Usprawnij proces przeglądu dzięki szablonom samooceny

Samooceny to potężne narzędzia, które mogą pomóc członkom zespołu zastanowić się nad swoją wydajnością, zresetować cele i przekazać swoje oczekiwania.

Niezależnie od tego, czy zbliża się kwartalny, półroczny czy roczny przegląd wyników, samoocena zespołu to świetny sposób na rozpoczęcie tego procesu. Dzięki temu podczas oficjalnego spotkania ewaluacyjnego będzie mógł prowadzić z Tobą refleksyjny dialog, a nie czuć się przytłoczony i niepewny tego, co może się wydarzyć.

W tym artykule omówimy wartość, jaką samoocena może wnieść do procesu oceny pracowników, podamy przykłady odpowiedzi na niektóre z najczęściej zadawanych pytań oraz udostępnimy bezpłatny szablon samooceny, który możesz wykorzystać podczas następnego cyklu oceny pracowników.

Jakie są korzyści z samooceny?

Rozpoczynając proces oceny wydajności od samooceny, w rzeczywistości wyświadczasz przysługę sobie i swojemu zespołowi. Nie tylko łatwiej zrozumiesz, jak członkowie zespołu postrzegają swoje osiągnięcia, ale także dasz im szansę na refleksję nad własnymi wynikami, zamiast tylko otrzymywać informacje na ich temat.

Ale to nie wszystko. Poznaj sześć najważniejszych korzyści płynących z samooceny:

Zachęcają do rozwoju osobistego

Wyobraź sobie dwa scenariusze: w pierwszym mówisz członkowi zespołu, że jego umiejętności rozwiązywania problemów są niezadowalające i musi je poprawić. W drugim scenariuszu członek zespołu zdaje sobie sprawę, że jego umiejętności rozwiązywania problemów wymagają poprawy i – co więcej – sam przychodzi do Ciebie z pomysłami, jak może je rozwinąć. 

Jak myślisz, w którym scenariuszu członek zespołu poczułby się bardziej zmotywowany? Prawdopodobnie w tym drugim. Dzieje się tak, ponieważ drugi scenariusz daje członkowi zespołu czas na zastanowienie się nad swoimi wynikami i wyciągnięcie własnych wniosków. Na przykład badanie przeprowadzone przez Harvard Business School wykazało, że autorefleksja może budować pewność siebie w zakresie zdolności do osiągnięcia celu i może wpływać na ogólną wydajność.

Samooceny to doskonała okazja dla zespołu, aby zastanowić się nad swoim wpływem na organizację i nad tym, jak chce się rozwijać na swoim stanowisku. 

Zwiększają przejrzystość ról i obowiązków

Brak przejrzystości w kwestii ról, odpowiedzialności i celu produktów końcowych może negatywnie wpłynąć na wydajność zespołu. Niejasne role i obowiązki powodują pominięcia, nieporozumienia, a w najgorszym przypadku powielanie pracy. Raport Anatomia pracy z 2021 roku wykazał, że pracownicy tracą ponad 236 godzin rocznie na wykonywanie zadań, które zostały już wykonane.

Samooceny skłaniają członków zespołu do zastanowienia się nad swoimi rolami i obowiązkami. Dzięki temu narzędziu mogą uzyskać przejrzystość co do tego, czego się od nich oczekuje, zwłaszcza jeśli zdarzają się sytuacje, w których nie wywiązują się ze swoich obowiązków lub mają tendencję do przesadzania.

Zwiększają satysfakcję pracowników

Jednym z niezawodnych sposobów na poprawę satysfakcji pracowników jest zwiększenie ich zaangażowania. Członkowie zespołu, którzy czują, że mają wpływ na rozwój swojej kariery, wiedzą, jaki wkład wnoszą w organizację i czują się wysłuchani przez swoich menedżerów, są bardziej skłonni do wykonywania swojej pracy z przyjemnością.

