Szablon planu zmiany pracy

Praca nie zatrzymuje się, gdy jeden z członków opuszcza zespół. Dowiedz się, jak utworzyć szablon planu zmiany pracy w Asanie, aby kontynuować działalność podczas zmiany pracy przez członków zespołu.

Utwórz własny szablon

Załóż konto, aby utworzyć własny szablon.

ZINTEGROWANE FUNKCJE

Recommended apps


Gdy członek opuści zespół, pozostawia za sobą pracę, którą należy kontynuować. Aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień, konieczne jest przekazanie najważniejszych informacji i obowiązków zanim członek opuści zespół – dzięki temu projekt nie utraci ciągłości. 

[Interfejs użytkownika produktu] Projekt planu zmiany w Asanie, widok w stylu arkusza kalkulacyjnego (lista)

Szablon planu zmiany pracy ma więcej funkcji niż samo zorganizowanie informacji. Zapewnia także zespołowi standardowy schemat działania podczas zmiany pracy oraz przedstawia kroki, które pracownicy muszą wykonać przed odejściem.

Czym jest plan zmiany pracy?

Plan zmiany pracy to sposób zorganizowania i przekazania wiedzy, gdy jeden z członków zespołu odchodzi ze swojego stanowiska. Ułatwia zachowanie ciągłości działań, zapewniając że nie zostaną utracone żadne informacje i umożliwia kontynuowanie realizacji projektów. Na przykład plan zmiany pracy pracownika działu IT może obejmować listę głównych obowiązków, hasła do kluczowych systemów oraz zaległe produkty końcowe nadchodzących projektów. 

Plan zmiany pracy może być częścią większego programu odchodzenia pracowników z firmy. Ułatwi on Tobie i odchodzącemu członkowi zespołu dokończenie niezałatwionych spraw oraz rozwiązanie współpracy na dobrych warunkach. 

Czym jest szablon planu zmiany pracy?

Szablon planu zmiany pracy to przewodnik do wielokrotnego użytku umożliwiający szybkie przygotowanie planu zmiany pracy, gdy członek zespołu będzie zmieniać pracę. Zamiast każdorazowego tworzenia planu zmiany pracy od zera, szablon zapewnia schemat informacji i obowiązków, które członek zespołu musi przekazać przed odejściem. Dzięki temu jest mniej prawdopodobne, że zapomni on o ważnych informacjach, a zespół dostanie standardowy zestaw informacji.

Korzyści z cyfrowego szablonu planu zmiany pracy

Szablon planu zmiany pracy to coś więcej niż zwykła lista obowiązków. Musisz również zaplanować sposób przejęcia odpowiedzialności za kluczowe projekty, a następnie zapewnić zespołowi kontekst, dzięki któremu uniknie on spadku wydajności i zachowa ciągłość pracy. Zawarcie wszystkich informacji w jednym, sztywnym dokumencie jest jednak trudne (i czasochłonne).

Zamiast tego cyfrowy szablon planu zmiany pracy umożliwia szybkie połączenie informacji kontekstowych i stworzenie konkretnego harmonogramu przekazania odpowiedzialności za kluczowe zadania. Jest to jedno źródło wiedzy, które możesz udostępnić członkom zespołu oraz metoda śledzenia postępu podczas zmiany pracy. Po utworzeniu cyfrowego szablonu planu zmiany pracy możesz łatwo skorzystać z niego po każdej zmianie roli przez członka zespołu. 

Utworzenie szablonu planu zmiany pracy w narzędziu do zarządzania projektami, a nie w statycznym dokumencie, ma poniższe zalety: 

  • Standaryzuje informacje udostępniane przez członków zespołu podczas zmiany pracy.

  • Zapewnia, ze członkowie zespołu przed odejściem przekażą kluczowe informacje.

  • Śledzi w czasie rzeczywistym postęp zmiany pracy.  

  • Utrzymuje ciągłość realizacji projektów oraz zapewnia, że nie zostaną utracone kluczowe informacje. 

  • Udostępnia plany zmiany pracy interesariuszom.

  • Przypisuje właścicieli i terminy, dzięki czemu czytelnie widać, kto powinien przejąć określone role i obowiązki

  • Zawiera informacje kontekstowe, takie jak dokumenty, arkusze i linki do odpowiednich projektów.

Co dołączyć w szablonie planu zmiany pracy?

Bardzo dobry szablon planu zmiany pracy powinien zawierać wszystkie kluczowe informacje, które zespół potrzebuje dostać zanim ktoś odejdzie z pracy. Podczas przekazywania tak dużej ilości informacji kluczowa jest ich organizacja. 

Upewnij się, że szablon planu zmiany pracy umożliwia sortowanie i kategoryzowanie obowiązków według ich priorytetu, szacowanego nakładu pracy i ram czasowych. Do zapewnienia wystarczającego kontekstu potrzebna jest także metoda łączenia odpowiedniej dokumentacji i powiązanych projektów. Dzięki temu zarówno Ty, jak i Twój zespół będziecie mogli łatwo przejść przez każdy plan zmiany pracy i znaleźć potrzebne informacje kontekstowe. 

Zintegrowane funkcje

  • Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

  • Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

  • Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków i zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

  • Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

  • Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.

  • Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

  • Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania

Czy potrzebuję szablonu planu zmiany pracy?

Zmiana pracy przez członków zespołu jest nieunikniona, ale szablon planu zmiany pracy pomoże Ci, jako liderowi zespołu, usprawnić ten proces. Upraszcza on procedurę odejścia z pracy, określając informacje, które członkowie zespołu powinni zawrzeć w swoich planach oraz oferuje metodę organizacji i śledzenia tych informacji. 

Tworzenie szablonów w Asanie

Dowiedz się, jak w Asanie utworzyć szablon z możliwością personalizacji. Rozpocznij już dziś.