A Air France KLM FSSC mantém as operações funcionando sem problemas em todo o mundo utilizando Asana.

Air France KLM
  • Logo Air France KLM
  • Número total de funcionários
    • 84.000
  • Número de pedidos de reembolso e detecção de fraudes
    • 250 mil
  • Número de funcionários em Budapeste
    • 200

Impacto da Asana

  • Permite a uma equipe de seis pessoas implementar novos processos e ferramentas de negócio com eficiência para cerca de 1500 funcionários em todo o mundo
  • Ajuda a equipe a executar projetos que melhoram a eficiência de FSSC da Air France KLM a cada ano, de forma a reduzir o custo por unidade dos serviços prestados
  • Permite ter uma força de trabalho distribuída por todo o planeta para um trabalho remoto e uma colaboração sem dificuldades entre os diversos escritórios

Quando houve a fusão entre a Air France e a KLM em 2004, elas se tornaram a maior companhia aérea da Europa. Apesar das duas companhias aéreas terem mantido fortes suas identidades de marca nacionais, agora franceses e holandeses abrigam algumas de suas operações sob o mesmo teto.

“Um dos frutos do casamento entre as duas companhias aéreas foi a criação de um centro de serviços financeiros conjunto, que serve como um centro de contabilidade para ambas as companhias aéreas”, diz Tamas Kadar, gerente de desenvolvimento de negócios da Air France KLM FSSC. O centro conjunto de serviços financeiros está localizado em Budapeste e conta com 200 pessoas. “A organização Air France KLM inteira se esforça para ser mais eficiente e produtiva”, explica Tamas. “Ter nosso centro de serviços em Budapeste nos permite fazer uso de várias vantagens competitivas: localização, infraestrutura, pessoal e economia”, diz ele. Budapeste foi escolhida porque está geograficamente perto de Amsterdã e no mesmo fuso horário. E também é um ótimo lugar para recrutar uma força de trabalho multilíngue altamente qualificada. Isso significa que eles podem aproveitar as economias de escala e tornar as operações mais eficientes e menos dispendiosas do que administrar uma série de centros financeiros espalhados por diferentes cidades.

A maior e mais abrangente expansão de pessoal e de carga de trabalho do escritório de Budapeste aconteceu com a migração das operações contábeis da Air France. Primeiro com a mudança na administração de vendas, novos sistemas de contabilidade e de receita, e depois com a migração das atividades contábeis de aproximadamente 150 países. Além de executar as operações financeiras, o escritório de Budapeste também fornece cálculo de reembolso de aproximadamente 250 mil solicitações de ressarcimento e detecção de fraudes.

Em sua função, Tamas gerencia a equipe de desenvolvimento de negócios, que desenvolve aplicativos para melhorar a eficiência tanto no processo de contabilidade como em outras operações de negócios. Além disso, ele também assume atividades de outras equipes globais. Por exemplo, a equipe dele supervisiona a melhoria contínua do Sistema de Processamento de Reembolso da KLM.

Uma equipe pequena de grande impacto

Manter tudo funcionando sem problemas ao mesmo tempo que movia ambas as companhias aéreas para as mesmas plataformas não foi pouca coisa. Ainda mais incrível: considere que a equipe de desenvolvimento de negócios tem apenas seis pessoas, incluindo Tamas. A equipe está localizada em Budapeste, mas seu trabalho pode afetar um quadro de funcionários de mais de 84.000 pessoas em toda a companhia e 500 pessoas trabalhando especificamente em finanças e contabilidade em todo o mundo.

Servir uma força de trabalho tão grande exige muita colaboração: a equipe de desenvolvimento de negócios trabalha em sinergia com a equipe de inovação e com a equipe de suporte a aplicativos, que estão em Budapeste e em Paris/Amsterdã. Pela natureza do próprio trabalho, eles precisam se coordenar entre várias equipes, em locais e de áreas profissionais diferentes. Eles estavam procurando por um sistema confiável que os ajudasse a gerenciar e a coordenar efetivamente todos os projetos, manter todos os envolvidos localizados em distintos lugares em sintonia, e dar a eles a capacidade de relatar rapidamente o progresso do trabalho. Eles também precisavam criar gráficos de Gantt com facilidade e integrá-los a outros aplicativos. Para Tamas e sua equipe na Air France KLM, esse sistema é Asana.

