Czym jest proces odchodzenia pracowników z firmy? 6 najlepszych praktyk na początek

Skuteczny proces wdrożenia pomaga nowym pracownikom znaleźć swoje miejsce w firmie i zmniejsza poczucie stresu związanego z rozpoczęciem nowej pracy. Jednak odejście z pracy jest równie dezorientujące. Wiele firm wdraża solidny proces onboardingu dla nowych pracowników, ale niektóre z nich nie zwracają uwagi na offboarding pracowników, którzy decydują się odejść.

Proces offboardingu pracownika to coś więcej niż pożegnalna babeczka i rekomendacja. Dobrze przeprowadzony offboarding pracownika może wzmocnić markę pracodawcy, podnieść morale i dostarczyć cennych informacji zwrotnych, których nie uzyskasz nigdzie indziej.

Czym jest proces offboardingu pracownika?

Offboarding pracownika to proces, który ma miejsce, gdy pracownik opuszcza firmę. W trakcie tego procesu odchodzący pracownik i jego przełożony przechodzą przez szereg etapów, aby upewnić się, że rozwiązują współpracę na dobrych warunkach i że wszystkie sprawy zostały do końca załatwione. Może to obejmować pozyskanie wiedzy instytucjonalnej, przeprowadzenie rozmowy końcowej i spełnienie wymagań HR. Dodatkową zaletą offboardingu jest przygotowanie zespołu do pracy z jednym członkiem mniej, co może obejmować rozdzielenie wcześniej wykonywanych obowiązków lub przeszkolenie nowego pracownika. 

Wdrażanie a zarządzanie odejściem pracownika z firmy

Proces wdrożenia pomaga nowym pracownikom zaaklimatyzować się na nowym stanowisku i w firmie. Wdrażanie może być przyjemne, z torbami z upominkami i przyjęciami powitalnymi, ale obejmuje również praktyczne szkolenia, listę kontrolną dla nowych pracowników oraz dystrybucję zasobów firmy, takich jak laptopy lub firmowe karty kredytowe.

Offboarding odwraca te procesy, aby zakończyć cykl życia pracownika. Proces offboardingu powinien obejmować wiele elementów z wdrożenia, w tym zwrot tych samych zasobów oraz współpracę z zespołami HR i IT w celu zapewnienia płynnego przejścia. Możesz na przykład umówić się na spotkanie z zespołem HR, aby ustalić ostateczne wynagrodzenie pracownika, i współpracować z działem IT, aby upewnić się, że pracownik zwróci cały sprzęt firmowy.

7 najlepszych praktyk dotyczących procesu odchodzenia pracowników z firmy

Proces odchodzenia pracowników z firmy jest wspólnym zadaniem kierownika i zespołu HR. Zespół HR powinien przeprowadzić odchodzącego pracownika przez wszystkie niezbędne procesy prawne i dokumenty, które musi wypełnić, aby zakończyć współpracę z firmą. Jednak to Ty, jako menedżer, możesz wspierać pracownika w tym procesie. Poświęcenie czasu na wcześniejsze skoordynowanie procesu odejścia z firmy zapewnia, że pracownicy odchodzą w najlepszych możliwych okolicznościach. Spraw, aby proces offboardingu był wykonalny i powtarzalny, uwzględniając najlepsze praktyki wymienione poniżej.

1. Menedżerowie, prowadźcie proces odchodzenia pracownika z firmy

Jako menedżer pracownika powinieneś być obecny przez cały proces odchodzenia pracownika z firmy, tak samo jak podczas wdrażania. Często to właśnie menedżer najlepiej zna pracownika, który odchodzi z firmy. Nie chcesz, aby czuł się opuszczony tylko dlatego, że odchodzi. Uważnie monitoruj proces odchodzenia członków zespołu, wspierając pracownika w ostatnich dniach pracy w taki sam sposób, jak w pierwszych.

2. Zapisuj wiedzę instytucjonalną

Zanim pracownik odejdzie, przeanalizuj z nim jego przepływy pracy. Za co jest obecnie odpowiedzialny? Jakimi procesami zarządza? Upewnij się, że wszystko jest odpowiednio udokumentowane i udostępnione, w tym:

• Przeniesienie odpowiedzialności za wszelkie informacje cyfrowe, takie jak Dokumenty Google lub arkusze kalkulacyjne.