Pozwalając zespołowi na samoocenę, a nie tylko dzieląc się z nim swoimi spostrzeżeniami, dajesz mu możliwość zaangażowania się i aktywnego przyczyniania się do ogólnego zadowolenia z miejsca pracy.

Dokładniej rejestrują pracę zespołu

Spójrzmy prawdzie w oczy: menedżerowie zazwyczaj nie są zaangażowani w każde zadanie i każdy projekt. Chociaż mają ogólny obraz tego, co robią członkowie zespołu, zazwyczaj nie mają dostępu do wszystkich statystyk. Może nie zdawałeś sobie sprawy, jak trudne było zadanie lub nie zauważyłeś, jak dumny był członek zespołu z osiągnięcia określonego celu.

To członkowie zespołu najlepiej wiedzą, co osiągnęli w ostatnim czasie. Mogą skorzystać z formularza samooceny, aby zaprezentować całą swoją pracę. Dzięki temu mają większe poczucie spełnienia, a Ty możesz zobaczyć, z czego są najbardziej dumni. To rozwiązanie korzystne dla wszystkich.

Poprawia umiejętności komunikacyjne zespołu

Mówienie o własnych osiągnięciach może być trudne! Co więcej, wiele samoocen wymaga od zespołu zapisania swoich osiągnięć i zastanowienia się nad swoją pracą w pełnych zdaniach. Nauka tego ma kluczowe znaczenie dla rozmów dotyczących rozwoju kariery, tworzenia CV i nawiązywania kontaktów.

Proces samooceny zmusi członków zespołu do poprawy umiejętności komunikacyjnych, ucząc ich, jak jasno i precyzyjnie przekazywać swoje osiągnięcia i cele na piśmie. Ponadto umożliwienie członkom zespołu mówienia o swoich osiągnięciach zwiększa ich pewność siebie.

Budują zaufanie

Menedżer, który pozwala członkom zespołu na samoocenę, zamiast narzucać im swoje spostrzeżenia, przekazuje im inicjatywę. Spotkania 1:1, które następują po samoocenie, to idealna okazja do budowania zaufania. Daj członkowi zespołu szansę na prowadzenie konwersacji. Poproś o omówienie mocnych stron, obszarów rozwoju i celów, które uwzględnił w samoocenie. 

Członkowie zespołu, którzy nawiązują relacje oparte na zaufaniu ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, częściej czują się wspierani, analizują swoją pracę, a w efekcie osiągają lepsze wyniki. Gdy członkowie zespołu prześlą swoje refleksje, możesz skorzystać z naszego szablonu oceny pracownika, aby uporządkować i udostępnić im informacje zwrotne.

6 wskazówek i przykładów, które pomogą Ci w samoocenie

Najtrudniejszą częścią samooceny jest to, że Twój zespół musi napisać o swoich wynikach, a nie tylko zaznaczyć pola. Chociaż daje to członkom zespołu możliwość bardziej szczegółowego i dogłębnego zaprezentowania swojej pracy niż w przypadku innych ocen, znalezienie odpowiednich słów może stanowić wyzwanie.

Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem piszącym własną samoocenę, czy indywidualnym współpracownikiem, który po raz pierwszy ma do czynienia z tego typu oceną wydajności, oto nasze 6 najważniejszych wskazówek, które pomogą Ci napisać świetną samoocenę:

1. Zachowaj szczerość

To powinno być oczywiste, ale nie należy ani przeceniać, ani bagatelizować swoich wyników w pracy. Bądź ze sobą szczery i postaraj się znaleźć równowagę między skromnością a podkreślaniem osiągnięć, z których jesteś dumny.

• Nie: w zeszłym roku poprowadziłem 13 webinarów, które okazały się ogromnym sukcesem.