Desenvolvendo aplicativos de forma eficaz para melhorar a eficiência

Uma grande parte da responsabilidade da equipe de desenvolvimento de negócios é atender às necessidades dos funcionários por meio da tecnologia. Por exemplo, a equipe de Tamas implementou um aplicativo interno para funcionários para integrar e treinar novos colegas utilizando e-learning, simulações on-line e material de treinamento centralizado. Tudo foi feito individualmente e no local de trabalho de uma maneira não padronizada e os materiais foram espalhados pelo servidor do FSSC. Porém, agora, com o aplicativo, os funcionários podem ser facilmente guiados por um aprendizado padrão para adquirir o conhecimento específico necessário para seu trabalho.

Embora o software para realizar tudo isso esteja pronto para ser usado, “o aplicativo precisa ser personalizado porque temos algumas necessidades muito específicas”, diz Tamas. A equipe trabalha com desenvolvedores no Reino Unido para personalizar o aplicativo.

As ideias de recursos e funcionalidade geralmente vêm das pessoas que mais usam o aplicativo, ou seja, dos funcionários. Quando eles têm alguma ideia para fazer uma alteração no aplicativo, eles podem enviar uma solicitação por meio de um formulário. “Isso se torna uma tarefa na Asana, onde podemos garantir que cada etapa seja monitorada, desde a definição, até a documentação e a especificação de uma nova funcionalidade, e, em seguida, na sua própria construção”, explica Tamas.

Eles também usam Asana para fazer a triagem dos pedidos que eles recebem por meio de vários canais: e-mail, discussões presenciais e outros. Usando a integração com Jotform, a equipe de Tamas pode rotear todas as solicitações recebidas para um projeto Asana e priorizá-las.

A Asana ajuda a Air France KLM FSSC a melhorar constantemente seus aplicativos e a experiência no geral, e em todas as etapas, desde a coleta de ideias para melhorias e construção de recursos até o teste e a correção de bugs. “A ferramenta torna a vida deles mais fácil, mais eficiente, mais barata e menos estressante”, diz Tamas, “e a Asana nos torna mais eficientes na entrega de melhorias nos aplicativos”.

Projetos de grande porte, simplificados

A equipe de Tamas também gerencia o que eles chamam de projetos de inovação, ou representa a FSSC em grandes projetos que afetam as operações centrais. As ideias para esses projetos geralmente provém da equipe de operações ou das sedes em Paris e Amsterdã. A equipe de desenvolvimento de negócios normalmente trabalha em até dez projetos distintos de inovação por vez.

Um ótimo exemplo disso foi quando a Air France KLM implementou uma nova solução de OCR para contas à pagar em escala global, automatizando o reconhecimento e roteamento de faturas.

Devido a uma perda de modelos durante uma atualização do sistema, a equipe ficou encarregada da migração de uma quantitade colossal de dados e testes rigorosos de usuário.

“Nosso primeiro pensamento foi gerenciar a migração em uma planilha, mas o documento teria sido muito complicado e não poderíamos trabalhar nele com colaboração em tempo real”, afirma Tamas. “Então, em vez disso, nós importamos as tarefas para Asana”, ele explica. Fazer isso não foi uma tarefa fácil: a conclusão do projeto exigiu mais de 11.000 tarefas atribuídas a 40 responsáveis.

foto Air France KLM

Usar Asana para gerenciar um projeto tão amplo significou ter tudo organizado: as tarefas foram claramente distribuídas e atribuídas aos membros da equipe, e o progresso foi fácil de acompanhar. Bastava dar uma olhada rápida no Painel da Asana para que a equipe soubesse se eles estavam progredindo ou se estavam atrasados por causa dos desafios.