• Rejestrowanie wszystkich zadań, które wykonuje w ciągu tygodnia.

• Ustalenie, z kim współpracuje przy projektach, za które odpowiada.

• Zapisywanie nieudokumentowanych procesów lub przewodników, z których korzysta.

3. Miej kontrolę nad zadaniami administracyjnymi

Podobnie jak zatrudnianie, odejście pracownika z firmy wymaga wielu zadań związanych z dokumentacją i administracją. Skontaktuj się z działem HR i zespołem prawnym, aby upewnić się, że pracownik ma wszystkie informacje potrzebne do zakończenia współpracy. Dział HR przeprowadzi członka zespołu przez wszystkie zadania administracyjne, które musi ukończyć. Mogą one obejmować:

• Powiadomienie działu IT o ostatnim dniu pracy pracownika, aby mógł zmienić dostęp do określonego oprogramowania.

• Powiadomienie działu płac o konieczności wypłaty ostatnich wynagrodzeń.

• Skontaktowanie się z działem HR w celu omówienia zakończenia świadczeń.

• Podpisanie wszystkich dokumentów, w tym listu rezygnacyjnego i umowy o zachowaniu poufności, jeśli jest to wymagane.

• Zwrot identyfikatorów, laptopów i wszelkich innych przedmiotów należących do firmy.

• Zaplanowanie rozmowy końcowej.

4. Współpracuj przy ogłoszeniu dla pracowników

Napisz skoordynowane oświadczenie od Ciebie i pracownika, aby ogłosić jego odejście. Ważne jest, aby dać pracownikowi możliwość poinformowania współpracowników o swoim odejściu w sposób, który jest dla niego odpowiedni, zamiast robić to za niego.

5. Umów się na rozmowę końcową

Rozmowa końcowa, którą zazwyczaj przeprowadza dział HR, pozwala uzyskać cenne informacje zwrotne na temat zespołu, Twojego stylu zarządzania i firmy jako całości. Ponieważ pracownik odchodzi, informacje zwrotne będą prawdopodobnie bardziej szczere. Ankiety dla odchodzących pracowników to jedna z niewielu okazji, w których Twoja firma może uzyskać statystyki dotyczące tego, jak poprawić retencję, procesy i ogólne doświadczenia pracowników.

Przykładowe pytania do rozmowy końcowej:

• Jak oceniasz proces wdrożenia/odejścia z firmy?

• Jak najlepiej możemy wspierać naszych nowych pracowników?

• Jakie możliwości rozwoju byłyby dla Ciebie interesujące w naszej firmie?

• Co sprawiło, że to środowisko pracy było pozytywne? A negatywne?

• Czy czułeś(-aś) się wspierany(-a) przez swojego menedżera? A Twoi współpracownicy?

• Co skłoniło Cię do poszukiwania nowych możliwości?

• Jaki był Twój najlepszy dzień lub osiągnięcie w tym miejscu? A najgorszy?

6. Opracuj plan tymczasowy

Jeśli nie ma nowego pracownika, który mógłby od razu zastąpić odchodzącego, potrzebny będzie tymczasowy plan pracy, aby mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. Poproś pracownika o udokumentowanie swoich codziennych zadań. Przeglądając je, oceń wykonywaną pracę i ewentualnie odłóż, deleguj lub usuń niepotrzebne czynności okołozadaniowe. W razie potrzeby tymczasowo przydziel zadania, których nie można zignorować, innym członkom zespołu. 

Jeśli będzie to zmiana długoterminowa, możesz skorzystać z zarządzania zmianami, aby ułatwić sobie ten proces. Na przykład, jeśli nie planujesz obsadzać tego stanowiska, możesz skorzystać ze strategii zarządzania zmianami, aby opracować plan restrukturyzacji zespołu i redystrybucji pracy. 