• Tak: W zeszłym roku poprowadziłem 13 webinarów, z których większość charakteryzowała się dużym zaangażowaniem i licznymi konwersacjami. Zauważyłem jednak, że jednym z obszarów, nad którymi mogę popracować, jest zachęcanie uczestników do zadawania pytań, gdy są oni nieśmiali. Jestem przekonany, że mogę wykorzystać swoje umiejętności przywódcze i inteligencję emocjonalną, aby lepiej nawiązywać kontakt z nieśmiałymi osobami i zachęcać je do zadawania szczerych pytań.

2. Bądź konkretny i precyzyjny

Nie bez powodu większość szablonów samooceny zawiera pola tekstowe o określonej wielkości. Nie musisz pisać całej powieści, ale nie chcesz też, aby Twój menedżer musiał zgadywać, co naprawdę masz na myśli. Zanim zaczniesz pisać, zastanów się, co chcesz przekazać swojemu przełożonemu. Następnie skoncentruj się na jak najszybszym i najbardziej precyzyjnym dotarciu do sedna sprawy.

• Nie: członkowie mojego zespołu lubią ze mną pracować.

• Tak: Wiem, jak sprawić, aby członkowie mojego zespołu czuli się komfortowo i mile widziani. Doskonale radzę sobie z pracą opartą na współpracy i międzyfunkcyjną, ponieważ wiem, kiedy delegować zadania, jak przekazywać konstruktywną informację zwrotną i jakie zadania należy przejąć, aby zapewnić sukces zarówno zespołowi, jak i projektowi. 

3. Zachowaj pozytywne nastawienie

Niezależnie od tego, czy ostatnio nie wszystko było w pracy idealnie, czy po prostu masz do niej bardzo krytyczne podejście, zawsze formułuj samoocenę w sposób pozytywny i zorientowany na cel. Zamiast obwiniać się za nieosiągnięty cel, potraktuj go jako nowy cel lub szansę na nadchodzący okres.

Pozytywne nastawienie do samooceny pokazuje przełożonemu, że zdajesz sobie sprawę ze swoich możliwości rozwoju i już zastanawiasz się, jak osiągnąć swoje cele w następnym okresie.

• Nie: Nie udało mi się ukończone mojego projektu.

• Co robić: mój projekt napotkał w zeszłym roku pewne przeszkody z powodu niedoborów w naszym łańcuchu dostaw. Chociaż projekt nie został ukończony, wraz z zespołem udało nam się częściowo przezwyciężyć niedobory, zlecając 30% naszych potrzeb produkcyjnych na zewnątrz. Jestem przekonany, że uda nam się dotrzymać zmienionego harmonogramu i wprowadzić nasz produkt na rynek w kwietniu tego roku.

4. Wymień przykłady i wymierne osiągnięcia

Samoocena to Twoja szansa na podanie konkretnych przykładów – zarówno tych dotyczących Twoich osiągnięć, jak i tych, w których nie udało Ci się osiągnąć zamierzonego celu. W miarę możliwości określ ilościowo swój wkład. Ułatwi to również Twojemu menedżerowi zadawanie lepszych pytań podczas spotkania ewaluacyjnego.

• Nie: W ostatnim kwartale dodałem do naszego profilu wielu nowych klientów.

• Skontaktowałem się z 86 potencjalnymi klientami w ostatnim kwartale, z których 21 przekształciło się w nowych klientów. W poprzednim kwartale udało mi się pozyskać tylko 13 z 75 potencjalnych klientów. To pokazuje, że w ostatnim okresie udało mi się zwiększyć liczbę i jakość moich ofert.

5. Wyznacz cele SMART

Przegląd wyników nie tylko odzwierciedla Twoje dotychczasowe wyniki, ale jest również okazją do wyznaczenia nowych celów na nadchodzący okres. Wyznacz sobie konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie cele, aby móc odwołać się do tych wskaźników podczas pisania samooceny na następny okres objęty przeglądem.

• Nie: chcę zwiększyć sprzedaż.

