesse momento, elas adicionam uma tarefa ao projeto das reuniões "Show and Tell" para que possam apresentá-lo."

Também é essencial conectar todos os participantes das reuniões "Show and Tell", pois eles estão espalhados em todos os seis escritórios da Carta. Usar o projeto Asana permite que todos organizem suas apresentações e saibam quem é o próximo, onde quer que estejam.

Jina acrescenta: "A transparência é uma parte fundamental de nossa cultura, e as reuniões "Show and Tell" fortalecem isso. Se você tiver uma pergunta sobre um recurso, pode fazê-la na reunião."

###Transparência não só no produto A equipe da Carta mantém uma cultura de transparência se mantendo sempre atualizada sobre seus produtos nas reuniões "Show and Tell". Mas para dúvidas que vão além de alterações aos recursos e como eles funcionam, eles realizam uma Conferência.

"A Conferência é um evento que envolve toda a empresa, onde nosso CEO responde a perguntas enviadas por todos", explica Jina. "As pessoas adicionam suas perguntas como uma tarefa a um projeto Asana e toda a empresa pode 'curtir' as perguntas que querem ver respondidas. Durante a Conferência, nosso CEO as ordena por curtidas e as responde nessa ordem."

Ao usar um projeto Asana que todos podem ver, a equipe de liderança garante que os assuntos mais importantes para os funcionários da Carta estejam sendo abordados, ao mesmo tempo em que gera discussões entre os membros da equipe.

"Nós adoramos o fato de que podemos monitorar a Conferência na Asana, porque você sabe quem fez uma determinada pergunta, quem curtiu e fazer outras perguntas sobre o assunto", conta Jina. "E também permite que as pessoas se relacionem e se sintam parte do processo. Mesmo que você seja um funcionário novo e não saiba nada sobre a empresa, pode fazer uma pergunta e todas elas serão respondidas."

###Monitoramento do trabalho diário Para manter a transparência em um nível mais granular e manter a comunicação regular, membros das equipes comercial, de engenharia e de produto participam de "reuniões matinais" interdisciplinares diárias para discutir o trabalho. Elas usam a Asana para monitorar as pautas das reuniões matinais, que geralmente consistem no que será feito durante aquela semana.

"As reuniões matinais são importantes porque envolvem todos os interessados. Elas permitem que as equipes recebam feedback e monitorem o que cada um está fazendo", diz Jina. Em qualquer dia pela manhã, podem haver até 10 ou 12 reuniões matinais.

Por exemplo, Jina participa da reunião matinal de Mercados públicos, que se concentra no produto que a Carta oferece a empresas públicas. Durante essa reunião, os membros das equipes comercial, de engenharia e de produto repassam suas atualizações semanais.

"Para pessoas que não fazem parte das equipes de produto e de engenharia, como eu, as reuniões matinais são ótimas porque assim tenho mais contexto e consigo fazer meu trabalho melhor. Tenho mais visibilidade sobre os possíveis riscos de conformidade e posso me envolver ou acompanhar onde for preciso."

Com a Asana, todos podem ver os detalhes granulares dos projetos individuais e também o progresso geral da empresa.

###Crescimento com responsabilidade Desde monitorar os sprints semanais a fazer perguntas ao CEO, Jina e sua equipe usam a Asana para garantir que todos tenham acesso ao que precisam para realizar seus trabalhos da melhor maneira possível.

Jina explica como essa transparência lhes oferece a precisão de que precisam para fazer recomendações úteis e precisas aos clientes. "Para a equipe comercial, se eles vão vender nosso software a um cliente, querem poder dizer: 'Ei, aqui estão os recursos em que estamos trabalhando', e saber que isso é verdade. Não querem vender um recurso que não está sendo criado."

Ao assumir e delegar responsabilidades, a Carta conseguiu fazer algo raro: alcançou um crescimento enorme ao mesmo tempo em que mantém a energia e velocidade de seus dias de startup.