7. Zatrudnij pracownika na zastępstwo

Współpracuj z zespołem HR, aby jak najszybciej rozpocząć proces rekrutacji na wolne stanowisko. W międzyczasie skorzystaj z utworzonego planu przejścia, aby utrzymać pracę na właściwych torach. Dzięki temu nie będziesz odczuwać presji, aby zatrudnić pierwszego kandydata, z którym rozmawiasz, i możesz skupić się wyłącznie na znalezieniu najlepszej osoby na to stanowisko. Jeśli odchodzący pracownik ma odejść z firmy w dalszej przyszłości, najlepiej zatrudnić jego zastępcę, gdy poprzedni pracownik nadal pracuje w firmie, aby zapewnić płynne przejście. To nakładanie się czasów pracy daje pracownikowi odchodzącemu możliwość przekazania wiedzy nowemu pracownikowi, przeszkolenia go i przygotowania do pełnienia roli. 

Jakie są korzyści z offboardingu pracowników?

Proces offboardingu pracownika pomaga wszystkim zaangażowanym osobom – pracownikowi, jego zespołowi, menedżerowi i całej firmie. Oto kilka z wielu korzyści:

• Doświadczenie pracownika: zapewnij pracownikom dobre doświadczenie od pierwszego do ostatniego dnia. 

• Wzmocnienie marki pracodawcy: offboarding pozostawia pracownikowi pozytywne doświadczenie końcowe, więc jest bardziej prawdopodobne, że odejdzie, promując korzyści płynące z pracy w Twojej firmie.

• Zatrudnianie pracowników, którzy wrócili do firmy: pracownicy, którzy odeszli i wrócili do tej samej firmy, są nazywani pracownikami bumerangowymi. Nigdy nie wiadomo, dlaczego pracownik odchodzi. Może to być wypalenie zawodowe lub potrzeba urlopu naukowego, a po pewnym czasie pracownik może chcieć wrócić. Proces offboardingu sprawia, że pracownik czuje się bardziej komfortowo, wracając do pracy, jeśli i kiedy jest to właściwe rozwiązanie.

• Zmniejsza ryzyko związane z bezpieczeństwem: odzyskaj komputery, zmień hasła do kont i unieważnij dostęp do oprogramowania firmowego, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa.

• Uzyskanie cennych informacji zwrotnych: pracownicy są zwykle bardziej szczerzy, gdy odchodzą z firmy. To świetny moment, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i poznać opinie, które mogą naprawdę wpłynąć na Twój zespół, styl przywództwa i organizację.

Co powinien obejmować proces odchodzenia pracowników z firmy? 

Proces offboardingu to ostatnie wrażenie, jakie odchodzący pracownik będzie miał o Tobie i Twojej firmie. Powinien być przemyślany i inkluzywny, a jasno określone kroki powinny sprawić, że wszyscy będą czuć się komfortowo na długo przed ostatnim dniem pracy.

Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w procesie odchodzenia pracownika z firmy, aby zakończył się sukcesem:

• Rozmowa końcowa

• Lista kontrolna dla pracowników odchodzących z firmy

• Spotkanie z działem HR w celu omówienia opcji świadczeń i kwestii płacowych

• Proces zwrotu zasobów firmy, w tym kart kredytowych i laptopów

Najlepszy proces offboardingu? Ten zautomatyzowany

Mniej pracy dla Ciebie oznacza więcej czasu na wzmocnienie relacji między Tobą a odchodzącym pracownikiem oraz skupienie się na tym, czego Twój zespół będzie potrzebował pod jego nieobecność. Automatyzacja ogranicza nakład pracy, umożliwiając utworzenie wielokrotnego procesu offboardingu z wyzwalaczami i zależnościami, które upraszczają każdy krok.

Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, możesz utworzyć: 

• Szablony procesu odchodzenia pracowników z firmy, które można wykorzystać za każdym razem, gdy pracownik opuszcza firmę.

• Przepływy pracy związane z offboardingiem, dzięki którym każdy członek zespołu będzie wiedział, za co jest odpowiedzialny i kiedy powinien być dostępny podczas procesu offboardingu. 

Stwórz skuteczny proces odchodzenia pracowników z firmy

Proces odchodzenia pracownika z firmy może sprawić, że pracownik odejdzie z poczuciem, że wszystko jest w porządku, lub z nadzieją, że pewnego dnia będzie mógł wrócić. W końcu ciężko dla Ciebie pracował. Offboarding to ostatni etap długiej i satysfakcjonującej współpracy. Spraw, aby był udany.

Automatyzacja procesu offboardingu skraca czas poświęcany na czynności okołozadaniowe. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co najważniejsze – zapewnieniu pracownikowi jak najlepszych doświadczeń na każdym etapie.