• Tak: do czerwca zwiększę sprzedaż o 30%, uczestnicząc w cotygodniowych spotkaniach sprzedażowych, podczas których dzielimy się nowymi strategiami, sukcesami i wyciągniętymi wnioskami.

6. Śledź swoje osiągnięcia przez cały rok

Samoocena będzie znacznie łatwiejsza, jeśli będziesz śledzić swoje osiągnięcia w okresie objętym oceną. Zamiast próbować zapisać wszystkie swoje osiągnięcia w dniu, w którym piszesz samoocenę, prowadź bieżącą listę przez cały okres objęty oceną.

Jeśli jeszcze tego nie robisz, użyj narzędzia do tworzenia listy rzeczy do zrobienia, aby śledzić wszystko, nad czym pracujesz. Następnie, gdy nadejdzie czas na samoocenę, po prostu kliknij ukończone zadania lub odwołaj się do ważnych kamieni milowych, aby dokładnie wiedzieć, co należy uwzględnić w raporcie.

Szablon samooceny (i przykłady)

Poniżej znajduje się wypełniony przykład tego, jak może wyglądać samoocena specjalisty ds. komunikacji. Jeśli jesteś menedżerem, możesz skorzystać z naszego szablonu oceny w procesie ewaluacji. Jeśli zbliża się Twoja samoocena, przećwicz swoje umiejętności autorefleksji i pisania, korzystając z naszego szablonu, aby poczuć się przygotowanym na prawdziwe wyzwanie.

Poniżej możesz pobrać pustą wersję tego szablonu samooceny. 

Przykładowe zdania, które mogą stać się inspiracją dla Twojej samooceny

Masz blokadę twórczą? Użyj tego szablonu i wypełnij puste pola:

„W ostatnim [okres] udało mi się [opisz osiągnięcie] dzięki [opisz, jak to zrobiłeś]. [W razie potrzeby podaj więcej szczegółów]”.

Przykład: „W ostatnim kwartale udało mi się zrealizować wszystkie projekty na czas, ponieważ poprawiłem swoje umiejętności zarządzania czasem, korzystając z techniki Pomodoro. Każdego ranka blokowałem również dwie godziny w swoim Kalendarzu, aby skupić się na pracy z e-mailami i wyznaczaniu celów na każdy dzień”.

Oto kolejny szablon zdania, którego możesz użyć do wyznaczenia celu na następny okres przeglądu:

„Zastanawiając się nad moją wydajnością, stwierdziłem, że chcę popracować nad [opisz obszar możliwości]. Wierzę, że poprawa [obszar możliwości] pomoże mi [powód, dla którego chcesz się poprawić]. Moim celem jest [opisz cel SMART]”.

Przykład: Analiza moich wyników pokazała mi, że chcę pracować nad swoją kreatywnością i wykraczać poza swoją strefę komfortu. Wierzę, że poprawa moich umiejętności rysowania ludzi pomoże mi poszerzyć moje portfolio i pracować nad szerszą gamą klientów. Moim celem jest poświęcanie trzydziestu minut każdego dnia roboczego na rysowanie ludzi i przeglądanie moich postępów z moim menedżerem podczas naszych cotygodniowych spotkań 1:1, aby nabrać pewności siebie w tej umiejętności do następnego okresu przeglądu.

Wyznaczaj, śledź i osiągaj cele w Asanie

Po samoocenie członkowie zespołu powinni lepiej zrozumieć swoje możliwości rozwoju. To idealny moment, aby wyznaczyć sobie nowe cele. 

Skorzystaj z oprogramowania Asana do wyznaczania celów, aby pomóc swojemu zespołowi w ustalaniu i śledzeniu celów. Oprócz śledzenia postępów w czasie rzeczywistym, członkowie zespołu będą mogli również spojrzeć wstecz na swoje osiągnięcia w Asanie i ukończyć samoocenę z absolutną pewnością co do tego, co udało im się osiągnąć.