Além de dar clareza e de possibilitar a colaboração em tempo real, “a equipe realmente amou usar a Asana porque foi fácil acompanhar o progresso e identificar os gargalos ou os problemas”, diz Tamas. Uma simples olhada nos painéis de controle era suficiente para saber se eles estavam perto de alcançar o objetivo, e “eles amavam as criaturas comemorativas como uma fonte extra de motivação”.

Além dos funcionários acompanharem o próprio progresso, Tamas pode exportar dados rapidamente da Asana para mostrar aos gerentes o progresso feito pela equipe. Por exemplo, se ele precisar atualizar o chefe sobre como um projeto está indo, ele pode simplesmente exportar os dados da Asana para um arquivo CSV e criar uma tabela dinâmica a partir daí. “Eu posso mostrar ao meu chefe de forma fácil onde estamos e onde poderemos estar até o final do ano”, afiança ele.

Relatórios complexos, cuidadosamente planejados

Para a Air France KLM FSSC, os dados são primordiais quando se trata de tomar decisões e executar operações. Coletar dados e gerenciar solicitações de relatórios são partes fundamentais do trabalho da equipe de desenvolvimento de negócios. “Em uma organização deste porte, os dados em tempo real e os relatórios de referência são muito importantes, para poder deslocar recursos para onde eles forem mais necessários ou para identificar áreas onde pode haver melhoria do processo”, diz Tamas. Os relatórios operacionais ajudam a gerência a tomar decisões com embasamento em mais informações, como, por exemplo, entender melhor uma lista de pendências. Eles podem usar relatórios para avaliar se a pendência é temporária devido a falta de pessoal, devido a férias de verão ou devido a um problema permanente decorrente do aumento da carga de trabalho.

Parte da função de Tamas é fornecer esses relatórios complexos para a alta gerência. Porém, para alcançar o nível de exigência dos relatórios, existem muitas fontes de dados que precisam ser consultadas e disponibilizadas para os gerentes operacionais e para a alta gerência, para que relatórios mensais e anuais possam ser gerados. E os relatórios obtidos são complexos: cada relatório pode levar de dois a três meses para ser preparado. Com Asana, a equipe de Tamas monitora qual equipe solicitou relatórios, qual será a fonte de dados de cada relatório, as variáveis ​​para filtrar os dados e quantas pessoas estão envolvidas.

“Usamos os campos personalizados da Asana para nos ajudar a priorizar as solicitações de relatórios e para deixar bem claro quem está fazendo o quê para gerar esses relatórios”, diz Tamas. Com tarefas claramente atribuídas aos membros da equipe, todos podem planejar efetivamente suas cargas de trabalho e as datas de entrega dos relatórios. E com relatórios precisos nas mãos e em tempo hábil, a gerência pode, por sua vez, tomar decisões que afetarão toda a organização baseadas em dados.

Trabalhando com mais eficiência

Com Asana, a equipe de Tamas pode acompanhar seu trabalho completamente, ver o progresso e realizar mais em menos tempo, porque todos sabem o que precisa ser feito para alcançar os objetivos.

Tamas acredita que, se eles não tivessem usado Asana no projeto de migração contábil de 11.000 tarefas, “levaria pelo menos dois meses a mais para terminar”. Com Asana, eles conseguiram concluir o projeto de otimização de OCR em apenas três meses.

“Em termos de velocidade, realmente vemos que a Asana nos traz grandes ganhos de eficiência ao gerenciar um projeto”, diz Tamas. Com sua facilidade de uso, Asana se tornou parte indispensável do modo de trabalho da equipe de Tamas. “O uso é muito intuitivo e é fácil de aprender. A equipe pôde começar a usar imediatamente, sem a necessidade de um treinamento.” Um bônus para Tamas e sua equipe? O aplicativo para smartphone, que facilita a discussão de tarefas e projetos enquanto você toma um café nas áreas comuns.

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

Campanha de Marketing

Lançamento de produto

Lançamento de produto

Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

Missão para a Lua

Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo interconectado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!